集團(tuán)型企業(yè)檔案管理的規(guī)范化研究

孫晶晶

摘 要：集團(tuán)型企業(yè)是由多個分公司組成，集團(tuán)型企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容豐富、任務(wù)繁重，所以需要加強(qiáng)集團(tuán)型企業(yè)檔案管理的規(guī)范化。本文介紹了檔案管理的內(nèi)涵，對集團(tuán)型企業(yè)檔案管理工作存在的不足和建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行了分析，重點(diǎn)提出要建立集團(tuán)型企業(yè)集中管控模式下的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，為以后集團(tuán)型企業(yè)檔案管理相關(guān)研究提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)型企業(yè)；檔案管理；規(guī)范化；集中管控

1 檔案管理的內(nèi)涵

檔案管理是對各種檔案進(jìn)行分類管理，為其使用人員提供便利服務(wù)。企業(yè)檔案管理人員的工作是將數(shù)量眾多、種類不同的檔案按照企業(yè)的相關(guān)要求進(jìn)行整理、分類、歸檔工作，使檔案具有系統(tǒng)性、整齊性，這也是社會對檔案管理工作賦予的要求。社會對檔案管理的要求是由企業(yè)自身的檔案管理水平?jīng)Q定的，并且隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展而不斷變化，并影響著人們對檔案的滿足度。我國的檔案管理工作的歷史可以追溯到幾千年前，檔案管理工作從雜亂無章到當(dāng)代社會的系統(tǒng)化管理，由簡單逐步走向復(fù)雜，從純?nèi)斯す芾戆l(fā)展到現(xiàn)在的計算機(jī)管理。在當(dāng)代社會，檔案管理已經(jīng)慢慢融入到人們的日常工作和生活中，在企業(yè)的發(fā)展中起著重要的作用。

檔案管理工作主要包括收集檔案、整理檔案、保管檔案、鑒定檔案、統(tǒng)計檔案以及使用檔案等方面內(nèi)容。一些企業(yè)的檔案管理工作只包括幾方面內(nèi)容，發(fā)展不全面，也存在一些小型企業(yè)的檔案管理工作只有保管檔案和使用檔案兩部分。目前，隨著我國經(jīng)濟(jì)的逐漸發(fā)展，社會大眾對檔案管理工作的要求逐漸嚴(yán)格，推動檔案管理工作朝向多層次管理方向發(fā)展。第一層次需要區(qū)分檔案管理的紙質(zhì)檔案管理和信息管理，紙質(zhì)檔案管理工作包括收集整理檔案、分辨真?zhèn)?、保管、統(tǒng)計等，信息管理包括對檔案相關(guān)信息進(jìn)行錄入和輸出。

檔案管理的整個系統(tǒng)以及子系統(tǒng)在其進(jìn)行正常運(yùn)行的過程中都會自動的形成信息反饋機(jī)制。將檔案管理推向現(xiàn)代化，將會對于檔案管理在工作時的結(jié)構(gòu)發(fā)生某些方而的新的變化及影響，而為社會實踐中提供檔案信息服務(wù)是對檔案進(jìn)行管理的最主要的目的，檔案管理的所有的在系統(tǒng)與結(jié)構(gòu)上所產(chǎn)生的變化都是圍繞著這一目的而進(jìn)行的，其中所進(jìn)行的每一項工作都是不可或缺的，它們的存在都具有一定的價值和必要。

2 集團(tuán)型企業(yè)的檔案管理方面所存在的不足

2.1 運(yùn)維與管理需求

檔案信息化建設(shè)過程是需要不斷完善和發(fā)展的，集團(tuán)企業(yè)的檔案管理工作開展的前提是建立檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)需要滿足集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部不同的需求、解決各種檔案相關(guān)問題。除此之外，企業(yè)內(nèi)部的人員調(diào)動、職位變動、身兼數(shù)職都會給集團(tuán)企業(yè)檔案管理工作增加一定難度，不利于檔案信息管理運(yùn)維工作的順利實施。

2.2 分析檔案系統(tǒng)的部署模式

集團(tuán)型企業(yè)無法集中、統(tǒng)一管理其檔案，只能分散管理企業(yè)名下的各個子公司，無法集中管控，所以無法發(fā)揮集團(tuán)型企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)勢，不利于檔案信息開發(fā)和使用工作的開展，影響企業(yè)的正常運(yùn)營。

2.3 利用和共享需求較為困難

在跨企業(yè)間的檔案資源利用和共享方面有效實現(xiàn)，能夠?qū)⒓瘓F(tuán)公司的檔案資源整體價值有所提升，讓企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中獲得優(yōu)勢。所以，被動服務(wù)的檔案系統(tǒng)要改變，檔案服務(wù)方面要進(jìn)行多種形式的更改，將借閱檔案資源得以實現(xiàn)。

3 檔案管理系統(tǒng)中的建設(shè)目標(biāo)

