城市規(guī)劃檔案的收集與利用策略分析

郁虹

【摘要】城市規(guī)劃檔案具備較強的權威性，真實記錄了城市的發(fā)展與變遷，能夠為城市今后的發(fā)展與建設提供可靠資料，做好城市規(guī)劃檔案的收集與利用意義重大。本文闡述了城市規(guī)劃檔案的特點與作用，并介紹了城市規(guī)劃檔案的收集與利用策略，以供同行參考。

【關鍵詞】城市規(guī)劃檔案；收集；利用

近年來隨著我國城市化建設進程逐步加快，各個城市建設都逐步進入了新的發(fā)展時期，人們也更加重視城市規(guī)劃工作。城市規(guī)劃檔案是城建檔案的一種，能夠為城市規(guī)劃與建設提供可靠依據(jù)，是城市建設過程中必不可少的信息資源。因此要加強對城市規(guī)劃檔案的管理工作，尤其是做好檔案的收集和利用工作，這樣才能發(fā)揮出城市規(guī)劃檔案在城市建設中的重要作用。

一、城市規(guī)劃檔案特點與作用

（一）城市規(guī)劃檔案的特點。一是法律權威性。城市規(guī)劃檔案是規(guī)劃調查、專題研究等過程的真實寫照，包含了自然環(huán)境、人文因素、居民生產(chǎn)生活等各種需要而編制的規(guī)劃方案。城市規(guī)劃方案應與我國國情相符，是依法編制、審批和實施的一種政府行為和社會活動的體現(xiàn)。城市規(guī)劃項目通過審批以后，具備較強的法律權威性，如規(guī)劃部門批準的用地性質、建筑指標、規(guī)劃范圍等，是國家對建設建筑物、構筑物等設施規(guī)定的強制性內容，都不能隨意更改。若是要變動，需要報規(guī)劃管理部門批準，不然要承擔法律責任。二是客觀真實性。在一定時期內，城市的規(guī)模、性質、發(fā)展狀況以及建筑的層數(shù)幢數(shù)、配套設施、綠化面積等各種城市功能布局，都可以通過城市規(guī)劃檔案反映出來，建筑工程管理可以通過城市規(guī)劃檔案開展監(jiān)督檢查工作。三是檔案涉及范圍廣，數(shù)量大。城市規(guī)劃檔案可以反映出各階段的規(guī)劃任務，各階段從現(xiàn)場調查至設計方案、土地利用至空間布局、宏觀至微觀等，會形成數(shù)量巨大的城市規(guī)劃檔案。尤其是城市規(guī)模逐步擴大的今天，除了編制總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃和控制性詳細規(guī)劃以外，還要對每個社區(qū)和單元進行修建性詳細規(guī)劃，讓城市發(fā)展布局更為合理。一個城市有相當數(shù)量的社區(qū)和單元，在完善規(guī)劃的時候，城市規(guī)劃檔案數(shù)量將與日俱增。

（二）城市規(guī)劃檔案的作用。城市規(guī)劃是城市建設與管理的基礎，做好城市規(guī)劃工作，能夠讓城市土地開發(fā)與利用更為合理，是實現(xiàn)城市經(jīng)濟與社會發(fā)展目標的有效途徑。為將城市發(fā)展的方向與規(guī)模確定下來，確保城市經(jīng)濟與社會發(fā)展目標得以實現(xiàn)，要確保城市規(guī)劃與建設的合理性。對此要做好城市規(guī)劃工作，為城市建設與管理提供指導，而城市規(guī)劃檔案是不可或缺的部分。城市規(guī)劃檔案是規(guī)劃行政主管部門根據(jù)《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》，在城市規(guī)劃、編制和管理過程中形成的各種檔案材料，包括文字、圖紙、照片、圖表、聲像、電子文件等。做好城市規(guī)劃檔案的收集與利用工作，有利于提升城市規(guī)劃建設水平，確保城市規(guī)劃真正落實，實現(xiàn)城市環(huán)境質量的提升，讓城市規(guī)劃檔案管理工作取得新成效。

