館藏檔案回溯著錄應(yīng)同步兼顧“五項(xiàng)鑒定”

摘 要：本文結(jié)合工作實(shí)踐與探索，論述了在開展館藏檔案回溯著錄工作的同時(shí)，同步開展檔案文件的檢索質(zhì)量鑒定、保存價(jià)值鑒定、掃描內(nèi)容鑒定、開放范圍鑒定和損毀保護(hù)鑒定的意義與做法；認(rèn)為如果推廣館藏檔案回溯著錄兼顧這五項(xiàng)鑒定，可以收到事半功倍的效率，以期全面提高檔案管理質(zhì)量、加大檔案開放步伐。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案著錄；檔案鑒定

隨著電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，檔案管理邁入了數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的新時(shí)代。為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享與有效利用，建設(shè)數(shù)字檔案館已成為檔案管理的新目標(biāo)。建設(shè)數(shù)字檔案館的主要任務(wù)是對(duì)海量的館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描，而掃描文件要對(duì)接到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，必須先行對(duì)原來(lái)手工編目的館藏檔案，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行案卷級(jí)和文件級(jí)的回溯著錄。目前，這項(xiàng)工作大部分檔案館（室）是外包給承擔(dān)數(shù)字化工程的商業(yè)公司兼做，或外聘臨時(shí)工、勤工助學(xué)的學(xué)生代做。筆者認(rèn)為，回溯著錄工作最好由具有一定專業(yè)技能和素養(yǎng)的檔案人員親自做或監(jiān)督指導(dǎo)其他人員認(rèn)真去做，因?yàn)樵陂_展館藏檔案回溯著錄工作的同時(shí)，如果同步開展檔案文件的檢索質(zhì)量鑒定、保存價(jià)值鑒定、掃描內(nèi)容鑒定、開放范圍鑒定和損毀保護(hù)鑒定，可以收到事半功倍的效率。這種“一舉五得”的工作方式，值得借鑒推廣。

1 回溯著錄兼顧檢索質(zhì)量鑒定

檔案著錄是對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程，著錄結(jié)果成為編制檔案檢索工具和查找檔案的基本數(shù)據(jù)。在計(jì)算機(jī)普及應(yīng)用的今天，檔案著錄已不再采用人工填寫卡片，而是運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理軟件，選擇案卷和文件的題名、責(zé)任者、文號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、密級(jí)以及檔號(hào)、頁(yè)碼等著錄項(xiàng)目依次輸入相關(guān)內(nèi)容。但這些內(nèi)容的填寫并非簡(jiǎn)單地依照原有案卷或文件特征摘錄移植，而須從檢索質(zhì)量的角度鑒定其是否具備快速有效查找之功能，必要時(shí)需進(jìn)行修正處理。比如：案卷或文件題名不夠準(zhǔn)確的，應(yīng)重新擬定題名，并加方括號(hào)以示區(qū)別；文件之附件不能通過正題名檢索出來(lái)的，應(yīng)對(duì)附件另按一件著錄；[1]責(zé)任者及形成時(shí)間表述不完整的，應(yīng)盡量考證清楚后規(guī)范著錄；原文號(hào)中發(fā)文括號(hào)不規(guī)范和發(fā)文年代不齊全的，應(yīng)統(tǒng)一采用六角號(hào)和四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，以避免計(jì)算機(jī)檢索識(shí)別發(fā)生混亂；檔號(hào)、頁(yè)碼不齊全或有重號(hào)現(xiàn)象的，必須重新整理編目。著錄項(xiàng)目的選擇及著錄內(nèi)容的精確與否，直接影響檢索質(zhì)量和利用效果，切不可敷衍了事。

2 回溯著錄兼顧保存價(jià)值鑒定

檔案價(jià)值鑒定包括真?zhèn)舞b定、分級(jí)鑒定、存毀鑒定等，這里特指保存價(jià)值鑒定，即對(duì)原定的保管期限重新審視與確定。由于歷史的原因，20世紀(jì)80年代以前的館藏檔案保管期限劃分不夠妥帖，往往是重政治輕經(jīng)濟(jì)、重集體輕個(gè)人，涉及上級(jí)文件、政治運(yùn)動(dòng)、會(huì)議記錄的，大多確定為永久保管，而涉及全宗單位基本職能的業(yè)務(wù)文件和涉及百姓個(gè)人利益的人事材料，卻大多確定為長(zhǎng)期或短期保管。而且，檔案保管期限的劃分以“卷”為單位標(biāo)識(shí)，也使得卷內(nèi)有些文件的保管期限難免牽強(qiáng)附會(huì)。館藏檔案回溯著錄，一般都要做到文件級(jí)著錄，這就為以“件”為單位重新審視并標(biāo)注其保管期限帶來(lái)了契機(jī)。具體做法是：先不考慮整個(gè)案卷的保管期限，逐件確定并著錄每份卷內(nèi)文件的保管期限，如果卷內(nèi)所有文件的保管期限一致，則案卷的保管期限隨同；若卷內(nèi)文件的保管期限不一致，則案卷的保管期限就高不就低。這樣處置既可以維護(hù)案卷原有面貌避免不必要的拆卷折騰，又可以正確區(qū)分卷內(nèi)文件的不同保管期限。筆者建議，還是按三分法“永久”“長(zhǎng)期”“短期”來(lái)劃分并著錄標(biāo)識(shí)保管期限，因?yàn)槿绻捎脙煞址ā坝谰谩焙汀岸ㄆ凇?，還需對(duì)“定期”再區(qū)分為“30年”和“10年”，不如一步到位，姑且認(rèn)定“長(zhǎng)期為10年以上30年以下（含30年）”、“短期為10年以下（含10年）”。而且，也無(wú)需在文件上做出保管期限的標(biāo)記，或許以后期滿鑒定時(shí)又有變動(dòng)。對(duì)檔案不同保管期限的掌控，可以通過計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)分類檢索和統(tǒng)計(jì)。

