淺析檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用

許長春

摘 要：檔案統(tǒng)計工作的開展，能夠統(tǒng)計整個單位檔案數(shù)量、種類等多方面，獲取相關檔案數(shù)據(jù)并對其科學分析，以整理和歸納等方式，直觀呈現(xiàn)出檔案總體情況，發(fā)現(xiàn)檔案相關工作規(guī)律，進而提高檔案管理的質量和效率。文章分析了當前檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用，結合目前檔案管理中檔案統(tǒng)計工作現(xiàn)狀，探究了發(fā)揮檔案統(tǒng)計在檔案管理中重要作用的措施，希望能夠對相關工作提供一定幫助。

關鍵詞：檔案管理；檔案統(tǒng)計；重要作用

引言

社會的發(fā)展和進步，使得不同類型單位規(guī)模不斷擴大，隨之而來的則是檔案內容的不斷豐富。省體育訓練中心檔案規(guī)模不斷擴大，促使檔案管理質量和效率的提升。在科學技術的不斷發(fā)展完善下，檔案管理信息化逐漸發(fā)展，雖然為檔案管理提供了新的方法，但同時也加大了檔案管理的難度，而做好檔案統(tǒng)計工作，能夠有效化繁為簡，使相關人員直觀了解檔案情況，進而提高檔案管理的整體水平，發(fā)揮檔案統(tǒng)計工作的作用。

一、檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用

1.提升檔案管理認知

思想認識影響行為動作，在檔案管理工作中，檔案統(tǒng)計工作影響著工作人員的整體認知，要想提高其對檔案管理的認識，使其意識到檔案統(tǒng)計的重要性至關重要。相關法律法規(guī)明確指出，檔案是文字、圖表等相關歷史信息的重要記錄，于國家建設和社會發(fā)展均具有重要價值。所以，只有充分意識到檔案的重要性，充分利用檔案數(shù)據(jù)信息，優(yōu)化檔案統(tǒng)計，才能使其持續(xù)發(fā)揮歷史價值，發(fā)揮其保存管理的意義。

2.全面反映檔案情況

檔案統(tǒng)計能夠輔助檔案管理工作，全面反映檔案各方面情況，包括檔案種類、數(shù)量、實時更新變動情況等。通過科學的檔案統(tǒng)計，可以更好地了解檔案當前的管理情況，并分析其中存在的問題等，代替以往僅依靠客觀印象或個人經驗，分析評估檔案的各種情況，保證對檔案開展科學、有效的規(guī)劃管理，使得檔案管理工作在更具科學依據(jù)的條件下高質量開展。

3.優(yōu)化檔案管理流程

檔案統(tǒng)計能夠有效幫助工作人員在檔案管理過程中及時發(fā)現(xiàn)問題和隱患，找出管理漏洞，并以此為依據(jù)，多次利用檔案等。通過檔案統(tǒng)計，既能夠找到檔案安全風險或重復存儲等不良問題，又能夠及時找到高價值的檔案材料，優(yōu)化檔案流轉管理，促進檔案資源的交流共享，不斷以此為基礎，優(yōu)化檔案管理流程，使得檔案管理質量和效率不斷提高。

4.完善檔案管理決策

在檔案管理過程中，檔案管理決策是重要基礎，是對檔案進一步優(yōu)化管理的前提，其高效開展與檔案統(tǒng)計有著密切聯(lián)系。通過檔案統(tǒng)計分析，能夠有效判斷不同檔案之間的共同點和差異性，科學分級管理檔案，從安全保護、利用情況和更新程度等方面展開分類分級，并制定有效可行的檔案分類依據(jù)。不僅如此，檔案統(tǒng)計還能夠有效反映出檔案管理過程中存在的安全隱患問題，找到管理盲點對其優(yōu)化管理，輔助領導針對檔案管理作出科學決策。

5.促進檔案管理數(shù)字化

信息化時代，各種先進技術飛速發(fā)展，其中數(shù)字化技術發(fā)展迅速，數(shù)字化檔案逐漸成為檔案管理的重要趨勢之一。通過檔案統(tǒng)計工作，能夠有效反映檔案管理情況，分析檔案存儲信息，如檔案的種類、數(shù)量和存儲介質等，為之后的數(shù)字化檔案管理建設奠定基礎。同時，檔案統(tǒng)計相關數(shù)據(jù)信息，還可有效存儲至檔案管理信息系統(tǒng)當中，促進數(shù)字化檔案資源的管理、整合和分析，提高檔案管理質量和利用效率，促進檔案管理數(shù)字化推進。