二、城市規(guī)劃檔案的收集策略

（一）城市規(guī)劃檔案的構成。一是城市總體規(guī)劃。主要內容有擬定城市規(guī)劃區(qū)范圍，確定城市的規(guī)劃和性質、城市用地空間布局和功能分區(qū)，編制各項專業(yè)規(guī)劃與近期建設規(guī)劃，為城市的科學合理發(fā)展提供指導。城市總體規(guī)劃綱要主要是將城市總體規(guī)劃的重大原則確定下來，并讓城市總體規(guī)劃的編制有可靠依據(jù)。二是分區(qū)規(guī)劃。我國各大城市為進一步控制與確定不同地段土地的容量、范圍及用途，對人口分布作出安排，讓各項基礎設施與公共設施建設更加協(xié)調，以總體規(guī)劃為基礎，將城市分區(qū)規(guī)劃編制出來，從而更好地與詳細規(guī)劃進行銜接。三是修建性詳細規(guī)劃。對正在建設的地區(qū)，應將建設性詳細規(guī)劃編制出來，為各項建筑與工程設施的需要提供指導。四是其他專業(yè)檔案，主要有地下管線、園林綠化、環(huán)境保護、公共設施、市政設施、港口民航、市內交通等有較高保存價值的專業(yè)性文件材料。

（二）城市規(guī)劃檔案的收集。對于城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、控制性詳細規(guī)劃及修建性詳細規(guī)劃等資料，相互之間有著一定的歷史聯(lián)系。在進行分區(qū)規(guī)劃的時候，必須以總體規(guī)劃為基礎，而要完成控制性詳細規(guī)劃，需要由總體規(guī)劃和分區(qū)規(guī)劃提供依據(jù)，且是編制修建性詳細規(guī)劃的基礎。所以，為做好各階段的城市規(guī)劃，需要加強城市規(guī)劃檔案的收集工作，收集工作必須系統(tǒng)、完整地進行，才能提升檔案的利用率，城市規(guī)劃檔案的價值才能體現(xiàn)出來。在城市規(guī)劃檔案的收集工作中，主要做好以下兩點：一是應做好區(qū)域規(guī)劃內形成的材料的日常積累。二是認真整理、分類各種有較高保存價值的文件材料，這是城市規(guī)劃檔案中作為基礎和重要的環(huán)節(jié)。為確保該項工作的系統(tǒng)性和完整性，需要在思想上增強檔案管理意識，認真細致開展工作，必須充分意識到每個項目的數(shù)據(jù)、記錄和圖紙等原始材料，在今后都將成為重要的依據(jù)。檔案人員要熟悉規(guī)劃的項目和區(qū)域，必須深入了解，這樣才能讓形成的城市規(guī)劃檔案更具價值，并能將應有作用發(fā)揮出來。

三、城市規(guī)劃檔案的利用策略

（一）優(yōu)化服務機制，提升服務意識。一是主動采取有效措施，不斷擴展城市規(guī)劃檔案的服務工作。通常而言，在城市規(guī)劃檔案利用過程中，必須堅持與時俱進，爭取和城市發(fā)展需求保持一致，檔案管理部門要主動創(chuàng)新方法，進一步優(yōu)化城市規(guī)劃檔案管理工作。此外還要不斷優(yōu)化服務方式，增強服務意識，在開展城市規(guī)劃檔案利用工作時，應加強對方法和途徑的創(chuàng)新，促使城市規(guī)劃檔案工作再上新臺階。二是要積極轉變思想，摒棄以往落后的觀念和做法，讓城市規(guī)劃職能單位由管理型政府朝著服務型政府轉變，并采用各種有效措施，提升服務的效率和水平。檔案人員要變被動為主動，讓城市規(guī)劃檔案得到充分利用。三是應簡化相關手續(xù)，提升服務質量，為城市規(guī)劃檔案利用者提供方便，滿足他們對檔案的需求。

（二）檔案的借閱以及復制。對于城市規(guī)劃檔案的借閱而言，通常把借閱人群分為兩個部分，分別為內部借閱和外部借閱，其中內部借閱通常為本單位部門的人員服務，單位內部檔案使用者僅僅需要符合借閱規(guī)定，在完成登記后就可以在閱覽室中查看城市規(guī)劃檔案，并復制和摘錄所需的檔案內容，城市規(guī)劃檔案利用完畢后，應及時歸位，不能帶離閱覽室。外部閱讀通常是滿足其他單位部門的使用需求，帶有較強的交流性質。外部單位人員要想借閱城市規(guī)劃檔案，必須得到領導的批準，也不能將檔案帶走，只能在閱覽室查看。對于檔案的復印而言，主要有對內復印服務和對外復印服務兩種形式，其中對內復印服務的使用者以一線設計人員為主，供其查考使用。而對外復印服務一般服務于下面的單位：為兄弟單位部門提供參考和科研成果推廣、服務于甲方等。但是不管是城市規(guī)劃檔案的對內復印服務還是對外復印服務，都有利于加強科技技術的交流，確保城市規(guī)劃檔案的社會效益和經(jīng)濟效益真正得到發(fā)揮。此外，因為檔案復制品一般用于憑證證明，在提供這項服務的過程中，需要確保出示證明的真實、有效和準確，避免發(fā)生錯誤，且需要將有效的公章加蓋在檔案復制品上。

