淺談在市政建設(shè)中加強(qiáng)市政檔案管理

劉彩華

摘 要：市政檔案管理事關(guān)整個城市的正常運(yùn)行，做好市政檔案管理工作，對城市的發(fā)展有重要意義。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，城市各種建設(shè)不斷出現(xiàn)，市政檔案管理是市政建設(shè)的基礎(chǔ)，市政建設(shè)需要以市政檔案管理為依據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)并修正市政建設(shè)中出現(xiàn)的問題。在市政建設(shè)中應(yīng)用市政檔案管理可以更好地勘察項(xiàng)目設(shè)計(jì)，降低建設(shè)成本，提高工程質(zhì)量。在市政建設(shè)過程中出現(xiàn)的很多問題都可以通過加強(qiáng)市政檔案管理尋找解決依據(jù)，發(fā)揮市政檔案管理的最大價值，實(shí)現(xiàn)市政建設(shè)科學(xué)規(guī)范。

關(guān)鍵詞：市政檔案管理；市政建設(shè)；作用；措施

隨著我國城市化進(jìn)程不斷加快，各類市政建設(shè)逐漸增多，通過市政檔案管理了解城市規(guī)劃，明確建設(shè)現(xiàn)狀，規(guī)范市政建設(shè)。市政檔案管理會對市政建設(shè)產(chǎn)生直接作用，各種新技術(shù)、新材料、新工藝以及新手段的出現(xiàn)為市政檔案管理提供了新的發(fā)展思路，市政檔案管理正向著智能化、信息化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。市政檔案管理在市政建設(shè)中的應(yīng)用廣泛，在不斷完善和進(jìn)步中提供可靠的依據(jù)和保障，提高市政建設(shè)的質(zhì)量和水平。城市作為人們居住生活的場所，人們的生活質(zhì)量與城市建設(shè)息息相關(guān)，市政建設(shè)是城市建設(shè)的基礎(chǔ)，本文從市政檔案管理對市政建設(shè)的意義入手，探討了市政檔案管理對市政建設(shè)的作用，進(jìn)而分析在當(dāng)前市政建設(shè)中市政檔案管理的現(xiàn)狀與問題，并提出相應(yīng)解決措施，希望能夠推動市政建設(shè)工作進(jìn)步。

一、市政檔案管理對市政建設(shè)的意義

隨著城市化不斷改造，各種市政建設(shè)都需要在市政檔案管理的基礎(chǔ)上做出相應(yīng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，市政檔案管理是市政建設(shè)管理工作中的重要內(nèi)容，是城市化進(jìn)程的見證者，很多市政建設(shè)項(xiàng)目具有一定隱蔽性，這些數(shù)據(jù)如果不做好歸檔管理，很容易在后續(xù)市政建設(shè)中被破壞，使市政建設(shè)不能順利開展。在市政建設(shè)項(xiàng)目中收集的數(shù)據(jù)所形成的檔案，可以直接反映工程建設(shè)的過程和問題，市政檔案管理顯示著市政建設(shè)的進(jìn)步，是隨著市政建設(shè)的投入力度不斷加大、規(guī)模不斷增大而出現(xiàn)。市政檔案管理作為最重要的市政建設(shè)信息資源保存手段，它所存儲匯聚的市政建設(shè)信息數(shù)據(jù)是開展后續(xù)市政建設(shè)的重中之重。

二、市政檔案管理對市政建設(shè)的作用

1.檔案管理是市政建設(shè)規(guī)劃決策的基礎(chǔ)

市政檔案管理為市政建設(shè)的規(guī)劃決策提供參考意見，一些有價值的市政建設(shè)都通過市政檔案管理記錄數(shù)據(jù)，在市政建設(shè)過程中通過查詢檔案，為市政建設(shè)提供科學(xué)的資料。市政建設(shè)規(guī)劃決策要考慮諸多因素，一旦缺乏考慮將會影響建設(shè)進(jìn)度甚至造成建設(shè)停止，利用市政檔案管理為市政建設(shè)規(guī)劃決策提供基礎(chǔ)服務(wù)，可以確保市政建設(shè)規(guī)劃決策的方向正確，避免出現(xiàn)重大失誤。

2.市政檔案管理是市政建設(shè)質(zhì)量控制的保障

建設(shè)部門在開展市政建設(shè)前需要參考市政檔案信息，在市政建設(shè)中的每個檢驗(yàn)批、分部分項(xiàng)工程、工序等每個環(huán)節(jié)，都要納入市政檔案管理，并在市政建設(shè)項(xiàng)目竣工后將全過程檔案資料移交有關(guān)部門審核。所以，在市政檔案管理中發(fā)現(xiàn)問題可以及時要求改正，保證市政建設(shè)質(zhì)量。此外，利用市政檔案管理結(jié)合市政建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，有助于填補(bǔ)市政建設(shè)質(zhì)量管理中存在的漏洞。

