檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用

王夢醒

摘 要：檔案作為醫(yī)院各項醫(yī)療活動及經(jīng)營決策的真實記錄和重要依據(jù)，對維護醫(yī)院合法權益、提高醫(yī)療服務水平具有重要作用。在新的時代背景下，社會經(jīng)濟發(fā)展速度加快，醫(yī)療服務需求劇增，醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，醫(yī)院檔案資料日益豐富，原有傳統(tǒng)檔案管理模式已難以適應時代發(fā)展要求，為滿足醫(yī)院檔案使用的需求，推動醫(yī)院檔案管理模式改革已成為必要之舉，是促進醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展的必然要求?；诖耍Y合我國醫(yī)院檔案管理存在的問題，提出醫(yī)院檔案模式改革的必要性，結合新形勢下醫(yī)院發(fā)展需要，從完善機制設置、開展教育培訓和推進信息化建設等方面，探討檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用，以期能為當前醫(yī)院檔案管理工作提供一定借鑒，使醫(yī)院檔案管理工作更好地服務于臨床工作。

關鍵詞：檔案管理；管理模式改革；醫(yī)院檔案；重要意義；具體應用

現(xiàn)階段，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)處于快速發(fā)展時期，醫(yī)院檔案管理暴露出很多問題與不足。針對這些情況，必須加強重視程度，做好檔案信息化建設，提升檔案管理質量，提高工作效率和服務能力，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。在新形勢下，如何有效提高醫(yī)療檔案工作水平，推動檔案管理模式改革，是各大醫(yī)院應關注的重點，也是推動現(xiàn)代社會進步發(fā)展的重要內容。醫(yī)院需要從創(chuàng)新工作思路入手，積極完善檔案管理模式，以促進檔案管理工作實現(xiàn)轉型升級，使醫(yī)院檔案更好地發(fā)揮其職能與作用，從而促進醫(yī)院全面發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案基本概述

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展和提供醫(yī)療服務過程中形成的各類文件材料，主要包括兩大類：

一是管理類檔案，如常見的人事檔案、財務管理檔案、醫(yī)療設備設施管理檔案和基建檔案等。

二是病歷類檔案，是以病人為中心，圍繞醫(yī)療服務全過程形成的檔案資料，包括與醫(yī)療活動有關的文件、圖片和音像等，是醫(yī)務人員開展醫(yī)療活動和科研管理不可或缺的重要資料。醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中形成的寶貴資源，檔案管理包括對檔案信息的收集、整理、保管和利用等多方面工作，是醫(yī)院日常經(jīng)營管理的重要組成部分，是提高醫(yī)療水平和服務質量的主要保證，也是反映醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生工作水平、管理水平和服務能力的主要指標之一。

二、醫(yī)院檔案管理模式改革的重要意義

為了提升檔案管理水平，我國對檔案管理工作體制實施了多次改革，以期達到更好的管理效果。通過研究不同地區(qū)的管理模式以及具體實踐存在的問題，發(fā)現(xiàn)當前醫(yī)療體制改革下檔案管理工作面臨著新形勢和新任務。改革檔案管理模式的核心在于資源整合、體制創(chuàng)新和服務強化，這些方面共同構成了改革的核心內容。其中，資源整合與體制創(chuàng)新是重點內容，也是提高檔案管理工作效率和質量的關鍵舉措。資源整合重在對原先分散保管的檔案實行集中保管，以實現(xiàn)檔案綜合效能的最大化，達到資源整合的目的；體制創(chuàng)新重在優(yōu)化檔案管理部門的職能，打破傳統(tǒng)的各自為政模式，全面優(yōu)化體制建設；服務強化重在提高檔案利用率，通過一系列檔案強化服務，為檔案利用提供一站式的解決方案。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展和進步，對醫(yī)療機構檔案管理工作提出更高要求，推動醫(yī)院檔案管理模式改革，對于促進醫(yī)療事業(yè)發(fā)展具有十分重大的意義。