（三）充分應用現(xiàn)代信息技術。在城市規(guī)劃檔案的利用工作上，應該充分運用現(xiàn)代信息技術，盡快建立即時查詢規(guī)劃檔案利用服務，讓城市規(guī)劃檔案得到更加充分和有效的利用。近幾年，現(xiàn)代信息技術在我國各個領域都得到普及與應用，在城市規(guī)劃檔案的利用工作中運用現(xiàn)代信息技術，可以進一步提升服務的層次，增強服務效果。對此，城市規(guī)劃檔案利用服務工作應跟上時代發(fā)展步伐，重視打造快速服務平臺，轉變信息服務理念，增強主動服務意識，建立網(wǎng)絡查詢服務，以此擴大服務的范圍和領域。同時通過現(xiàn)代信息化技術的應用，能夠實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、方便查詢、開發(fā)應用，及檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等，能夠提升城市規(guī)劃檔案管理效率。城市規(guī)劃檔案可以通過計算機儲存，便于使用者快速查找和閱讀，能夠節(jié)約時間，并減少財力、物力和人力，提升工作效率，并讓城市規(guī)劃檔案真正面向社會、面向群眾，這樣城市規(guī)劃檔案信息資源才能得到充分利用，檔案信息服務才更加社會化和全面性。不過應引起注意的是，對于城市規(guī)劃檔案的開發(fā)和利用，還是要基于原生態(tài)檔案信息進行。最后，還要建立規(guī)劃電子檔案，群眾或單位通過網(wǎng)上申請，可以遠程查閱檔案，提升城市規(guī)劃檔案的利用率。

（四）處理好檔案保密與利用關系。檔案的利用與保密除了有相互聯(lián)系的關系以外，還具備辯證統(tǒng)一的特性。因此為妥善處理好城市規(guī)劃檔案信息公開和信息保密之間的關系，應以城市規(guī)劃檔案保密工作要求為主，最大限度擴大檔案信息服務范圍，這樣有利于提升城市規(guī)劃檔案的利用率。城市規(guī)劃檔案管理部門應主動轉變管理理念，不僅要抓好檔案的保密工作，還應以此為基礎轉變自身工作職能，真正體現(xiàn)出城市規(guī)劃檔案服務具備的領導決策價值。此外，城市規(guī)劃檔案保密通常為相對保密，即檔案一般會在規(guī)定的范圍、時間和地方等要求保密，因此在城市規(guī)劃檔案允許的范圍內，充分發(fā)揮出檔案的利用價值，將城市規(guī)劃檔案保密和利用之間的關系處理好，符合檔案管理要求，防止造成不必要的損失和危害，避免為城市的建設發(fā)展帶來影響。

（五）提升檔案管理人員業(yè)務水平。為提升城市規(guī)劃檔案的利用率，檔案管理人員的綜合素質要高、專業(yè)技能要強，在日常工作中能主動積累工作經(jīng)驗，從而讓自身業(yè)務知識變得更加扎實。此外，要確保各階段業(yè)務工作有序開展，不斷創(chuàng)新工作方法，進一步拓寬城市規(guī)劃檔案利用的途徑。檔案管理人員必須落實相應的立卷歸檔制度和規(guī)定，并了解各個歸檔的范圍，能夠及時收集和整理立卷。最后檔案管理人員還應熟悉館藏，了解城市規(guī)劃檔案基本狀況，這樣能夠將檔案資料及時提供給檔案使用者。管理部門應結合城市規(guī)劃檔案管理工作現(xiàn)狀，制定檔案利用的短期目標和長期規(guī)劃，努力爭取上級部門的支持，增加資金投入，吸引和培養(yǎng)更多專業(yè)檔案管理人才，充實城市規(guī)劃檔案管理隊伍，為檔案管理工作的開展奠定人才基礎。只有這樣，城市規(guī)劃檔案的利用水平才能得到提升，并實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的提升。

三、結語

總之，在我國城市規(guī)劃與建設管理深入推進過程中，城市規(guī)劃檔案范圍更廣、內容更多、要求更高。檔案管理人員應從這些變化特點出發(fā)，主動探索城市規(guī)劃檔案利用與服務規(guī)律，不斷拓展城市規(guī)劃檔案利用與服務工作的深度與廣度。此外檔案管理人員還要創(chuàng)新工作方法，擴大信息資源，提升信息利用質量，讓城市規(guī)劃檔案為城市規(guī)劃、城市建設、領導決策提供可靠依據(jù)，并面向社會開展城市規(guī)劃檔案的利用與服務工作，提升城市規(guī)劃檔案的收集和利用工作水平。

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