二、檔案管理中檔案統(tǒng)計工作現(xiàn)狀

1.觀念有待更新

目前，單位檔案管理中，檔案統(tǒng)計工作觀念較為落后是存在的根本性問題，導致檔案統(tǒng)計往往出現(xiàn)資料不準確、不全面，無法充分反映檔案信息的問題。在檔案統(tǒng)計中，數(shù)據(jù)信息是根本，只有保證數(shù)據(jù)的準確性，才能確保后續(xù)管理工作高效開展，但由于缺少對檔案統(tǒng)計工作的正確認識，不能充分意識到檔案統(tǒng)計工作的重要作用，部分單位工作人員僅僅將檔案統(tǒng)計工作流于表面，不認真對待數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等工作，導致檔案管理中出現(xiàn)相關數(shù)據(jù)信息不夠準確、不全面的問題，進而影響檔案管理工作的順利開展。

2.統(tǒng)計手段落后

當前，單位內部的檔案統(tǒng)計工作，部分仍采用人工方式統(tǒng)計，不僅需要較多的人力、物力，還無法達到理想統(tǒng)計效果。尤其在現(xiàn)行的統(tǒng)計報表填報規(guī)范下，其范圍更廣、涉及指標更多，其中包括海量數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)對應關系又相對復雜，對于檔案統(tǒng)計而言，需要處理大量報表，若是仍采用傳統(tǒng)手工方式，不僅無法保障效率，還可能出現(xiàn)漏算、錯算等問題，影響檔案統(tǒng)計工作的時效性和精確度。同時，在落后的統(tǒng)計手段下，也無法深度分析和加工檔案相關數(shù)據(jù)信息，無法提高統(tǒng)計工作質量。

3.分類分析不明確

在檔案統(tǒng)計工作中，檔案分類分析是其中的重要環(huán)節(jié)之一，尤其對分析檔案資料的利用率有著十分重要的作用。但就目前單位實際檔案統(tǒng)計工作開展情況來看，仍然缺少對檔案的學術研究、查考等方面利用率的分析，分類分析仍然不夠明確。在對資料統(tǒng)計分析的過程中，針對同一檔案卷，其卷和件的保存時間相對較長，包括按照時間分類或案件類型分類開展檔案統(tǒng)計，有檔案保存時間相當之長的，也有檔案直接丟失不健全的，導致檔案統(tǒng)計工作分類分析不到位，檔案管理較為混亂。

4.人員素質有待提升

目前，在單位的檔案統(tǒng)計工作中，人員能力素質偏低是存在的普遍性問題。在檔案統(tǒng)計和檔案管理中，主要呈現(xiàn)為檔案統(tǒng)計人員不固定，檔案統(tǒng)計人員專業(yè)能力素質較低，甚至部分單位的檔案統(tǒng)計為其他崗位的臨時工作人員或兼職工作人員，缺少專業(yè)知識技能，對檔案統(tǒng)計工作的質量和效率造成嚴重影響，影響相關工作開展的系統(tǒng)性和規(guī)范性。另外，還有的檔案統(tǒng)計人員缺少責任意識，對檔案統(tǒng)計工作認識不到位，不能充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計工作的優(yōu)勢作用，在工作開展的過程中，仍然沿用任務、數(shù)字等形式開展相關工作，不能對其中的數(shù)據(jù)展開詳細分析，進而導致檔案管理工作受到影響，不能發(fā)揮檔案統(tǒng)計工作的重要作用。

