開展建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化工作的途徑探討

何鳳儀

摘 要：本文首先探討了檔案數(shù)字化工作對建設(shè)企業(yè)的重要性，接著從檔案數(shù)字化工作的準備、工作的環(huán)境以及數(shù)字化檔案管理三方面探討了開展建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化工作的途徑，最后對檔案數(shù)字化工作開展應(yīng)注意的問題進行總結(jié)。本文認為，檔案數(shù)字化工作的開戰(zhàn)時建設(shè)企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然走向，數(shù)字化檔案則對建設(shè)企業(yè)運營起到重要的促進作用，希望本文能夠為建設(shè)企業(yè)檔案工作的發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：建設(shè)企業(yè);檔案數(shù)字化;途徑

引言：企業(yè)檔案是對企業(yè)在某一段時期的工作內(nèi)容的細節(jié)匯總，企業(yè)的檔案管理工作不但能夠為企業(yè)提供發(fā)展建議參考，還能夠為企業(yè)提供工作經(jīng)驗總結(jié)的資料。對于建設(shè)企業(yè)來說，檔案對企業(yè)的服務(wù)作用表現(xiàn)在通過檔案資料的分析，總結(jié)企業(yè)建設(shè)技術(shù)和建設(shè)項目發(fā)展方面，這對建設(shè)企業(yè)的全面發(fā)展和企業(yè)目標實現(xiàn)是十分重要的。

1.開展檔案數(shù)字化工作對建設(shè)企業(yè)的重要性

1.1檔案數(shù)字化能夠提高建設(shè)企業(yè)檔案的服務(wù)作用

檔案數(shù)字化指的是應(yīng)用計算機和電子信息技術(shù)，使原本的紙質(zhì)資料和實物資料轉(zhuǎn)化成為信息資料。檔案數(shù)字化能夠使原本只能展示在圖紙和工作報告上的建設(shè)資料和信息以視頻、音頻的方式呈現(xiàn)，使檔案資料本身的內(nèi)容更加豐富，對企業(yè)發(fā)展的服務(wù)作用更高。

1.2檔案數(shù)字化工作能夠提高建設(shè)企業(yè)檔案工作的效率

檔案工作包括了對企業(yè)檔案資料的收集、管理和調(diào)取，將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，能夠大大縮減檔案工作的時間，使檔案調(diào)取不受時間和空間的限制，是提高建設(shè)企業(yè)檔案工作效率的方法之一。

2.開展建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化工作的途徑

2.1對檔案數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期的系統(tǒng)工程，必須從工作的全局出發(fā)，從檔案利用需求出發(fā)，綜合考慮，科學、合理、務(wù)實地制定出近期目標和長遠規(guī)劃;企業(yè)檔案數(shù)字化工作又是一項涉及多個業(yè)務(wù)部門的綜合性工作，必須加強統(tǒng)籌，確保各部門的協(xié)調(diào)一致。只有這樣才能確保整個數(shù)字化的健康有序發(fā)展。因此，開展建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化工作的第一步，是建立檔案數(shù)字化工作制度，除了對企業(yè)現(xiàn)存的檔案進行數(shù)字化掃描、建立各種檔案表格并將建筑檔案、員工個人檔案和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃檔案等進行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外;還需要根據(jù)企業(yè)實際需要，對各類檔案的提交格式、提交時間等進行規(guī)定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔;另外，如果企業(yè)有能力進行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，則檔案工作人員應(yīng)該充分發(fā)揮自身的數(shù)據(jù)管理能力，對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫進行定期的整理和管理。這些都應(yīng)該體現(xiàn)在檔案數(shù)字化工作制度之中。