1.適應時代發(fā)展要求的必然選擇

醫(yī)院檔案管理模式改革是新時期醫(yī)院管理的重要內容，對促進醫(yī)療事業(yè)健康發(fā)展和提高醫(yī)療服務水平具有非常積極的意義。隨著時代的演進和科技的不斷革新，檔案資料的形態(tài)趨向數(shù)字化發(fā)展。因此，相關的檔案管理模式也必須隨著檔案資料的變化而不斷調整，這既是檔案管理適應當前形勢發(fā)展的現(xiàn)實需要，也是加強和改進醫(yī)院檔案管理工作、提高工作效率的必要途徑。

2.推動醫(yī)院發(fā)展的重要支撐

醫(yī)院是社會公共服務體系中不可缺少的重要部分，隨著時代的進步，醫(yī)院的各項管理工作取得了較大程度上的突破與創(chuàng)新，醫(yī)療體制改革也朝著縱深方向推進。醫(yī)院檔案管理模式改革是深化醫(yī)療體制改革的重要內容，也是實現(xiàn)推進檔案現(xiàn)代化管理的積極嘗試。醫(yī)院檔案不僅記錄醫(yī)院建設與經(jīng)營管理過程中的相關信息，還記載著醫(yī)院的歷史面貌和文化內涵，是一種珍貴的資源。落實檔案管理模式改革，有利于推動檔案管理工作向規(guī)范化、科學化方向發(fā)展，進而提升檔案管理的全面性、科學性、有效性，為醫(yī)院的全面發(fā)展提供可靠支撐。

三、醫(yī)院檔案管理工作存在的不足之處

1.信息化建設不足

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展與應用，電子文件管理應運而生，數(shù)字化管理成為當前檔案管理的發(fā)展方向。然而，目前我國大部分醫(yī)療機構都是以傳統(tǒng)紙質檔案管理為主，信息化建設不足。傳統(tǒng)的檔案保存方法主要是人工整理和歸檔，而人工整理存在較大的隨意性，檔案資料常常呈現(xiàn)出字跡潦草、內容不完整等問題，進而影響到檔案資料的完整性和可讀性，不利于醫(yī)院檔案信息資源的共享和利用。檔案管理工作缺乏信息化管理技術支撐，且檔案保存期限較短，難以適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，亟須通過建設數(shù)字化、網(wǎng)絡化檔案管理系統(tǒng)提升檔案管理工作質量，進而實現(xiàn)信息資源共享。

2.檔案管理意識不強

在醫(yī)院日常運行中，檔案管理是十分重要的內容，為醫(yī)院日后的發(fā)展提供依據(jù)。但是，現(xiàn)實中許多醫(yī)院管理人員缺乏檔案管理意識，未認識到醫(yī)院檔案的珍貴價值，以致于檔案管理人員在落實檔案管理工作時只是為了應付工作，并沒有嚴格按照有關規(guī)定和要求做好檔案管理工作。同時，檔案管理工作人員普遍缺乏相關專業(yè)知識和法律意識，使得檔案管理出現(xiàn)許多問題。從醫(yī)院檔案管理工作實際情況來看，檔案資料收集不完整、資料歸檔混亂等情況普遍存在，檔案管理工作水平較低，且由于缺乏相關監(jiān)督，甚至導致一些重要檔案信息丟失。

3.檔案管理制度不健全

檔案管理制度不健全是制約檔案管理水平提升的重要因素，由于醫(yī)院檔案管理制度建設存在缺陷，導致檔案管理一直處于無序狀態(tài)。比如，缺乏完善的檔案借閱與歸還制度，導致檔案借閱后未及時歸還，致使檔案資料的完整性受到影響。醫(yī)院檔案所涵蓋的范圍較廣、涉及科室與部門較多，缺乏完善的制度，導致檔案資料在收集、整理、保存及使用等環(huán)節(jié)存在缺陷，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的開展。

4.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)亟待提高

檔案管理人員是檔案管理工作的直接執(zhí)行者，其工作水平和能力直接影響著檔案管理工作質量。當前，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員都是年齡較大的中年人，雖然具有較豐富的檔案管理工作經(jīng)驗，但是自身的知識結構相對陳舊，缺乏計算機技能，對新技術、新方法的學習能力不足，以致于醫(yī)院檔案管理工作水平無法提高。醫(yī)院檔案管理人員年齡結構偏高齡化，缺乏具備先進管理技能和高素質的年輕人才，難以滿足醫(yī)改不斷發(fā)展的需求。因此，要想提高醫(yī)院檔案管理工作水平，必須加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。

