招標采購后圖書采訪模式的新變化

張雪丹

[摘 要]圖書招標采購是很多圖書館采購圖書的主要方式，其質(zhì)量控制也是廣大圖書館界人士關心的熱點問題。采用招標采購模式后，采購人、用戶和供應商之間的信息提供、信息獲取等方式也出現(xiàn)了新變化，但圖書招標采購模式仍需要不斷優(yōu)化與完善，從而使圖書采購更加專業(yè)化和統(tǒng)一化，進一步提高圖書采購的質(zhì)量，提高圖書館的服務效能。文章以信息提供、信息獲取為出發(fā)點，全面分析招標采購后圖書采訪模式出現(xiàn)的各種變化，提出了招標采購后新的采訪模式和提高圖書采訪質(zhì)量的有效對策。

[關鍵詞]招標采購；圖書精準采購；圖書采訪

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）12-0010-03

一、圖書招標采購的主要優(yōu)點

圖書招標采購的主要優(yōu)點包括以下幾個方面。

一是使財務工作的規(guī)則、方法、程序和標準更加完善，加強了圖書經(jīng)費管理，確保專項資金及時撥付到位和?？顚Ｓ?。

二是遏制了圖書供應商的惡性“價格戰(zhàn)”，使價格更加合理，降低了采購成本，實現(xiàn)了經(jīng)費使用效益的最大化。

三是幫助圖書館選擇聲譽好、經(jīng)營穩(wěn)定和財務狀況良好的供應商，同時獲得更加優(yōu)質(zhì)的配套服務。例如，提供標準MARC數(shù)據(jù)及館藏數(shù)據(jù)加工，按照圖書館的要求，提供驗收、貼條形碼等圖書加工服務以及對圖書進行數(shù)據(jù)編目、典藏等服務，大幅度提高工作效率，使圖書館可以讓更多的人力從繁雜的事務性工作中解放出來，完成其他業(yè)務工作。

四是進一步擴大并細化采購范圍，開拓了采購新渠道，豐富了圖書館的圖書資源，提高了圖書質(zhì)量。

五是以《中華人民共和國政府采購法》為準繩，以采購合同為工作指南，切實維護圖書館與圖書供貨商的合作與發(fā)展，為推進圖書館高質(zhì)量跨越式發(fā)展營造良好的市場競爭環(huán)境[1]。

二、圖書采購的獨特性

圖書采購與普通物品采購具有一定的差異。圖書采購應按照“建立科學的、富有特色的藏書體系，持續(xù)優(yōu)化藏書結(jié)構(gòu)，完善藏書管理機制，提高藏書質(zhì)量”的原則，強調(diào)收藏文獻新穎、信息密度高、利用率高的專業(yè)權(quán)威圖書，以及滿足學校各學科發(fā)展態(tài)勢研究需要的專題圖書，保證圖書館的系統(tǒng)可用性及發(fā)展連續(xù)性。

例如，實施全日制高等學歷教育的學校圖書館在采購專業(yè)書籍時，應擇優(yōu)確定重點建設的學科和重點專業(yè)、按計劃出版的同一著作分若干卷冊的圖書，匯集多種單行著作、以一定的主題內(nèi)容編輯集結(jié)而成的整套出版物和以全面、系統(tǒng)、準確地記述上年度事物運動、發(fā)展狀況為主要內(nèi)容的資料性工具書等，并對此類圖書的采全率和采到率予以高度關注，以高質(zhì)量的教育科研支撐高質(zhì)量的教育發(fā)展，突出專業(yè)優(yōu)勢和特色，體現(xiàn)高校圖書館讀者群信息需求層次差異、形式多樣的特點，力爭更好地提高圖書館的服務能力和水平[2]。

三、招標采購后圖書采訪模式的新變化

（一）構(gòu)建以圖書供應商提供信息為依托的圖書采訪模式

依據(jù)圖書供應商提供的信息開展的圖書采訪工作主要有以下幾種模式。

一是圖書現(xiàn)貨采訪模式，即圖書采訪人員根據(jù)圖書供應商提供的實物目錄信息對優(yōu)質(zhì)出版社最新出版的適藏圖書進行篩選、查重。

圖書現(xiàn)貨采訪模式采取看樣品訂貨或判斷圖書供應商提供信息的顯性價值的方式選定樣品，如果圖書采訪人員與圖書供應商實現(xiàn)了工作流程無縫銜接，能夠大幅提高工作效率。圖書現(xiàn)貨采訪模式對圖書供應商采編人員的素質(zhì)、服務水平及服務質(zhì)量都提出了嚴格要求。

