數(shù)字環(huán)境下創(chuàng)新人事檔案管理工作路徑探析

趙聰

〔摘要〕人事檔案管理作為國家信息化管理的重要組成部分，隨著信息技術的深刻變革亟待創(chuàng)新發(fā)展。數(shù)字環(huán)境下創(chuàng)新人事檔案管理，對提升人事檔案管理的效率和質量、規(guī)范檔案管理、保護檔案信息的完整和安全有積極的促進作用。當前，人事檔案管理工作存在著數(shù)據(jù)安全性面臨威脅、人事檔案部門缺少與其他機構溝通協(xié)作的渠道、人事檔案管理制度不夠完善、人事檔案管理隊伍結構不合理等風險與挑戰(zhàn)。為此，要從調整人事檔案管理的對象和方法、提升人事檔案管理的工作效能、推進人事檔案業(yè)務標準化建設、促進人事檔案工作更好發(fā)展等方面，進一步創(chuàng)新數(shù)字環(huán)境下的人事檔案管理工作。

〔關鍵詞〕數(shù)字環(huán)境；人事檔案管理；數(shù)據(jù)安全性

〔中圖分類號〕G271〔文獻標識碼〕A〔文章編號〕2096-8442（2021）02-0069-04

“十四五”時期，以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等為代表的信息技術將對各行業(yè)產生深刻的影響，運用數(shù)字信息技術推動經(jīng)濟發(fā)展、完善社會治理、提升政府服務和監(jiān)管能力已成為趨勢。2017年12月，習近平總書記在中央政治局第二次集體學習時強調，“大數(shù)據(jù)發(fā)展日新月異，我們應該審時度勢、精心謀劃、超前布局、力爭主動。”〔1〕人事檔案工作作為國家信息化工作和黨的干部人事工作的重要組成部分，其生成、存在、運行和管理方式等都發(fā)生著重大變化，傳統(tǒng)人事檔案管理工作的環(huán)境、理念、模式以及檔案人才隊伍組配結構也面臨諸多困難和挑戰(zhàn)。如何對數(shù)字環(huán)境下的人事檔案管理工作進行創(chuàng)新發(fā)展，已成為新時代做好檔案管理工作的新命題。本文從創(chuàng)新人事檔案管理工作的必要性入手，著重分析了人事檔案管理工作在新形勢下面臨的風險與挑戰(zhàn)，并提出了積極的破解思路，為進一步探索與新時期相適應的人事檔案管理工作發(fā)展路徑提供參考。

一、創(chuàng)新人事檔案管理工作的必要性

數(shù)字環(huán)境下，人事檔案的管理創(chuàng)新主要是指推動人事檔案從傳統(tǒng)的收集、保管紙質檔案逐步向數(shù)字化、數(shù)據(jù)化的電子檔案轉型升級。創(chuàng)新人事檔案管理工作的必要性主要體現(xiàn)在以下幾方面。

（一）有利于提升人事檔案管理的效率和質量

人事檔案是反映組織內成員身份、履歷、資歷、思想政治狀況等個人情況的歷史記錄〔2〕，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，能較為全面地反映個人全貌。因此，在數(shù)字環(huán)境下，檔案部門通過借助現(xiàn)代信息化技術對個人人事檔案信息進行收集、整理、分析、應用，不僅能夠提升人事檔案管理的效率和質量，而且便于準確及時全面的展示個人工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、競爭優(yōu)勢等情況信息，為其升學、就業(yè)、升遷等提供可靠依據(jù)，也為組織的選人用人提供精準參考。