四、醫(yī)院檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的具體應用

1.加強醫(yī)院檔案管理意識，轉變傳統(tǒng)思維觀念

確立檔案管理意識是落實檔案管理工作必不可少的要素。新形勢下，做好醫(yī)院檔案工作的前提是要轉變傳統(tǒng)思維，提高全體醫(yī)務人員對檔案管理工作的重視程度。對此，醫(yī)院管理層應明確檔案在醫(yī)院運營管理中所起的作用及意義，積極主動地汲取先進的管理技術，并加強管理制度的規(guī)范化建設，加強宣傳與教育，以提高全體醫(yī)務人員的檔案管理意識。醫(yī)院應不斷強化檔案管理人員的責任意識與規(guī)則意識，使其在開展檔案管理工作中嚴格遵守相關準則，為醫(yī)院的發(fā)展提供保障作用。

2.加強信息技術的應用，實現(xiàn)數(shù)字化檔案建設

隨著科學技術發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也發(fā)生變化，從傳統(tǒng)形式向現(xiàn)代化管理轉變已是大勢所趨。對此，可借助日新月異的科學技術，將現(xiàn)代信息技術應用到醫(yī)院檔案管理工作，以推動檔案管理數(shù)字化轉型。醫(yī)院應積極構建數(shù)字化檔案，實行檔案信息化管理，建立電子病歷系統(tǒng)，將各科室的檔案納入院內統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。同時，醫(yī)院應持續(xù)加強多種類型數(shù)據(jù)檔案，包括但不限于數(shù)據(jù)、文字、圖片等的互通性，以實現(xiàn)對多種類型檔案數(shù)據(jù)資源的高效利用，達到提高檔案利用率的目標。由于醫(yī)院檔案內容繁多，為滿足檔案管理的需求，必須配備充足的軟硬件設備設施，搭建穩(wěn)定的操作系統(tǒng)，開發(fā)文檔掃描和圖像處理等功能，以實現(xiàn)醫(yī)院不同科室之間的無縫銜接。此外，醫(yī)院應強化相應軟件系統(tǒng)的構建，提升系統(tǒng)安全等級，防止信息被泄露或篡改，加強檔案備份和維護，進一步優(yōu)化檔案管理工作水平?？傊?，醫(yī)院可通過加強網(wǎng)絡基礎建設、提升網(wǎng)絡環(huán)境安全性以及選擇適宜的檔案管理軟件，以實現(xiàn)科室間的合理連接、資源共享和檔案流轉效率的最大限度提高。

3.提高檔案管理能力和水平

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，做好檔案工作人員的培養(yǎng)和教育工作，對提高檔案管理質量有著重要意義。隨著社會經(jīng)濟發(fā)展速度不斷加快，人們對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)提出更高要求，檔案工作者也面臨著新形勢和新任務，要想更好地做好本職工作，就必須加強自身修養(yǎng)，提高業(yè)務水平和綜合素質，以適應時代的需求。醫(yī)院應重點加強檔案管理人員能力與素質建設，定期組織檔案管理人員參加相關業(yè)務培訓，使其熟練掌握檔案材料的整理、鑒別和歸檔等技術。同時，醫(yī)院應對檔案管理人員開展檔案分類基礎知識的培訓，增強其對醫(yī)院檔案信息的分類認知，定期組織學習新頒布的法律法規(guī)和政策文件，不斷提升他們的專業(yè)理論水平，促使其將理論知識與實踐相結合，以提高檔案管理人員的實際處理能力，使其能夠勝任檔案管理工作，推動醫(yī)院檔案管理工作向規(guī)范化發(fā)展。醫(yī)院檔案管理人員應不斷增強自身的責任感與使命感，意識到對檔案開展科學、有效的管理也是實現(xiàn)其自身價值的過程。此外，醫(yī)院可適當引進復合型高素質檔案管理年輕人才，優(yōu)化檔案管理隊伍的年齡結構，為構建完整、科學的檔案醫(yī)療管理體系奠定堅實的人才保障。

