高校檔案管理嵌入數(shù)模整合系統(tǒng)研究

向理琛

【摘 要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和信息化建設(shè)的深入，各類檔案的數(shù)字化為現(xiàn)代檔案管理工作帶來了便利，同時檔案資源信息安全問題也面臨全新的挑戰(zhàn)，我們提出將檔案數(shù)字化技術(shù)和模擬影像存儲技術(shù)整合運用，對檔案資源進行數(shù)字化掃描存儲的同時進行縮微影像技術(shù)存儲，這種數(shù)模整合技術(shù)為高等院校檔案資源的安全存儲和高效利用開拓了新的領(lǐng)域。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化；縮微膠片；數(shù)模整合；高校

0 前言

在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展普及的今天，網(wǎng)絡(luò)是人們獲取文獻資料信息的主要途徑，而各類高等院校的檔案管理者也利用互聯(lián)網(wǎng)最大限度的發(fā)揮了檔案資源的服務(wù)作用，使廣大研究學(xué)者和利用者面對永不閉館的檔案館，這不僅提高了檔案文獻的利用率，同時也節(jié)省了人力和物力，提高了利用時效，而通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈墨I資源是以數(shù)字文件形式存在的，數(shù)字文件也是數(shù)字檔案館的資源建設(shè)重要基礎(chǔ)，但目前搭載檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及存儲硬件卻存在著諸多漏洞和安全隱患，因為網(wǎng)絡(luò)的開放性導(dǎo)致黑客利用系統(tǒng)后門對目標數(shù)據(jù)進行竊取、攻擊和破壞，而存儲硬件則由于其機械構(gòu)造的不可靠性或介質(zhì)本身先天不足而產(chǎn)生存儲風(fēng)險。如何能在保障數(shù)字檔案的存儲安全和不斷擴大的存儲容量之間進行平衡，是目前擺在檔案管理者面前的一個新課題。為此我們提出利用縮微影像和數(shù)字存儲技術(shù)融合的數(shù)模整合系統(tǒng)對高校檔案資源進行管理的新方法。

1 縮微影像存儲技術(shù)和數(shù)字文件存儲技術(shù)各自優(yōu)劣的解析

1.1 縮微影像存儲技術(shù)解析

縮微影像技術(shù)是一種模擬存儲技術(shù)，從技術(shù)形態(tài)和行業(yè)標準方面都比較成熟并趨于完美，通過一次性在縮微膠片上記錄檔案資料的影像，獲得成像的縮微膠片有不可編輯、不可組合和無法處理的特性，符合反應(yīng)文件的原始值貌的檔案利用特性，對此國際信息與影像管理協(xié)會（AIIM）和“中華人民共和國檔案法實施辦法”中都確定縮微膠片的法律效力和原件同等。同時縮微產(chǎn)品的體積較小，在恒溫恒濕的環(huán)境保存條件下能存儲五百年甚至更長時間，而目前數(shù)字存儲介質(zhì)中光介質(zhì)存儲載體和磁性介質(zhì)存儲載體的數(shù)據(jù)損失風(fēng)險較高，信息丟失損壞幾率也較大。相對于數(shù)字存儲方式，縮微膠片更加安全可靠，不易感染病毒或因誤刪除而導(dǎo)致檔案文件的損壞和信息丟失，其安全可靠程度是現(xiàn)代數(shù)字存儲技術(shù)無法比擬的。縮微膠片技術(shù)的特性也為其帶來了明顯的局限性，如縮微品的保存條件要求較高，需在恒溫（13-20℃）恒濕（15-40%）的環(huán)境下保存，其次膠片制作過程和工藝較復(fù)雜、專業(yè)性較強，縮微膠片檔案需要人工閱讀手工檢索、速度慢，且暫時無法實現(xiàn)遠程快速傳輸，只能記錄靜態(tài)圖像，對動態(tài)的聲像文件無法存儲。