3.市政檔案管理是市政建設(shè)后續(xù)維護(hù)的依據(jù)

市政建設(shè)完成后需要定期養(yǎng)護(hù)維修，保證市政建設(shè)項(xiàng)目的健康和穩(wěn)定運(yùn)行，如道路出現(xiàn)沉陷、壅包和車轍等問題需要填補(bǔ)，通過市政檔案資料可以查詢到線路地下是否有重要管道、線纜等，確定如何施工。同時，也是新建、改建和擴(kuò)建市政建設(shè)項(xiàng)目的依據(jù)。利用現(xiàn)有的市政檔案管理拓寬視野，拓展新的發(fā)展方向，有利于探索城市化發(fā)展中新的市政建設(shè)。

三、加強(qiáng)市政檔案管理的關(guān)鍵要素

1.政策與法規(guī)支持：構(gòu)建市政檔案管理的法律體系

首先，政策與法規(guī)的制定能夠明確市政檔案管理的目標(biāo)和原則，可以規(guī)定市政檔案管理的基本原則。例如，信息的保密性、完整性和可追溯性等，以確保市政檔案管理的合規(guī)性和科學(xué)性。此外，政策和法規(guī)還能夠明確市政檔案管理的目標(biāo)，如提高信息共享和利用效率，促政決策的科學(xué)性和公正性，為市政檔案管理提供明確的導(dǎo)向。

其次，政策與法規(guī)的建立可以為市政檔案管理提供法律保障。市政檔案管理涉及大量的行政文件、合同和工程設(shè)計(jì)等，需要有明確的法律依據(jù)來確保其合法性和有效性。政策和法規(guī)可以規(guī)定市政檔案管理的基本要求和程序，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任和權(quán)益，為市政檔案管理提供法律保障，減少潛在的糾紛和風(fēng)險。

最后，政策與法規(guī)的制定還可以推動市政檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。隨著社會的不斷發(fā)展和變化，市政檔案管理也需要與時俱進(jìn)，適應(yīng)新的需求和挑戰(zhàn)。政策和法規(guī)的制定可以鼓勵市政檔案管理創(chuàng)新，推動新技術(shù)、新方法的應(yīng)用，提高管理效率和信息質(zhì)量。同時，政策和法規(guī)也可以為市政檔案管理的發(fā)展提供資金支持和政策扶持，激發(fā)市政檔案管理的活力和動力。

2.人員與組織建設(shè)：培養(yǎng)專業(yè)化的市政檔案管理人才

第一，專業(yè)化的市政檔案管理人才應(yīng)具備系統(tǒng)的專業(yè)知識和技能，能夠熟悉并掌握檔案管理的理論和實(shí)踐，深入了解檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。他們能夠準(zhǔn)確把握市政檔案管理的要求和目標(biāo)，為市政建設(shè)提供專業(yè)化的檔案支持和服務(wù)。其專業(yè)素養(yǎng)能夠保證檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和高效性。

第二，專業(yè)化的市政檔案管理人才能夠運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和工具，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。他們熟悉并掌握檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)字化技術(shù)，能夠有效地組織、檢索、保管和利用檔案，能夠利用現(xiàn)代技術(shù)手段對市政檔案開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案管理的智能化水平，推動檔案工作的現(xiàn)代化開展。

第三，專業(yè)化的市政檔案管理人才具備較強(qiáng)的溝通與協(xié)調(diào)能力，能夠與市政各部門建立良好的合作關(guān)系，促進(jìn)檔案信息的共享和交流。他們能夠理解市政部門的需求和要求，提供個性化的檔案服務(wù)，為市政決策和規(guī)劃提供準(zhǔn)確的檔案支持，其專業(yè)能力和協(xié)作能力有助于提升市政檔案管理的整體水平和效能。

第四，專業(yè)化的市政檔案管理人才能夠不斷學(xué)習(xí)和更新知識，跟蹤檔案管理領(lǐng)域的最新發(fā)展。他們能夠不斷提升自己的專業(yè)素養(yǎng)和技能，適應(yīng)檔案管理的變革和創(chuàng)新，其專業(yè)能力和學(xué)習(xí)態(tài)度能夠推動市政檔案管理工作不斷改進(jìn)和創(chuàng)新開展。

3.技術(shù)與系統(tǒng)支持：利用信息化手段提升市政檔案管理水平

第一，信息技術(shù)的運(yùn)用可以實(shí)現(xiàn)市政檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。通過建立檔案管理信息系統(tǒng)，可以將市政檔案數(shù)字化存儲，提供方便快捷的檢索與共享功能。檔案管理工作不再依賴于紙質(zhì)文件，提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，減少了存儲空間和物理檢索的成本。

