試論文書檔案管理中存在的問題及對策

鄧巖

摘 要：單位在運(yùn)營過程中經(jīng)常會有一些數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生，這些數(shù)據(jù)與單位的運(yùn)營情況息息相關(guān)，在某種程度上也映射出該單位在行政管理等方面的成功與否。因此，文書檔案的管理在單位工作中具有重要意義。本文針對文書檔案的管理工作作出簡要分析，向大眾闡釋其重要性，望在今后的工作中單位管理者能夠?qū)⑵渲匾暺饋怼?/p>

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；問題；措施對策

文書檔案管理在單位工作中是經(jīng)常被忽視的一項(xiàng)任務(wù)，但是它的地位確是任何工作都無法代替的。只有加強(qiáng)文書檔案的管理工作，企業(yè)才能在未來的發(fā)展中變得越來越好，也正是有這項(xiàng)工作的開展，企業(yè)的信息才能得以不斷完善，因此，我們要重視文書檔案管理工作，改正其在工作中的缺陷，不斷完善檔案管理制度，在其幫助下將企業(yè)發(fā)展得更加繁榮。

1 文書檔案管理中存在的問題

1.1 培訓(xùn)檔案管理人員的工作仍有待加強(qiáng)。許多單位在檔案管理方面投入的經(jīng)費(fèi)不足，或不夠重視，因此檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠，經(jīng)常是毫無專業(yè)能力的人員未經(jīng)培訓(xùn)就上崗工作，接手文書檔案的管理工作，造成檔案的文書管理工作不具備重點(diǎn)，沒有深入到要領(lǐng)，在專業(yè)化的技能與培訓(xùn)文書檔案管理工作中依然存在較大差距。一些單位中管理檔案的人員雖然具有上崗證書，但是真正參加培訓(xùn)的人員卻只占少數(shù)，即使參加了培訓(xùn)，對文書檔案管理工作的認(rèn)識也是一知半解，談不上真正的理解，更不必說將最新的檔案管理的理念傳達(dá)到工作中了。檔案管理人員的工作不能與現(xiàn)代化的管理理念相銜接，單位的檔案管理水平就不能夠得到有效的提升?？茖W(xué)技術(shù)在近幾年間得到進(jìn)一步發(fā)展，計算機(jī)的應(yīng)用使檔案管理變得更加便捷，同時也是未來檔案發(fā)展過程中的一個趨勢，因此檔案管理人員必須要將提高自身素質(zhì)作為基本任務(wù)，努力提高自身的科學(xué)化與規(guī)范化的業(yè)務(wù)水平。

1.2 文書工作在與檔案工作在進(jìn)行銜接時經(jīng)常產(chǎn)生問題。由于文書工作與檔案工作二者之間是既相互聯(lián)系又具有區(qū)別的，因此在實(shí)際的工作中，我們應(yīng)該將這二者聯(lián)系起來，使其互相協(xié)調(diào)共同發(fā)展，最終建立起一個具有統(tǒng)一結(jié)構(gòu)又分工明確的管理體系。這種分塊式的管理能夠?qū)n案管理工作變得更加科學(xué)與規(guī)范化，能夠有效地對檔案進(jìn)行管理，但是實(shí)際操作時卻并不簡單。其原因就是該體制將文書工作與檔案工作相分離，處理文書的工作人員沒有強(qiáng)烈的檔案管理意識，而檔案管理人員又不具備文書工作的能力，雖然將二者有機(jī)的結(jié)合在一起是種較為理想的狀態(tài)，但實(shí)際情況卻很難將其有效地銜接，并且在公文格式與處理方式等方面并不標(biāo)準(zhǔn)。

2 提高文書檔案管理工作水平的措施

做好文書檔案工作的前提是領(lǐng)導(dǎo)者的重視，檔案管理工作人員要積極主動的做好文書檔案工作的匯報和宣傳工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者和員工們對于檔案管理的認(rèn)識，并爭取得到領(lǐng)導(dǎo)者和員工的理解、重視和支持，爭取使得檔案管理工作能夠納入到單位總體工作規(guī)劃和工作重點(diǎn)之中，加大檔案管理設(shè)備的投入，不斷的提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，從而使得檔案管理工作更加的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。努力使自己成為一個管理型、技術(shù)性和復(fù)合型的綜合素質(zhì)人才，從而給單位和領(lǐng)導(dǎo)提供更加方便、快捷、高效的服務(wù)。

