智慧檔案館利用服務模式探析

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，互聯(lián)網(wǎng)的普及對社會生產(chǎn)生活產(chǎn)生重要影響，在檔案利用管理工作中，依托網(wǎng)絡技術促使其服務更加信息化、智能化，無論是技術還是理念上都發(fā)生了極大改變。可以說，智慧檔案館的利用服務模式已經(jīng)成為未來檔案館利用服務模式重要的發(fā)展方向。對此，本文闡述了智慧檔案館利用服務模式實現(xiàn)的有利條件，分析智慧檔案館利用服務模式的類型，并提出智慧檔案館利用服務模式的實現(xiàn)路徑。

關鍵詞：智慧檔案館;檔案資源;利用服務模式;落實路徑

檔案館主要的職責是為社會生產(chǎn)生活提供充足且完善的檔案資源，更好地滿足社會發(fā)展需求。信息化時代，社會建設與發(fā)展飛快，這也使得大眾對檔案館的利用服務工作提高了重視。目前，雖然我國檔案利用服務意識、思想、方法以及技術等各個方面都發(fā)生了巨大變化，但是在檔案利用服務模式還停留在被動狀態(tài)，即“檔案人員坐等用戶上門”。此種利用服務模式對檔案館的發(fā)展無疑是一種阻礙，面對現(xiàn)代檔案用戶多元化需求下，很難滿足其要求。對此，本文圍繞智慧檔案館利用服務模式進行探究，致力于有效推動檔案工作發(fā)展。

一、智慧檔案館利用服務模式實現(xiàn)的有利條件

所謂智慧檔案館，主要就是建立在移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術基礎上，可以實現(xiàn)多元化檔案資源的智能化、信息化的管理，更好滿足用戶對檔案資源的需求，是當今時代衍生出的一種新型檔案館模式。建立智慧檔案館的宗旨是：打破時間、空間的界限，促使檔案信息資源可以實現(xiàn)共享，并實現(xiàn)跨平臺式的服務，促使檔案需求者可以“一站式”高效獲取所需信息資源。

1.國家政策予以足夠支持

在智慧檔案館利用服務模式構建中，國家政策的支持顯得尤為重要，獲得足夠的政策支持對推動智慧檔案館建設具有決定性作用。目前，在我國已經(jīng)出臺的關于檔案工作的新時期指導意見中，明確提出了各級檔案館在新時期國家建設中，要將檔案信息資源社會共享作為工作目標，并立足自身實際，充分利用現(xiàn)有的信息網(wǎng)絡以及各類平臺，助力檔案館進行積極建設，在一定程度上實現(xiàn)遠程利用服務，全面推進檔案館建設。在利用服務過程中，智慧檔案館應當積極密切關注用戶對檔案信息的實際需求，獲取并掌握用戶數(shù)據(jù)，而后利用相應的網(wǎng)絡技術，搭建出面向全國的檔案資源云存儲平臺，為更多用戶提供多種信息需求，在真正意義上實現(xiàn)異地、異域的查閱利用檔案信息服務。

2.建立在新興技術之上

想要實現(xiàn)智慧檔案館利用服務，最為關鍵的就是要具備相應的技術，如物聯(lián)網(wǎng)、云計算、Web3.0技術等。在物聯(lián)網(wǎng)技術作用下，促使智慧檔案館內各類資源可以實現(xiàn)與服務設備的連接，進而構建出一個具備整體感知系統(tǒng)的檔案館。大數(shù)據(jù)時代的到來，構建智慧檔案館需要充分借助云計算、物聯(lián)網(wǎng)的作用，深入到海量用戶數(shù)據(jù)信息中，有效挖掘并利用用戶的現(xiàn)行以及潛在行為。利用大數(shù)據(jù)技術分析對用戶檔案資源利用需求的趨勢進行預測、評估，從而預先為用戶提供具有引導性的信息服務，提高用戶檔案使用效率。對比之下，Web3.0技術則主要突出的是感知網(wǎng)絡，依托于Web3.0技術系統(tǒng)可以結合用戶喜好，自動為用戶查找檔案信息，在原本分散的檔案信息資源中快速搜索用戶的需求目標，從而更好地實現(xiàn)用戶信息利用個性化。

