淺析高校檔案信息化建設(shè)

李媛媛

摘 要：隨著現(xiàn)代社會中信息化的高速發(fā)展，高校應該積極的推進檔案的信息化建設(shè)，這也是高校檔案發(fā)展的必然趨勢。在高校檔案信息化建設(shè)的過程中可能會遇到各種各樣的問題，這些問題也嚴重影響了高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進程以及發(fā)展水平。檔案信息化建設(shè)中存在的問題與應對的措施是高校檔案工作者在現(xiàn)在和未來中勢必要關(guān)注的問題，本文主要討論了在檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀以及對策。

關(guān)鍵詞：高等院校 檔案信息化 建設(shè)

高校檔案是指高等院校在進行招生、教學、科研工作、管理工作等活動之中直接形成的對于學校、學生、社會具有保存價值的各種文字、聲像、圖標等以不同形式或是載體的歷史記錄。

一、高校檔案信息化建設(shè)的背景

高校檔案信息化建設(shè)就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)檔案的信息資源，保護檔案資料，做好檔案的管理工作，提高檔案在當今這個信息化時代的利用率，高校檔案的重要意義不言而喻，它在多方面都起著不可替代的作用。

在當今不斷發(fā)展的社會之中，高校的檔案工作也應隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展而做出不斷的相應的調(diào)整，高校檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的最為重要的組成部分之一，也是高校檔案適應于新社會發(fā)展需求的表現(xiàn)。高校檔案信息化建設(shè)將用戶的需求作為導向，將校園網(wǎng)絡作為平臺，將檔案數(shù)字化和電子文件管理作為信息化建設(shè)工作的重點，以便能夠促進高校檔案事業(yè)的發(fā)展以及信息資源共享為目標的系統(tǒng)性的建設(shè)。當前高校檔案管理部門正在積極的利用計算機技術(shù)來提高信息化建設(shè)以及檔案管理工作的自動化，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)促進信息資源的共享，積極的尋找和開拓檔案信息服務的創(chuàng)新模式。

二、高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.在理解上存在偏差

在社會進行發(fā)展的過程中傳統(tǒng)的檔案管理工作、整理工作、紙質(zhì)檔案的保存方法以及人工查詢等一系列的工作已經(jīng)被信息化逐漸的取代了，這不僅節(jié)約了存儲空間還更加易于工作人員的操作，所以高校檔案信息化建設(shè)的價值是非常高的。在信息化建設(shè)中存在的問題就是高校檔案管理人員對于檔案信息化建設(shè)的認識程度不夠，對于信息化建設(shè)必要性的認識也不夠明確，在工作中也缺乏積極性和熱情，并沒有將高校檔案信息化建設(shè)放入日常的工作計劃之中，并且在檔案管理人員之中缺乏具有高校檔案信息化建設(shè)基本理論的人員，直接阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的進程。

2.高校檔案的利用效率低下

在高校檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的比較嚴重的問題就是資源的投入與使用產(chǎn)出之間不平衡，高校檔案館中保存的一些檔案的保存成本以及遠遠地超過其自身的使用價值，利用檔案的人員也是比較少。正是因為如此高校更是要充分的注意在高校檔案信息化建設(shè)中的投入與利用不平衡的問題，不能夠消極應對，或者不進行高校檔案的信息化建設(shè)。

3.設(shè)備比較落后

高校檔案信息化建設(shè)是由互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及電子技術(shù)設(shè)備支撐起來的，但是高校中存在一些硬件跟不上、軟件技術(shù)落后的問題。在高校檔案信息化建設(shè)的過程中是需要多數(shù)網(wǎng)絡連接、快速訪問、能盡快的傳輸文件，但是硬件設(shè)備跟不上的話就不能滿足大量的電子文件的傳輸速度一信息量大的要求，另外在信息化之中為了檔案安全著想，需要建立使用者身份證系統(tǒng)。管理工作人員的工作系統(tǒng)。查詢系統(tǒng)、各個單位之間的互相聯(lián)絡等，但是如果軟件技術(shù)落后可能會制約高校檔案信息化建設(shè)或阻礙高校檔案信息化建設(shè)的進程。