（二）有利于規(guī)范檔案管理

傳統(tǒng)的人工管理檔案方式風險較大，且效率低下，難以適應信息化時代對人事檔案管理的現(xiàn)實需要，也難以實現(xiàn)組織內人事工作的價值追求、充分發(fā)揮人才資源優(yōu)勢的終極目標。通過運用信息化管理技術和模式，提高人事檔案管理的信息化和數(shù)字化水平，能夠實現(xiàn)對人事檔案的高效存儲、調取和運用。與此同時，實施信息化檔案管理還能夠完成對相關檔案數(shù)據(jù)的備份及遷移，大幅度提高人事檔案的利用效率，促進組織穩(wěn)步向前發(fā)展。

（三）有利于確保檔案信息的完整和安全

人事檔案實施數(shù)字化、數(shù)據(jù)化管理后，可以根據(jù)年齡、資歷等檔案內容進行分類管理，設置數(shù)字編號或者運用二維碼技術，實現(xiàn)檔案的快速調取和利用，提高檔案工作者的工作效率。同時，運用信息化平臺管理人事檔案，加強了對系統(tǒng)登錄、錄入存儲、信息檢索的保密性，有利于日常維護、定期更新和長期保存檔案信息，規(guī)避了紙質檔案泄密、損毀或丟失帶來的個人信息失真問題。

二、創(chuàng)新人事檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

數(shù)字環(huán)境下，創(chuàng)新人事檔案管理工作面臨著檔案數(shù)據(jù)安全隱患、人事檔案部門缺少與其他機構溝通協(xié)作的渠道、人事檔案管理隊伍結構不合理等諸多挑戰(zhàn)。

（一）人事檔案數(shù)據(jù)安全性面臨威脅

一方面，人事檔案記錄著一個人的學習經(jīng)歷、政治面貌、品德作風、德能才績等情況，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，具有一定的法律效用。比如，國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的大學生的檔案，一般采取三種管理辦法：一是把檔案轉至生源地，由所在地級市的人社局下屬人才交流中心接收；二是把檔案留在學校，待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地；三是把檔案轉至就業(yè)代理或人才交流中心。但是，在這三種情況下，人事檔案都不是由個人保管的，而是由各地的人事檔案管理部門來保管。因此，在遇到升學、入編、入黨、落戶、退休、出國等需要提供檔案資料的情況時，保管人事檔案的部門往往提供的是轉遞來的封裝保存的紙質檔案袋。紙質檔案材料由于其自身易出現(xiàn)磨損、老化等物理特性，可能會導致多年積累的檔案材料出現(xiàn)字跡不清等問題，加之一旦發(fā)生丟失、損毀或移交不當?shù)那闆r，本人必須回到小學、初中、高中、大學及戶籍地、原工作單位，補齊相關證明材料，補檔程序十分繁瑣，并且容易造成檔案資料內容不全面或更新不及時的情況，一定程度上存在失真隱患。另一方面，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，以“雙軌制”“雙套制”為電子檔案管理的主要方式已被“單軌制”“單套制”的運行管理模式取代，在人事檔案由紙質檔案向電子數(shù)據(jù)檔案轉變的過程中，一旦出現(xiàn)軟硬件故障、網(wǎng)絡攻擊、病毒感染、系統(tǒng)錯誤等信息安全問題，也會對人事檔案的全面性、真實性、動態(tài)性、有效性、機密性產生不可逆的負面影響。

（二）人事檔案部門與其他機構溝通協(xié)作的渠道不暢

人事檔案來自多方面多部門，其形成過程是連續(xù)的，概括地反映了個人成長的全面信息。每一個接收人事檔案部門的管理人員都應對檔案內的每一份人事文件材料進行認真鑒別和調查核實。但是，到目前為止我國尚未出臺專門的政策、法規(guī)對數(shù)字環(huán)境下信息、數(shù)據(jù)的管理權限和管理模式進行規(guī)劃和細分，檔案部門、大數(shù)據(jù)管理部門、政府、學校及其他部門之間基本采取單線交流的協(xié)作方式，無法實現(xiàn)相關部門的有效聯(lián)動。加之各地區(qū)各部門的歸檔標準和管理措施不同，使得人事檔案部門對于一些需核實的問題和歷史遺留問題，缺乏能夠及時鑒定真假的渠道，不利于后期的長期保存與利用。

