淺析水利水電工程施工檔案資料收集與管理

張海藝

摘 要：在水利水電工程建設(shè)的過程中，其會(huì)形成大量的書面文件，而這些書面文件都需要進(jìn)行有效的收集和管理，從而當(dāng)做其他水利水電工程建設(shè)的參考依據(jù)，或者是水利水電水電工程進(jìn)行維護(hù)的重要依據(jù)，而這些所謂的書面文件就是檔案資料，針對(duì)水利水電工程施工檔案資料進(jìn)行收集和管理，可以有效的保障水利水電工程在竣工后，有完整和準(zhǔn)確的評(píng)估參照依據(jù)，從而對(duì)水利水電工程的日后運(yùn)行形成有效的保障。本文就水利水電工程施工檔案資料收集與管理進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析，僅供同行借鑒。

關(guān)鍵詞：水利水電工程；施工檔案資料；收集；管理

針對(duì)檔案資料在收集和管理中，需要對(duì)檔案資料的完整性進(jìn)行有效的保障，從而可以有效的反映出工程施工的具體情況。所以，針對(duì)水利水電工程來說，對(duì)其檔案資料進(jìn)行收集的過程中，要注意做好相應(yīng)的記錄工作，并且嚴(yán)格依照相應(yīng)的程序來對(duì)水利水電工程施工檔案資料進(jìn)行管理，保障水利水電工程施工資料的完整性。而就如今的檔案資料收集和管理工作來說，如何做好水利水電工程施工檔案資料的管理和收集工作是相關(guān)的檔案資料工作人員急需探討的問題。

1 水利水電工程施工檔案資料的收集和管理

1.1 檔案資料的收集

針對(duì)水利水電工程施工中所發(fā)生的活動(dòng)以及工程建設(shè)的過程進(jìn)行有效的記錄，形成詳細(xì)而完整的文件資料，對(duì)這些文件資料也就是檔案資料進(jìn)行合理的收集和整理，在收集整理過后，要立即將檔案資料進(jìn)行歸檔保存。而在水利水電工程施工檔案中，主要包括的內(nèi)容為文字資料、圖表資料以及相關(guān)的施工影像、工程實(shí)物模型等。

針對(duì)水利水電工程施工檔案資料在收集的過程中，要從以下四個(gè)方面入手展開收集工作：首先就是要對(duì)相關(guān)建設(shè)單位的資料進(jìn)行有效的收集，其中主要收集的資料包括經(jīng)濟(jì)報(bào)告批復(fù)文件、會(huì)議記錄資料、施工各單位來往的信件等，將這些資料作為檔案資料進(jìn)行有效的收集和整理，然后歸檔保存。其次，對(duì)施工單位的各項(xiàng)施工資料進(jìn)行有效的收集，其中重點(diǎn)需要收集的資料有水利水電工程開工的報(bào)告文件、施工組織的相關(guān)計(jì)劃書以及施工具體方案等。同時(shí)要對(duì)施工中所記錄的日志和質(zhì)檢報(bào)告等都要進(jìn)行有效的收集，在整理過后，對(duì)這些檔案資料進(jìn)行歸檔保存。最后，就是對(duì)監(jiān)理單位的檔案資料進(jìn)行合理的收集，著重需要收集的資料主要包括監(jiān)理下發(fā)的各項(xiàng)指令性文件、會(huì)議的記錄文件以及水利水電工程施工相關(guān)的各種信函和資料文件，同樣要在進(jìn)行整理后，進(jìn)行有效的歸檔保存。

1.2 資料的管理

針對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行有效的存放管理，依據(jù)所簽訂合同中的要求，對(duì)水利水電工程施工的開展進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，按照順序?qū)ο嚓P(guān)的施工檔案資料進(jìn)行排序整理，保障施工資料可以得到有效的管理。針對(duì)整理過后的資料要進(jìn)行歸檔保存，首先要對(duì)檔案資料進(jìn)行立卷處理，依據(jù)相關(guān)的水利水電工程施工文件的形成規(guī)律和特性，來對(duì)相關(guān)的檔案資料進(jìn)行價(jià)值的區(qū)分，這樣可以有效提升檔案資料管理的水平。依據(jù)相關(guān)的文件規(guī)程中對(duì)水利水電工程施工檔案資料管理的具體要求，來展開檔案資料的管理工作，但是就目前的水利水電工程檔案收集和管理工作開展和實(shí)施的具體情況而言，其中還存在較多的問題，從而使得水利水電工程的后期維護(hù)和評(píng)估無據(jù)可依。

2 水利水電工程施工檔案資料管理和收集過程中存在的問題

2.1 紙張不標(biāo)準(zhǔn)

