關(guān)于文書檔案管理的幾個問題

周俊昌

摘 要：文書檔案作為檔案的重要組成部分，在各級黨政機關(guān)及行政單位的管理工作中發(fā)揮著重要的作用。本文從文書檔案的歸檔范圍、鑒定、移交等方面論述了檔案管理的規(guī)范化技巧，同時指出了文書檔案管理工作中存在的問題，并有針對性地提出了解決對策和建議。本文的研究為文書檔案管理工作提供了理論指導(dǎo)，同時也對檔案材料的有效價值發(fā)揮具有一定的促進作用。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;管理過程中的問題及對策;檔案材料價值發(fā)揮

1 文書檔案的歸檔范圍

根據(jù)國家檔案局8號令及相關(guān)文件規(guī)定，凡屬于歸檔范圍的文件資料，必須按有關(guān)規(guī)定向本單位負責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。對具體歸檔的文書材料也有明確的范圍規(guī)定。

1）反映本單位主要職能活動和反映歷史面貌的，并具有一定的研究和利用價值的文件材料。如：黨工團婦代表大會文件材料;工作會議、專題會議文件材料;本單位聯(lián)合主辦、協(xié)辦召開會議的文件材料;本單位黨委、黨支部會議和行政辦公會議紀(jì)要、記錄;職代會工代會會議文件資料;本單位承辦的大型會議文件材料;本單位制發(fā)的各種業(yè)務(wù)文件、請示、皮膚、工作計劃、工作總結(jié)等文件材料;本單位編寫的大事記、組織沿革、簡報、情況反映、規(guī)章制度;本單位編制、干部人事、黨、團、基建、工會、保衛(wèi)、信訪工作形成的文件材料;同級部門制發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料;事務(wù)管理工作形成的文件材料等。

2）需要貫徹執(zhí)行的上級部門的文件材料和下級部門報送的重要文件材料。如：上級部門制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的文件材料;上級部門制發(fā)的屬于非本單位主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料;上級部門制發(fā)的關(guān)于本單位機構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料;下級單位報送的報告、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計等材料。

3）其他對本單位工作具有查考價值的文件材料。如：機構(gòu)沿革、改革創(chuàng)新、學(xué)科發(fā)展、基礎(chǔ)建設(shè)、大型投資、大額資金支配、大的設(shè)備購置、具體發(fā)展規(guī)劃、先模人物檔案、集體榮譽記錄、事件原始記錄等工作形成的一手資料都對該單位具有不可逆轉(zhuǎn)的查考價值的文件材料。

2 文書檔案的鑒定

1）鑒定工作的組織與制度是做個工作的方向和保障。檔案鑒定工作落實是否到位，直接關(guān)系到歸檔文件的質(zhì)量，為使檔案的鑒定和銷毀工作有組織、有監(jiān)督地進行，需要成立鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立健全檔案鑒定工作制度，確保檔案鑒定工作順利進行。

2）文書檔案鑒定的原則和方法直接指導(dǎo)鑒定工作的開展。本著從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點，綜合分析和判斷檔案的利用和保存價值，使之在未來的社會和經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3）文書檔案鑒定的幾個階段可以保證其質(zhì)量。它貫穿于檔案業(yè)務(wù)工作始終，涉及多個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)又有不同的鑒定內(nèi)容和要求。如文件收集階段的鑒定、文書檔案整理階段的鑒定、檔案室的鑒定、檔案館的鑒定等。每個鑒定環(huán)節(jié)都有其重要的意義，都是對檔案資料的完善和質(zhì)量的提高。

4）保管期限的劃分是鑒定工作的一項細化工作。分為永久、定期兩種，其中定期一般分為30年、10年。

3 文書檔案的移交

《檔案法》第十條的規(guī)定：“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有?！币虼耍聵I(yè)單位要將整理好的歸檔文件定期向上級文件管理中心移交。檔案的移交方式為逐年移交和定期移交，逐年移交是檔案室每年將保存期滿的檔案向檔案館移交，定期移交是檔案室每隔一定年限向檔案館移交保存期滿的檔案。

