醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

簡(jiǎn)小東

摘 要：醫(yī)院文書檔案是主要包括醫(yī)院的基建資料、黨建工作、管理制度、財(cái)務(wù)費(fèi)用等資料，是醫(yī)院重要的史料，是醫(yī)院發(fā)展變化的見證。醫(yī)院文書檔案管理工作的主要工作職責(zé)是負(fù)責(zé)醫(yī)院文書檔案的記錄、收集、編輯、歸檔、存儲(chǔ)、借閱以及銷毀等。醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院加強(qiáng)規(guī)范管理的基礎(chǔ)工作，能為醫(yī)院的制度化、流程化、規(guī)范化提供依據(jù)。醫(yī)院文書檔案管理能力是醫(yī)院綜合實(shí)力的重要組成部分，標(biāo)志著一個(gè)醫(yī)院的現(xiàn)代化水平。本文從醫(yī)院文書檔案管理的重要性入手，分析了醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀，提出了解決有關(guān)問(wèn)題的措施和方法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案管理；制度；規(guī)范

1 加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的重要性

加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理是檔案自身屬性的本質(zhì)要求。檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，或組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。從檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)上可以分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，從檔案存在的形態(tài)上可以分為聲音、照片、文字、影像等等，檔案具有自然性、客觀性，能夠真實(shí)地反映事件發(fā)生當(dāng)時(shí)的環(huán)境、情境，是查閱事件既往事實(shí)的真憑實(shí)據(jù)。醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過(guò)程中形成的，真實(shí)地記錄了醫(yī)院的發(fā)展軌跡，反映了醫(yī)院在加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)提升等方面所走過(guò)的道路，對(duì)于總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，不斷推動(dòng)醫(yī)院的健康長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用。

2 醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

1、思想意識(shí)上對(duì)文書檔案管理不夠重視。在很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的思想意識(shí)中普遍存在“重業(yè)務(wù)、輕管理”的問(wèn)題，特別是基礎(chǔ)的文書檔案管理工作的重視程度不夠，認(rèn)為文書檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，短時(shí)期內(nèi)對(duì)醫(yī)院的管理也起不了多大的提升作用。甚至，有人認(rèn)為文書檔案管理工作是綜合辦公室的事情，沒(méi)什么太大的價(jià)值和意義，在檔案的記錄和歸檔中存在抵觸情緒。由于思想意識(shí)上的輕視，導(dǎo)致基礎(chǔ)的文書檔案資料不健全，文書檔案保管不妥善，借閱和登記工作流于形式，文書檔案的利用率被大大降低，失去了存在的價(jià)值。

2、文書檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。由于思想意識(shí)上沒(méi)有真正重視文書檔案管理，因此，一般醫(yī)院也就不太重視文書檔案管理人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)。很多文書檔案管理人員并不是專業(yè)學(xué)習(xí)和從事文書檔案管理專業(yè)的，而是從行政管理、人力資源管理、計(jì)算機(jī)管理等不同專業(yè)和崗位調(diào)整過(guò)來(lái)的。他們?nèi)狈I(yè)的知識(shí)和能力，導(dǎo)致了文書檔案管理工作的不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。醫(yī)院將大部分的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)和精力都投給了醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)培養(yǎng)，所以，文書檔案管理人員的后續(xù)學(xué)習(xí)充電的機(jī)會(huì)被大大削減，崗位的勝任度不能適應(yīng)醫(yī)院的快速發(fā)展。

3、文書檔案管理的制度不健全或執(zhí)行不嚴(yán)格。很多醫(yī)院制定了完善的醫(yī)院管理制度，但制度制定的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，主要是針對(duì)醫(yī)院的日常管理，如考勤管理制度、報(bào)銷制度、醫(yī)護(hù)人員守則等。對(duì)于醫(yī)院基建檔案、財(cái)務(wù)收支數(shù)據(jù)、會(huì)議記錄紀(jì)要、各類采購(gòu)合同等方面都未全面覆蓋，制度死角普遍存在。由于文書檔案管理相關(guān)制度的不完善，文書檔案收集、整理、歸檔等缺乏制度依據(jù)和保障，導(dǎo)致文書檔案的缺失率居高不下。部分醫(yī)院對(duì)檔案管理有完善的制度流程，然而，在資料歸檔、檔案借閱等過(guò)程中，未嚴(yán)格執(zhí)行制度，導(dǎo)致文書檔案丟失、遺失、損毀等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，文書檔案管理工作的完整性遭到破壞。