（三）人事檔案管理制度不夠完善

人事檔案管理部門雖然是重要的信息管理部門，但一些組織人事部門通常對人事檔案管理工作認知比較單一，重視程度不夠，往往會簡單地認為人事檔案管理工作就是用傳統(tǒng)的方式對人事檔案資料進行簡單的收集、整理、錄入、更新，技術性不強，從而忽視了從組織內的制度建設、資金投入、技術開發(fā)、技能培訓、物質激勵、精神獎勵等方面建立一整套相對科學完善的管理機制，這就影響了人事檔案管理工作的質量和效果。

（四）人事檔案管理隊伍結構不合理

長期以來，人事檔案工作對從事檔案管理的工作人員的職業(yè)技能要求并不高，他們往往并不是檔案專業(yè)出身，對人事檔案管理的工作思路和業(yè)務方法還停留在以紙質文件為管理對象的層面，尤其是對數(shù)字環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)管理、分析、數(shù)據(jù)存儲技術、開發(fā)利用等方面的新模式新方法涉獵不足，普遍存在數(shù)據(jù)意識薄弱和技術能力欠缺等問題，傳統(tǒng)的人才隊伍結構已不適應數(shù)字環(huán)境下的檔案管理需求。另外，組織人事部門對人事檔案管理工作有效的激勵手段不多，導致從事人事檔案管理的工作人員往往流動性較強、責任心較差，這些都對安全持續(xù)有效地保護人事檔案數(shù)據(jù)帶來了隱患。

三、創(chuàng)新人事檔案管理工作的路徑分析

大數(shù)據(jù)時代背景下，針對人事檔案管理工作存在的問題，筆者認為，創(chuàng)新人事檔案管理工作的路徑，主要包括調整人事檔案管理對象和方法、提升人事檔案管理工作效能和推進人事檔案業(yè)務標準化建設。

（一）轉變工作思路，調整人事檔案管理的對象和方法

首先，在傳統(tǒng)的模擬態(tài)環(huán)境中，人事檔案的管理對象是“白紙黑字”的檔案實體。隨著以計算機為代表的數(shù)字技術的飛速發(fā)展，以及文件形成領域技術環(huán)境的變化，檔案的管理對象也發(fā)生了變化，從過去物理依附在載體上的模擬態(tài)變成了以文件為中心的數(shù)字態(tài)檔案，并且隨著以“大智移云物”為代表的新技術的發(fā)展，目前又正以文件為中心的數(shù)字態(tài)檔案向以數(shù)據(jù)為中心的數(shù)據(jù)態(tài)檔案進行轉變。人事檔案的內容與實體逐漸分離開來，在檔案管理信息系統(tǒng)上產生的數(shù)據(jù)流成為了新的管理對象。其次，傳統(tǒng)人事檔案管理的核心在于對檔案實體及外圍環(huán)境的保護。因此，其管理方法主要采取的是“檔案八防”“文件生命周期理論”“文件連續(xù)體理論”等傳統(tǒng)技術，但在數(shù)字環(huán)境下，隨著管理對象的變化，其管理方法也應逐漸轉變?yōu)閷﹄娮游募热?、結構、背景等組成要素的管理和控制。最后，現(xiàn)代信息技術的全面推廣與應用，為人類帶來了速度和效率，改變了我們的生產生活方式，但同時也不可避免地造成了安全性、確定性、可靠性等信息質的方面的負面問題。因此，必須建立起檔案信息網(wǎng)絡化管理模式，采取先進的現(xiàn)代化信息技術，如數(shù)字掃描、數(shù)字微縮、數(shù)據(jù)加密等技術，對人事檔案進行數(shù)字化處理，避免出現(xiàn)檔案信息被惡意入侵、破壞、外泄等不良現(xiàn)象。具體來說，就是要構建起完善的計算機防御系統(tǒng)，如在計算機上安裝防火墻和殺毒軟件。同時，加大云存儲技術、反病毒技術、訪問控制技術的運用〔3〕，做好數(shù)據(jù)定期備份更新，設置文件執(zhí)行權限，定期更改管理密碼，不留安全隱患死角。

