檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險及防范措施

張飛

摘要：近年來，隨著全國各地數(shù)字檔案館建設(shè)的廣泛開展，檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包已經(jīng)成為數(shù)字檔案建設(shè)的主流趨勢，外包檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)可以大幅提高數(shù)字檔案館建設(shè)的進程，實現(xiàn)短時間內(nèi)將大量的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，但在帶來便捷的同時也存在著一些數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包風(fēng)險，所以我們應(yīng)該建立慎重選擇外包公司，加強我們?nèi)粘９ぷ鞯谋O(jiān)督管理，并進一步增強檔案管理部門人員整體素質(zhì)，熟悉掌握數(shù)字化轉(zhuǎn)換方面的計算機技術(shù)知識，配置一批有技術(shù)設(shè)備保證數(shù)字化加工安全完成，從人防、技防、物防等方面確保外包業(yè)務(wù)的絕對安全。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；業(yè)務(wù)外包；風(fēng)險；信息

中圖分類號：G270.7 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）024-0000-01

一、前言

數(shù)字檔案館建設(shè)重點就是館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)值化加工，需要有較高科技的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，當(dāng)前，檔案管理人員的計算機信息知識和技術(shù)比較欠缺，檔案數(shù)字化進程受到一定影響，因此有些檔案部門把數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包給專門從事這項工作的公司。這些公司主要從事檔案數(shù)字化的前期工作，他們在數(shù)字化加工方面比較專業(yè)，并且效率比較高，涉及的數(shù)字化業(yè)務(wù)內(nèi)容比較全面，能夠勝任檔案數(shù)字化加工工作。檔案管理部門充分利用這種檔案數(shù)字化外包模式，大大提高了檔案數(shù)字化加工的效率。

二、檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包服務(wù)的優(yōu)勢

1.檔案數(shù)字化加工外包能夠節(jié)約數(shù)字檔案館建設(shè)成本及時間。檔案數(shù)字化加工工作需要比較先進的計算機設(shè)備，能夠高速掃描和錄入紙質(zhì)檔案信息，同時檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作人員具備一定的計算機相關(guān)知識和豐富的專業(yè)工作經(jīng)驗，以及他們在日常工作中所形成的團隊精神，所以外包公司的檔案數(shù)字化速度較快，在短時間內(nèi)可以完成大量的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

2.檔案數(shù)字化加工外包能夠提供專業(yè)數(shù)字化加工服務(wù)。檔案管理部門選擇檔案數(shù)字化加工外包模式，能夠吸收檔案數(shù)字化加工專業(yè)服務(wù)公司的技術(shù)優(yōu)勢和豐富的經(jīng)驗，能夠?qū)W習(xí)先進公司的檔案數(shù)字化工作制度，還會獲得檔案數(shù)字化加工專業(yè)管理軟件，能夠?qū)⒁郧皺n案數(shù)字化加工數(shù)據(jù)庫有效的繼續(xù)延續(xù)下去，形成更豐富的館藏數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫。

三、檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包服務(wù)的風(fēng)險

1.數(shù)字化加工外包業(yè)務(wù)中檔案的保密風(fēng)險。眾所周知，檔案管理部門存有大量的涉密文件和需要保密的檔案資料，這些檔案資料在它的保密期限內(nèi)是不能夠被隨便外借的。因此在檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包服務(wù)時，必須保障涉密檔案不會外泄，不能一味追求檔案數(shù)字化加工高效快速而不顧檔案的保密要求，這樣有可能會出現(xiàn)檔案的失泄密問題。

2.數(shù)字化加工外包業(yè)務(wù)中檔案的質(zhì)量風(fēng)險。承包檔案數(shù)字化加工的公司雖然有先進的計算機管理技術(shù)，但他們不熟悉檔案的歸檔、立卷和整理等業(yè)務(wù)，如果檔案管理部門和外包公司缺少溝通，就會影響檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量。另外承包檔案數(shù)字化加工公司的技術(shù)能力、資金實力和公司內(nèi)部發(fā)展等問題同樣也會給檔案數(shù)字化加工工作帶來質(zhì)量風(fēng)險。