1.2 數(shù)字文件存儲技術(shù)解析

近年來由于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的飛速發(fā)展，各高校也通過對檔案進行數(shù)字化，將檔案資源發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)上，大量經(jīng)過數(shù)字化加工的檔案資料被存儲到各種數(shù)字存儲介質(zhì)當(dāng)中，這其中應(yīng)用最為廣泛的兩類存儲設(shè)備是光介質(zhì)存儲載體和磁性介質(zhì)存儲載體。首先光介質(zhì)存儲載體指的是CD、DVD和藍光DVD等光盤存儲介質(zhì)，這類存儲設(shè)備的最大優(yōu)勢是能夠存儲大量的數(shù)據(jù)，并且能夠囊獲幾乎所有數(shù)字化的文件系統(tǒng)，如圖像、音（視）頻、文本文檔、數(shù)據(jù)文檔等各種電子文檔，有操作簡便、兼容性好、單位數(shù)據(jù)成本低、可批量復(fù)制、容量大密度高的特點，同時光盤讀取速度相對縮微膠片快，并可以通過網(wǎng)絡(luò)進行快速的檢索和查閱。但光存儲載體也存在著很多弊端，如電子文件容易感染病毒，導(dǎo)致對文件的破壞和丟失，其次數(shù)字檔案文件均可以通過技術(shù)手段對其進行修改、編輯、加工，這直接導(dǎo)致了數(shù)字檔案文件失去了檔案原始值貌的特性，而不具有公認的法律效力。另外光存儲載體的致命弱點是其使用壽命較短，一般可擦寫光盤的理論使用壽命是20-30年，但在實際使用當(dāng)中光存儲載體的平均壽命只有15年。

磁性介質(zhì)存儲載體也具有光介質(zhì)存儲載體類似的優(yōu)勢，兼容性好、單位數(shù)據(jù)成本低、容量大密度高、檢索速度快等特點，磁性介質(zhì)存儲載體有磁帶、閃存盤、軟磁盤等多種類型，目前應(yīng)用最為廣泛的是硬磁盤存儲器，隨著技術(shù)提高，硬磁盤的單盤存儲容量不斷的增大，硬磁盤的單位存儲成本也在日漸降低，但硬磁盤也有類似光存儲介質(zhì)一樣弊端，磁盤本身的機械構(gòu)造導(dǎo)致其物理故障風(fēng)險較大，同時磁性介質(zhì)也對環(huán)境有一定的要求，高濕、高溫、強磁場對磁盤驅(qū)動器同樣有著一定的損害，這也增大了數(shù)據(jù)損失的風(fēng)險，同時磁盤的使用壽命目前也只能達到5-10年，并且是在非連續(xù)運轉(zhuǎn)和磁碟本身不存在制造和設(shè)計缺陷的情況下的理論值，數(shù)據(jù)存儲方為了保證數(shù)據(jù)的安全性也必須定期更換新盤從而增加了存儲成本，同時也產(chǎn)生了因數(shù)據(jù)復(fù)制而發(fā)生文件損失的風(fēng)險。綜上所述目前光介質(zhì)存儲技術(shù)和磁性介質(zhì)存儲技術(shù)也不是檔案數(shù)據(jù)存儲中最理想的永久存儲方案。

