采購(gòu)合同的管理與風(fēng)險(xiǎn)控制

苗靜++嚴(yán)躍萍++黃曉敏

摘要 ：采購(gòu)合同是各類企業(yè)對(duì)外簽訂量較高的一類合同，如果不注意防范合同簽訂、履行合同過程中的風(fēng)險(xiǎn)，可能會(huì)給企業(yè)造成不必要的麻煩，甚至是重大的經(jīng)濟(jì)損失。加強(qiáng)對(duì)合同三個(gè)階段的風(fēng)險(xiǎn)控制，建立完善的合同管理機(jī)制，將最大限度減少合同風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)合同；風(fēng)險(xiǎn)控制；標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同

中圖分類號(hào)：F426.61 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）024-0000-02

采購(gòu)合同是采購(gòu)過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它是前期采購(gòu)調(diào)研、資料收集、對(duì)比同類產(chǎn)品、核對(duì)技術(shù)參數(shù)、編制招標(biāo)文件、組織招（議）標(biāo)等一系列繁瑣工作的成果體現(xiàn)，也是處理后期采購(gòu)付款、驗(yàn)收等具體交易及可能出現(xiàn)的糾紛的主要依據(jù)。加強(qiáng)采購(gòu)合同的管理與風(fēng)險(xiǎn)控制，可以有效的防范和控制采購(gòu)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)爭(zhēng)取最大的利益。

根據(jù)采購(gòu)合同管理的流程，一般采購(gòu)合同的管理可以分為三個(gè)階段，即：前期管理（簽訂過程）、中期管理（履行過程）、后期管理（檔案管理）。加強(qiáng)采購(gòu)合同管理即是加強(qiáng)對(duì)這三個(gè)階段的風(fēng)險(xiǎn)控制。

一、采購(gòu)合同的概述

采購(gòu)合同是企業(yè)與供應(yīng)商，經(jīng)過雙方一定形式的談判協(xié)商，達(dá)成一致意見而簽訂的“供需關(guān)系”的法律性文件，合同雙方都應(yīng)遵守和履行。采購(gòu)合同是經(jīng)濟(jì)合同，雙方受“經(jīng)濟(jì)合同法”保護(hù)和承擔(dān)責(zé)任。其內(nèi)容條款一般應(yīng)包括：

企業(yè)與供應(yīng)商的全名、法人代表，以及雙方的通訊聯(lián)系的地址、電話、傳真等；采購(gòu)貨品的名稱、規(guī)格型號(hào)，數(shù)量以及價(jià)格（應(yīng)包含單價(jià)和總價(jià)）；交貨期、交付方式和交貨地點(diǎn)；質(zhì)量要求和驗(yàn)收方法，以及不合格品的處理；違約責(zé)任等。

在具體簽訂過程應(yīng)遵守以下幾個(gè)原則：

①有效性原則，即合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。

②合法性原則。即合同的內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合國(guó)家法律、法規(guī)中有關(guān)合同管理的規(guī)定。

③平等互利、充分協(xié)商的原則。

④等價(jià)、有償?shù)脑瓌t。

二、采購(gòu)合同前期的風(fēng)險(xiǎn)管控

采購(gòu)合同的前期管理主要是指采購(gòu)合同的簽訂過程的管理，這里主要是指前期對(duì)合同對(duì)方的資格審查及合同條款的審查。

1.資格審查

資格審查對(duì)方當(dāng)事人資格審查的具體內(nèi)容包括：主體資格審查、資信調(diào)查和履約能力調(diào)查。主體資格審查主要是審查對(duì)方的民事權(quán)利能力和民事行為能力。合同雙方是否具有主體資格，將直接影響著合同的效力。只有具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力的主體簽訂的合同才是合法有效的。一般情況下法人是訂立合同的主要當(dāng)事人，法人也可以委托代理人訂立合同，具有授權(quán)的代理人所簽訂的合同，同樣具有法律效力。但是要注意，代理人代訂合同，要有載明代理人姓名或名稱、代理事項(xiàng)、權(quán)限和期限，并由委托人簽名或蓋章的授權(quán)委托書。

