高校智能財務在微信公眾號中的應用初探

何莉　蘇錦依　周文思

*基金項目：2021年度江蘇高校哲學社會科學研究一般項目“高校智能財務系統(tǒng)建設的實踐研究”（2021SJA0861）階段性研究成果。

摘要：近期，依托OCR識別、線上審批等信息技術來實現(xiàn)財務報銷的智能化成為各高校研究熱點。多數(shù)高校都擁有微信公眾號或App，并在嘗試建立智能財務報銷系統(tǒng)?；诖耍治鲋悄軋箐N系統(tǒng)部署在微信公眾號上的應用原理、過程及實務操作中應當注意的環(huán)節(jié)，以期為其他高校解決“報銷繁”問題提供實踐思路。

關鍵詞：高校;報銷系統(tǒng);微信公眾號;智能財務應用

0 引言

2021年8月，國務院辦公廳發(fā)布了《關于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見》^[1]，該意見要求進一步減輕科研人員事務性負擔，在改進財務報銷管理方式、推進科研經(jīng)費無紙化報銷試點等工作方面對數(shù)字化財務提出了新的要求。為深化高?？萍碱I域“放管服”改革，解決科研經(jīng)費“報銷繁”問題，利用新技術創(chuàng)新實現(xiàn)財務智能化，切實提升高校財務服務、管理能力，J大學于2021年年初啟動了智能報銷系統(tǒng)的建設工作，由于J大學的財務微信公眾號運行穩(wěn)定且用戶黏度較高，因此在微信公眾號上部署了智能報銷系統(tǒng)，在報銷全流程實現(xiàn)線上簽批的同時，將原有線下紙質(zhì)財務原始數(shù)據(jù)進行結(jié)構(gòu)化提取。歷時1年多的前期準備、部署及測試，該系統(tǒng)現(xiàn)已進入分業(yè)務上線階段。

目前國內(nèi)的研究主要集中在網(wǎng)上簽批和票據(jù)識別以及預警系統(tǒng)建立上。李軍輝^[2]從財務共享中心費用報銷審計流程出發(fā)，結(jié)合具體案例建立了具有適用性的財務共享中心費用報銷審計智能預警框架;周苗苗^[3]針對智能報銷系統(tǒng)的現(xiàn)狀和問題，提出財務部門推進智能報銷系統(tǒng)建設的相關建議;陳建凱等^[4]從財務整體框架分析為出發(fā)點，解析了網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)與審簽系統(tǒng)相結(jié)合的一體化報賬體系;楊濤和喻亦蘭^[4]深入分析了“報銷繁”問題，提出了建設智能差旅系統(tǒng)的方案，并將此作為解決高校財務“報銷繁”的一個突破口，但以操作實務分析的文獻較少。本研究著重描述在建設初期、運行初期的系統(tǒng)架構(gòu)描述和審批流設置、智能憑證設置，以及可能出現(xiàn)的問題和解決方案。

1 J大學報銷現(xiàn)狀分析

J大學目前處于投遞式預約報銷模式，該種模式解決了“排隊久”的問題，但隨之而來了“退單多”問題，且退單高頻原因多為“簽字不全”“非公務卡結(jié)算”等遺忘操作導致的。本文以2021年二季度的報銷全樣本為例進行數(shù)據(jù)分析，共接收預約單54 399份，覆蓋71個校內(nèi)預算單位，投遞率為89.03%，共核算、制單57 113份，其中預約報銷類單據(jù)52 704份，收入類單據(jù)2 279份，其他業(yè)務單據(jù)2 130份;參與制單人數(shù)9人，人均制單6 345份（單日最高平均198份/人）;審核附件共計220 947張，退單總量3 823份，總退單率7.25%。前11項高頻退單原因見圖1。

分析圖1數(shù)據(jù)可知，高頻的退單原因除后2項外，前9項均可通過系統(tǒng)約束來實現(xiàn)“事前控制”，從而降低退單率，提升用戶的報銷體驗。

2 智能報銷系統(tǒng)建設過程

2.1 智能報銷系統(tǒng)架構(gòu)

在搭建智能報銷系統(tǒng)的架構(gòu)時，系統(tǒng)采用了“一門式財務服務大廳”作為門戶，用戶可在一個界面完成所有財務相關業(yè)務的辦理，并整合各類業(yè)務表單信息填報、附件補錄功能，同時接入校內(nèi)統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)，將財務事務集中在智能報銷系統(tǒng)下，內(nèi)部財務其他管理系統(tǒng)與其他基礎服務平臺對接，外部對接其他部門的業(yè)務系統(tǒng)，在業(yè)務集中辦理的同時跨部門協(xié)同，優(yōu)化流程和數(shù)據(jù)。

