檔案信息化的思考

檔案信息化的思考

【摘要】當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)獲得了一些成果，新型管理方式也獲得了社會(huì)廣泛認(rèn)可。不過(guò)檔案信息化建設(shè)仍存在不足之處，需進(jìn)一步完善與提升。本文專(zhuān)門(mén)就目前檔案信息化管理中的一些問(wèn)題，提出一些建議。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；問(wèn)題；思考

檔案信息化是檔案管理機(jī)構(gòu)為了適合社會(huì)發(fā)展所開(kāi)展的管理，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。自從檔案信息化提出以后，國(guó)內(nèi)在這方面也獲得了比較好的成果，新型管理模式也獲得了社會(huì)大眾的廣泛認(rèn)可。不過(guò)在實(shí)行檔案信息化管理過(guò)程中，新情況新問(wèn)題不斷涌現(xiàn)，需要我們積極應(yīng)對(duì)。

一、增強(qiáng)檔案信息化利大于弊的思想意識(shí)

部分檔案管理從業(yè)人員因?yàn)樽陨砉ぷ鏖啔v、年齡還有文化程度等因素所限，存在某種程度陳舊的想法。他們對(duì)當(dāng)前檔案管理科技不夠了解，習(xí)慣于使用一些傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理，對(duì)信息化管理還存在一些疑慮，他們中很多人覺(jué)得信息化管理具有很多不足之處，甚至還會(huì)出現(xiàn)一些抵抗情緒。主要體現(xiàn)在部分人員覺(jué)得信息化投入較大但是產(chǎn)出卻比較少；紙質(zhì)檔案在進(jìn)行數(shù)字傳遞時(shí)會(huì)出現(xiàn)一些損壞，儀器設(shè)備發(fā)生一些故障時(shí)，無(wú)法很好地保障檔案的安全。

檔案信息化是一種新事物，當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案信息化管理實(shí)力與發(fā)達(dá)國(guó)家相比還是有很大一段距離，只有在反復(fù)摸索與改善中才可以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需求。就長(zhǎng)遠(yuǎn)層面而言，檔案信息化管理不光對(duì)檔案安全與運(yùn)用不會(huì)造成任何傷害，還可以延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間與使用時(shí)間。因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存時(shí)有著較嚴(yán)格的保存條件，并且對(duì)所占用的存儲(chǔ)空間也有一定的要求，所以只有當(dāng)外在條件都吻合時(shí)才有利于延長(zhǎng)保存時(shí)限。不過(guò)這種延長(zhǎng)也并非是絕對(duì)延長(zhǎng)，不管是運(yùn)用何種方式去進(jìn)行儲(chǔ)藏，都是會(huì)出現(xiàn)紙張老化的情況，但是采取信息化管理之后就會(huì)類(lèi)似情況的出現(xiàn)。不過(guò)在短時(shí)間內(nèi)因?yàn)椴糠謾n案從業(yè)者自身思想不夠解放，沒(méi)有辦法很好地掌握這種新式工作模式，造成在工作時(shí)出現(xiàn)一些問(wèn)題，這些事情都是正常的。相信只要經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)之后，這些困難都會(huì)得到順利解決，檔案信息化在管理中也必然會(huì)得到順利應(yīng)用，使工作人員和利用者共享其便捷。它在信息傳遞與存儲(chǔ)上都是傳統(tǒng)方式?jīng)]有辦法比擬的，這種管理方式會(huì)對(duì)人以及設(shè)備有著很大依賴(lài)性。不過(guò)就當(dāng)前已有的信息科技與經(jīng)濟(jì)，電子檔案到目前為止還是沒(méi)有辦法完全替代傳統(tǒng)檔案，現(xiàn)在這種情形下，電子檔案與紙質(zhì)檔案必須要共同存在，并且要互相幫助與依賴(lài)，這樣才可以更好的地完成電子與紙質(zhì)檔案共存的“雙套制”。

二、檔案信息化應(yīng)該區(qū)別于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息化建設(shè)涵蓋了對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施、人才、信息資源等一些建設(shè)，其是一個(gè)包含了很多內(nèi)容的系統(tǒng)工程，要給予統(tǒng)籌管理，還要依據(jù)實(shí)際情況開(kāi)展有計(jì)劃、有目的的操作，分階段予以實(shí)現(xiàn)。檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化是信息建設(shè)里的信息資源建設(shè)，是最為基礎(chǔ)的一個(gè)工作內(nèi)容。所以，檔案信息化要和數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化互相分開(kāi)。許多人都是把這些概念整合在一起，這顯然是不正確的，這同樣是沒(méi)有了解檔案信息化建設(shè)最本的內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)目標(biāo)是整個(gè)建設(shè)中最為主要的部分，要把電子信息管理當(dāng)作是最為主要的內(nèi)容，確保電子信息真實(shí)、可靠。并且還要以網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)條件，不斷加速數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)步伐，對(duì)這些電子信息做一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子信息有效管理與使用，并完成檔案信息的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

三、檔案信息化應(yīng)該注重適用性和有效性

檔案信息化建設(shè)要關(guān)注適用性與有效性原則，在建設(shè)中一定要重點(diǎn)展示重點(diǎn)部分，并使用以點(diǎn)帶面的方式開(kāi)展各項(xiàng)工作。在實(shí)際操作中要關(guān)注時(shí)效性，摒棄形式主義。增強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)建設(shè)的管理，要實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)明顯、循序漸進(jìn)。在建設(shè)中所設(shè)定的整體目標(biāo)必須要具有一定高度，不過(guò)在具體操作中要分別開(kāi)展，依照適用性與有效性這兩種原則開(kāi)展建設(shè)。在建設(shè)中切不可貪大求全，過(guò)于貪戀系統(tǒng)的完整性，或者是缺少對(duì)檔案信息在建設(shè)中的復(fù)雜性預(yù)判，造成預(yù)期目標(biāo)和現(xiàn)實(shí)出現(xiàn)一些偏差，這樣就會(huì)導(dǎo)致后期再投入時(shí)出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)不夠、時(shí)間沒(méi)有辦法保障等情況。有可能會(huì)造成財(cái)力與人力的損失。檔案信息化建設(shè)要建立在業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，并與基礎(chǔ)業(yè)務(wù)互相協(xié)調(diào)與兼顧，他們之間一定要互補(bǔ)長(zhǎng)短，這樣才可以很好地確保信息化在建設(shè)中可以展示最大功效。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化管理是適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然發(fā)展趨勢(shì)，這同樣也是檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息做一個(gè)科學(xué)化管理與優(yōu)化配置的重要形式。檔案管理工作者要提升自身思想認(rèn)識(shí)，要從內(nèi)心深處認(rèn)可信息化管理，關(guān)注信息化建設(shè)的適用性與有效性，不斷提升檔案管理能力。

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