3.不斷進行實踐經(jīng)驗探索

我國一直在科技道路中探索，從未停止腳步，如中國聯(lián)通早就已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字檔案云平臺的搭建，還有企業(yè)研發(fā)了智慧檔案管理軟件，即“PDE”數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，諸如此類。尤其是近幾年的云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新興技術的出現(xiàn)與應用，更是推動了國內檔案館數(shù)字化、電子化、信息化發(fā)展的進程。在此背景下，促使“智慧”檔案館建設開始萌發(fā)，事實上，智慧檔案館的建設應當歸屬于第四代檔案館，也就是繼數(shù)字檔案館后的又一檔案信息化發(fā)展趨勢。目前，全國已有部分省市在嘗試建立智慧檔案館利用服務模式。比如，山東省青島市在智慧檔案館建設進程中，已經(jīng)初步實現(xiàn)了智能化識別檔案、精準定位檔案、跟蹤檔案，也可以對檔案資源進行監(jiān)控和管理，達到了隨時隨地、智能化服務的能力。此外，還有山西省部分地區(qū)建設智慧檔案館，只要用戶用個人身份證進行實名認證，便可全天候登錄電子檔案系統(tǒng)，隨時隨地自助查詢。

二、智慧檔案館利用服務模式的類型分析

1.智能化主導型

此種以智能化方式的利用服務模式，主要突出對用戶檔案信息需求的重視，依托于智能技術，并建立在檔案館各類資源基礎上，其中包含了虛擬資源、實體資源，而后融入檔案館的服務，為檔案用戶生活、學習提供更好服務。立足用戶視角，只要具備網(wǎng)絡條件就可以通過智能終端，隨時隨地按照自己的需求檢索、咨詢、獲取相應的檔案。

自手機問世以來，尤其是智能手機的出現(xiàn)，為移動互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展提供足夠的支持。在建設智慧檔案館過程中，需要充分利用好這一優(yōu)勢，積極與社交媒體建立合作，促使檔案信息資源可以在真正意義上實現(xiàn)移動式服務，動動指尖便可獲取大量的檔案資源，讓手機成為用戶獲取檔案信息更加便捷的載體。例如，北京市某檔案館開發(fā)了適用于安卓版移動客戶端的“政府信息公開發(fā)布平臺”。用戶通過手機下載相應的App后，可以通過互聯(lián)網(wǎng)直接獲取相關信息。手機操作便利，攜帶便利，同時還可以發(fā)送、打印，提升了用戶檔案的使用效率。綜合來看，在智慧檔案館服務工作中充分引入智能技術，有利于進一步提升檔案館信息服務的個性化、互動性，可以促使人與人之間進行高效互動，對智慧檔案館整體發(fā)展起到重要作用。除此之外，智慧檔案館還可以引入多媒體技術，結合用戶實際需求，提供一些圖文結合、生動形象的知識，也可以增加遠程可視化用戶教育等服務。這方面國內檔案館可以借鑒加拿大圖書檔案館的成功經(jīng)驗，通過合作伙伴技術、行動與服務，為一些讀寫障礙的讀者提供針對性的信息獲取服務。此外，還有國內的蘇州園林檔案館，首次引進了虛擬現(xiàn)實技術，建造了一個網(wǎng)上3D展廳，將真實的檔案館內景象進行虛擬還原，只要用戶通過顯示屏，便可以看到真實的檔案館景觀。

