辦公自動化環(huán)境下企業(yè)文書檔案的管理

李淑媛

摘 要：在辦公自動化廣泛應(yīng)用于企業(yè)文書管理的大背景下，企業(yè)文書檔案的管理由傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代的管理模式演變，企業(yè)需要采取一定的措施和方法來推進(jìn)文書檔案的信息化管理，進(jìn)而由信息化促進(jìn)檔案知識管理模式的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；文檔一體化；在線歸檔；檔案知識管理

中圖分類號： TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）29-41-2

0 引言

伴隨著現(xiàn)代企業(yè)信息化的發(fā)展，企業(yè)信息化和辦公自動化已成為主流的趨勢，為文檔一體化的實現(xiàn)創(chuàng)造了比較好的條件，而文書檔案作為企業(yè)檔案中的重要組成部分，在新的辦公自動化管理環(huán)境下如何更好地管理，以及借助信息化的發(fā)展如何助力知識管理的推進(jìn)，本文將圍繞著這兩個方面進(jìn)行闡述。

1 辦公自動化的應(yīng)用對企業(yè)文書檔案管理的影響

1.1 為實現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件

對多數(shù)企業(yè)而言，文件處理工作與檔案管理工作是分設(shè)兩個職能部門管理的，如辦公室和檔案室，辦公室負(fù)責(zé)文書處理工作，檔案室負(fù)責(zé)檔案管理工作。兩個部門以歸檔為界線，文件在歸檔前屬辦公室管理，歸檔后屬檔案室管理。在這種管理制度下，文件在兩個相對封閉的部門中分開運行，文書處理和檔案管理工作各自獨立，前后沒有關(guān)聯(lián)起來，導(dǎo)致文書部門收集不全文件、檔案部門收集不全檔案、業(yè)務(wù)部門利用不全檔案。

而在辦公自動化條件下，可以把辦公用的紙面上的公文、流程轉(zhuǎn)移到計算機上來執(zhí)行，大量的電子文件就在自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生，實現(xiàn)從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制，避免了前述問題。同時也將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體。

1.2 提高了文書檔案的管理、利用的效率

企業(yè)檔案的識別、收集、標(biāo)識、分類、立卷、歸檔、應(yīng)用、鑒別和銷毀是企業(yè)檔案管理的基本流程，而有了辦公自動化系統(tǒng)，歸檔前的文檔的處理就可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)，提高了企業(yè)檔案管理的水平和效率。

2 辦公自動化環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理的措施和方法

2.1 將OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)銜接起來

企業(yè)在新建辦公自動化系統(tǒng)時，為避免辦公自動化系統(tǒng)中文件管理的功能與檔案管理系統(tǒng)的功能不銜接、不兼容，檔案管理部門要提前介入?yún)⑴c其設(shè)計規(guī)劃，與系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，在滿足文件處理工作的基礎(chǔ)上充分考慮檔案管理的需求，兼顧后期的歸檔和利用，使兩個不同階段不同性質(zhì)的工作有效地結(jié)合起來，整體上做好流程和總體框架的設(shè)計，保證文件傳遞的安全性、準(zhǔn)確性和時效性。

2.2 實現(xiàn)在線實時歸檔

在線實時歸檔是從文檔一體化管理出發(fā)，使電子文件從形成、流轉(zhuǎn)到最后辦理完畢后及時歸檔在系統(tǒng)中得到了實現(xiàn)，實現(xiàn)了檔案全生命周期的系統(tǒng)化管理。

下面將針對企業(yè)網(wǎng)上制發(fā)的文件和接收外單位的文件來實現(xiàn)在線的實時歸檔。

企業(yè)網(wǎng)上發(fā)文，由文件的起草人在起草電子文件時就對文件的內(nèi)容價值進(jìn)行鑒定，內(nèi)容的鑒定需接受檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)；文件草擬完畢后進(jìn)行審核簽發(fā)復(fù)核校對等，直到正式簽署形成，流轉(zhuǎn)到歸檔環(huán)節(jié)進(jìn)入到檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫或者計算機服務(wù)系統(tǒng)。檔案部門在第一次鑒定的基礎(chǔ)上，進(jìn)行第二次鑒定，對鑒定為需要長期保管的文件下載下來，存儲到光盤或者移動硬盤中保存，并確認(rèn)有些文件是否需要印制成紙質(zhì)保存，通過雙套制來降低檔案保管的風(fēng)險。

對于企業(yè)需接收的外單位來文首先進(jìn)行收文登記（如接收的是紙質(zhì)文件，需掃描放進(jìn)系統(tǒng)中），收文管理也是辦公自動化的一部分且和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)的，接收登記后進(jìn)行審核分發(fā)辦理等，后續(xù)的處理流程同企業(yè)網(wǎng)上發(fā)文。

2.3 電子文件的安全管理

隨著辦公自動化的應(yīng)用，系統(tǒng)中產(chǎn)生了大量的電子文件，而如何保證電子文件的信息安全至關(guān)重要。需要做到以下幾點：

①實現(xiàn)系統(tǒng)安全功能的完整性，運用加密、防火墻技術(shù)及計算機病毒防護措施等。

②建立完善的安全管理制度，在此基礎(chǔ)上，建立檔案信息安全保密的工作小組（可由公司保密部門、文秘人員及其他相關(guān)部門組成），貫徹落實安全責(zé)任制，保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全。

