淺談企業(yè)文書檔案管理

魏春萍

摘 要：文書檔案是一個(gè)單位在運(yùn)營過程中所產(chǎn)生的，它記錄著一個(gè)單位的運(yùn)行的情況。它反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個(gè)單位所從事的各類管理活動。本文主要介紹企業(yè)文書檔案管理。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;問題;措施對策

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）檔案工作人員的培訓(xùn)工作需要加強(qiáng)。在一些單位中，文書檔案的管理人員沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)就直接接手管理文書檔案，這樣的工作人員對于檔案的分類、立卷等專業(yè)的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領(lǐng)，其專業(yè)素質(zhì)與現(xiàn)代化的文書檔案培訓(xùn)工作的要求之間存在很大的差距。在部分單位中，檔案管理者雖然是有上崗證書，但是很少有人參加檔案培訓(xùn)的深造教育，這些人只是對檔案工作有著基本的認(rèn)識和了解，并不能及時(shí)的更新檔案管理理念，跟不上現(xiàn)代化檔案管理的步伐，更不能夠有效的提高單位檔案管理的水平。尤其是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作是現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)必然趨勢。檔案管理人員更加需要加強(qiáng)專業(yè)知識的培訓(xùn)，使單位檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）文書工作和檔案工作直接的銜接存在問題。文書工作和檔案管理工作直接存在聯(lián)系又有著區(qū)別，是統(tǒng)一又分工的。在實(shí)際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應(yīng)該相互配合，建立一個(gè)分體式的管理體系。實(shí)際的管理工作中，文書和檔案應(yīng)該實(shí)行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的、相對科學(xué)的管理。但是在實(shí)際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現(xiàn)很多的脫節(jié)的地方。當(dāng)前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文的格式和處理方法上存在著很多的不規(guī)范的，不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。

二、提高文書檔案管理工作水平的措施

做好文書檔案工作的前提是領(lǐng)導(dǎo)者的重視，檔案管理工作人員要積極主動的做好文書檔案工作的匯報(bào)和宣傳工作，通過多種形式的活動向領(lǐng)導(dǎo)者和員工宣傳檔案的相關(guān)的法律法規(guī)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者和員工們對于檔案管理的認(rèn)識，并爭取得到領(lǐng)導(dǎo)者和員工的理解、重視和支持，爭取使得檔案管理工作能夠納入到單位總體工作規(guī)劃和工作重點(diǎn)之中，加大檔案管理設(shè)備的投入，不斷的提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，從而使得檔案管理工作更加的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在實(shí)際的單位工作中，要變被動的提供有關(guān)檔案資料為主動的參與領(lǐng)導(dǎo)者決策需要，切實(shí)體現(xiàn)檔案資料的主觀能動性。除此之外，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對檔案管理動作提出了更高的要求，檔案管理者要不斷的接受新知識，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，不斷的加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識，積極主動的學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理理念，努力使自己成為一個(gè)管理型、技術(shù)性和復(fù)合型的綜合素質(zhì)人才，從而給單位和領(lǐng)導(dǎo)提供更加方便、快捷、高效的服務(wù)。

（一）做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接。文件是檔案的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量的高低直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量的好壞，沒有高質(zhì)量的文件作為基礎(chǔ)，檔案的質(zhì)量就得不到有效的提高，由此可見，檔案管理水平的高低是建立在文書部分規(guī)范化處理文件的基礎(chǔ)之上的。因而，文書人員要提高檔案意識，切實(shí)做好文書材料的立卷歸檔。在實(shí)際的文件處理過程中，要時(shí)刻意識檔案管理工作，從而真正實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。要做好這一點(diǎn)，需要文書人員重視文件材料的質(zhì)量，例如紙張的大小、文字的格式等都需要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)謹(jǐn)使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆等起草、修改和批閱文件材料等。此外，文件的處理要及時(shí)、準(zhǔn)確;收發(fā)文件需要及時(shí)的進(jìn)行登記和記錄，一旦發(fā)現(xiàn)文件的缺少，要及時(shí)的查找。尤其是對于帳外的資料，例如領(lǐng)導(dǎo)者的講話以及外出開會的記錄等，要及時(shí)的收集和處理，保證文件材料的完整性。

（二）加強(qiáng)部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作。檔案工作者要主動的了解業(yè)務(wù)部門正在或者將要進(jìn)行的新的工作;經(jīng)常性的導(dǎo)各個(gè)部門之間去走動走動，獲得及時(shí)的信息;還要根據(jù)單位的實(shí)際工作，主動思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進(jìn)行，為實(shí)際的研究和服務(wù)，提供有力的證據(jù)和有價(jià)值的情報(bào)。

（三）建立有效的管理機(jī)制和程序，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦理公文。對于檔案管理的規(guī)定和程序，要盡可能的細(xì)化，簡潔明了，并且具有可操作性。文書檔案工作人員要嚴(yán)格的執(zhí)行公文的規(guī)則，嚴(yán)格進(jìn)行審核和簽發(fā)，堅(jiān)決避免濫發(fā)文件和發(fā)無效的文件現(xiàn)象。在公文正式印刷之前要認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否規(guī)范，在印刷以后發(fā)送之前工作人員還需要進(jìn)行再一次的復(fù)核。如果需要修改實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，則需要按照程序進(jìn)行復(fù)審。

對于公文的用紙、幅面以及字體、排版等都需要按照嚴(yán)格得的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行。要充分的利用隨文卡片的作用，簡明扼要的填寫文件處理單、發(fā)文稿紙的卡片，合理的制定文件的發(fā)文的范圍。對于文件件數(shù)的控制，要嚴(yán)格，禁止隨意的抄送現(xiàn)象。

（四）做好文書檔案的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件是資料的收集、鑒定以及保管和統(tǒng)計(jì)工作。因而，工作人員除了要善于收集單位和上下級之間的各種有用的文件和資料之外，還需要善于收集和整理單位在活動中形成的生動的能夠有效的反應(yīng)細(xì)節(jié)的檔案資料，并認(rèn)真的進(jìn)行整合，對其進(jìn)行綜合的分析、篩選、研究和整理，促進(jìn)檔案信息功能的發(fā)揮，不斷的豐富檔案的資源，明確不同時(shí)期的單位的工作重點(diǎn)和任務(wù)，以服務(wù)全單位和單位大局來開展文書檔案工作，從而形成服務(wù)大局的強(qiáng)大合力。

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