淺談學(xué)校檔案的收集、整理和利用

李莎

摘 要：檔案工作作為學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，是對(duì)學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平進(jìn)行衡量的重要標(biāo)志。因?yàn)閷W(xué)校檔案工作的收集、整理和利用，是有效推動(dòng)和發(fā)展教徒事業(yè)的“助推劑”，本文圍繞著學(xué)校檔案的收集、整理和利用三個(gè)重要組成部分，展開全面的闡述，希望更多的人看到此項(xiàng)工作的重要性并付出自己的行動(dòng)。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案;收集;整理;利用

一、學(xué)校檔案的收集工作

現(xiàn)在，許多學(xué)校的文書處理部門還沒有完全成立，形不成全面的部門立卷歸檔制度。許多科研項(xiàng)目的歸檔材料都不具備完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確的要求。學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)文件存在不少漏洞，導(dǎo)致其使用和維修工作無法順利開展。用來反映學(xué)?；净顒?dòng)的教學(xué)文件材料，一部分沒有收集歸檔，一部分散失，照片、錄音帶等各種載體的檔案材料，不少學(xué)校都沒有形成統(tǒng)一性管理，尤其是學(xué)校和社會(huì)聯(lián)系的，在學(xué)校外形成的一些文件材料收集是更少的。所以，綜合檔案室的收集工作是建立在歸檔制度的基礎(chǔ)之上的，建立并不斷落實(shí)歸檔制度，是保證檔案室收集工作全面開展的關(guān)鍵之處。

準(zhǔn)確填寫案卷封面的各個(gè)項(xiàng)目，擬寫案卷標(biāo)題要能夠確切簡(jiǎn)單地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。卷內(nèi)的文件需要按照一定的次序進(jìn)行排列，并且還要逐張編寫好編號(hào)，填寫好“卷內(nèi)文件目錄”和“備考表”;案卷也要根據(jù)一定的次序進(jìn)行系統(tǒng)性的排列，編寫好案卷號(hào)，并且還要編制案卷目錄，按照規(guī)定的時(shí)間移交給學(xué)校的綜合檔案室，然后由學(xué)校的綜合檔案室進(jìn)行集中且統(tǒng)一性的管理。假如是文書檔案，就需要按照“件”進(jìn)行整理，即：蓋“歸檔章”，編“歸檔文件目錄”并且還要填寫好“備考表”。

文書檔案、教學(xué)檔案都要及時(shí)做好文件材料的立卷工作，按照學(xué)校制訂的歸檔制度范圍，每年九月以前都要完成上一年度文書檔案的整理工作和上一學(xué)年的組卷、裝訂工作。編制“歸檔文件目錄”、“案卷目錄”等交給學(xué)校綜合檔案室專職檔案員匯總登記、上架。

二、學(xué)校檔案的整理工作

檔案整理工作是檔案管理的重要組成部分，包括檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理兩個(gè)部分。其中內(nèi)容的整理主要包括對(duì)檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別，對(duì)檔案內(nèi)容客觀性的考證和編纂出版檔案史料等重要活動(dòng)。而檔案實(shí)體的整理主要指將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或者是檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列以及編目，組成有序的檔案整理工作過程。通常情況下，我們所指的檔案管理，主要指的是檔案的實(shí)體整理。

整理工作實(shí)際上是檔案全部工作的中心環(huán)節(jié)，工作人員要將本單位大量文件整理完畢之后進(jìn)行系統(tǒng)性的整理，將零碎的單份文件全部組合在一起，最后形成一個(gè)個(gè)文件數(shù)量不等的案卷。檔案整理的質(zhì)量是和檔案后期的利用工作密切相關(guān)的，這項(xiàng)工作在檔案總體管理中具有非常重要的意義。是檔案利用、開放，發(fā)揮其作用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和先決條件，同時(shí)也是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的全面提高，對(duì)檔案管理工作的總體性優(yōu)化具有直接性的廣泛影響。

在整理的過程中，工作人員要將具有查考利用價(jià)值的、本單位直接形成的文件材料按照問題特征、名稱特征等特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)性的整理排列，最好做到確保卷內(nèi)文件資料之間形成有機(jī)聯(lián)系。

三、學(xué)校檔案的利用工作

開發(fā)利用檔案，確保檔案可以直接為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，這是我們發(fā)展檔案事業(yè)的重要內(nèi)容。提供利用工作是檔案館通過一定的方式和方法提供檔案為利用者利用，為社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)，也就是我們通常所說的檔案利用工作。其內(nèi)容主要包括兩個(gè)主要組成部分：首先，準(zhǔn)備檔案檢索工具，介紹和報(bào)道檔案館保存檔案的內(nèi)容和成分，為后期的利用打下好的基礎(chǔ)。其次，要通過各種方式和手段提供檔案資料為社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)，這也是現(xiàn)在我們檔案利用工作的核心性內(nèi)容。

檔案工作的根本性目的是開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，檔案利用工作是達(dá)到這一目的的直接方式。因此，檔案的利用工作實(shí)際上就是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，在整個(gè)檔案工作中都占有非常重要的地位。其作用主要表現(xiàn)在：（1）檔案利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作中最富有活力的環(huán)節(jié);（2）檔案利用工作是帶動(dòng)整個(gè)檔案工作全面發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn);（3）做好利用工作可以幫助檔案工作自被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，全面做活檔案工作;（4）檔案利用工作是檔案事業(yè)為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的基本措施，是檔案工作的中心任務(wù)。

自從學(xué)校檔案建立以來，其一直在為學(xué)校的教育教學(xué)發(fā)展提供各種各樣的服務(wù)，也為各項(xiàng)工作的開展提供了必要的材料支持。學(xué)校的文書、教學(xué)檔案為許多教師積累教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、考核、職務(wù)晉升等打下好的基礎(chǔ)。現(xiàn)在，我們檔案工作要不斷適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)新形勢(shì)的發(fā)展需要，不斷優(yōu)化服務(wù)方式，積極主動(dòng)地提供檔案資料。為此，我們要不斷健全檔案檢索工具，匯編各種可以反映學(xué)校特色的利用價(jià)值非常高的材料，同時(shí)還可以以電腦、網(wǎng)絡(luò)為工具，開發(fā)檔案建設(shè)信息化。

參考文獻(xiàn)：

[1]周楓，辛梅菊.做好學(xué)校檔案管理工作初探[J].山東檔案，2005（05）.

[2]周霞.信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化的改革與對(duì)策[J].泰安教育學(xué)院學(xué)報(bào)岱宗學(xué)刊，2006（04）.

[3]史裕曙.淺談檔案的作用[J].邯鄲職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2001（02）.