其次，是資信調(diào)查和履約能力調(diào)查，主要是查明對(duì)方當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、信用情況和不良行為記錄等，較高的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、良好的信用是確保合同順利執(zhí)行的有力保障，通過對(duì)對(duì)方資信調(diào)查和履約能力調(diào)查，可一定程度上避免合同執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)。

2.合同條款的審查

當(dāng)談判雙方就交易的主要條款達(dá)成一致以后，就進(jìn)入合同簽約階段。在具體簽約過程中低于談判所涉及的數(shù)量、質(zhì)量、貨款支付以及履行期限、地點(diǎn)、方式等談判內(nèi)容，都必須清楚的列入到合同中，否則可能會(huì)造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。具體來說，合同條款要力爭(zhēng)做到語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要、內(nèi)容全面完整，避免產(chǎn)生歧義，體現(xiàn)出合同的實(shí)用性和效力性。對(duì)于重要的合同或條款內(nèi)容，要仔細(xì)斟字酌句，必要時(shí)可聘請(qǐng)專業(yè)律師審查，防患于未然。對(duì)合同條款的審查，不僅是要審查文字的表述，更重要的是審查條款的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。尤其是對(duì)方提供的格式合同應(yīng)特別注意，保護(hù)企業(yè)自己的利益。

為避免以后的合同糾紛和不必要的損失，企業(yè)可以根據(jù)單位的實(shí)際情況，編制自己的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同。標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同可以從形式上保證采購(gòu)合同的完整，很大程度上可以避免人為疏忽遺漏合同條款，同時(shí)可以使企業(yè)在簽訂合同過程中更具主動(dòng)性，保障企業(yè)的最大利益。

標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同的編制應(yīng)保證合同內(nèi)容合法，合同條款詳細(xì)、明確，便于操作。合同內(nèi)容應(yīng)以明確下幾個(gè)方面：

（1）商品的品種、規(guī)格和數(shù)量

商品的品種應(yīng)具體，使用標(biāo)準(zhǔn)名稱，避免使用綜合品名或俗稱；商品的規(guī)格型號(hào)要明確，也可約定顏色、式樣、尺碼和牌號(hào)等信息；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國(guó)家統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出。如果商品種類、數(shù)量較多，可以在合同貨物內(nèi)容中列商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表，以免所交貨物因質(zhì)量不符合所想要采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)而引起糾紛。

（2）商品的質(zhì)量和包裝

商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國(guó)家或行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，無國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣交貨；對(duì)實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條款；對(duì)商品包裝的辦法也可以有具體的規(guī)定，如使用的包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志等。在質(zhì)量條款中還應(yīng)明確質(zhì)保期限，尤其是設(shè)備采購(gòu)合同，一般設(shè)備質(zhì)保期為一年，應(yīng)強(qiáng)調(diào)供方在質(zhì)保期內(nèi)必須保證設(shè)備質(zhì)量，在質(zhì)保期內(nèi)提供免費(fèi)的維護(hù)與維修，但不包括人為導(dǎo)致的損害，對(duì)于人為導(dǎo)致的損壞可以提前對(duì)維修價(jià)格進(jìn)行約定。有質(zhì)保期約定的一般都會(huì)留有質(zhì)保金，在合同中應(yīng)明確約定質(zhì)保金在質(zhì)保期結(jié)束后予以返還。

（3）商品的價(jià)格和結(jié)算方式

商品的價(jià)格是合同的核心內(nèi)容，因此要對(duì)商品的價(jià)格要作具體的規(guī)定，并明確對(duì)副品、次品的扣價(jià)、退貨辦法等，對(duì)作價(jià)辦法和變價(jià)處理等情況以可以視情況進(jìn)行具體約定，同時(shí)也要明確結(jié)算方式和結(jié)算程序。合同的結(jié)算方式將影響合同中的價(jià)格約定，在采購(gòu)談判中應(yīng)充分利用，可以達(dá)到降低采購(gòu)采購(gòu)資金成本的目的。