4.建立健全檔案管理制度

為保證檔案工作質量，提高檔案管理水平和效率，必須建立一套科學、完整的管理制度。醫(yī)院可從組織機構設置、崗位職責劃分、管理考核機制以及激勵約束措施等方面入手展開全面優(yōu)化和改進，激發(fā)管理人員的積極性，避免發(fā)生檔案丟失的情況。首先，醫(yī)院應建立完善的責任制度，安排專人專門負責接收、整理和歸檔檔案，以保證工作的高效和專業(yè)。同時，細分檔案管理人員的工作職責，嚴格落實崗位責任，包括但不限于收集檔案信息、接收歸置檔案和檔案資料保管等，確保材料接收、轉入和查閱等登記工作有效實施，使檔案管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化，確保資料信息完整、準確。其次，建立有效的監(jiān)管機制，動態(tài)監(jiān)督檔案的使用情況，避免檔案資料遺失或被篡改，對于任何未經(jīng)授權隨意調取或篡改檔案等行為，嚴格追究相關人員的責任。此外，為了提升醫(yī)院檔案管理水平，醫(yī)院應制定統(tǒng)一領導、分級負責的管理制度，設立專門的統(tǒng)一負責人，以分級管理方式，集中、規(guī)范化地管理檔案資料，確保檔案材料齊全完整，便于日后查閱使用。最后，為確保檔案的安全性，經(jīng)過部門的仔細審查后，必須對其密封和蓋章，并委托專業(yè)人員妥善保管。同時，醫(yī)院應注意審批復印或外借檔案的制度建設，在實施檔案的轉入或轉出操作時，務必對其嚴密封閉，并蓋上密封章，以確保資料不被泄露。

5.落實分類與集中化管理

醫(yī)院檔案的來源十分廣泛，包含的內容復雜多樣，出現(xiàn)重復的概率相對較高，因此，加強檔案的歸類整理尤為重要。為了避免出現(xiàn)檔案重復情況，檔案管理人員需要對信息分類處理，使各類檔案資料能夠相互協(xié)調配合，進而確保醫(yī)院檔案信息資料更加完整。通過精準、全面地收集各科室的檔案信息，有助于檔案管理工作有序開展，也能夠加速檔案管理改革的進程。此外，企業(yè)應建立系統(tǒng)化的“收集—整理—鑒定—分析”模式，整合和收集醫(yī)院各類檔案，建立完備的檔案資源體系，再進一步規(guī)范整理，分類整理不同類別、不同層次的檔案，并對檔案開展鑒定和評估，確保檔案收集、整理的全面性、完整性、準確性和有用性。

6.提升檔案的服務效能，更好地滿足使用者的需求

長期以來，醫(yī)院對于醫(yī)療服務的重視程度日益加深，但忽視醫(yī)院檔案管理所蘊含的價值。醫(yī)院檔案管理的宗旨在于提供可利用的檔案資源，實現(xiàn)檔案利用價值的最大化。因此，醫(yī)院檔案管理部門應強化服務意識，從被動的資料提供轉變?yōu)橹鲃有麄魍茝V，充分開發(fā)與利用檔案資料的價值。比如，利用人事檔案為醫(yī)院人力資源整合提供參考依據(jù)，利用醫(yī)院發(fā)展相關檔案資料加強醫(yī)院宣傳等。同時，醫(yī)院應當確立“一站式”服務為檔案服務的發(fā)展方向，進一步深化電子檔案的發(fā)展，降低電子檔案檢索的難度，以電子檔案為支撐，深度提升檔案服務和利用的效率與質量。此外，醫(yī)院應充分利用現(xiàn)有檔案資料，不斷拓展服務領域，持續(xù)創(chuàng)新并優(yōu)化各項服務管理，進一步提高檔案的利用效率。

五、結語

總而言之，在醫(yī)院日常管理中，必須充分意識到檔案資源的重要性，通過科學手段收集與整合檔案，確保醫(yī)院檔案管理模式的科學化、合理化發(fā)展，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的合理配置，從而更好地推動我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：東營市第二人民醫(yī)院）