談文書(shū)檔案管理的現(xiàn)有問(wèn)題及對(duì)策

張疆

摘 要：文書(shū)管理工作有效的建立與公司利益相關(guān)的信息資源，對(duì)公司的發(fā)展能起到預(yù)測(cè)的積極作用，本文針對(duì)當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題，提出了幾點(diǎn)解決的方法和策略。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

文書(shū)管理工作的質(zhì)量水平，在一定程度上體現(xiàn)了一個(gè)單位檔案管理的水平。文書(shū)檔案管理達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化才能對(duì)公司的發(fā)展帶來(lái)良好的效益。在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代下，文書(shū)管理工作顯得越來(lái)越重要。

1 文書(shū)檔案管理中現(xiàn)有的問(wèn)題

1.1 文書(shū)檔案的地位不高

在行業(yè)內(nèi)，文書(shū)檔案的工作基本上沒(méi)有被重視起來(lái)。一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書(shū)檔案工作就是后勤信息的管理，文件的收發(fā)、傳遞，不需要太多的技術(shù)含量，沒(méi)有必要安排專(zhuān)門(mén)的人員去操作，一般可以由文秘代替。加上文書(shū)檔案工作收效比較小，在單位更加得不到重視。領(lǐng)導(dǎo)不重視的態(tài)度，對(duì)管理文書(shū)檔案的員工也會(huì)產(chǎn)生消極的態(tài)度，導(dǎo)致在工作上不仔細(xì)、不認(rèn)真，出現(xiàn)紕漏，或者流于形式，比如材料的真實(shí)性無(wú)法判斷，文件收發(fā)、傳達(dá)不及時(shí)、不到位，檔案資料不完善，出現(xiàn)錯(cuò)誤等等問(wèn)題。

1.2 文書(shū)與檔案工作出現(xiàn)脫節(jié)

文書(shū)工作與檔案工作既有區(qū)別，又存在一定的聯(lián)系。一個(gè)完善的管理體系，需要這兩個(gè)工作相互配合才能完成。但是在多數(shù)的實(shí)際工作中，為了得到高效的作業(yè)流程，一般把文書(shū)和檔案分成不同的工種。文書(shū)和檔案在各自的軌道運(yùn)行，久而久之，文書(shū)不具備管理檔案的經(jīng)驗(yàn)，檔案也不懂如何運(yùn)用文書(shū)，這樣文書(shū)和檔案就被分離了開(kāi)來(lái)。由于文書(shū)和檔案的脫節(jié)，導(dǎo)致工作上出現(xiàn)這樣、那樣的問(wèn)題。比如文書(shū)的格式、文種不符合要求。裝訂、編號(hào)不規(guī)范，紙張質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，稿件出現(xiàn)殘缺，沒(méi)有附件或者附近格式不對(duì)等等。

1.3 管理檔案的人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低下

一些單位領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)椴恢匾曃臅?shū)檔案的崗位，在招聘的時(shí)候沒(méi)有嚴(yán)格按照專(zhuān)業(yè)要求進(jìn)行競(jìng)聘，導(dǎo)致招聘到的工作人員素質(zhì)低下，基本的立卷、歸檔都不會(huì)操作。另外，即便是具備一點(diǎn)檔案知識(shí)的人員，也因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度不注意自身素質(zhì)的提高，缺乏檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，陳舊的業(yè)務(wù)知識(shí)得不到提升，影響了工作的效率。當(dāng)前是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的時(shí)代，檔案管理是每一個(gè)單位必須重視的環(huán)節(jié)。要求在具體的工作中，通過(guò)舉辦定期的行業(yè)培訓(xùn)，更新檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，為其注入新鮮的血液，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，促使公司檔案達(dá)到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求。其次，由于其他部門(mén)的不配合態(tài)度，導(dǎo)致檔案人員沒(méi)有辦法收集到完整的資料，也會(huì)使得檔案出現(xiàn)殘缺，影響檔案工作的順利進(jìn)行。