2 數(shù)模整合系統(tǒng)引入高校檔案管理系統(tǒng)的論證

2.1 數(shù)模整合系統(tǒng)的構(gòu)建方案

數(shù)模整合系統(tǒng)既將以光介質(zhì)存儲載體、磁性介質(zhì)存儲載體為主的數(shù)字存儲技術(shù)和以縮微膠片為載體存儲技術(shù)有機的結(jié)合起來，兩者通過硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進行共同的儲存、管理和利用。系統(tǒng)運作的基本方案如下，首先利用各種掃描設(shè)備對紙質(zhì)文件進行掃描生成數(shù)字文件，通過系統(tǒng)軟件將數(shù)字影像文件進行檢驗校對、排序、建立索引、編目存檔進入數(shù)字存儲系統(tǒng)進行存儲，存檔同時將制作好的電子影像文件輸出到縮微膠片數(shù)字存檔機中制作縮微膠片，如i9600-16mm數(shù)字存檔機和Polycom-35mm數(shù)字存檔機，通過縮微輔助設(shè)備對膠片沖洗顯影定影烘干即可成品，對形成的膠片進行檢驗、校對、在編目排序、建立索引即可入庫進行長期保存和利用?？s微膠片存儲的同時可利用縮微膠片閱讀器進行查閱，也可利用縮微膠片掃描儀將膠片數(shù)字化掃描成電子文檔進行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)利用，如MS6000MKⅡ/ MS7000MKⅡ縮微膠片掃描儀，而達到對檔案數(shù)據(jù)資源的長期保存和快速集成的管理。具體系統(tǒng)構(gòu)建方案如下圖。

圖1 高等院校數(shù)模整合系統(tǒng)構(gòu)建方案

2.2 數(shù)模整合系統(tǒng)的應(yīng)用方式

現(xiàn)在各高校的實體檔案資源日漸增長，同時數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫容量隨著各類研究成果和檔案資源的增加而日益龐大，如何有效運用數(shù)模整合系統(tǒng)方式，讓其高效便捷的提供利用也成為一個系統(tǒng)性的問題。為了解決過于膨脹的數(shù)據(jù)庫積壓導(dǎo)致數(shù)字存儲系統(tǒng)的臃腫和龐大，我們可以采用“利用率分層法”對數(shù)據(jù)進行分類儲存。對存儲時間不長且查詢頻率較高的檔案，就采用數(shù)字存儲系統(tǒng)如磁盤整列進行存儲；對需要較長期保存的檔案采用光介質(zhì)存儲的形式進行存儲；對需要永久保存的專利性、歷史性資料，并且須具備法律性、原始性的檔案則采用縮微影像技術(shù)進行存儲。舉例來說，筆者考察了國內(nèi)多所211工程重點大學(xué)，比如擁有悠久建校歷史和大量珍貴歷史檔案資料的四川大學(xué)，該校檔案館2014年已開始在對本校歷史檔案文獻進行分批分階段數(shù)字化工程，為此檔案館成立專家小組對各種數(shù)字儲存技術(shù)和應(yīng)用方案進行了多方的研究和考察，最終確定以數(shù)字存儲技術(shù)為主、縮微膠片技術(shù)為輔的數(shù)模整合系統(tǒng)存儲方式對學(xué)校歷史檔案進行保護存儲，由此可見采用縮微影像存儲與數(shù)字存儲結(jié)合的數(shù)模整合系統(tǒng)已經(jīng)在高校中得到了切實有效的運用。

2.3 數(shù)模整合系統(tǒng)的可行性

數(shù)模整合存儲系統(tǒng)解決了數(shù)字文件檔案存儲過程中易產(chǎn)生的各種風(fēng)險和問題，我們從以下幾方面論證：

1）數(shù)字影像文件長期保存的可能；首先縮微膠片的理論保存期限是500至800年，據(jù)美國國家標準學(xué)會（ANSI）委托以IT9.0委員會制訂的標準中認定，采用定影劑處理的銀鹽膠片即可達到“檔案級”的膠片，既永久存儲。達到了其他影像存儲介質(zhì)都無法企及的極限存儲時間。

2）容災(zāi)和抗物理損害能力；曾有報道在1995年1月17日發(fā)生在日本震驚世界的阪神大地震中，某公司檔案管理部門存儲在磁性存儲介質(zhì)中的檔案信息被破壞而無法讀取，但保存在縮微膠片柜中的膠片信息卻完好無損；而在2008年發(fā)生的5.12四川汶川特大地震中，由于東方汽輪機廠的工業(yè)圖紙保存在縮微膠片中，該廠寶貴的技術(shù)圖紙也得以幸免，由此可見縮微膠片的抗物理破壞能力也優(yōu)于其他介質(zhì)。

