論檔案利用體系現(xiàn)代化的內(nèi)涵與工作原則

何輝平

摘 要：檔案利用體系現(xiàn)代化的內(nèi)涵包括九大方面：檔案利用服務(wù)提供者的“現(xiàn)代化”、檔案利用服務(wù)理念先進、檔案利用服務(wù)制度和規(guī)則完善、檔案利用服務(wù)范圍廣、檔案利用手段和服務(wù)方式便捷、檔案利用服務(wù)水平高、檔案利用服務(wù)能力強、檔案開放力度大共享程度高以及檔案資源開發(fā)力度大。檔案利用體系現(xiàn)代化必須堅持依法依規(guī)用檔、深化改革創(chuàng)新、安全底線、服務(wù)于中國式現(xiàn)代化四大工作原則。本文通過探討檔案利用體系現(xiàn)代化的內(nèi)涵和工作原則，希望可以為中國特色檔案事業(yè)現(xiàn)代化理論體系的構(gòu)建貢獻微薄力量。

關(guān)鍵詞：檔案利用體系；現(xiàn)代化；內(nèi)涵；工作原則

檔案利用體系現(xiàn)代化是檔案事業(yè)現(xiàn)代化的重要組成部分。利用體系是檔案事業(yè)四大體系之一，與資源體系、安全體系和治理體系并列，彰顯了其不可或缺的重要地位。

一、檔案利用體系現(xiàn)代化的內(nèi)涵

檔案利用體系指的是在檔案利用工作中所涉及的各方面、各環(huán)節(jié)、各層級的關(guān)系總和，包括檔案利用服務(wù)的提供者、檔案利用服務(wù)理念、檔案利用服務(wù)制度和規(guī)則、檔案利用服務(wù)范圍、檔案利用手段和服務(wù)方式、檔案利用服務(wù)水平、檔案利用服務(wù)能力、檔案開放力度、檔案共享程度和檔案資源開發(fā)力度等各種關(guān)系。筆者將從九個方面分析檔案利用體系現(xiàn)代化的內(nèi)涵。

1.檔案利用服務(wù)提供者的“現(xiàn)代化”

檔案利用服務(wù)提供者即檔案館從事檔案利用服務(wù)的工作人員?！叭恕比绾螌崿F(xiàn)“現(xiàn)代化”？筆者認為，檔案利用服務(wù)提供者自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬，業(yè)務(wù)能力精湛，與時俱進，緊跟時代和社會發(fā)展的步伐，能滿足時代和社會的需要，及時吸收并掌握新知識、新技術(shù)和新技能，做到與時代和社會同步，這就是“現(xiàn)代化”。

為了實現(xiàn)檔案利用服務(wù)提供者的“現(xiàn)代化”，必須著力加強檔案利用服務(wù)隊伍建設(shè)，可通過開辦檔案利用服務(wù)人員職業(yè)能力提升研修班、學習沙龍以及組織檔案工作者到國內(nèi)外學習調(diào)研并借鑒行業(yè)的最新工作經(jīng)驗，不斷提高檔案利用服務(wù)人員的工作水平。

2.檔案利用服務(wù)理念先進

理念和思想是指導(dǎo)實踐的，先進的理念和思想可以提升工作格局的高度。“以人民為中心”的檔案服務(wù)理念既先進又接地氣?！耙匀嗣駷橹行摹?，即檔案利用服務(wù)提供者的所思、所想、所行需照顧到人民群眾的需要，踐行全心全意為人民服務(wù)的宗旨，真正做到以民為本。要主動想群眾之所想、急群眾之所急、解群眾之所難，及時解決人民群眾急難愁盼問題。這樣的檔案服務(wù)理念深入人心之后，檔案利用服務(wù)水平會產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。“以人民為中心”的檔案服務(wù)理念有哪些具體表現(xiàn)呢？例如，各級各類檔案館向社會公眾延長開放時間，乃至全年向公眾開放，簡化檔案利用手續(xù)，盡量讓利用者“只跑一次”等。

作為一項服務(wù)事業(yè)，還應(yīng)該建立“需求導(dǎo)向型”的檔案利用服務(wù)理念。在合法合規(guī)的前提下，檔案利用服務(wù)提供者應(yīng)努力滿足利用者對檔案的使用需求。