2.2 發(fā)票的采集與識別

由于發(fā)票上的二維碼及監(jiān)制印章相對位置較固定，系統(tǒng)在提取發(fā)票輪廓后進行邊緣裁剪，對所有票面上所有字段進行結(jié)構(gòu)化識別，包括發(fā)票基本信息、銷售方及購買方信息、商品信息、價稅信息等，其中五要素識別準確率超過95.9%;同時，對發(fā)票的21個關鍵字段進行識別，包括發(fā)票類型、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、機打號碼、機器編號、收款人、銷售方名稱、銷售方納稅人識別號、開票日期、購買方名稱、購買方納稅人識別號、項目、單價、數(shù)量、金額、稅額、合計金額（小寫）、合計金額（大寫）、校驗碼、省、市，四要素平均識別準確率可達90%以上。

2.3 發(fā)票的內(nèi)容與會計科目的匹配

根據(jù)用戶常報銷的票據(jù)類型及票據(jù)數(shù)量的分析，將票據(jù)出現(xiàn)的概率進行排序，設置20類報銷中常見發(fā)票類型，并將其和稅務局提供的全品類稅目匹配。系統(tǒng)按照常見票據(jù)出現(xiàn)的頻次，將票據(jù)類型分為增值稅普通發(fā)票、增值稅專用發(fā)票、通用機打發(fā)票、火車票、飛機行程單、出租車票、通行費發(fā)票、定額發(fā)票、非稅收入統(tǒng)一票據(jù)、行政事業(yè)單位往來結(jié)算票據(jù)、酒店住宿發(fā)票、長途用車票據(jù)、長途用車票據(jù)、通行費電子票據(jù)、退票票據(jù)、財政醫(yī)療票據(jù)、保險票據(jù)、外幣普通票據(jù)、其他票據(jù)、其他可報銷票據(jù)、其他行程票。以酒店住宿發(fā)票為例，其本質(zhì)仍是增值稅普通發(fā)票，但由于系統(tǒng)需識別住宿天數(shù)與差旅費中日期匹配，或會出現(xiàn)乘坐便車無城市間交通費但產(chǎn)生住宿費的情況，將票據(jù)類型范圍列寬，有助于用戶更清晰的選擇。再以“貨物”為例，在獲取商品服務大類之后對應商品服務簡稱，設置是否允許外幣購買、是否允許資產(chǎn)化以及資產(chǎn)化的金額標準，便于日后在識別出商品服務簡稱后，所報銷的金額超過設置的資產(chǎn)化金額標準時，系統(tǒng)會提示用戶應當做資產(chǎn)增值或辦理資產(chǎn)入庫手續(xù)。在設置完上述內(nèi)容后，將會計科目作為報銷基礎項與商品服務簡稱掛鉤，實現(xiàn)識別后的自動填報和智能憑證的自動讀取。需要注意的是，同一種商品服務用于不同場景，可能屬于不同科目。如攝像頭等電子設備，若是更換維修，則是維修費科目;若是實驗室實驗場景使用，則為實驗用品;若是行政辦公室使用，則是辦公用品，在綁定科目時需要按照實際用途綁定，可以允許同一種商品服務綁定多種會計科目，在報銷時，與預算模板掛鉤判斷商品服務的實際用途。

2.4 審核流邏輯設置

在設置線上審核時，系統(tǒng)將審核類型分為串聯(lián)和并聯(lián)審核，串聯(lián)審核為A點→B點→C點，審核人依次審核，并聯(lián)審核是A、B、C點同時收到審核信息，其中任意一人審核即可進入下一步流程，見圖2。審核信息均通過微信公眾號定時一對一推送，以保證及時審批的同時減少信息打擾。

2.5 智能憑證的設置

在設置智能憑證的時候，系統(tǒng)先將各大類型的智能憑證進行定義，將主要憑證類型細分為細類。以“差旅費”為例，分為“后勤支出差旅費”“教學支出差旅費”“科研支出差旅費”“離退休支出差旅費”“其他支出差旅費”“行政支出差旅費”等細類，并對每類智能憑證進行智能提取數(shù)據(jù)維護。在設置提取憑證關鍵詞時，做出如下定義，見表1。