第二，信息化手段可以促進(jìn)市政檔案管理的協(xié)同與整合。通過建立跨部門、跨系統(tǒng)的信息共享平臺，可以實(shí)現(xiàn)不同部門之間的數(shù)據(jù)互通和共享，避免了信息孤島的存在。不同部門可以共同參與市政檔案的管理和利用，提高了工作的協(xié)同性和整體效益。

第三，信息技術(shù)的應(yīng)用還可以提供數(shù)據(jù)分析和決策支持功能。通過對市政檔案信息的統(tǒng)計(jì)和分析，可以獲取有價值的數(shù)據(jù)和信息，為市政決策提供科學(xué)依據(jù)，有助于優(yōu)化市政工作流程，提升管理水平和服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策和精細(xì)化管理。

第四，信息化手段還能夠加強(qiáng)市政檔案管理的安全性和保護(hù)性。通過信息技術(shù)的加密和權(quán)限控制，可以保護(hù)市政檔案的機(jī)密性和完整性，防止檔案信息被泄露和被篡改。同時，備份和災(zāi)備技術(shù)的應(yīng)用，可以保障市政檔案的安全存儲和災(zāi)難恢復(fù)能力，提高了檔案的保護(hù)水平。

四、在市政建設(shè)中市政檔案管理的現(xiàn)狀及問題

1.市政檔案管理人員水平不足

很多市政檔案管理人員并非專業(yè)的技術(shù)人員，他們沒有經(jīng)過完整的技術(shù)培訓(xùn)，對檔案業(yè)務(wù)知識了解甚少，造成檔案材料遺漏等。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，許多文件都需要通過網(wǎng)絡(luò)存儲在電腦中，不同類型的市政檔案材料需要掌握多種信息技術(shù)，有較強(qiáng)的專業(yè)性和綜合性，但是，由于個人能力問題，導(dǎo)致市政檔案材料不能規(guī)范收集。

2.市政檔案管理投入力度不夠

市政檔案管理意識不強(qiáng)、投入不夠是市政建設(shè)中普遍存在的問題，許多市政單位都存在著“重施工，輕管理”的觀念，往往對市政建設(shè)過程中存在的問題非常重視，但對建設(shè)中和建設(shè)后的相關(guān)檔案資料收集、整理過程，沒有形成完整的管理體系，也沒有給予足夠的重視和投入。許多市政單位忽視檔案管理工作這一環(huán)節(jié)，為了推動工程建設(shè)進(jìn)度，只有在驗(yàn)收完成時收集、申報檔案資料，應(yīng)付上級任務(wù)，造成檔案資料的成套性差，質(zhì)量不高。

3.市政檔案管理機(jī)制制度不全

沒有穩(wěn)定的檔案管理制度作為保障，可能會造成部分單位市政檔案管理措施落實(shí)不到位，沒有相關(guān)的檔案管理人員專門整理文件材料，導(dǎo)致檔案信息不全面、不完整。一些施工單位的人員流動和人員調(diào)度可能會造成檔案管理人員缺失、檔案上傳延誤，還有一些單位為了節(jié)省施工流程和前期準(zhǔn)備工作時間，在申報過程中往往手續(xù)不齊全，材料準(zhǔn)備不夠充分，對后續(xù)市政檔案管理而言，前期的文件收集不齊全，可能會導(dǎo)致檔案材料整理不夠規(guī)范。

4.市政檔案管理資料內(nèi)容不全

市政檔案管理資料內(nèi)容不全面是嚴(yán)重的問題，市政建設(shè)歸根結(jié)底是由政府部門領(lǐng)導(dǎo)的，按照政府規(guī)定的辦理順序完成各項(xiàng)手續(xù)材料，如果接收的材料內(nèi)容不全面或者是有關(guān)材料信息與實(shí)際情況不符，會讓市政檔案管理工作難以服眾。例如，收集上來的成套檔案資料內(nèi)容不夠全面就需要多次補(bǔ)充完善，也會造成收集速度緩慢拖延，降低收集效率。

5.市政檔案管理法律監(jiān)督不足

近年來，國家雖然加大了對市政檔案管理的重視，但是，出臺的相關(guān)法律法規(guī)對市政檔案管理覆蓋面不夠廣泛，由于市政檔案管理法律法規(guī)不完善，執(zhí)法人員對數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、材料不齊全的文件睜一只眼閉一只眼，一些違法行為可能會導(dǎo)致后續(xù)市政建設(shè)出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問題。市政檔案管理人員不重視法律法規(guī)，并且，即使出現(xiàn)了一些違法行為處罰措施不重、懲罰力度不夠，導(dǎo)致一些人抱著僥幸心理，不約束自己的行為，也加大了市政檔案管理的難度。

五、在市政建設(shè)中加強(qiáng)市政檔案管理的措施

1.強(qiáng)化市政檔案管理人員培訓(xùn)