2.個性化服務型

圖書館提供個性化利用服務，主要強調的是滿足用戶個性化需求。為實現(xiàn)這一需求服務，智慧檔案館在建設過程中應當將館藏資源和用戶行為之間有效銜接，充分發(fā)揮智慧系統(tǒng)的優(yōu)勢與作用，跨越時間、地域的限制，感知、記錄用戶的行為、使用檔案的信息等軌跡，從而挖掘出客戶潛在需求，為用戶提供預見式服務，迎合用戶習慣以及偏好，最終突顯出個性化服務。美國國家檔案在這方面的成果較為明顯，其將用戶群體按照不同類別進行了劃分，從而突顯出了個性服務理念，主要分為普通公眾、國會議員、聯(lián)邦雇員，以及保存和檔案專業(yè)人員、新聞記者、文件管理者等，結合服務者的不同職業(yè)特點，為其提供符合個人需求的信息服務。比如，在“保存和檔案專業(yè)人員”頁面中，網(wǎng)站有專業(yè)的模塊為這類人員提供專業(yè)的檔案保護技術以及方法，借此來提高專業(yè)人員的技能。在澳大利亞國家檔案館（NAA）網(wǎng)站中，在館藏特點基礎上，依照不同年齡段的學生及其所需學習資源的情況，對館藏資源進行了主題式劃分。從孩子實際出發(fā)劃分不同主題，遵照了學生不同的成長階段所對應的理解能力，科學合理地將檔案信息展示形式進行了歸類，滿足了不同年齡段學生個性化學習需求。

3.知識創(chuàng)新型

檔案館最為直接的服務就是為不同用戶提供知識服務，事實上，這一服務的本質就是知識創(chuàng)新。要求檔案館能夠在知識方面進行創(chuàng)新，從而幫助、推動用戶更好地利用、創(chuàng)造知識，這就意味著檔案館的服務不僅僅是提供檔案查詢、圖書借閱等基礎性服務，還應當充分整合海量的館藏檔案信息資源，對有價值的信息進行二次加工創(chuàng)造，增加檔案信息資源的價值。例如，英國國家檔案館采用將館藏檔案資源編纂成書籍的方式，而后在網(wǎng)站上充分展現(xiàn)這一成果，為用戶購買檔案書籍提供便利。而NARA設置的“Publi-canons”專欄，附上了具體的編寫信息，還提供了關于專業(yè)檔案事件的作品，以及具有意義的事件學術作品。

智慧檔案館建設過程中，為實現(xiàn)知識創(chuàng)新服務，應當在為用戶提供服務過程中，盡量打破以往傳統(tǒng)信息服務的流程、方式方法，并結合用戶實際需求，提供具有科學價值、最新成果等內容，進一步創(chuàng)新服務內容，豐富服務模式。以英國國家檔案館網(wǎng)站為例，觀看其主頁會發(fā)現(xiàn)，其中特別設定了教育欄，采用了游戲形式，按照用戶的不同年齡段，通過對應的游戲類型，將檔案原件、復制件視做游戲原型，借助Flash相關技術，在其中融入了一系列游戲，充分體現(xiàn)了檔案的歷史價值。此外，還設置了視頻會議、講習班、虛擬教室等版塊，在這些不同版塊中，用戶可以與檔案專家進行在線交流、互動，使用戶的體驗感有了新變化。

三、智慧檔案館利用服務模式的實現(xiàn)路徑

1.完善信息基礎設施，構建共享平臺

一方面檔案館應當積極完善信息基礎設施，為多方面發(fā)展提供基礎支持。依托于智能技術的智慧檔案館，實現(xiàn)信息服務的主動性、全面性，檔案館服務的實現(xiàn)需要充分利用網(wǎng)絡、數(shù)字設備、電話、移動設備等方式，以真實、虛擬社區(qū)等方式，將信息服務滲透到用戶日常生活中。例如，當用戶借閱檔案時，可以借助定位技術，在最短時間快速獲取目標資源，當用戶想要歸還借閱檔案時，只需要通過自助借還系統(tǒng)便可自行完成整個檔案借還過程。除此之外，為保證獲取到借閱信息的準確性，用戶可以通過檔案館網(wǎng)站查詢，如果需求的檔案已經(jīng)外借，則可以提前預約，便可高效、準確地完成借閱，徹底改變以往反復查閱外借情況的缺陷。另外，用戶如果想要將需要的檔案資料打印出來，只需通過自助打印系統(tǒng)付費便可完成。為進一步幫助廣大用戶及時了解、掌握檔案館信息資源情況，可以積極與社交媒體建立合作，借助多種媒體優(yōu)勢，將館藏最新動態(tài)及時推送給讀者，帶給用戶自助查閱便利性。