在檔案管理系統(tǒng)中的建設(shè)目標(biāo)包含：對原文分散、目錄集中的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)妥善解決，還要將共享利用檔案信息、較多的歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等問題解決。那么，將知識管理替代檔案管理能夠?qū)⒔ㄔO(shè)的總體目標(biāo)實現(xiàn)。也就是建立運(yùn)維隊伍、制度體系以及內(nèi)容管理平臺。讓企業(yè)內(nèi)容的管理得以實現(xiàn)，最大程度的將企業(yè)中的不同文件材料適當(dāng)保存，對企業(yè)內(nèi)容的管理平臺有所構(gòu)建，還能夠?qū)⑿畔①Y源的共享實現(xiàn)。具體的工作可以分為以下兒個方面：第一，對檔案中進(jìn)行利用、開發(fā)的水平要提升，對檔案利用的效率要進(jìn)一步增強(qiáng)。第二，對標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案信息化建設(shè)統(tǒng)一制定，這一方式能夠?qū)⑵髽I(yè)中檔案管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)性管理，讓流程保持一致。

檔案系統(tǒng)要對內(nèi)容的管理平臺合理依托，可以在線接收財務(wù)管理系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)以及ERP系統(tǒng)等外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)而產(chǎn)生的文件，同時要將此電子文件歸檔。在一定程度上還具有開發(fā)利用的功能，便于知識管理。

3.1 內(nèi)容管理平臺

3.1.1 基礎(chǔ)服務(wù)層。對電子文件的管理平臺充分利用，將全文的檢索以及文檔存儲等功能實現(xiàn)。

3.1.2 公共組件。內(nèi)容管理平臺較為成熟，能夠?qū)⑽臋n的管理便利性、安全性實現(xiàn)，對Lucene的使用，可以實現(xiàn)全文檢索，實現(xiàn)用戶的檔案檢索便利性。

3.2 業(yè)務(wù)模塊

3.2.1 業(yè)務(wù)應(yīng)用。持久層應(yīng)用架構(gòu)的采用，能夠?qū)/S的便利性以及C/S的架構(gòu)性能有所發(fā)揮，對Web服務(wù)和AJAX技術(shù)的使用，能夠?qū)⒂脩趔w驗和頁面無刷新的功能實現(xiàn)。還能夠?qū)n案業(yè)務(wù)密切的融合，開發(fā)檔案系統(tǒng)管理、利用、統(tǒng)計以及收集整編等功能。

3.2.2 客戶訪問。能夠采用瀏覽器和專業(yè)的客戶端，對系統(tǒng)中的不同業(yè)務(wù)功能進(jìn)行訪問，包含：借閱、查詢、保管以及歸檔等。同時，還具備信息發(fā)布、文檔協(xié)作以及交流討論等功能。

3.3 歸檔接口

3.3.1 基礎(chǔ)服務(wù)層。文檔的管理服務(wù)可以通過電子文件的管理平臺來實現(xiàn)。

3.3.2 在線接收。能夠在線接收財務(wù)、ERP、OA等系統(tǒng)而形成的文本型數(shù)據(jù)，以及結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)，同時能夠把這一系列的數(shù)據(jù)衍變成標(biāo)準(zhǔn)格式，此格式是通用的，能夠在檔案系統(tǒng)中存儲。統(tǒng)一形式的數(shù)據(jù)交換接口SOA是對數(shù)據(jù)交換總線服務(wù)的，XML、SOAP能夠?qū)⑾⒏袷浇y(tǒng)一。

4 集中管控模式下檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

集團(tuán)型的企業(yè)進(jìn)行檔案信息管理的過程中需要以技術(shù)手段實現(xiàn)集中管控、分級管理的管理模式，在整個集團(tuán)內(nèi)部建立了統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)規(guī)范、制度、視圖、類別、流程等的統(tǒng)一管控，各分子公司在此基礎(chǔ)上，可進(jìn)行個性化定制，以滿足本公司不同業(yè)務(wù)形態(tài)下的檔案管理需求。在集中管控的前提條件下，對檔案資源采用分布式存儲架構(gòu)，利用分布在各企業(yè)分公司本地的獨(dú)立服務(wù)器分散存儲負(fù)荷，不但解決了傳統(tǒng)集中式存儲中單純存儲設(shè)備的瓶頸問題，且規(guī)避企業(yè)與總部之間的網(wǎng)絡(luò)條件的制約。基于統(tǒng)一的檔案管理平臺，可實現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部檔案資源共享平臺，在權(quán)限允許的條件下，以安全的模式最大限度的滿足各分公司之間檔案資源的共享，充分挖掘利用檔案資源的價值。

各企業(yè)的電子原文保存在企業(yè)本地平臺中，目錄等數(shù)據(jù)保存在企業(yè)本地緩存數(shù)據(jù)庫中，所有歸檔數(shù)據(jù)集中同步至總部，在總部核心系統(tǒng)內(nèi)對機(jī)構(gòu)、用戶等進(jìn)行統(tǒng)一管理。各企業(yè)利用時不依賴總部至企業(yè)的骨干網(wǎng)。

檔案管理系統(tǒng)在總部分生產(chǎn)、支持兩個環(huán)境。其中生產(chǎn)環(huán)境滿足檔案管理系統(tǒng)的部署及運(yùn)行，支持環(huán)境用于系統(tǒng)的開發(fā)、測試、項目管理、業(yè)務(wù)培訓(xùn)。企業(yè)生產(chǎn)環(huán)境為企業(yè)檔案業(yè)務(wù)實際操作環(huán)境，確保企業(yè)日常檔案操作的真實、有效、可靠。

參考文獻(xiàn)

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