市政檔案管理要適應(yīng)時代發(fā)展，市政檔案管理人員也要加強(qiáng)教育培訓(xùn)，適應(yīng)時代發(fā)展。要通過多樣化的學(xué)習(xí)教育平臺，如檔案教育培訓(xùn)網(wǎng)，開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作和檔案管理的基礎(chǔ)理論，及時掌握《歸檔文件整理》《檔案信息化建設(shè)》等檔案業(yè)務(wù)知識和檔案信息管理系統(tǒng)，提高市政檔案管理知識素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)檔案綜合管理和信息化建設(shè)的需求，把新技術(shù)、新材料及時應(yīng)用到市政檔案管理中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的市政檔案管理工作模式，不斷提升市政檔案管理水平。

2.加大市政檔案管理投入力度

首先，為實(shí)現(xiàn)市政檔案管理現(xiàn)代化，要提高市政檔案管理重視程度，加大人力、物力投入力度，不斷提高市政檔案管理水平。其次，要配備足夠的檔案管理人員，專門展開檔案收集、整理工作，并具備相應(yīng)的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，能夠嫻熟地運(yùn)用現(xiàn)代化信息工具，為高標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。最后，要建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)檔案室，配備必要的去濕機(jī)、滅火器等設(shè)備設(shè)施，安裝防盜門、防曬窗簾，使檔案室做到防盜、防光、防高溫、防濕、防火以及防塵等要求，確保檔案資料安全保管。

3.健全市政檔案管理工作制度

市政檔案管理制度也要跟隨時代的改變做出更新，以適應(yīng)城市化發(fā)展，要跟隨城市發(fā)展的具體情況，做出制度上的改革創(chuàng)新。首先，要健全市政檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹國家發(fā)布的各項(xiàng)管理規(guī)定，加強(qiáng)法律意識，把市政檔案管理工作作為自身責(zé)任；其次，要健全市政檔案收集、整理制度，明確市政建設(shè)工程的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及建設(shè)單位的市政檔案收集、整理責(zé)任范圍，讓建設(shè)施工與檔案收集管理同步開展；最后，要健全檔案保管檢查制度，定期對檔案數(shù)量和保管狀況展開全面檢查，可以及時對檔案室內(nèi)溫濕度按照要求調(diào)控，并及時除塵、防蟲和消毒檔案資料，及時消除安全隱患，確保市政檔案資料安全、完整。

4.規(guī)范市政檔案管理資料內(nèi)容

首先，檔案收集管理人員應(yīng)該自覺全面掌握工程進(jìn)度，全過程跟蹤工程開展，保證市政檔案資料內(nèi)容的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性。其次，選擇合理的分類方法，對市政檔案管理資料分類收集、整理，嚴(yán)格做好檔案的分類、排列、編號、編目、裝訂以及裝盒等工作，做到歸檔文件完整齊全、保管期限劃分恰當(dāng)和目錄數(shù)據(jù)編撰準(zhǔn)確。最后，市政檔案管理人員要充分應(yīng)用信息技術(shù)，規(guī)范市政檔案管理資料內(nèi)容的收集、整理工作，提高資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性與完整度，在市政檔案收集、整理及檢查驗(yàn)收等環(huán)節(jié)中，確保市政檔案管理資料內(nèi)容的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

5.完善市政檔案管理法律監(jiān)督

市政檔案管理的根本目的是服務(wù)市政建設(shè)，確保城市的持續(xù)發(fā)展，要完善市政檔案管理法律監(jiān)督體系，完善市政檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，加強(qiáng)市政檔案管理檢查、調(diào)審，把市政檔案管理落實(shí)在日常工作中，一旦發(fā)現(xiàn)有違法違規(guī)行為，要及時移交有關(guān)部門查處。

六、結(jié)束語

綜上所述，市政建設(shè)離不開檔案管理，市政檔案管理是市政建設(shè)的必要工作，加強(qiáng)市政檔案管理工作，對新時代的市政建設(shè)意義重大。要深刻認(rèn)識市政檔案管理對市政建設(shè)的意義及作用，充分發(fā)揮檔案管理工作對市政建設(shè)的基礎(chǔ)、保障和依據(jù)作用，明確在當(dāng)前市政建設(shè)中檔案管理工作現(xiàn)狀及問題，在市政檔案管理工作中強(qiáng)化人員培訓(xùn)，加大投入力度，健全工作制度，規(guī)范資料內(nèi)容，完善法律監(jiān)督，不斷規(guī)范和完善市政檔案管理工作，提升市政檔案管理水平，更好地服務(wù)市政建設(shè)工作，確保市政建設(shè)規(guī)范、科學(xué)，不斷提高市政建設(shè)質(zhì)量和水平。

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（作者單位：青島市城陽區(qū)公用事業(yè)服務(wù)中心）