3.檔案利用服務(wù)制度和規(guī)則完善

各級各類檔案館應(yīng)當不斷完善檔案利用服務(wù)制度和規(guī)則，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，努力簡化手續(xù)，為利用者提供便利。檔案利用服務(wù)工作的規(guī)章制度必須與時俱進，不斷修訂、完善并發(fā)布，以便更好地適應(yīng)實際工作的需要。

4.檔案利用服務(wù)范圍廣

檔案利用服務(wù)范圍廣包含兩層意思：一是服務(wù)對象范圍廣，二是提供利用的檔案范圍廣。服務(wù)對象范圍廣，指的是檔案利用服務(wù)的受益群體數(shù)量大，涵蓋不同職業(yè)、不同年齡、不同政治面貌的各類人群；提供利用的檔案范圍廣，指的是可供利用的檔案門類多且廣泛。

5.檔案利用手段和服務(wù)方式便捷

檔案利用手段和檔案利用服務(wù)方式是不同的概念，檔案利用手段類似于檔案利用形式。根據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十一條，檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。因此，檔案利用有查閱、復(fù)制和摘錄三種形式。檔案利用服務(wù)方式可粗略分為線上、線下兩種。線上服務(wù)方式可以繼續(xù)細分為多種不同的線上服務(wù)方式，如通過郵箱、系統(tǒng)或平臺，線下服務(wù)方式一般就是指到館（現(xiàn)場）接受服務(wù)。要做到檔案利用手段和服務(wù)方式便捷，就要求檔案利用服務(wù)提供者在保障信息安全的前提下，盡可能精簡利用者的申請手續(xù)，使利用者盡量少跑路就是最大的便捷。如果確需到館才能利用檔案，則盡量做到使利用者只跑一次。例如，推進互聯(lián)網(wǎng)和移動端實現(xiàn)檔案查詢、檔案目錄和全文在線查閱以及提交檔案利用申請并獲得檔案遠程利用服務(wù)的功能等，有條件的檔案館可以將檔案查詢利用服務(wù)融入?yún)^(qū)域內(nèi)“一網(wǎng)通辦”服務(wù)體系，推動檔案查詢利用服務(wù)延伸到村、社區(qū)基層一線，促進檔案服務(wù)均等化。檔案利用手段和服務(wù)方式便捷是大勢所趨，也是檔案利用體系現(xiàn)代化必然包含的內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上，各級各類檔案館還應(yīng)當不斷創(chuàng)新服務(wù)方式。

6.檔案利用服務(wù)水平高

在先進的檔案利用服務(wù)理念指導(dǎo)下，依靠“現(xiàn)代化”的檔案利用服務(wù)提供者，通過持續(xù)優(yōu)化檔案利用環(huán)境，強化服務(wù)功能等措施，可實現(xiàn)檔案利用服務(wù)水平的大幅度提升。檔案利用服務(wù)水平高的具體表現(xiàn)：第一，對于利用者的需求，能精準、快速地查找到所需檔案材料，查對了、找準了且沒有遺漏；第二，提高利用服務(wù)效率，盡可能地減少利用者的等待時間，使利用者能在最短的時間內(nèi)收到所需的檔案復(fù)制件或數(shù)據(jù)信息；第三，從服務(wù)對象滿意度的角度講，服務(wù)對象滿意度高，沒有收到投訴等不良意見反饋，也是檔案利用服務(wù)水平高的重要表現(xiàn)。

7.檔案利用服務(wù)能力強

（1）檔案資政服務(wù)能力強。能及時精準地為各級黨委和政府決策提供參考，為國家機關(guān)制定法律法規(guī)、政策和開展有關(guān)問題研究提供支持和便利。

（2）檔案公共服務(wù)能力強。能為各類活動、建設(shè)項目、突發(fā)事件的應(yīng)對等提供檔案數(shù)據(jù)信息的調(diào)度和支撐。

（3）檔案助推科研能力強。能為科技攻關(guān)、產(chǎn)品研制提供積極支持。

（4）檔案助力經(jīng)濟發(fā)展。例如，通過開發(fā)檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品獲取經(jīng)濟效益，并為經(jīng)濟政策和相關(guān)措施的制定和出臺提供歷史資料以做參考。

