探究文書檔案管理中存在的問題及對策

白向云

摘 要：文書檔案在檔案管理的過程中是極為重要的，在檔案管理管理的過程中扮演著重要的角色。在文書檔案管理的過程中，一定要保證規(guī)范化和標準化，最大限度的提高檔案的利用效率，這樣就可以為檔案的管理打下堅實的基礎，為單位的文書工作打下良好的基礎，對文化檔案的管理中存在的問題進行具體的分析，針對這些問題提出具體的政策。

關鍵詞：文書檔案管理；問題；政策

文書檔案就是在企業(yè)單位、社會團體、相應的機關和其他的社會組織在整個行政活動的過程中所形成的、有著一定價值的文件，而且文書檔案管理也是一個單位檔案管理水平的重要表現(xiàn)，如果文書檔案在管理的過程中出現(xiàn)了披露就會直接的影響到檔案的完整性?，F(xiàn)在的文書檔案管理還存在著一些問題，急需在單位日常運作的過程中解決。本文就是對文書檔案管理中存在的問題進行具體的分析，為相關的研究提供借鑒。

1 文書檔案管理的基本特征

文書檔案的形成與文書工作是緊密的聯(lián)系在一起的，單位文書工作的主要內容是進行文件的收集、整理、催辦、立卷、承辦。轉運和歸檔等工作。文書是文書檔案的來源，文書工作過程中產生的資料就是文書檔案，也是檔案管理的基本前提，文書檔案的管理工作就是將相關的文件資料進行收集、統(tǒng)計，保管、編研、鑒定、檢索和為人們提供利用等。文書的質量與文書檔案的管理有著緊密的關系，文書檔案的質量受到資料的完整性、卷面的質量和文件的格式的影響，尤其是電子文件，在保存上一定要注意每一個環(huán)節(jié)，如果存在著任何的錯誤就會造成嚴重的質量問題，文書在編制的過程中是否完整與檔案管理工作有著緊密的關系，文書管理部門在日常的活動中會產生有著保存價值的材料，對這些材料進行科學的整理和立卷，定期的向著檔案部門報送需要保存的文件，最后檔案部門歸檔保存后就可以進行文書檔案的管理。

2 文書檔案管理中存在的問題

2.1 收集不及時

文書檔案管理就是能夠準確的進行文件的收集和保存工作，這些檔案資料在管理的過程中，一定要從各個部門文件收集的過程開始，也是由于這種原因，有些部門不顧能夠及時的將文件交給管理部門，這樣檔案在收集的過程中就會出現(xiàn)很大的難度，這一現(xiàn)象在文書檔案管理的過程中是經常發(fā)生的，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因就是由于相關的部門沒有將配合工作做好，無法按時的完成工作，需要經常性的催要，而且有些部門會因為工作的需要，不得不將資料延長送到檔案部門，這時檔案部門就不得不妥協(xié)，有些資料時間過長就會被遺忘，發(fā)生文書檔案缺失的現(xiàn)象，因此一定要注意文書檔案的管理工作，減少收集不及時現(xiàn)象的發(fā)生率。

2.2 檔案管理工作和文書工作配合不當

檔案管理工作和文書工作有著相輔相成的關系，可以說是密不可分的，文書工作也是檔案管理工作的基本前提和保證，在文件整理、收集、保存和歸檔的過程中，就是文書工作的一種延伸。但是由于文書工作和檔案管理工作屬于不同的部門，這樣就造成了檔案管理工作在配合上極容易產生不當?shù)默F(xiàn)象，有很多的文書人員也沒有歸檔的意識，檔案管理人員對文書的內容也不了解，沒有經常性的進行溝通，這樣長此以往，就會導致文書材料在銜接的過程中出現(xiàn)問題，導致了文書檔案工作效率低下。

2.3 保存方法不恰當

科技在不斷的進步，辦公設備也在不斷的更新，在辦公的過程中，自動化水平也在不斷的提高，使用的是計算機進行辦公，但是新型的文書資料存儲方式和傳統(tǒng)的紙質檔案存儲方式存在著很大的差異，導致了存在計算機中的檔案沒有及時的整理、打印和保存，這樣就導致了檔案沒有條理、不完整，也缺乏統(tǒng)一性，這樣就給今后的檔案管理帶來了極大的難題，無法找到正確的文書資料，給后期檔案的利用帶來了極大的難題。

3 提高文書檔案管理水平的對策

3.1 建立有效的工作程序

在文書檔案管理的過程中，必須要按照規(guī)律進行文書檔案的管理，正所謂沒有規(guī)矩不成方圓，文書檔案也要按照規(guī)律進行管理，這樣在工作程序和管理制度上才會更加的科學。為了避免途中會再次有人員發(fā)生誤差，在建立工作程序和管理制度時，要詳細的說明，使其簡捷明確，操作性強。在操作過程中，不管任何人員、任何領導等員工都要嚴格按照規(guī)范制度來執(zhí)行，尤其是在公文審核簽發(fā)的制度上，要禁止一切工作人員發(fā)無效公文、濫發(fā)文件等。在審核公文時，要仔細閱查，文件的文體格式是否符合標準，文件附件是否齊全，簽發(fā)手續(xù)是否完善，都符合簽發(fā)標準之后，再進行下一個流程，而且，在簽發(fā)前還需再次復核，以免文件發(fā)生問題。

3.2 搞好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接

檔案都是建立在文件的基礎上的，而且，文件質量決定著檔案管理的質量。所以，沒有優(yōu)質量的文件管理，就沒有高質量的檔案管理。在執(zhí)行文書管理的工作人員，一定要具備著較強的檔案意識，對于工作中需要的文書材料要做好整合有效的立卷歸檔，而且，在執(zhí)行文件處理工作時，還要時刻關注檔案管理工作，進一步完善文書和檔案工作一體化的效果。做好這些，需要文書的工作人員一定要對文件材料的質量有著絕對的保證。比如：文書紙張的大小、書寫的格式、文體格式等要統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化等，不能弄得花俏，而且還禁止使用復制紙、鉛筆、紅墨水、圓珠筆等對文件材料進行批閱、譽印、修改、起草等。

3.3 注重人才的培養(yǎng)

我們從文書檔案未來發(fā)展的角度來看，單單只懂得計算機技術和紙質等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，因為社會的現(xiàn)代化發(fā)展對管理人員的要求也會越來越高。因此，我們必須建設一支具有專業(yè)管理能力的人才，應以復合型人才為重點的人才隊伍，實現(xiàn)文書檔案管理的全面進步。數(shù)字化文書檔案管理人才必須是全面的人才，只有這樣的人才，才能適應社會經濟的發(fā)展，才能積極面對挑戰(zhàn)，解決問題。文書檔案數(shù)字化的實施，減少了檔案管理部門的工作量，為社會提供了更便捷的服務，還能有效增強檔案的安全性和可靠性，保護了公民的合法利益。因此，文書檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進文書檔案管理的發(fā)展。

4 結論

總而言之，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強化各部門之間的合作，建立完善和管理機制和工作程序，從根本上切實提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設和發(fā)展。

參考文獻

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[2]文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J].現(xiàn)代經濟信息，2010（16）.