圖書供應商對招標采購單位提出的出版社信息捕捉應具備一定的快捷性和全面性，全面掌握招標采購單位提供的綱目，根據(jù)招標人的目的要求，經(jīng)過專業(yè)識別后提煉相關信息，構(gòu)建高效的服務體系?；诎鎰e控制能夠?qū)崿F(xiàn)增供擴銷，幫助圖書供應商增加銷售和利潤，提高服務質(zhì)量[3]，同時提高了圖書采訪人員的工作效率。如何最方便、最快捷、最有效、最全面地提供圖書目錄信息，如何提升捕捉主要信息的能力，如何精準把握圖書館的藏書種類和藏書等級等，避免因為版別信息覆蓋面窄而出現(xiàn)圖書漏采或滯后采購的問題，是圖書采購人關注的重點。

二是圖書期貨采訪模式，即圖書供應商通過歸納、篩選發(fā)行信息，而形成描述文獻的著者、題目和來源等信息。圖書供應商應匯總訂單后，再向出版社訂購圖書。

圖書期貨采訪模式對無門市、無店鋪經(jīng)營的供應商有益，能夠降低圖書售出后由于各種原因被退回的數(shù)量與同期售出的產(chǎn)品總數(shù)量之間的比率，適合能夠提供準確信息、無店鋪經(jīng)營的供應商，但存在到貨時間長、采購到貨效率低等問題[4]。

（二）構(gòu)建以圖書采訪人員收集信息為輔助的圖書采訪模式

以圖書采訪人員收集信息為輔助的圖書采訪模式，即圖書采訪人員根據(jù)非供應商給出的目錄信息所獲得的圖書信息，如圖書采訪人員通過圖書、圖畫、雜志、報紙和電子物品等有出版組織編制的版權(quán)物品，包括可供書目、書目報、互聯(lián)網(wǎng)媒體等信息，及對優(yōu)質(zhì)出版社最新出版的適藏圖書，進行篩選、查重的采訪模式，主要包括以下幾個方面。

一是現(xiàn)貨補充訂單采訪模式。根據(jù)招標采購后圖書采訪渠道受到一定限制的特點，與在投標過程中獲得采購項目合同簽訂資格的供應商達成協(xié)議，參加圖書現(xiàn)采活動，通過開展“與圖書面對面”的采購方式，實現(xiàn)圖書采購的精品化、精準化以及同讀者需求的高度契合，在豐富館藏的同時也使圖書采購經(jīng)費的利用實現(xiàn)最大化。圖書現(xiàn)采活動包括：組織相關人員參與具有看樣訂貨、引導市場、交流信息等功能的大型圖書展訂會，或供應商舉辦的圖書現(xiàn)采活動。

供應商舉辦的圖書現(xiàn)采活動通常具有一定的針對性，如區(qū)域出版社、專業(yè)出版社等。圖書現(xiàn)采活動為圖書采訪人員提供了看到樣書的最佳機會，圖書采訪人員可以第一時間了解圖書市場規(guī)模呈現(xiàn)的發(fā)展態(tài)勢，掌握出版動態(tài)，實現(xiàn)溝通“無障礙”、服務“零距離”，通過現(xiàn)場采購了解圖書的多重價值。但現(xiàn)貨補充訂單采訪模式也有一些不足之處，應充分做好前期準備，例如圖書現(xiàn)場采購設備的準備、導入相關數(shù)據(jù)等[5]。

圖書館生成訂單提交給圖書供應商后，經(jīng)供應商集中匯總后從出版社直接訂貨，對于圖書供應商來說，具有一定的補配難度。

二是館藏重點出版社信息跟蹤采訪模式。館藏重點出版社與某一類出版質(zhì)量可靠、歷史悠久、知名度高的核心圖書出版社相比，后者屬于集數(shù)學、統(tǒng)計學、文獻學于一體的文獻計量學的研究范疇，主要是指能準確掌握學科發(fā)展態(tài)勢，編輯出版可以全面反映某學科領域最新的、最前沿的科學技術水平、研究狀況及發(fā)展動向的出版社。相關研究人員可應用不同的測定方法準確測定核心出版社，并獲得結(jié)論。館藏重點出版社應以核心出版社為重要參考，與各圖書館的藏書種類和藏書等級相聯(lián)系，提高有效信息的密度，使文獻內(nèi)容新穎豐富，出版的圖書也能符合入藏要求。

三是網(wǎng)上訂購采訪模式。網(wǎng)站式的書店是一種高質(zhì)量、快捷方便的購書方式，可用于圖書的在線銷售。網(wǎng)站式的書店對圖書的管理更加合理化、信息化，售書的同時還具有書籍類商品管理、購物車、訂單管理及會員管理等功能。網(wǎng)上訂購采訪模式是一種通過網(wǎng)站式的書店補充圖書的圖書采訪方式。作為一種新的發(fā)行渠道，網(wǎng)上書店相較于傳統(tǒng)的圖書流通體系具有明顯的優(yōu)勢[6]。