三、發(fā)揮檔案統(tǒng)計在檔案管理中重要作用的措施

1.完善檔案統(tǒng)計工作制度

為了使檔案統(tǒng)計在檔案管理中的優(yōu)勢作用充分發(fā)揮，完善檔案統(tǒng)計工作制度是根本，能夠有效為科學、有序地開展檔案統(tǒng)計工作提供依據(jù)，為其提供規(guī)范明確的制度支持，約束工作人員檔案統(tǒng)計工作行為，提高其對檔案統(tǒng)計規(guī)范性的重視度，以制度規(guī)范操作行為，不斷提高檔案統(tǒng)計工作質量和效率。首先，在完善檔案統(tǒng)計制度的過程中，應當健全單位的原始數(shù)據(jù)記錄制度。對于檔案管理和檔案統(tǒng)計工作而言，原始數(shù)據(jù)記錄具有重要的作用和意義，對原始數(shù)據(jù)記錄制度加以完善，有利于統(tǒng)計檔案在各操作流程中的利用情況，并記錄在冊或成表形式，以通過完善的數(shù)據(jù)信息保障檔案統(tǒng)計工作高效開展。其次，應當完善檔案統(tǒng)計人員分配制度，根據(jù)檔案統(tǒng)計的實際工作需要，明確工作人員需求，以此為基礎，做好人員的合理分配，避免出現(xiàn)崗位人員分配不合理、人員冗余或需求不匹配的問題，為檔案統(tǒng)計工作的開展提供必要的人員支持。在此基礎上，為優(yōu)化人員管理，還應當完善檔案統(tǒng)計責任制度和獎懲制度，增強工作人員責任意識，確保其在工作崗位上規(guī)范有序地完成統(tǒng)計工作。對于工作過程中出現(xiàn)違反規(guī)定的行為或由于個人原因造成單位嚴重損失的行為，予以相應的懲罰，以激勵制度提高員工工作積極性等，不斷提高檔案統(tǒng)計工作質量。另外，還應完善檔案統(tǒng)計監(jiān)管制度，通過嚴格的監(jiān)管制度落實，實時監(jiān)督統(tǒng)計工作開展情況和人員操作行為，定期檢查單位的檔案統(tǒng)計工作情況，確保檔案統(tǒng)計工作高質高效地完成。

2.合理規(guī)劃檔案統(tǒng)計內容

在檔案統(tǒng)計內容中，主要包括對檔案基本情況的統(tǒng)計，包括檔案的進出變動、保管和使用、鑒定等基礎性管理工作。同時，也包括對檔案的分類統(tǒng)計工作，統(tǒng)計各類檔案的數(shù)量及其使用情況、開發(fā)情況等，以科學的檔案統(tǒng)計，整理出準確有效的檔案信息。在此基礎上，還應當合理規(guī)劃檔案的綜合性統(tǒng)計，針對體育訓練中心現(xiàn)存的檔案數(shù)量情況，各類型檔案種類、數(shù)量以及檔案保存情況等展開綜合性統(tǒng)計。以檔案統(tǒng)計管理過程中基礎的查閱人員、查閱時間等數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計為例，其作為檔案統(tǒng)計工作重點，檔案統(tǒng)計人員應當充分保證其安全性和嚴密性，做好相關人員的登記記錄，并嚴格根據(jù)檔案的查閱時間、原因和歸還日期等，做好檔案內容歸檔，對于其中的重點檔案更是要做好標注。此外，應當規(guī)范檔案統(tǒng)計工作內容，如在檔案管理工作開展中，應當確保檔案統(tǒng)計人員嚴格按照相關制度規(guī)定，全面準確填寫姓名、用途以及時間等相關信息，若是需要將檔案借出，則更需要填寫詳細的檔案用途，做好標注工作等，充分發(fā)揮其在檔案管理中的跟蹤監(jiān)督作用。不僅如此，在檔案統(tǒng)計規(guī)劃管理中，還應當進一步結合單位的實際檔案管理情況和檔案管理需求等，科學規(guī)劃檔案統(tǒng)計工作內容，盡量在保證檔案統(tǒng)計工作質量的基礎上，簡化統(tǒng)計內容，優(yōu)化統(tǒng)計管理流程，以此提高檔案統(tǒng)計質量和效率，促進檔案管理整體優(yōu)化。

3.優(yōu)化檔案統(tǒng)計分析工作

在檔案統(tǒng)計工作中，統(tǒng)計分析是重要環(huán)節(jié)之一，分析結果直接關乎檔案統(tǒng)計質量，影響檔案管理工作開展效果。所以，在檔案統(tǒng)計工作開展過程中，為發(fā)揮其作用，應當加強優(yōu)化分析工作。首先，應當提高檔案分析的真實性，明確制定分析方案，并根據(jù)分析結果，制定有針對性的發(fā)展狀況圖，以便于檔案管理人員及時了解檔案管理工作開展情況，為后續(xù)工作決策奠定基礎。其次，應當提高檔案分析的全面性，對目前檔案管理工作中統(tǒng)計分析存在的不足展開分析，并有針對性的改進和完善，以此不斷提高檔案分析的整體質量和效率。在此基礎上，還應當合理利用統(tǒng)計分析成果，以檔案統(tǒng)計分析結果預測檔案管理相關工作的可行性以及相關舉措的適用性等，制定出更加完善的檔案管理方案，提高分析結果的利用效率，進而提升檔案管理整體水平。