（5）檔案服務(wù)文化教育能力強。包括檔案服務(wù)于教學科研、人才培養(yǎng)和宣傳教育等方面，如檔案服務(wù)于學校的校史、院史和系史研究；支撐校史校情教育；以檔案為依托，舉辦校史、校園文化講座和分享交流活動，搭建校史文化傳播平臺；挖掘利用館藏紅色檔案資源，服務(wù)學校黨團教育活動；充分發(fā)揮檔案中紅色基因的育人價值，有機融入課堂教學和專業(yè)課程實踐；舉辦檔案展覽，豐富校園文化育人空間；撰寫檔案故事推文，利用某信公眾號等新媒體開展宣傳教育等。在教育系統(tǒng)里面，檔案利用工作主要是服務(wù)于立德樹人的根本任務(wù)，服務(wù)于學校的中心工作，服務(wù)于廣大師生員工。此外，也鼓勵各級各類檔案館開發(fā)利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，傳承中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。

（6）檔案服務(wù)地方發(fā)展。例如，以檔案和校史為紐帶，助力地方歷史文化展陳館、名人故居紀念館和研學基地建設(shè)等。

8.檔案開放力度大共享程度高

各層級、各門類的檔案館在確保檔案涉及的各方人員、機構(gòu)、團體乃至社會、國家的利益和安全不受侵犯的前提下，盡可能地實現(xiàn)更多的檔案開放。為了實現(xiàn)檔案開放和共享，必須建立和完善檔案的開放和審核機制，實現(xiàn)檔案開放審核工作法治化、規(guī)范化、常態(tài)化。檔案開放的一個重要方面是檔案解密，對于符合解密條件的涉密檔案，要及時依法依規(guī)解密。對于已開放的檔案，要及時和定期通過網(wǎng)站或其他方式向利用者公布開放的檔案目錄。

9.檔案資源開發(fā)力度大

為了充分實現(xiàn)檔案對國家和社會的價值，需要不斷“開源”，即開發(fā)和挖掘檔案資源。通過加大檔案資源的開發(fā)力度，進入利用環(huán)節(jié)的檔案會越來越多，從而更好地助推檔案利用服務(wù)工作。此外，加大檔案資源的開發(fā)，深入挖掘館藏資源，也意味著可以拓寬檔案資源利用的方式和用途。例如，努力統(tǒng)籌館（室）藏資源，積極鼓勵社會各方參與，圍繞重要的時間節(jié)點、重大紀念活動，通過陳列展覽、新媒體傳播、編研出版、影視制作和公益講座等方式，不斷推出具有廣泛影響力的檔案文化精品，這是對檔案資源的一種較為高級的利用。如果想再進一步，可以通過加強檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品開發(fā)，探索產(chǎn)業(yè)化路徑，助力經(jīng)濟發(fā)展，實現(xiàn)檔案資源的高級利用。檔案利用體系現(xiàn)代化，必然要加大檔案資源開發(fā)力度，從而最大限度地實現(xiàn)檔案的價值。

二、檔案利用體系現(xiàn)代化的工作原則

上文對檔案利用體系現(xiàn)代化的內(nèi)涵展開剖析明確了努力的目標，檔案利用體系現(xiàn)代化必須在正確的工作原則指引下開展，從而推動整個檔案事業(yè)走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化。筆者將根據(jù)自己的理解把檔案利用體系現(xiàn)代化的工作原則概括為四點。

1.檔案利用體系現(xiàn)代化必須堅持依法依規(guī)用檔

堅持在法治軌道上推進檔案利用工作，不斷提高檔案利用工作法治化、規(guī)范化和科學化水平。檔案利用工作的最高指南是2021年1月1日起正式實施的《中華人民共和國檔案法》和2017年3月1日后重新修正的《中華人民共和國檔案法實施辦法》。在上述法律和行政法規(guī)的指引下，各地各單位可結(jié)合當?shù)氐膶嶋H情況制定地方性檔案利用實施細則等。