實際提取時，將會計分錄格式的智能設置如下：

#BM##JBR#報旅宿雜費，#XM#，5002.302.11.1，#JE1#，0，經(jīng)辦，#JBR#，附件，#FJ#

#BM##JBR#報伙食補助費，#XM#，5002.302.11.2，#JE2#，0，經(jīng)辦，#JBR#

#BM##JBR#報差旅費，#XM#，1215，0，#JE5#，往來，#XM#，#DM#

#BM##JBR#報差旅費，#KM#，0，#JE1#+#JE2#

2.6 依托微信公眾服務號優(yōu)化報銷環(huán)境

微信公眾服務號不同于App在推廣、開發(fā)、運營、設備選擇上的高成本，只需要將智能報銷網(wǎng)站套在微信的窗口，既可只做簡單對接，又可以和PC端保持一致，短平快，輕裝上陣。而且可以同時在微信公眾號發(fā)布操作指南、報銷流程等，不影響自身流量池，也不強迫用戶下載安裝新應用，用戶更容易接受。目前J大學財務處的微信公眾號關注人數(shù)約2.5萬，通過嵌入繳費、查詢、通知公告、操作指南與報銷指南等內(nèi)容，提高了用戶對有用性的感知，添加自動回復和關鍵詞搜索會使用戶在互動性上體驗更佳。當用戶提升微信公眾號與自身攸關程度的認知后，自然會增加涉入度和黏度。

3 智能財務系統(tǒng)的建設原則

3.1 報銷便捷化，提高審核審批效能

建立智能報銷系統(tǒng)，應按照“能簡則簡、能放則放、應上盡上”的原則來對照報銷規(guī)則重新梳理流程，確保流程最優(yōu)、提交材料最簡。在梳理時，按照項目類型、業(yè)務類型、預算模板、審批流程進行分類，在無法確定審批流程中的審批人時。例如，在財務報銷大框架下，二級單位有著內(nèi)部的審批規(guī)則，這種規(guī)則因部門不同而不同，如果都內(nèi)嵌進系統(tǒng)，則系統(tǒng)運行的有效性將大打折扣。因此，系統(tǒng)采用了“協(xié)同人員審批庫”的方式，允許二級單位在此環(huán)節(jié)自由選擇內(nèi)部審批人，在大審批流中不影響報銷規(guī)則和審批流程。同時，需要創(chuàng)造符合報銷受理條件、附件材料齊全的一次辦結(jié)的網(wǎng)絡環(huán)境。例如，原需要二級部門蓋章審核的流程，放至二級部門審批人個人名下，審批人對審批事項負主體責任。通過以上功能建設，智能財務系統(tǒng)將在提高財務報銷、審核的效率和質(zhì)量，精簡需要提交的材料等方面極大地提高高校財務部門的工作效能。

3.2 流程標準化，保障財務運行穩(wěn)定

建設智能財務系統(tǒng)時，流程的標準化和規(guī)范化也極為重要。一旦確立了不同終端辦理途徑的統(tǒng)一標準，就不能輕易變更。這就需要財務各業(yè)務系統(tǒng)之間的整合與無縫銜接，使得業(yè)務辦理的標準統(tǒng)一。例如用戶可以在不同時段在該系統(tǒng)中辦理報銷業(yè)務，而審核不再需要面對面簽字，這種“不見面”辦理的同時可以解放繁雜票據(jù)的計算壓力，使用戶和窗口報銷工作人員的負擔都得以減輕。對于常見問題，通過系統(tǒng)干預，提醒或強制用戶補充附件或他人審核，將高頻退單原因攔截在外，能達到報銷環(huán)節(jié)的均在程序和流程上合理合規(guī)，極大地降低因少審核、少附件、少認證等退單。在系統(tǒng)退單后，允許其線上補充材料后提交，無需原線下退單和補充材料的流程。

3.3 服務人性化，提升業(yè)務辦理的便捷性

優(yōu)化服務始終是智能財務系統(tǒng)的建設初衷。在系統(tǒng)研發(fā)建設之前，調(diào)研用戶的服務需求，靶向研發(fā)服務項目，解決報銷過程中的難點和痛點。用戶通過手機或電腦就可以任何場所填報報銷申請，審批人也打破時間空間的限制，予以審批，即便是原需現(xiàn)場審核、退單事項，也可以通過線上處理和退回，大幅減少了用戶往返財務的次數(shù)和等待減時間，極大地提高了業(yè)務辦理效率。通過融合大數(shù)據(jù)、交互服務、人工智能等新技術，在微信公眾號定時推送報銷要點和系統(tǒng)操作指南，實行主動服務引導在線輕松辦理業(yè)務的同時還可以向用戶推送財政政策、財務知識等，鋪設了用戶享受財務服務的新渠道。