原始資料的用紙不符合歸檔要求，紙張大小不一，給整理和裝訂工作來了不便，致使竣工資料案卷質(zhì)量無法得到保證。

2.2 綜合管理文件原件不齊全

個(gè)別設(shè)計(jì)、監(jiān)理、業(yè)主下發(fā)的施工管理重要文件，因下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的竣工資料中正本中不允許出現(xiàn)復(fù)印件的要求。

2.3 施工原始資料填寫不規(guī)范

原始驗(yàn)收簽證資料，有樁號(hào)、高程、工程量等項(xiàng)目與實(shí)際施工情況不相符，驗(yàn)收項(xiàng)目有空白欄出現(xiàn)，簽字筆跡龍飛鳳舞和隨意涂改等現(xiàn)象，降低了竣工資料的使用價(jià)值。

2.4 資料內(nèi)容不完善

在有的資料中出現(xiàn)數(shù)據(jù)前矛后盾；有的文件資料中說明見附件，但是后面且沒有附件；給以后工程審計(jì)工作查閱資料帶來困難。前期工作不細(xì)致，資料收集零碎不全，后期就出現(xiàn)了抄補(bǔ)現(xiàn)象，給后期竣工資料編制工作帶來了很大的困難。

3 水利水電工程施工檔案資料收集和管理的規(guī)范化措施

3.1 提升對(duì)檔案資料管理的重視

要想能夠使得檔案資料管理工作可以良好的開展，就需要對(duì)檔案資料管理有足夠的認(rèn)識(shí)，相關(guān)的單位領(lǐng)導(dǎo)人員要充分的認(rèn)識(shí)到檔案資料管理工作的重要性，并且不斷的對(duì)水利水電工程施工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行有效的宣傳和推廣，采用多種形式展開宣傳和教育活動(dòng)，在思想意識(shí)上進(jìn)行有效的提升，使得領(lǐng)導(dǎo)人員能夠充分的了解到開展檔案資料收集和管理工作的必要性，這樣可以使得領(lǐng)導(dǎo)人員能夠自覺的進(jìn)行管理工作的規(guī)范化操作，在水利水電工程建設(shè)的過程中嗎，同步開展施工檔案資料收集和管理工作，從而保障檔案資料的完整性，這樣可以為工程竣工檢收提供必要的參考依據(jù)。

3.2 建立檔案資料管理制度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

做為建設(shè)施工單位，應(yīng)成立檔案資料辦公室，創(chuàng)造有利的的環(huán)境，提供所需的資源，并有熟悉業(yè)務(wù)的專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，施工單位還應(yīng)按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求自行制定規(guī)范管理措施，并有使之能得到很好執(zhí)行的方式方法，負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行資料編制填寫的管理、收集分類記錄管理工作，力爭(zhēng)原始資料齊全、完整。

3.3 開展檔案資料培訓(xùn)工作是做好檔案管理工作的保障

一般施工單位工程技術(shù)人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)參差不齊，所以就應(yīng)該有計(jì)劃、有針對(duì)性的對(duì)施工單位人員檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，詳細(xì)介紹工程項(xiàng)目檔案工作的法規(guī)和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和施工過程中原始簽證資料操作方法及在建工程中對(duì)竣工資料整編、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求。使工程項(xiàng)目一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，提高施工管理工作水平，杜絕施工過程中產(chǎn)生的不規(guī)范的原始施工資料和文件出現(xiàn)。

結(jié)束語

綜上所述，針對(duì)水利水電工程施工檔案資料進(jìn)行有效的收集和管理，可以為工程施工的開展和后期的維護(hù)提供必要的參考依據(jù)。針對(duì)工程檔案資料的收集和整理工作，要建立健全的檔案管理制度，加大檔案管理意識(shí)的推廣力度。針對(duì)工程的竣工檔案資料也要進(jìn)行有效的收集和管理，保障竣工資料的完整性和真實(shí)性，使得其可以為工程竣工評(píng)估提供準(zhǔn)確的依據(jù)。與工程管理單位緊密配合、通力合作，就一定能做好檔案資料整編的規(guī)范化、真正發(fā)揮檔案資料的重要性。

參考文獻(xiàn)

[1]趙保勝，烏恩.內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)檔案資料管理與服務(wù)信息化實(shí)踐[J].國(guó)土資源信息化，2011（4）.

[2]莫偉杰.試論地質(zhì)檔案資料管理人員的素質(zhì)要求[J].中國(guó)科技信息，2012（12）.

[3]史艷春，單承瑾.優(yōu)化建筑工程檔案資料管理的對(duì)策研究[J].中國(guó)管理信息化，2012（20）.