四、檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包服務(wù)的風(fēng)險防范措施

1. 實行公開招投標(biāo)，選擇專業(yè)和有保密資質(zhì)的外包公司。檔案管理部門在檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包的前期，應(yīng)該充分調(diào)研檔案數(shù)字化加工相關(guān)工作，前往全國先進地區(qū)了解檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)工作，吸取好的經(jīng)驗，針對本地檔案管理工作實際，制定出詳細的招標(biāo)書，送招投標(biāo)管理部門，嚴格執(zhí)行政府對檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)法律法規(guī)。在順利完成數(shù)字化招投標(biāo)工作后，應(yīng)該和中標(biāo)企業(yè)全面溝通檔案數(shù)字化工作如何開展等事宜，保證達到檔案加工業(yè)務(wù)外包業(yè)務(wù)的最終目標(biāo)。

2.重點審核保密資質(zhì)，加強檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)的管理工作。具有保密資質(zhì)的承包公司是檔案信息化加工業(yè)務(wù)外包的前提，只有具備保密資質(zhì)才能有效防止檔案在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中失泄密。還應(yīng)該加強對承包公司的日常工作監(jiān)管，選派熟悉檔案信息化和計算機技術(shù)的工作人員對承包公司的檔案數(shù)字化加工工作全程參與和監(jiān)督，時時掌握承包公司工作進度和保密情況以及存在的問題，及時調(diào)整和糾正承包公司違規(guī)操作。加強與承包公司的溝通和交流，定期不定期的召開推進會，就檔案數(shù)字化加工進度和計劃開展研討，確保檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作按期完成。

3.學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化加工技術(shù)，加強檔案管理部門的實踐能力。檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)的外包畢竟是迅速提高館藏檔案數(shù)字化加工的應(yīng)急手段，長遠來看，檔案管理部門只有自己培養(yǎng)這方面的技術(shù)人員才能適應(yīng)檔案管理工作未來的發(fā)展。要增加檔案管理部門工作人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)次數(shù)，聘請一些上級檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)人員前來講授相關(guān)專業(yè)知識，結(jié)合實際操作提升學(xué)員的理論知識和動手能力，選派業(yè)務(wù)骨干到檔案數(shù)字化建設(shè)做的好的地方學(xué)習(xí)參觀，打造一支能夠勝任未來檔案數(shù)字化加工發(fā)展的專業(yè)技術(shù)隊伍。

4.爭取檔案數(shù)字化加工經(jīng)費，大力投入檔案數(shù)字化加工設(shè)備。想要發(fā)展自身的檔案數(shù)字化建設(shè)，數(shù)字化加工基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備建設(shè)是必不可少的，檔案管理部門應(yīng)該積極爭取檔案數(shù)字化加工的相關(guān)經(jīng)費，大力開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，開辟檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的場所，根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)的要求，配置一批能夠適應(yīng)未來檔案管理工作的檔案數(shù)字化加工的設(shè)備，通過專業(yè)知識的業(yè)務(wù)骨干傳授經(jīng)驗，使更多的檔案管理工作人員了解熟悉檔案數(shù)字化加工工作，最后形成一個有設(shè)備、有技術(shù)、有人員的檔案數(shù)字化建設(shè)團隊。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)的外包給現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設(shè)帶來新機遇和新挑戰(zhàn)，檔案管理部門要在確保檔案的絕對保密的前提下開展檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)，提前預(yù)料和解決檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外包中可能產(chǎn)生的困難和問題，確保建成高效、便捷、安全的數(shù)字檔案館，發(fā)揮檔案的存憑留史、資政育人、為民服務(wù)的作用。

參考文獻：

[1]黃力，李圭雄.檔案部門信息外包潛在的風(fēng)險及防范[J].檔案時空，2004，（8）.

[2]劉玉紅.檔案數(shù)字化項目風(fēng)險問題研究[J].黑龍江檔案，2012.1.