4、文書檔案管理的資金保障不夠。部分醫(yī)院的文書檔案管理室資金投入不夠，未嚴(yán)格按國(guó)家強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)裝修，消防設(shè)施設(shè)備不達(dá)標(biāo)，文書檔案的保管環(huán)境存在安全隱患，防火、防水、防盜工作還存在很多薄弱環(huán)節(jié)。此外，很多醫(yī)院文書檔案保管仍然沿用過(guò)去的技術(shù)和設(shè)備，電子化的辦公平臺(tái)未充分利用，信息化步伐緩慢，一定程度上影響了文書檔案的收集、編輯、歸檔、查閱的效率，制約了文書檔案管理工作的現(xiàn)代化。

3 加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的對(duì)策

1、領(lǐng)導(dǎo)干部要切實(shí)重視醫(yī)院文書檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)重視是加強(qiáng)文書檔案管理的重要條件，是組織保障。只有領(lǐng)導(dǎo)從思想意識(shí)上高度重視了，才能加大檔案管理的人力、物力、財(cái)力的投入，才能加強(qiáng)日常管理，推動(dòng)此項(xiàng)工作更高效的發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要帶頭加強(qiáng)與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，定期組織普法培訓(xùn)和普法宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)全體干部特別是醫(yī)院一把手的法制意識(shí)、文書檔案管理意識(shí)，使得全體干部職工都能真正認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要意義。檔案管理工作絕不僅僅是檔案管理部門的事情，與各部門都息息相關(guān)，特別是在檔案資料的前期收集和后期查閱階段。因此，領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與是保證醫(yī)院文書檔案管理工作順利推進(jìn)的必要條件。

2、提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)直接決定著此項(xiàng)工作的質(zhì)量，因此，提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)是加強(qiáng)文書檔案管理的重要措施。首先要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，讓專業(yè)的人去影響和幫助非專業(yè)的人員提升工作技巧和方法，積極推動(dòng)檔案管理的專業(yè)化。其次，要加強(qiáng)文書檔案管理人員的培訓(xùn)。采用“走出去”的方式，讓醫(yī)院內(nèi)部的人員到兄弟單位學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，參加專業(yè)培訓(xùn)提升專業(yè)素養(yǎng)；采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”，讓專家、教授，有豐富經(jīng)驗(yàn)的實(shí)干家走進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)，以身示范，提高文書檔案管理人員的實(shí)戰(zhàn)技能。

3、實(shí)行績(jī)效考核，將醫(yī)院文書檔案管理與經(jīng)濟(jì)收入掛鉤，加強(qiáng)文書檔案管理人員的績(jī)效管理。實(shí)行績(jī)效考核，不僅能夠增強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理人員的工作責(zé)任心和責(zé)任感，確保本職工作保質(zhì)保量完成，而且能夠調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，創(chuàng)新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與日常管理更好銜接，建立起一個(gè)完善的管理體系。

4、建立健全醫(yī)院文書檔案管理制度和流程。首先，建立檔案管理的崗位責(zé)任制。明確檔案管理的組織架構(gòu)，指定檔案管理的專門人員，明確相關(guān)崗位的工作職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)責(zé)任，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和管理意識(shí)。其次，要根據(jù)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)制度建設(shè)全覆蓋，不留制度死角，切實(shí)增強(qiáng)制度的可操作性和可行性，讓制度成為文書檔案管理的寶劍利器，而不是花瓶擺設(shè)。

5、改善醫(yī)院文書檔案管理的硬件和軟件設(shè)施。及時(shí)更新醫(yī)院文書檔案管理硬件和軟件設(shè)施。定期對(duì)醫(yī)院文書檔案存放場(chǎng)所的硬件設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)存放環(huán)境的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，確保檔案存放地點(diǎn)的消防安全；升級(jí)辦公管理系統(tǒng)軟件，方便管理人員及時(shí)、快速處理大量數(shù)據(jù)，優(yōu)化工作要素，提高工作效率。做好醫(yī)院文書檔案管理，要注重創(chuàng)新創(chuàng)造。開發(fā)多種檢索工具，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檢索，提高調(diào)檔的效率，以便用戶能及時(shí)查到所需的信息；定期對(duì)檔案進(jìn)行更新維護(hù)，確保檔案資料的真實(shí)性和可靠性，讓死檔變成活檔，提高建檔和存檔的質(zhì)量；要從檔案管理的角度研究，提出醫(yī)院文書檔案管理的建設(shè)性意見和建議，不斷提升醫(yī)院文書檔案管理水平。

總之，醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，但長(zhǎng)期以來(lái)，由于各種原因?qū)е箩t(yī)院文書檔案管理粗放，不成系統(tǒng)。只有抓住醫(yī)院文書檔案管理的核心要素，采取針對(duì)性的改進(jìn)措施，不斷提高醫(yī)院文書檔案管理的水平，才能實(shí)現(xiàn)真正意義上的醫(yī)院文書檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。