檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對(duì)策

王慧芬

摘 要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)的普及，信息安全以及信息存儲(chǔ)成為了一個(gè)不可忽視的課題，隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的創(chuàng)新，傳統(tǒng)以紙質(zhì)進(jìn)行檔案管理的方式，由于其存儲(chǔ)量極其有限，因此已經(jīng)逐漸遭到社會(huì)的淘汰，代替其產(chǎn)生的是新興的數(shù)字化檔案管理方式。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代；檔案數(shù)字化；策略探討

隨著科學(xué)與技術(shù)的不斷進(jìn)步，全球范圍內(nèi)已經(jīng)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，伴隨而來的就是數(shù)據(jù)的爆發(fā)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨改變了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，檔案數(shù)字化建設(shè)工作也不例外。在這種背景下，筆者主要進(jìn)行了數(shù)據(jù)時(shí)代的特征探析，并且通過對(duì)數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展問題以及其發(fā)展價(jià)值的分析來得到檔案數(shù)字化建設(shè)工作的創(chuàng)新策略，希望能夠?yàn)闄n案數(shù)字化建設(shè)工作的順利進(jìn)行提供一定的參考。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題探究

（一）硬件設(shè)備不足

進(jìn)行檔案數(shù)字化工作建設(shè)所需要的設(shè)備可分為信息采集、存儲(chǔ)以及利用等三類設(shè)備，這三種設(shè)備在檔案數(shù)字化建設(shè)工作當(dāng)中的作用各有不同，相輔相成，因此缺一不可，但是在實(shí)際的檔案管理單位中，由于資金的缺乏等原因，造成其設(shè)備的購買出現(xiàn)阻礙，因此導(dǎo)致檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變的困難。

（二）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在現(xiàn)階段的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)當(dāng)中，由于儲(chǔ)存格式多樣，導(dǎo)致檔案管理工作的不便。雖然有著大量的格式轉(zhuǎn)變工具，但是進(jìn)行大批量的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)變依然需要大量的人力物力，不僅影響數(shù)字化的效率，也影響檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。

（三）檔案載體使用期較短

檔案是存儲(chǔ)著大量實(shí)用信息以及某領(lǐng)域相關(guān)機(jī)密的文件，由于其性質(zhì)的特殊，導(dǎo)致在其存儲(chǔ)的實(shí)際過程當(dāng)中，信息安全受到了最大程度的關(guān)注。雖然檔案數(shù)字化管理能夠大大的提升其信息儲(chǔ)存的數(shù)量以及質(zhì)量，但是由于電子載體儲(chǔ)存的環(huán)境要求較高，因此存在著受到惡劣環(huán)境影響而丟失信息的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）技術(shù)過時(shí)風(fēng)險(xiǎn)較高

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代最突出的特點(diǎn)就是科學(xué)技術(shù)更新迅速，在這種背景下，計(jì)算機(jī)的硬件以及軟件、技術(shù)等都在不斷的進(jìn)行更新，而伴隨其更新產(chǎn)生的就是格式的識(shí)別問題。檔案的儲(chǔ)存年限一般較長，如果在此期間電子技術(shù)不斷的更新，那么勢必導(dǎo)致信息格式的識(shí)別出現(xiàn)問題，成為一項(xiàng)重大風(fēng)險(xiǎn)。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)策略研究

（一）加大硬件投入力度

針對(duì)上述檔案數(shù)字化設(shè)備的短缺問題，筆者提出以下建議：想要實(shí)現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變，必須要進(jìn)行相關(guān)設(shè)備的購置，除此之外，還要注重設(shè)備的更新，要緊跟科技的腳步進(jìn)行設(shè)備的采購，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的硬件條件。

（二）進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一

實(shí)施檔案儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一是進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的必要途徑，此項(xiàng)舉措不僅可以有效的節(jié)約檔案管理工作的時(shí)間，還可以保證信息儲(chǔ)存的質(zhì)量。目前針對(duì)這一問題，我國已經(jīng)出臺(tái)了相關(guān)規(guī)定：由于格式對(duì)于檔案儲(chǔ)存工作的重要性，各個(gè)檔案儲(chǔ)存機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)保存格式以及讀取格式，以確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

（三）延長載體使用期

解決檔案數(shù)字化管理的載體使用壽命問題，筆者認(rèn)為可以從管理系統(tǒng)以及文件格式等兩個(gè)方面入手。針對(duì)前者，應(yīng)當(dāng)建立起TDR系統(tǒng)來保證檔案的維護(hù)工作；針對(duì)后者，我國相關(guān)文件已經(jīng)給出了明確的標(biāo)準(zhǔn)，為未來檔案管理的統(tǒng)一歸檔工作做出了祭奠。

（四）及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，防止技術(shù)過時(shí)

所謂的進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，就是將原有的儲(chǔ)存有檔案信息的介質(zhì)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，使其轉(zhuǎn)移到新的媒體上，這樣的舉措能夠有效的保障原始信息的保存，使其不會(huì)由于技術(shù)的更新而丟失。但是在實(shí)際進(jìn)行數(shù)據(jù)更新的過程當(dāng)中，要注意更新技術(shù)的使用，保證備份內(nèi)容以及頻率等的一致性，除此之外，還要結(jié)合現(xiàn)有的軟硬件環(huán)境進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的定期更新。

（五）注重檔案加工工作管理

隨著信息的爆發(fā)，機(jī)密信息的安全問題需要得到人們的重視，在信息共享的過程當(dāng)中如何實(shí)現(xiàn)信息安全，是當(dāng)今檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)際過程當(dāng)中的重要課題。檔案數(shù)字化管理人員在進(jìn)行相關(guān)文件的整理以及收集工作時(shí)，不僅要完成紙質(zhì)文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，同時(shí)還要進(jìn)行源文件的記錄和整理，以此來保證其起到憑證作用。這種通過進(jìn)行源文件的記錄來構(gòu)建安全系統(tǒng)環(huán)境的方式，能夠有效的保證其產(chǎn)生和管理的電子文件存在有效來源。

結(jié)論

進(jìn)行檔案管理的大數(shù)據(jù)時(shí)代的改革是一個(gè)長期過程，應(yīng)注重以下幾方面：首先，想要進(jìn)行企業(yè)新型的檔案管理制度的建設(shè)，就要從提升人員的檔案管理意識(shí)入手，不論是社會(huì)還是企業(yè)，遵循的首要原則都是“以人為本”，因此，只有使工作人員充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，才能全面發(fā)展檔案文化的作用，其次，要注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，再次，建立數(shù)字化檔案管理制度要從企業(yè)自身情況入手。除去上述的幾點(diǎn)之外，還要進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理相關(guān)制度的建立。企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作的順利進(jìn)行，必須要先進(jìn)行相關(guān)職能部門的建立，只有如此，才能夠使檔案管理工作持續(xù)有序的進(jìn)行，保證其科學(xué)化管理。

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