3 回溯著錄兼顧掃描內(nèi)容鑒定

建設(shè)數(shù)字檔案館，是數(shù)字時(shí)代檔案館發(fā)展的必由之路，旨在運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享與有效利用。數(shù)字檔案館建設(shè)前期的主要任務(wù)是檔案數(shù)字化處理，包括存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化。由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大、信息冗雜，基于投入成本和有效利用之考慮，有必要在進(jìn)行數(shù)字化之前先開展檔案數(shù)字化鑒定，即對(duì)電子掃描對(duì)象開展掃與不掃的鑒定。這是一項(xiàng)細(xì)致而瑣碎的工作，不能撒手讓數(shù)字化工程承包商去做，需具備一定專業(yè)素養(yǎng)的檔案人員親自或輔助完成?！皰呙鑵^(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)的和重復(fù)的文件，以及文件形成過程中所產(chǎn)生的最后稿本外的其他各種稿本、參考資料等?！盵2] 具體做法是：在對(duì)館藏檔案回溯著錄之際，順便同步開展館藏檔案數(shù)字化鑒定，對(duì)紙質(zhì)檔案承載的信息內(nèi)容進(jìn)行分析與過濾，剔除內(nèi)容重復(fù)的、無(wú)實(shí)際查考價(jià)值的文件以及成冊(cè)材料中的空白頁(yè)和無(wú)效頁(yè)，在以“件”為單位著錄檢索條目的同時(shí)，以“頁(yè)”為單位標(biāo)注所需電子掃描內(nèi)容的頁(yè)碼。如果前期數(shù)字化鑒定工作做得細(xì)致扎實(shí)了，大規(guī)模的單一掃描工作則可放心委托承包公司去完成。

4 回溯著錄兼顧開放范圍鑒定

開放檔案是我國(guó)改革開放大政方略在檔案工作中貫徹落實(shí)的集中體現(xiàn)，早在1987年就被融進(jìn)了《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，但檔案實(shí)際開放程度依然很低。從國(guó)家檔案局統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)看，截至2013年年底，“我國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館檔案開放的程度普遍不高，只有18.97%，和社會(huì)對(duì)檔案的利用需求存在著很大的差距”。[3] 致使檔案開放步履艱難的原因是多方面的，其中之一是館藏檔案開放鑒定難，除思想保守、人力有限外，主要囿于傳統(tǒng)的檔案開放鑒定與標(biāo)識(shí)方式。傳統(tǒng)的檔案開放鑒定工作是以卷為單位鑒定與標(biāo)識(shí)，倘若一卷中有某一份檔案文件不宜開放則整個(gè)案卷都不得開放，這就不可避免地縮小了開放范圍。如果改成以件為單位進(jìn)行檔案開放鑒定與標(biāo)識(shí)，則可以大大拓展檔案開放的數(shù)量。我館的具體做法是：在對(duì)館藏歷史檔案進(jìn)行回溯著錄的同時(shí)，同步開展檔案密級(jí)鑒定，“參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼與標(biāo)識(shí)》的規(guī)定，將檔案保密等級(jí)劃分為公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密、絕密五個(gè)級(jí)別”。[4]以件為單位經(jīng)鑒定可以開放的，在著錄項(xiàng)目“密級(jí)”一欄中選擇“公開”予以標(biāo)識(shí)，凡是可以開放利用的檔案通過機(jī)讀或紙質(zhì)文件級(jí)目錄即可迅速調(diào)出，涉密檔案也可通過計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)過濾后進(jìn)行隔離處置。

5 回溯著錄兼顧損毀保護(hù)鑒定

作為一種物質(zhì)形態(tài)，檔案實(shí)體在存放和使用過程中，受人為或不良理化因素的影響，或多或少存在著磨損、褪色等安全隱患。因此，維護(hù)檔案的完整與安全是檔案管理工作的基本原則和首要任務(wù)，但由于人力、精力有限，很難做到對(duì)館藏檔案進(jìn)行逐卷逐件逐頁(yè)的仔細(xì)安檢。而趁館藏檔案回溯著錄之際，順便留意檔案載體和信息內(nèi)容有無(wú)損毀跡象則是輕而易舉的。具體做法是，事先準(zhǔn)備好“館藏檔案安全檢查登記簿”，設(shè)置檢查時(shí)間、主要問題（可分為紙質(zhì)破損、字跡褪色、霉變、蟲蛀等幾種情況）、檔號(hào)、頁(yè)碼、備注等欄目，在進(jìn)行回溯著錄的同時(shí)，同步檢查檔案材料安全保管狀況，遇到有損毀跡象需重點(diǎn)修復(fù)保護(hù)的登記在案，以備適時(shí)采取檔案保護(hù)措施，維護(hù)館藏檔案安全。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 劉曉春，王雁.檔案鑒定工作幾個(gè)問題的重新思考[J].檔案學(xué)研究，2015（3）：28～32.

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[4] 晉平.關(guān)于檔案密級(jí)問題的再思考[J].中國(guó)檔案，2008（1）：36～41.