2.檔案利用體系現(xiàn)代化必須堅持深化改革創(chuàng)新

建設(shè)社會主義現(xiàn)代化強國除了需要奠定堅實的物質(zhì)、技術(shù)基礎(chǔ)之外，還要全面推進經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明以及其他各方面建設(shè)。這就要求檔案行業(yè)也要加強自身建設(shè)，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。為了實現(xiàn)檔案利用體系的現(xiàn)代化和檔案利用工作的高質(zhì)量發(fā)展，必然要求檔案相關(guān)部門不斷深化改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)新時代的發(fā)展步伐。在檔案利用體系現(xiàn)代化的實現(xiàn)過程中，必須適應(yīng)新時代發(fā)展步伐，突出創(chuàng)新引領(lǐng)，以改革精神推動檔案利用實踐、理論和制度全面創(chuàng)新，推動檔案利用工作與新技術(shù)深度融合，為檔案利用事業(yè)發(fā)展提供持久動力。

3.檔案利用體系現(xiàn)代化必須堅持安全底線

中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中寫道：“貫徹總體國家安全觀，統(tǒng)籌發(fā)展和安全，堅持底線思維，強化風險防控，加強應(yīng)急管理，壓實安全責任，確保檔案安全?！睓n案利用體系現(xiàn)代化的安全問題很重要的一點是在檔案利用工作中確保檔案信息的安全。不該提供利用的檔案不予利用，對于可以提供利用的檔案，須引導(dǎo)利用往安全可控的方向發(fā)展。具體原則包括：（1）利用檔案涉及知識產(chǎn)權(quán)、個人信息的，應(yīng)當遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定；（2）未經(jīng)允許不得泄露檔案材料中的個人隱私信息；（3）負責所借閱檔案材料的完整、安全、保密；（4）不向他人提供查閱的檔案信息；（5）不在檔案上添加任何標記；（6）未經(jīng)同意不攝制、復(fù)印檔案材料，確因工作需要摘錄檔案信息的，經(jīng)檔案利用服務(wù)部門審核同意，方可摘錄許可范圍內(nèi)的信息；（7）凡經(jīng)檔案利用服務(wù)部門審核同意復(fù)制檔案的，在完成檔案利用后，須對持有的檔案復(fù)制件自行銷毀；（8）未經(jīng)同意不公開、公布檔案信息、不在出版物中引用檔案信息。在實際操作中，檔案利用服務(wù)部門除了對利用者展開必要的口頭提醒和教育之外，可以讓利用者簽訂《檔案利用保證書》，以約束利用者的行為。

與到館利用檔案相比，檔案遠程利用的安全問題應(yīng)得到更多的重視。為了確保檔案遠程利用工作做到安全無虞，可以從以下方面努力：提高檔案利用服務(wù)工作者的綜合素質(zhì)，加強檔案遠程利用所依托的軟硬件建設(shè)，完善檔案遠程利用制度和技術(shù)，及時消除網(wǎng)絡(luò)層面的威脅，補充和完善信息安全保障體系，從人防、物防、技防上全力構(gòu)筑安全屏障，建設(shè)完備的“容災(zāi)”系統(tǒng)等。

4.檔案利用體系現(xiàn)代化必須堅持服務(wù)于中國式現(xiàn)代化

檔案利用體系現(xiàn)代化必須服務(wù)于中國式現(xiàn)代化這一中心任務(wù)，很重要的一點就是通過檔案利用體系的現(xiàn)代化，促進發(fā)揮檔案在中國式現(xiàn)代化各項事業(yè)中應(yīng)有的作用。

三、結(jié)束語

檔案利用體系現(xiàn)代化是中國特色檔案事業(yè)現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，而中國特色檔案事業(yè)現(xiàn)代化又是中國式現(xiàn)代化的重要組成部分。在明確了檔案利用體系現(xiàn)代化的內(nèi)涵和工作原則之后，檔案利用體系現(xiàn)代化就有了努力的方向、目標和實現(xiàn)路徑。筆者希望通過檔案利用體系現(xiàn)代化的實現(xiàn)，開創(chuàng)與習近平新時代中國特色社會主義事業(yè)相適應(yīng)的檔案利用工作新局面，為建設(shè)檔案強國奠定堅實的基礎(chǔ)。

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（作者單位：中山大學檔案館）