4 提高智能財務服務效能的建議

4.1 提高整體站位，部門職能設計相互匹配

眾所周知，信息技術能夠提升財務工作效率與質(zhì)量，但管理者應當以此為契機來改變服務機制的變革，而不僅僅作為提升工作效能的手段。提升信息技術應用整體性和協(xié)調(diào)性，而管理層和操作層都需要對“大數(shù)據(jù)”的重要性有清醒的認識，對業(yè)務、管理流程和服務模式的數(shù)字化重塑有準確的認知，將大數(shù)據(jù)和新技術視作實現(xiàn)智能財務的重要助力。

在智能財務系統(tǒng)建設過程中，財務部門梳理出相關的數(shù)據(jù)，以“發(fā)放酬金”事項為例，用戶除了填報酬金發(fā)放對象及金額信息，還需附其他歸口管理部門所需必要的表格，通過中間庫的方式將數(shù)據(jù)庫中的表與數(shù)據(jù)連接起來，用戶只需在移動端提交相關信息即可，系統(tǒng)將自動比對中間庫中信息。因而在實際操作中，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和統(tǒng)一規(guī)劃數(shù)據(jù)信息的類型和格式，對數(shù)據(jù)兼容和共享來說意義重大，會在很大程度上影響系統(tǒng)效能和運行效率，信息采集長效機制的建立，尤其是在感知采集方面，要盡量避免數(shù)據(jù)重復采集，在跨部門數(shù)據(jù)傳輸時，形成整體合力和“布建一張采集網(wǎng)”的良好運轉(zhuǎn)體系。

4.2 培養(yǎng)復合型財務人才，提升內(nèi)部管理水平

雖然J大學采用了在微信公眾號部署的方式優(yōu)化財務服務，但仍然有些信任傳統(tǒng)審核流程的用戶難以接受，網(wǎng)絡化的操作方式對他們而言改變了偏好。而系統(tǒng)上線前期，一些問題需要逐步完善，由此引發(fā)用戶的排斥。平衡這種接受程度，財務部門需在推動審核改革過程中始終以用戶期待為目標，通過不斷完善系統(tǒng)來滿足用戶需求。同時，上線之后，財務部門需要組織覆蓋面廣的操作培訓工作和系統(tǒng)報錯善后工作，而目前國內(nèi)高校財務部門普遍缺乏計算機專業(yè)的人才，日常系統(tǒng)維護上也需要專人專崗的現(xiàn)狀，成為推行這個系統(tǒng)的短板，培養(yǎng)“財務+計算機”的復合型人才，很有必要。

5 結(jié)語

當前，各高校均在解決“報銷繁”上下功夫，傳統(tǒng)的審批指令方式，已不再符合高校高速發(fā)展和疫情常態(tài)化不接觸辦理業(yè)務的需要。對舊流程的改造、網(wǎng)上審批流的梳理、提升數(shù)據(jù)處理和整合的能力，從整體上對智能財務的發(fā)展做出規(guī)劃，在考慮網(wǎng)絡安全的前提下，對網(wǎng)絡信息共享進行建設，積極采用新技術和新手段，整合各部門之間的信息，不僅僅能提升效率、解放人力，還能在業(yè)務辦理過程中，讓用戶在無感體驗中辦成業(yè)務，符合高校內(nèi)涵式發(fā)展和電子化趨勢的大規(guī)律。

參考文獻

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[4]陳建凱，王鑫，翟俊海.“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校財務審簽報銷體系研究[J].會計之友，2019（5）：95-98.

[5]楊濤，喻亦蘭.解決“報銷繁”問題的探索：智能差旅系統(tǒng)在高校的建設和應用[J].教育財會研究，2020，31（1）：58-61.

收稿日期：2022-04-09

作者簡介：

何莉，女，1987年生，碩士研究生，會計師，主要研究方向：高校財務管理、高校財務信息化。

蘇錦依，女，1994年生，碩士研究生，注冊會計師，主要研究方向：高校財務信息化。

周文思，女，1994年生，碩士研究生，初級會計師，主要研究方向：高校財務信息化。