3）互聯(lián)網(wǎng)信息共享安全問題；在網(wǎng)絡(luò)普及的今天，研究人員和利用者大量獲取文獻資源都是通過互聯(lián)網(wǎng)，并且獲得信息的主要內(nèi)容也是數(shù)字文檔和數(shù)字圖像資料，通過數(shù)模整合的檔案管理系統(tǒng)就能有效的避免網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)漏洞，有效的防止黑客、木馬和病毒的襲擾，通過雙模式的存儲方案在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、被篡改和損壞的情況下，利用異地異質(zhì)的縮微備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)補充，有效降低和徹底解決數(shù)字信息資源的安全風(fēng)險。

4）在數(shù)字化檔案趨勢下保證檔案資料的法律效力；近年來檔案數(shù)字化趨勢越發(fā)加快，通過網(wǎng)絡(luò)可以對大量的文獻資源進行快速的檢索利用，但也因為數(shù)字檔案文件容易被修改、編輯而使得檔案的原始性真實性遭到破壞和質(zhì)疑，因此縮微影像存儲技術(shù)在此彌補了這個不足，國務(wù)院1990年10月24日批準的《中華人民共和國檔案法實施辦法》第4章第21條規(guī)定：“各級各類檔案館提供社會利用的檔案，應(yīng)當(dāng)逐步實現(xiàn)以微縮品代替原件。檔案微縮品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力”?！?1條”的規(guī)定確立了縮微品在國家法律層面上的地位，使得縮微膠片的使用具有了法律依據(jù)。

5）巧用外包實現(xiàn)技術(shù)整合；縮微技術(shù)有著更復(fù)雜的制作工藝和較貴的制作成本，但筆者走訪過多所高校均采用數(shù)字化外包的方式實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化和縮微存儲，在對各種檔案進行數(shù)字化時采用招標專業(yè)的數(shù)字化公司，利用專業(yè)的人員和設(shè)備對檔案資源數(shù)字化，同時進行縮微技術(shù)處理，相對于自己購買設(shè)備、培訓(xùn)人員進行數(shù)字化縮微制作，這種方式更加高效、專業(yè)和節(jié)約成本，并且后續(xù)也能繼續(xù)接受數(shù)字化公司的各種質(zhì)保和服務(wù)，讓高校檔案管理者更多的精力投入到“管”、“存”和“用”上，而把“制”交給更專業(yè)的人來做[1]。

3 結(jié)語

在數(shù)字技術(shù)高度發(fā)展的時代，縮微膠片存儲技術(shù)和數(shù)字存儲技術(shù)緊密的結(jié)合，利用數(shù)字技術(shù)快速、高效、便利的特點，結(jié)合縮微技術(shù)存儲的安全性、永久性、法律性、真實性，發(fā)揮出縮微技術(shù)長于“存”、數(shù)字技術(shù)長于“用”的特點，讓二者互為補充、互相轉(zhuǎn)換，解決了檔案資源長期保存和快速利用之間的矛盾。因此只有將多種存儲介質(zhì)結(jié)合使用，實施數(shù)模整合系統(tǒng)存儲方案，才能有效提高檔案管理“存”與“用”的效率，在著眼全球的數(shù)字信息服務(wù)體系中，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托、以縮微膠片、磁盤整列為載體的數(shù)模整合系統(tǒng)將具有更加廣闊的應(yīng)用前景。

【參考文獻】

[1]尹群.數(shù)模整合技術(shù)——數(shù)字與縮微技術(shù)合理并存的橋梁[J].河南圖書館學(xué)刊，2012，12，32（6）.

[責(zé)任編輯：湯靜]