文書檔案移交必須做到：檔案要齊全完整，需經(jīng)過系統(tǒng)整理，建有能保證正常檢索的檔案目錄，交接手續(xù)完備。

文書檔案的管理是否規(guī)范，直接體現(xiàn)單位對文化建設(shè)和檔案管理工作的重視度;文書檔案的質(zhì)量，直接放映著檔案管理工作人員隊伍的技術(shù)水平和工作態(tài)度。

4 文書檔案管理存在的問題

1）單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理重視不夠。在檔案管理進程中，有些單位存在著創(chuàng)新意識不強、思想觀念守舊等問題，有些領(lǐng)導(dǎo)甚至認為，檔案工作可有可無，只要求文件保存好，需要時能提供參考即可，這直接影響檔案管理工作的質(zhì)量及檔案管理工作人員的積極性。

2）業(yè)務(wù)科室與檔案管理部門缺乏協(xié)作。各個單位檔案管理一般歸屬辦公室，而文書檔案來源于各個業(yè)務(wù)科室，但各業(yè)務(wù)科室常常配合不夠，大大制約了檔案管理水平的進一步提高。有些科室常常為了自己的工作便利，不愿意甚至拒絕將一些文件檔案資料交給檔案管理人員統(tǒng)一保管。

3）文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。人是一切工作的主體因素，文件檔案的質(zhì)量，很大程度上取決于從事該工作人員的自身素質(zhì)。有些單位中的檔案干部當(dāng)前單位中一些檔案管理人員根本沒有上崗資質(zhì)，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對檔案的分類、立卷等工作也是一知半解，不得要領(lǐng);一些檔案管理人員雖然有了上崗資質(zhì)，卻很少參加有關(guān)檔案培訓(xùn)的繼續(xù)教育，沒能及時更新知識結(jié)構(gòu)，進一步提高檔案管理水平。個別人員更是由于缺乏檔案意識和責(zé)任心，致使歸檔文件整理不符合規(guī)則和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或造成全宗檔案收集不齊全。

4）歸檔文件存在的不良傾向。近年來，隨著電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)和自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作。但是由這些辦公設(shè)備形成的一些文件檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。由此引起了文件檔案資料歸檔的兩種傾向：一是只存于光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的;另一種相反，只存文字性資料而不存光盤，也不利于重要文件檔案的保存。

5 解決文書檔案管理問題的對策

1）建立健全規(guī)章制度，明確崗位職責(zé)，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。加強制度建設(shè)，制度是規(guī)范人們行為的準(zhǔn)則，在進行文書檔案管理工作的過程中，應(yīng)以制度實施文檔管理。首先單位根據(jù)自身公文管理工作的實際，結(jié)合檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，制訂切實可行的“公文處理歸檔實施辦法”將以往文檔方面的多個規(guī)定予以綜合，集檔案管理、歸檔統(tǒng)計、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀為一體，提出規(guī)范化的要求，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一運行的操作規(guī)程。組織單位全體人員認真學(xué)習(xí)“公文處理歸檔實施辦法”，進一步提高部門同志對檔案管理工作的認識，對其中所應(yīng)執(zhí)行的程序進行統(tǒng)一，提高各部門在文書辦理之初的質(zhì)量和效率，減少了辦公室的復(fù)核工作量。

2）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。文書檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有積極的工作態(tài)度和良好的職業(yè)道德，又要有扎實的專業(yè)知識和較強的職業(yè)技能。要積極組織文檔人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)，提高其知識結(jié)構(gòu)和整體水平及能力， 注重增強文檔人員的檔案信息觀念。

3）加大投入力度，杜絕錯誤傾向。各個單位要按標(biāo)準(zhǔn)、按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，做好防火、防蟲、防潮、防盜等，檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。有條件的單位可以嘗試?yán)糜嬎銠C對庫房的進行自動控制及檔案保護方面的工作包括：庫房供暖、照明自動控制、自動防火、報警系統(tǒng)等，以更好地確保檔案利用安全，保證檔案保管完整，又保證檔案信息不失密、不泄密。

總之，文書檔案管理工作是維護和保存一個單位發(fā)展歷程的一項重要工作，只有充分重視，規(guī)范管理，加大投入， 才能順應(yīng)其發(fā)展的需要，繼而達到充分利用檔案材料和檔案信息的有效價值，實現(xiàn)其自身的特有職能。