③強化管理人員的安全意識，系統(tǒng)要建立身份認(rèn)證，設(shè)定用戶權(quán)限，在權(quán)限內(nèi)規(guī)范操作規(guī)程，按要求維護。

④對電子檔案數(shù)據(jù)備份兩種以上媒介，定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時恢復(fù)；將記錄媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟蹤軟件版本升級硬件設(shè)備更新?lián)Q代的情況，及時做好數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換。

2.4 根據(jù)企業(yè)自身情況，對永久或者長期保存的重要文書檔案進(jìn)行“雙套制”歸檔保管

盡管采取了多份備份、防病毒、防刪除等多種的形式進(jìn)行防范，為了保險起見，多數(shù)單位仍舊采用檔案紙質(zhì)原件歸檔與數(shù)字檔案資源同時歸檔并存的方式，在沒有根本性解決方案前，仍然會延續(xù)下去。

保管的紙質(zhì)文件主要是用于查原件和長期保管，平時日常查閱主要是網(wǎng)上查詢電子版。

2.5 建立文書檔案的現(xiàn)代管理模式

傳統(tǒng)文書檔案管理模式主要是手工管理，內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等。其中在整理紙質(zhì)歸檔文件時，因為沒有計算機檢索采取的多是人工立卷歸檔，歸檔案卷的質(zhì)量依賴于立卷人自己的經(jīng)驗和理解，沒有完全統(tǒng)一的立卷標(biāo)準(zhǔn)。

而辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，為現(xiàn)代文書檔案管理模式的建立提供了技術(shù)條件。在辦公自動化環(huán)境下，電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔成為主要的歸檔部分，所有的電子文件都在相關(guān)系統(tǒng)中產(chǎn)生，相應(yīng)的文書檔案管理的一系列工作包括文件的擬定、審核、簽發(fā)、登記、編號等各個環(huán)節(jié)必須按照系統(tǒng)的要求規(guī)范操作，以保證所流轉(zhuǎn)的文件信息的規(guī)范性、準(zhǔn)確性。同時在保證辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)結(jié)合的基礎(chǔ)上，明確電子文件歸檔和檔案人員整理的流程和環(huán)節(jié)，對著錄的標(biāo)準(zhǔn)也要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。

2.6 制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，加強規(guī)劃和部署

制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是非常重要的。一方面，為推進(jìn)文件生成規(guī)范化、制度化，按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機關(guān)公文格式》的細(xì)則規(guī)定，結(jié)合企業(yè)公文形成、運轉(zhuǎn)特點，聯(lián)合制定相應(yīng)的公文行文規(guī)則、辦理流程和歸檔細(xì)則，明確歸檔范圍。另一方面，根據(jù)《電子文件歸檔和管理規(guī)范》要求，結(jié)合系統(tǒng)建設(shè)需求，合理解決OA 辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔的規(guī)則制定、端口對接等問題，實現(xiàn)系統(tǒng)間“無縫”對接和公文形成到歸檔前全程管理。

3 辦公自動化環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理的利用

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，如何從海量的檔案中快速準(zhǔn)確的查詢到使用者所需要的檔案信息一直是傳統(tǒng)檔案管理的難題之一。而辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，很好地解決了這一問題，從技術(shù)上擺脫了手工檢索的弊端，從業(yè)務(wù)上經(jīng)過系統(tǒng)的梳理，都是結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)，兩方面保證了檔案的高效利用。

辦公化系統(tǒng)中文檔流轉(zhuǎn)的信息都可以為檔案管理所利用，這樣在利用檔案時，按照相應(yīng)的關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，能迅速且多方面的查詢到所需要的信息，在有權(quán)限的前提下，或者經(jīng)過相關(guān)人員的審批下就可以瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動化系統(tǒng)還可以提供多維度的查詢視角，如文檔信息按照項目或者部門分類流轉(zhuǎn)等，提高了檔案信息檢索的效率。

4 辦公自動化環(huán)境下企業(yè)文書檔案的管理如何助力知識管理推進(jìn)

在當(dāng)下的知識經(jīng)濟時代，人們越來越認(rèn)識到知識對社會進(jìn)步的重要推動作用?，F(xiàn)代企業(yè)的核心競爭力更是少不了知識管理的推進(jìn)。而檔案作為企業(yè)知識信息的重要載體，在知識管理過程中必將發(fā)揮其重要作用。

通過辦公自動化系統(tǒng)來實現(xiàn)文書檔案信息的科學(xué)管理，各業(yè)務(wù)部門的文件處理人員將有關(guān)重要的文件、資料及時通過公司的辦公自動化系統(tǒng)處理，文件流轉(zhuǎn)完畢后網(wǎng)上歸檔到檔案管理系統(tǒng)， 檔案人員對其進(jìn)行鑒定、整理和加工提煉，形成各類企業(yè)知識庫，經(jīng)提煉的信息又可以通過辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為用戶所使用，促進(jìn)員工的知識交流，使文書檔案管理逐步向檔案知識管理模式邁進(jìn)。

參 考 文 獻(xiàn)

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