（二）更新管理模式，提升人事檔案管理的工作效能

首先，建立健全管理機制，優(yōu)化人事檔案管理模式。傳統(tǒng)人事檔案管理機制滯后、管理過程繁瑣，嚴重制約了檔案管理的發(fā)展，而當前人事檔案工作的發(fā)展，促進了人事檔案管理機制向網(wǎng)絡化、規(guī)范化、社會化的轉變。因此，應增強對人事檔案管理工作的重視程度，增加人力物力財力的投入，建設高水平的信息化平臺，推動電子檔案管理技術的成熟。其次，加大對計算機、互聯(lián)網(wǎng)、云計算等現(xiàn)代化科學技術的應用，加快人事檔案管理軟件的開發(fā)、信息存儲和檢索系統(tǒng)的升級以及檔案監(jiān)控系統(tǒng)研發(fā)。當出現(xiàn)一份或者多份紙質人事檔案時，可以第一時間通過使用電子掃描或光學識別等先進設備將大量的檔案信息轉移到計算機內，使電子檔案管理不需要對人事檔案逐份輸入，這既減少了人力的投入，又縮減了傳統(tǒng)檔案收集、整理、歸檔的步驟。再次，積極促進人事檔案管理部門與組織內部其他部門及其他組織之間的密切配合。通過加強各部門之間功能的相互融合，數(shù)據(jù)管理的相互補充，形成人事檔案管理網(wǎng)絡化的運行機制，逐漸擺脫傳統(tǒng)的各部門之間互不聯(lián)系、缺少互動的狀態(tài)，進而幫助組織提升其整體競爭力。最后，利用計算機技術和通信技術，打破時間和空間概念，帶動地區(qū)性網(wǎng)絡、局域性網(wǎng)絡的構建。在保證安全的前提之下，把分布在不同時間和不同地點的電子設備互聯(lián)起來，共享人事檔案的數(shù)據(jù)資源，形成以資源共享為目的的人事檔案數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡。此外，積極研發(fā)人事檔案大數(shù)據(jù)分析應用系統(tǒng)?；谝延腥耸聶n案數(shù)據(jù)設立詞庫，升級計算機信息檢索系統(tǒng)，查詢過程只要輸入一個或多個關鍵詞就可以進行精確查找。通過運用大數(shù)據(jù)分析技術實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的可視化展示，抽取年齡結構、性別、學歷等重點內容作熱點分析、應用統(tǒng)計分析，把檔案庫變成知識庫，為服務對象提供一站式查詢與利用，為決策和各項管理提供更有價值、更高質量的服務，提升人事檔案部門社會化服務能力。

（三）夯實基礎建設，推進人事檔案業(yè)務標準化建設

在信息社會中，由于經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都已離不開現(xiàn)代化信息技術的支持，人們對標準化的需求也越來越迫切。檔案事業(yè)作為人類各項社會建設與發(fā)展活動的有機組成部分，必須同樣選擇標準化的發(fā)展道路。因此，推動人事檔案從傳統(tǒng)的收集、保管紙質檔案逐步向數(shù)字化、數(shù)據(jù)化的電子檔案轉型升級成為人事檔案部門的必然選擇?；诖耍纬扇耸聶n案工作標準，推進人事檔案業(yè)務的標準化建設勢在必行。