2 提高文書(shū)檔案管理水平的方法和措施

2.1 提高領(lǐng)導(dǎo)的重視，加強(qiáng)員工的業(yè)務(wù)水平

加大宣傳國(guó)家檔案方面的法律法規(guī)力度，引起單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案的重視，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的支持和認(rèn)可，以便更好的開(kāi)展工作。領(lǐng)導(dǎo)作為一個(gè)單位的決策者，推行一項(xiàng)工作具有更大的影響力。在領(lǐng)導(dǎo)參與管理的模式下，增加了員工的積極性，改變了傳統(tǒng)呈遞資料的被動(dòng)模式。通過(guò)公司的支持，不斷加大投入，可以幫助文書(shū)檔案工作走向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化的道路。當(dāng)前是信息技術(shù)的天下，檔案工作能力迫切需要跟上時(shí)代的步伐。作為一個(gè)合格的檔案管理人員，應(yīng)該嚴(yán)格要求自己，不斷學(xué)習(xí)新的互聯(lián)網(wǎng)管理知識(shí)，更新自己的知識(shí)儲(chǔ)備，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，為公司提供更加有效，方便快捷的服務(wù)，從而做好單位的后勤保障工作，為公司的企業(yè)信息、內(nèi)部資料建立一個(gè)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.2 做好文書(shū)工作與檔案工作的有效銜接

文件的質(zhì)量、規(guī)范度，直接影響著檔案管理的質(zhì)量。在實(shí)際工作中，文書(shū)文員應(yīng)該提高檔案管理的意識(shí)，掌握檔案的立卷、管理方法，實(shí)現(xiàn)文書(shū)與檔案工作的有效粘合，并且把好文件質(zhì)量的關(guān)卡。具體來(lái)說(shuō)，在文書(shū)檔案管理中，必須要注意這幾點(diǎn)問(wèn)題。文書(shū)人員要使用規(guī)范的、達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的紙張，按照文種的要求制作文件。比如，在修改、審批文件時(shí)，不能使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水等不規(guī)范的書(shū)寫(xiě)工具。其次，要及時(shí)收發(fā)文件，進(jìn)行傳達(dá)，保存。特別是領(lǐng)導(dǎo)的一些講話，應(yīng)該及時(shí)的進(jìn)行整理、歸檔。如果發(fā)現(xiàn)信息出現(xiàn)殘缺，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，保證整個(gè)資料體系的完整度，便于后面工作中檔案的查找應(yīng)用。

2.3 做好部門(mén)工作，便于開(kāi)展文書(shū)檔案工作

公司檔案的內(nèi)容越豐富、結(jié)構(gòu)越完善，其利用的價(jià)值就越高。在一個(gè)單位中分為不同的部門(mén)，每一個(gè)部門(mén)的工作都與其公司的發(fā)展息息相關(guān)。公司有價(jià)值的檔案來(lái)源于各個(gè)部分的有效資料。在日常工作中，文書(shū)檔案人員要立足公司的發(fā)展實(shí)際，深入到公司的每一個(gè)部門(mén)當(dāng)中，了解、掌握每個(gè)部門(mén)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)的收集對(duì)公司有價(jià)值的信息，秉著實(shí)現(xiàn)單位效益的目標(biāo)，拓寬收集信息的渠道，建立一個(gè)能反映出公司的歷史、現(xiàn)狀、以及未來(lái)發(fā)展的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而幫助公司在分析數(shù)據(jù)，調(diào)整發(fā)展方案、策略的基礎(chǔ)上，發(fā)揮重要的作用。

2.4 建立有效的文書(shū)檔案管理機(jī)制

完善的管理機(jī)制，有利于文書(shū)檔案人員按照公司的規(guī)章制度辦事。在具體的制度中，要細(xì)化工作的流程，使其方案具有可操作性。只要嚴(yán)格要求文書(shū)檔案管理人員，才能在具體的工作中恪守敬業(yè)。按照公文發(fā)送的規(guī)定，嚴(yán)格審核之后再簽發(fā)，不濫發(fā)文件，不發(fā)無(wú)效的文件。公文印發(fā)之前，一定要檢查公文的格式、文種是否達(dá)標(biāo)，之后再進(jìn)行復(fù)核。公文的內(nèi)容、編排的方式、用的紙張、字號(hào)、以及發(fā)文稿紙的卡片要嚴(yán)格進(jìn)行操作。另外，在發(fā)送文件中，按照發(fā)送的范圍，不能隨便亂發(fā)，或者多發(fā)，更不能隨便抄送。

結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前，文書(shū)管理在整個(gè)行業(yè)的地位都不高，領(lǐng)導(dǎo)不重視，人員素質(zhì)低，針對(duì)這種情況，應(yīng)該增加領(lǐng)導(dǎo)的重視度，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，建立文書(shū)與檔案的有效銜接，做好部門(mén)工作，建立完善的文書(shū)檔案管理機(jī)制，從而做好文書(shū)管理方面的工作，提高公司的效益。

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