淺談檔案管理工作內(nèi)容及模式轉(zhuǎn)變

孫麗

【摘要】傳統(tǒng)檔案屬于紙質(zhì)文字形式，管理工作任務(wù)繁雜，工作量大，需要多人合作完成。在我國(guó)信息技術(shù)不斷發(fā)展的大環(huán)境下，檔案由紙質(zhì)形式已經(jīng)變?yōu)榱穗娮有问剑瑱n案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。因此檔案管理工作內(nèi)容和模式會(huì)發(fā)生較大的改變。筆者根據(jù)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，主要探析檔案管理工作內(nèi)容及模式轉(zhuǎn)變的相關(guān)問(wèn)題，供大家參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理工作；內(nèi)容及模式；轉(zhuǎn)變

近些年，我國(guó)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及程度在逐漸增強(qiáng)，已經(jīng)步入了數(shù)字化時(shí)代，信息技術(shù)對(duì)于各行各業(yè)的管理工作發(fā)揮著重要作用。檔案管理也已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾砟Ｊ?。這一轉(zhuǎn)變使辦公速度更快，使檔案記錄的管理過(guò)程更加科學(xué)，信息更加完整和準(zhǔn)確，信息傳遞更加及時(shí)。但是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案的管理也存不穩(wěn)定等問(wèn)題，對(duì)此都需要采取科學(xué)有效的對(duì)策，保證信息化檔案管理具有較高的安全性。

一、檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)形式，電子媒介的管理更加先進(jìn)，主要的工作內(nèi)容已經(jīng)由紙質(zhì)的文字保管轉(zhuǎn)變?yōu)榱擞?jì)算機(jī)電子信息管理，管理效率更高，更加系統(tǒng)，信息化的控制保證出現(xiàn)差錯(cuò)的幾率較低。

（一）檔案資料的收集更加完整。傳統(tǒng)的檔案收集工作需要對(duì)形成的檔案進(jìn)行歸檔。通過(guò)紙質(zhì)文字的形式記錄相關(guān)議案，人們查閱和保管都比較困難。檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存，紙質(zhì)會(huì)出現(xiàn)泛黃的現(xiàn)象，字跡也會(huì)變得非常模糊。同時(shí)對(duì)于議案的記錄只有結(jié)果，無(wú)法對(duì)議案的全過(guò)程進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，可能會(huì)使議案過(guò)程中一些新穎的方法和意義被漏掉。電子檔案就完全克服了紙質(zhì)檔案的不足，可以對(duì)議案的全過(guò)程進(jìn)行記錄，并且可以將其上傳至計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)化保存，因此這種檔案收集管理方式更加系統(tǒng)和全面，操作也更容易，也不會(huì)出現(xiàn)過(guò)大的漏洞。

（二）保存檔案更加簡(jiǎn)單。電子化檔案的保存需要借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，其操作過(guò)程非常簡(jiǎn)單，可以擺脫傳統(tǒng)檔案保存費(fèi)時(shí)、費(fèi)財(cái)和費(fèi)力等不足。同時(shí)也能避免紙質(zhì)檔案被鼠蟲(chóng)啃咬。因此計(jì)算保管的先進(jìn)性顯而易見(jiàn)。工作人員只需要將檔案存入計(jì)算機(jī)特定的系統(tǒng)，再在其中輸入檢索詞，就可以查到需要的檔案。以前需要很多人協(xié)作完成的工作，在計(jì)算機(jī)的輔助下，可以一個(gè)人順利完成。此外，電子版的檔案具有不易更改的特點(diǎn)，因此這種形式的檔案真實(shí)有效性更高。電子檔案的收集，保存都非常方便。如果人們需要獲取信息可以及時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)調(diào)出檔案，只要保證電腦是最新的軟硬件配置，并且有足夠的內(nèi)存就可以。但是受到電腦不穩(wěn)定性的影響，其出現(xiàn)信息丟失的可能性較大，因此對(duì)檔案的備份是很有必要的。

（三）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防范措施。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問(wèn)題，檔案會(huì)面臨丟失的風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要做好安全防范工作，包括建立完善的管理制度、操作規(guī)范和監(jiān)督制度，約束和監(jiān)督工作人員的工作行為。通過(guò)防火墻預(yù)防黑客攻擊。如果檔案內(nèi)容非常重要，需要嚴(yán)格加密。電子檔案不能對(duì)外公開(kāi)，因此只能用局部網(wǎng)絡(luò)。訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)的應(yīng)用可以保證檔案不遭到非法訪(fǎng)問(wèn)。對(duì)于計(jì)算機(jī)服務(wù)器要及時(shí)進(jìn)行殺毒，防止檔案出現(xiàn)意外損失。此外，檔案網(wǎng)絡(luò)信息可以實(shí)行安全審計(jì)制度，加強(qiáng)檔案信息的跟蹤。一旦計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)了對(duì)檔案的攻擊，需要及時(shí)報(bào)警或采取關(guān)閉服務(wù)器等措施，保證檔案信息具有完好性。

二、檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

電子檔案的管理內(nèi)容和管理手段發(fā)生了變化，那么整個(gè)管理工作模式也會(huì)發(fā)生轉(zhuǎn)變，主要包括管理理念的改變和管理制度的改變。

（一）管理理念發(fā)生了轉(zhuǎn)變。檔案內(nèi)容包括經(jīng)濟(jì)、政治等。檔案信息資源非常豐富，但是不能對(duì)外泄露。因此管理需要做好保密工作。在不被泄密的基礎(chǔ)上，又要能提高查找的便捷性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)有效性。總之，通過(guò)電子化的檔案管理，能夠通過(guò)信息化管理技術(shù)服務(wù)于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。

（二）管理制度發(fā)生了轉(zhuǎn)變。因?yàn)樾畔⒌拇鎯?chǔ)方式發(fā)生了改變，因此新型檔案管理制度的建立是非常必要的。人們對(duì)紙質(zhì)檔案的安全性要求是不允許復(fù)制、拍照和偷盜等。通過(guò)人為的監(jiān)控可以保證安全。但是對(duì)于電子檔案的安全要求較高。檔案信息開(kāi)放的人群需要根據(jù)檔案的秘密程度確定，檔案材料不能隨意拷貝。對(duì)于泄漏檔案材料的人員要根據(jù)規(guī)定嚴(yán)格處罰。

三、總結(jié)

綜上所述，檔案存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)變是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物。存儲(chǔ)方式由紙質(zhì)版變?yōu)殡娮影?，其管理?nèi)容和模式，相對(duì)于傳統(tǒng)管理?yè)]發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。需要工作人員有較高的計(jì)算機(jī)管理水平，并能夠及時(shí)預(yù)測(cè)和防范各種風(fēng)險(xiǎn)。文章首先分析檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變，再探析檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變。希望通過(guò)本文的研究對(duì)檔案信息化管理水平的提高有所幫助。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉保蘭.淺析檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變[J].企業(yè)改革與管理，2016（11）：28.

[2]于雷.檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變探究[J].人力資源管理，2013（11）：201.

[3]裴尚華，梁鵬.檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變與內(nèi)容的完善[J].黑龍檔案，2013（05）：89.

[4]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室務(wù)，2014（23）：150-151.