首先，要制定統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標準、歸檔移交數(shù)據(jù)包標準、歸檔范圍、檔案數(shù)據(jù)鑒定規(guī)則等工作準則和業(yè)務依據(jù)，形成比較完整的理論體系和技術支撐。其次，要充分利用云計算、大數(shù)據(jù)及云存儲技術平臺，加大資金投入，加強工具設備的創(chuàng)新，為人事檔案管理人員配備適宜的辦公場所，建設人事檔案數(shù)據(jù)資源庫，運用大數(shù)據(jù)分析工具對檔案資源進行分析、挖掘和可視化呈現(xiàn)，為服務對象提供便捷的檢索平臺，使人事檔案管理工作向著規(guī)范化、標準化的目標邁進〔4〕。最后，人事檔案業(yè)務標準化要考慮到先進性與合理性相統(tǒng)一，從實際情況出發(fā)，最大限度地提高檔案工作現(xiàn)代化水平和管理效益出發(fā)，對目前尚沒有可能實現(xiàn)的統(tǒng)一標準，先實現(xiàn)部分地區(qū)、部分級別、部分內容的統(tǒng)一，或制定合理多數(shù)的統(tǒng)一，達到實事求是確定人事檔案工作的標準及內容，使人事檔案管理逐步實現(xiàn)標準化。

（四）提升工作人員素養(yǎng)，促進人事檔案工作更好發(fā)展

在人事檔案管理由實體管理向內容管理再向數(shù)據(jù)管理過渡的階段，人事檔案部門應意識到人事檔案工作人員的技能升級和轉型至關重要。人事檔案部門應適當規(guī)劃調整和擴充檔案人才隊伍，形成多專業(yè)、多層次的檔案管理人才體系。

首先，應重視人事檔案工作和人事檔案管理人員，增加人力物力財力投入，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案工作中存在的問題，及時研究解決，提高工作效率。其次，應根據(jù)自身發(fā)展需求，制定合理的招聘標準，招收、引進具有檔案專業(yè)技能及數(shù)據(jù)管理技能的專業(yè)人員，做到人盡其用，知人善任。再次，要積極鼓勵現(xiàn)有人員更新自身知識儲備，注重培養(yǎng)檔案管理人員的責任意識和綜合素質，定期對人事檔案管理人員進行專業(yè)的檔案知識培訓、對人事檔案管理人員的年度工作進行公開透明的科學考核，推動組織內形成積極有效的良性競爭，以調動檔案人員的工作積極性。最后，人事檔案管理人員應轉變工作思路，在傳統(tǒng)檔案管理知識和新興技術之間尋求交匯點，不斷提升服務意識和數(shù)據(jù)管護意識，積極主動地向服務對象輸出高質量服務。同時，要不斷增強自身職業(yè)道德素養(yǎng)，主動接受繼續(xù)教育，努力掌握人事檔案從數(shù)據(jù)收集、鑒別、整理到著錄、保存、分析、挖掘和利用的全過程，在理論學習和工作實踐中培育新知識、新技能、新思維。

人事檔案是社會公共信息的重要組成部分，是人才信息的主要來源。因此，在數(shù)字環(huán)境下，人事檔案管理工作也應順應時代潮流，不斷總結遇到的風險挑戰(zhàn)和存在的問題，積極轉變工作思路，更新管理模式，夯實制度基礎，加強現(xiàn)代化高素質檔案人才隊伍建設，使人事檔案管理工作更加信息化、專業(yè)化、標準化，更好地服務于經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

〔參考文獻〕

〔1〕習近平在中共中央政治局第二次集體學習時強調審時度勢精心謀劃超前布局力爭主動實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略加快建設數(shù)字中國〔N〕.人民日報，2017-12-10（01）.

〔2〕陳科.數(shù)據(jù)化在事業(yè)單位人事檔案管理中的實踐〔J〕.商訊，2021（01）：152-153.

〔3〕房潤南.加強人事檔案管理促進人力資源開發(fā)〔J〕.人力資源開發(fā)，2020（22）：36-37.

〔4〕黃雅雯.事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策〔J〕.內江科技，2020（12）：3.

責任編輯白慧玲