四、保障圖書采訪質(zhì)量，推行圖書精準采購措施

（一）智能選書，使圖書采購更精準

智能采選平臺可提供國內(nèi)全面完整的新書目錄，統(tǒng)一維護書目信息，實現(xiàn)紙本圖書智能采選，優(yōu)化圖書采購流程，采訪過程中可提供詳盡的輔助決策信息，提高圖書采購質(zhì)量，提供全面完整的書目信息，遵循統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，并結(jié)合圖書采訪歷史、書目信息等進行智能推薦。

依托AI技術，應用電子計算機代替人工，對大量信息進行相關性分析與評價，最后根據(jù)用戶的實際需求，對信息進行智能化處理。

招標采購后，在不斷積極探索圖書館管理系統(tǒng)的創(chuàng)新與發(fā)展的過程中，新一代圖書館智慧服務平臺被研發(fā)出來并逐漸成熟，其集信息技術與先進的管理思想于一身，集合圖書館大腦、全媒體管理、圖書館運營管理、空間管理、讀者場景化服務及智能終端管理等模塊，以領先的技術實現(xiàn)了圖書館從自動化管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔刍芾淼娜伦兏颷7]。

（二）嚴把圖書內(nèi)容、編校、設計及印制質(zhì)量關

負責圖書館運營的專業(yè)人員，包括對圖書館館藏資源進行采購、加工、流通（借還）、分析報道，以及提供讀者服務等工作的圖書館業(yè)務人員，在各個環(huán)節(jié)都要認真檢查圖書是否有缺頁、污損情況，圖書館新到圖書與清單是否相同，所列的項目是否完整，總價與數(shù)量是否存在不相符的情況，對于污損圖書，未經(jīng)原作者或原出版商授權(quán)的圖書，圖書公司錯發(fā)書、重訂書等，在第一時間發(fā)現(xiàn)后應立即退回。如果有商家存在任意搭配圖書館不需要圖書的現(xiàn)象，可采取扣除合同履約保證金等措施[8]。

良好的溝通是雙向的，不僅可以提高圖書供應商服務的效能和效率，也能使圖書館與圖書采購供應商實現(xiàn)雙贏，是實現(xiàn)招標采購的愿景和目標的重要前提[9]。圖書供應商的良好配合是嚴格執(zhí)行招標采購合同的關鍵，圖書采訪人員必須與圖書供應商進行全程溝通，就采編流程、采訪書目數(shù)據(jù)、圖書質(zhì)量、圖書館管理系統(tǒng)及圖書館收集的各種類型文獻資料等問題進行密切聯(lián)系。

（三）制訂科學有效的招標計劃，提升圖書采訪人員的素質(zhì)

圖書采購招標作為一項基礎性的采購工作，圖書采訪人員應提前明確招標投標的內(nèi)容和要求，做好各方面的準備工作，制訂科學有效的招標計劃。在進行圖書采購招標前，圖書采訪人員要細化經(jīng)費預算，提升統(tǒng)籌經(jīng)費預算的科學性與精準性，依據(jù)圖書館年度圖書購置經(jīng)費確定圖書采購招標金額及比例，有的放矢地做好圖書采購工作。

圖書采購工作具有較強的專業(yè)性和系統(tǒng)性，要求圖書采訪人員必須具備一定的綜合素質(zhì)和豐富的專業(yè)知識，注意與圖書供應商建立和保持良好的伙伴關系，以便圖書供應商能夠進行高質(zhì)量的圖書供應，嚴格按照交貨時間運作。

五、結(jié)語

招標采購后圖書采訪模式新變化的重要前提是供需雙方在運營觀念和運營方式上做到相互配合，只有牢固樹立“觀點制勝”的理念，不斷創(chuàng)新圖書采訪模式，才能實現(xiàn)“雙贏”。

現(xiàn)階段，圖書采訪工作應基于招標采購平臺，切實發(fā)揮保障優(yōu)勢，不斷改進和完善圖書采訪策略，突出重點環(huán)節(jié)，構(gòu)建多元化的評價體系，采取針對性措施消除負面影響，注重圖書采訪工作細節(jié)，保證采訪質(zhì)量，優(yōu)化圖書館館藏資源建設。

參考文獻：

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[3]張忠秋，尹艷微.高校圖書館文獻資源招標采購問題破解探析[J].江蘇科技信息，2021（09）：40-42.

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[8]蔣麗娟.新形勢下公共圖書館讀者驅(qū)動采購模式趨勢研究[J].金融文壇，2021（08）：262-264.

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