另一方面智慧檔案館的建設還需要從信息資源共享平臺建設入手，發(fā)揮信息平臺優(yōu)勢，真正意義上實現(xiàn)“一站式”服務。這就需要建立在檔案資源集群上，充分發(fā)揮物聯(lián)網(wǎng)、射頻等新興技術，整合館藏各類檔案資源，并將這些資源輸送到“檔案云端”，可以系統(tǒng)化、集成化運用。為讓用戶利用此平臺，需要注冊個人賬戶，并設置相應的密碼，當用戶登錄“云平臺”界面后，可以根據(jù)界面的指引，結合實際需求搜索，便可享用“云端”內的公共資源。在互聯(lián)網(wǎng)技術作用下，用戶可以不受時間地點限制，隨時都可以利用檔案遠程服務平臺獲取服務。

2.加強完善個性化系統(tǒng)，塑造開放性空間

智慧檔案館在實現(xiàn)個性化服務模式過程中，最為基礎也最關鍵的便是建立系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以全面、真實地反饋出用戶個性特征、需求特征，與此同時，也可以自動識別出用戶感興趣的檔案資源，還可以實時獲取用戶具體位置，并針對不同用戶的特點，及時推送有關的信息與服務。智慧檔案館想要全面開展個性化服務，前提條件是館內服務人員要深入了解社會群體信息需求現(xiàn)狀，并整合服務對象進行合理劃分，通過二次加工的信息方式才可以為用戶提供專業(yè)化的知識服務。基于現(xiàn)代社會發(fā)展下，移動智慧檔案館將是日后檔案館主要的發(fā)展趨勢，檔案館應當充分利用移動互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，為用戶提供個人更為適宜的需求服務。一方面用戶可以接收到系統(tǒng)自動提醒，及時了解當前新的訂閱信息，系統(tǒng)也會將信息主動推送給用戶。另一方面基于個性化服務，檔案館需要根據(jù)用戶需求，不斷跟蹤用戶的檔案資源利用情況，通過技術分析用戶行為軌跡，并構建成對應的個人信息庫，確保智慧化服務能夠圍繞用戶進行。

3.加強館內人員培訓，組建專家隊伍

對于知識服務，智慧檔案館需要向深層次服務轉變，主要是因為用戶的問題也更加專業(yè)化、多樣化。因此，智慧檔案館應當積極組建專業(yè)人才團隊，強化隊伍服務能力與質量，從而更好地滿足用戶需求，這就需要檔案館不斷加強對服務人員的培訓。首先，要強化人員的服務意識，能夠正確定位智慧檔案館以及自身能力，同時也要具備一定的數(shù)據(jù)挖掘能力、數(shù)據(jù)分析能力，主要就是為用戶行為分析提供服務;其次，服務人員自身的知識面要廣，積極向綜合性知識人才方向發(fā)展;最后，服務人員需要具備檔案信息組織能力、開發(fā)能力、利用能力，可以有效篩選、分析海量檔案信息資源，進而提升服務效率，提高工作質量。

除了檔案館自身人員之外，為強化服務專業(yè)性、個性化、多樣化，還需要組織專家團隊為用戶提供咨詢及其他服務，如知識問答、檔案編研、熱點發(fā)現(xiàn)等。實現(xiàn)這些需要檔案工作人員、技術人員等多方共同參與、努力，深入挖掘檔案信息資源，并進行加工，將其中有價值的檔案內容，以符合用戶知識需求的方式提供給用戶，在真正意義上將“死檔案”變“活”，提升檔案附加值。

四、結束語

總而言之，通過本文對智慧檔案館利用服務模式的分析，不難發(fā)現(xiàn)針對智能化主導型、個性服務型、知識創(chuàng)新型的智慧檔案館，在實際建設過程中需要完善信息基礎設施、構建共享平臺、加強完善個性化系統(tǒng)、塑造開放性空間、加強館內人員培訓、組建專家隊伍，促使智慧檔案館價值與作用更好實現(xiàn)。

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（作者單位：山西大同大學檔案館）

基金項目：教育公平與和諧社會的關系研究（SSKLZDKT2007094），山西省社科聯(lián)“十一五”規(guī)劃。

作者簡介：王云雁（1971—），女，漢族，山西懷仁人，本科，副研究館員，研究方向：檔案學。