4.強化統(tǒng)計臺賬和統(tǒng)計報表指標項目接軌

為進一步發(fā)揮檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用，優(yōu)化檔案統(tǒng)計工作，還需注重統(tǒng)計臺賬和統(tǒng)計報表指標項目間的對應性和銜接性。這就意味著相關單位檔案部門應當根據(jù)檔案報表標準指標體系，結合自身情況，建立科學、合理的統(tǒng)計臺賬，保證檔案原始記錄的全面性和準確性。在檔案管理中，檔案登記信息是檔案統(tǒng)計報表制作完善的重要依據(jù)，而檔案統(tǒng)計報表則是等級管理信息的重要匯總途徑，能夠整理、記錄和編制各類檔案信息等。所以，單位應當加強統(tǒng)計臺賬的健全和完善，并實行相應的約束策略，保證統(tǒng)計臺賬工作的完善性，確保檔案管理中檔案登記和建立的準確性和時效性，促進檔案統(tǒng)計臺賬和檔案統(tǒng)計報表項目的銜接配合，提高檔案統(tǒng)計工作質量。

5.創(chuàng)新檔案統(tǒng)計工作方法

當前，在開展檔案統(tǒng)計工作的過程大多是采用計算機等設備設施，收集和存儲檔案信息的原始數(shù)據(jù)，并按照原本的設定情況，將數(shù)據(jù)信息轉化為所需的不同形式，如圖示、表格等多種類型，以供檔案管理工作使用。這種信息化、現(xiàn)代化的統(tǒng)計技術手段，有利于提高檔案統(tǒng)計的整體質量和效率，但由于該過程的便捷效果，往往使工作人員對檔案信息自身的價值有所忽略，使檔案統(tǒng)計無法充分發(fā)揮其價值。因此，在檔案統(tǒng)計工作開展過程中，還應當結合自身實際條件，創(chuàng)新檔案統(tǒng)計工作方案，準確判斷檔案信息價值，創(chuàng)新檔案統(tǒng)計方法，如利用大數(shù)據(jù)技術，建立檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫，對單位檔案開展集成化統(tǒng)計管理等，或者在統(tǒng)計過程中，可根據(jù)單位需求以直觀的圖表統(tǒng)計方式，將檔案信息加以呈現(xiàn)，使得檔案管理人員可以以此為參考，能夠高效對比數(shù)據(jù)。此外，單位還應當充分合理利用現(xiàn)代科技技術，緊跟時代的腳步，運用電腦程序軟件代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質檔案記錄形式，不斷創(chuàng)新和規(guī)范檔案統(tǒng)計工作方法，為檔案管理工作提供有力的數(shù)據(jù)信息支撐。

6.提升檔案統(tǒng)計人員素質

檔案統(tǒng)計工作本身精密性較高，操作性較強，并且其中包括諸多的檔案信息和相關重要信息，對于工作人員的專業(yè)能力素質提出較高的要求。為了確保檔案統(tǒng)計工作高質量開展，使其在檔案管理中充分發(fā)揮優(yōu)勢作用，就必須不斷提升檔案統(tǒng)計人員的綜合素質，發(fā)揮其主體作用。對此，單位應當結合工作開展情況，根據(jù)檔案統(tǒng)計工作需要及工作人員基本情況、崗位職責等，對統(tǒng)計人員開展知識能力培訓工作，如豐富其統(tǒng)計、數(shù)字編碼等方面的知識，提高其系統(tǒng)操作技能等，確保檔案統(tǒng)計人員在明確自身職責承擔工作責任的同時，不斷提高專業(yè)能力素質。其次，還需強化人員考核和選用，盡量招聘專業(yè)人才，考核人才的綜合能力素質，尤其考核其職業(yè)道德和專業(yè)技能等，并在崗前培訓過程中，增強其責任意識和法律意識。另外，強化檔案統(tǒng)計隊伍建設應當是單位的長期工作要點，注意人才選拔，強化校企合作等，不斷向單位內部輸送更多的專業(yè)檔案統(tǒng)計人才，以此不斷提高檔案統(tǒng)計質量，提高檔案管理整體水平。

四、結論

綜上所述，檔案統(tǒng)計是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)之一，其在檔案管理中發(fā)揮重要作用，能夠有效規(guī)范創(chuàng)新檔案管理過程，為其提供重要的數(shù)據(jù)信息參考依據(jù)。由于當前單位內部檔案統(tǒng)計工作開展仍存在觀念認識不當、分類分析不合理以及人員素質較低等問題，為了充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用，突出其工作優(yōu)勢，還應當進一步完善檔案統(tǒng)計工作制度、合理規(guī)劃檔案統(tǒng)計內容、優(yōu)化檔案統(tǒng)計分析工作、創(chuàng)新檔案統(tǒng)計工作方法以及提升檔案統(tǒng)計人員素質等，進一步提高檔案統(tǒng)計水平，促進檔案管理優(yōu)化。

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（作者單位：山東省體育訓練中心）