三、高校檔案信息化建設(shè)的應對措施

1.完善高校檔案信息化建設(shè)的思路

完善高校檔案信息化建設(shè)主要應該從三方面進行：第一，就是要加大高校檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費投入，以此保障高校檔案信息化建設(shè)因為資金不足而停止，想要加大經(jīng)費的投入，檔案館自身也應該增加收入，讓高校領(lǐng)導能夠充分的認識到檔案工作的重要性，就更應該聽過網(wǎng)絡建設(shè)檔案館，增添高校檔案信息化建設(shè)所必須的設(shè)備。第二，就是應該積極地開展技術(shù)競賽，這樣能夠有效地提高高校檔案管理人員對于檔案信息化建設(shè)的基本理論和知識，拓展檔案館信息化的途徑。當然想要增強現(xiàn)代化高校檔案信息化的建設(shè)就應該對于紙質(zhì)檔案的保存方法進行創(chuàng)新和研究，積極的開展電子文件的保存和轉(zhuǎn)化，將一些紙質(zhì)的文字以及檔案、照片、圖像、音頻等轉(zhuǎn)化為電子的文件，并且通過定期的知識競賽促進高校檔案館內(nèi)部積極活躍的學習氛圍，更好更快的實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡化的發(fā)展。第三，就是應該加強高校檔案管理人員的業(yè)務培訓，經(jīng)過對于管理人員的培訓，讓管理人員掌握更多更先進的文件保存方法以及正確的管理步驟，改變長期以來高校檔案管理人員習慣于傳統(tǒng)的手工管理對于檔案工作的專業(yè)要求并不高的問題，經(jīng)過培訓，讓檔案管理業(yè)成為高校管理中的一個部分，進而逐漸的養(yǎng)成良好的合理的專業(yè)化管理隊伍，培養(yǎng)高校信息化建設(shè)的骨干力量，確保高校檔案信息化建設(shè)工作更好更快的進行。

2.建立高校數(shù)字，變被動為主動

高校檔案信息化建設(shè)中的焦點話題就是檔案數(shù)據(jù)庫的建立，在一定程度上來講，現(xiàn)在的檔案用戶利用高效檔案的情況與以前相比來說發(fā)生了很大的改變，但是還存在有待改進的地方。在數(shù)據(jù)庫建立的過程中，高校檔案館應該積極主動的向用戶提供檔案，在高校檔案的開發(fā)以及利用之中，高校檔案館也應該使用計算機系統(tǒng)來分析并且實現(xiàn)用戶的需求，這樣才能夠為高校檔案信息化的建設(shè)提供支持和導向作用。在高校檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案館惡意建立高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，并且將數(shù)字檔案進行共享，并且通過用戶權(quán)限設(shè)置來科學合理的分配數(shù)據(jù)庫中的各種信息。另外在建立數(shù)據(jù)共享的同時還需要針對于用戶的各種不同的續(xù)期定制不同的檔案服務，滿足用戶的各種需求，最后，還應該建立高校檔案服務中心，為用戶提供幫助，這樣節(jié)約了檔案館中的服務成本還簡化了檔案利用的手續(xù)，方便了用戶的檔案利用，提高了檔案的用效率，同時也節(jié)約了社會成本。

四、結(jié)語

綜上所述，高校檔案的信息化建設(shè)是一項以非常煩瑣復雜的工作過程，我們不能僅僅只是簡單地對檔案進行詮釋，而是要在檔案信息化建設(shè)的過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，直至問題解決，不斷的提高高校檔案信息化建設(shè)的建設(shè)水平，實現(xiàn)高校檔案的利用效率最大化。

參考文獻

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