2.2對檔案數(shù)字化工作進行硬件和軟件準備

檔案數(shù)字化工作的實現(xiàn)需要一系列與電子信息有關(guān)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備。硬件設(shè)備包括電腦、打印機、掃描儀、移動硬盤等;軟件設(shè)備則包括適合于建設(shè)企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件、辦公軟件等。作為檔案管理工作人員，首先應(yīng)該以檔案數(shù)字化工作的實際內(nèi)容為基礎(chǔ)，對企業(yè)目前已有的硬件和軟件資源進行考察和整合，爭取實現(xiàn)資源的最大化利用，并列舉出數(shù)字化檔案工作發(fā)展中可能需要到的硬件和軟件，提出申請材料，進行設(shè)備申請。檔案數(shù)字化工作的硬件和軟件準備并不是實現(xiàn)數(shù)字化工作的真正基礎(chǔ)，有了數(shù)字化工作環(huán)境而檔案工作人員的職業(yè)能力不足，數(shù)字化工作也是難以實現(xiàn)的。因此，建設(shè)企業(yè)檔案工作人員應(yīng)有意識地進行自身職業(yè)能力的提高，要經(jīng)常閱讀檔案工作相關(guān)書籍并學習檔案數(shù)字化工作的先進技能，使檔案數(shù)字化工具的作用發(fā)揮到最大。

2.3對檔案數(shù)字化工作進行精細化管理

檔案數(shù)字化工作以檔案資料的數(shù)字化存儲和提取為基礎(chǔ)，而檔案資料的數(shù)字化工作是十分龐大的，如果建設(shè)企業(yè)各部門呈報的檔案都是紙質(zhì)資料，那么這個工作量對于檔案工作者來說幾乎是難以完成的。因此，要全面開展檔案數(shù)字化工作，還需要對對檔案數(shù)字化精細管理，即明確數(shù)字化檔案的來源責任、管理責任和服務(wù)責任。數(shù)字化檔案的來源是建設(shè)企業(yè)各個部門，例如施工部門呈報的施工總結(jié)、財務(wù)部呈報的企業(yè)季度收支報表等，在數(shù)字化檔案工作實現(xiàn)的過程中，需要企業(yè)和檔案工作人員對數(shù)字化檔案工作進行企業(yè)全員宣傳，敦促企業(yè)各部門負起檔案來源責任，按照數(shù)字化檔案管理制度提交符合檔案管理規(guī)范的文書;另外，檔案工作者還需要明確自身對檔案的管理責任和服務(wù)責任，認真學習數(shù)字化檔案的安全管理技能，指導并幫助企業(yè)員工熟悉自助調(diào)取檔案的程序，提高檔案工作的服務(wù)效率。

3.開展建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化工作應(yīng)注意的問題

開展企業(yè)檔案數(shù)字化工作的途徑比較復雜，每種方法對檔案工作的影響也作用不一致，因此，數(shù)字化檔案工作的實施應(yīng)符合企業(yè)需要，這是數(shù)字化檔案工作發(fā)揮其積極作用的基礎(chǔ);另外，進行檔案數(shù)字化建設(shè)行不免要耗費企業(yè)資源，因此，瑞檔案工作硬件、軟件的準備等工作應(yīng)在企業(yè)實力允許的范圍內(nèi)進行。

4.結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)是企業(yè)對檔案數(shù)字化工作從制度到實際實施各方面需要的支持，而檔案數(shù)字化工作發(fā)揮其對企業(yè)運營的協(xié)助作用以及對員工的服務(wù)作用的基礎(chǔ)是企業(yè)全員對數(shù)字化檔案工作的深刻理解。因此，在建設(shè)企業(yè)中發(fā)展檔案數(shù)字化工作是一項任重而道遠的任務(wù)，相信隨著企業(yè)發(fā)展，檔案數(shù)字化工作也會不斷完善，最終使檔案工作成為建筑企業(yè)發(fā)展的助力之一。

參考文獻：

[1]薛曄.論企業(yè)檔案數(shù)字化工作的開展[J].檔案天地，2014（06）：110-112.

[2]石立銘.企業(yè)實體檔案數(shù)字化工作的實踐與思考[J].機電兵船檔案，2013（10）：105-107.

[3]高新霞.企業(yè)檔案數(shù)字化的實踐與思考[J].數(shù)字與微縮影像，2014（12）：115-117.