2.1 要想將文書與檔案管理工作處理好，就要規(guī)范其銜接。首先檔案要以文書作為基礎(chǔ)，文件的質(zhì)量直接影響到檔案質(zhì)量的優(yōu)劣，如果文書不具備較高的質(zhì)量作為典范，那么也就難以保證檔案達(dá)到規(guī)范的要求。所以檔案質(zhì)量的提升要以文書工作作為基本環(huán)節(jié)。處理文書的工作人員應(yīng)該提高自身的管理意識，將文書材料分門別類的歸檔，頭腦中時刻要具備檔案管理的工作與文書工作不分家這一思想，做到了這一點(diǎn)，文件質(zhì)量一定會有所提升。除此之外，從細(xì)微之處也能體現(xiàn)出文書工作是否到位。比如紙張大小是否統(tǒng)一，文字標(biāo)準(zhǔn)有無規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)等。此外，還應(yīng)該做到使用黑色碳素筆進(jìn)行文件的批閱工作，處理文件不能拖沓，認(rèn)真做好領(lǐng)導(dǎo)講話的記錄等文書工作。

2.2 做好部門之間的協(xié)調(diào)工作。管理檔案的人員首先需要對業(yè)務(wù)部門有大致的了解，掌握手頭工作的內(nèi)容，其次是要經(jīng)常同其他部門互通有無，交換信息，做好溝通工作；另外，根據(jù)單位在實(shí)際工作中的需要，工作人員自身要具有獨(dú)立思考的意識，主動思考如何將自己的工作做得更好。檔案管理部門要及時與其他部門進(jìn)行協(xié)商，這樣做是為了能夠更加便捷的收集相關(guān)資料，在收集資料時不能沒有重點(diǎn)，應(yīng)分清主次，對于能夠代表單位的過去與目前狀況的資料要重點(diǎn)收集，有利于單位在未來一段時間內(nèi)發(fā)展的資料也要加大收集力度，保證今后的研究工作能夠順利開展。

2.3 建立有效的管理機(jī)制和程序，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦理公文。對于檔案管理的規(guī)定和程序，要盡可能的細(xì)化，簡潔明了，并且具有可操作性。文書檔案工作人員要嚴(yán)格的執(zhí)行公文的規(guī)則，嚴(yán)格進(jìn)行審核和簽發(fā)，堅(jiān)決避免濫發(fā)文件和發(fā)無效的文件現(xiàn)象。在公文正式印刷之前要認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否規(guī)范，在印刷以后發(fā)送之前工作人員還需要進(jìn)行再一次的復(fù)核。如果需要修改實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，則需要按照程序進(jìn)行復(fù)審。

對于公文的用紙、幅面以及字體、排版等都需要按照嚴(yán)格得的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行。要充分的利用隨文卡片的作用，簡明扼要的填寫文件處理單、發(fā)文稿紙的卡片，合理的制定文件的發(fā)文的范圍。對于文件件數(shù)的控制，要嚴(yán)格，禁止隨意的抄送現(xiàn)象。

2.4 做好文書檔案的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件是資料的收集、鑒定以及保管和統(tǒng)計工作。因而，工作人員除了要善于收集單位和上下級之間的各種有用的文件和資料之外，還需要善于收集和整理單位在活動中形成的生動的能夠有效的反應(yīng)細(xì)節(jié)的檔案資料，并認(rèn)真的進(jìn)行整合，對其進(jìn)行綜合的分析、篩選、研究和整理，促進(jìn)檔案信息功能的發(fā)揮，不斷的豐富檔案的資源，明確不同時期的單位的工作重點(diǎn)和任務(wù)，以服務(wù)全單位和單位大局來開展文書檔案工作，從而形成服務(wù)大局的強(qiáng)大合力。

結(jié)束語

總而言之，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書管理工作的地位，切實(shí)做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強(qiáng)化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善和管理機(jī)制和工作程序，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從根本上切實(shí)提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設(shè)和發(fā)展。

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