（4）交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式

交貨期限要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時(shí)，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運(yùn)還是自提，保證貨物能夠及時(shí)簽收，避免丟失貨物。在跨國(guó)采購(gòu)時(shí)尤其應(yīng)注意約定發(fā)貨方式是陸運(yùn)、空運(yùn)還是海運(yùn)。

（5）商品驗(yàn)收辦法

合同中要具體規(guī)定驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)，細(xì)化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于需要安裝調(diào)試的設(shè)備，應(yīng)約定以安裝調(diào)試成功后視為交付完成。

（6）違約責(zé)任

合同一方不履約，必將影響另一方經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)行，因此違約方應(yīng)負(fù)擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，賠償對(duì)方遭受的損失。在簽訂合同時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定違約事項(xiàng)以及解決方式，以此來維護(hù)自己的合法權(quán)益。供應(yīng)商有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金：

①不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品；

②不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨；

③逾期發(fā)送商品。

（7）合同的變更和解除條件

合同中應(yīng)規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，如果需要變更或解除合同需要通過什么手續(xù)等。

（8）合同附件

合同附件中可以增加配置清單、技術(shù)參數(shù)以及售后承諾等內(nèi)容，確保合同可以準(zhǔn)確無誤的反映出采購(gòu)談判的所有內(nèi)容。

此外，采購(gòu)合同應(yīng)視采購(gòu)貨物的實(shí)際情況，增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定，使合同更切實(shí)際，行之有效。

三、采購(gòu)合同中期的風(fēng)險(xiǎn)管控

采購(gòu)合同的中期管理主要是指采購(gòu)合同的履行過程的管理，這里主要是指合同在履行過程中可能會(huì)出現(xiàn)的合同變更管理、合同糾紛管理以及合同付款管理。

1.合同變更管理

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循誠(chéng)實(shí)守信原則嚴(yán)格履行合同，合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是否能順利進(jìn)行，而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽(yù)和形象。因此，加強(qiáng)合同的執(zhí)行管理，信守合同，有利于樹立良好的企業(yè)形象。

其次，在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)顯失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，或因政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等客觀因素，已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損，應(yīng)當(dāng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜。

2.合同糾紛管理

企業(yè)在履行合同中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同約定或國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定，及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序解決問題。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議。合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。

3.合同付款管理

企業(yè)財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同條款，審核后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。在付款審核過程中，財(cái)會(huì)部門需審核發(fā)票、合同、入庫(kù)單等單據(jù)，加強(qiáng)對(duì)發(fā)票真實(shí)性、合法性的審核。未按合同條款履約的，或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財(cái)會(huì)部門有權(quán)拒絕付款，并及時(shí)向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。

四、采購(gòu)合同后期的風(fēng)險(xiǎn)管控

采購(gòu)合同的后期管理主要是指采購(gòu)合同的檔案管理，這里主要是指合同在履行完成后，對(duì)合同進(jìn)行分類歸檔管理。

首先，合同管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更等情況，實(shí)行合同的全過程封閉管理。合同檔案可以包括招標(biāo)資料、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，便于后期采購(gòu)合同信息的查詢，為其他類似采購(gòu)提供信息支持。另外所存資料應(yīng)均為原件。

其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同履行情況評(píng)估制度，每年年末對(duì)合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評(píng)估，對(duì)分析評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的合同履行中存在的不足，可以及時(shí)加以改進(jìn)。

企業(yè)在簽訂采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)注意合同的資格和條款審查，適時(shí)建立自己的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同，這樣在規(guī)范了采購(gòu)流程的同時(shí)，也使采購(gòu)工作嚴(yán)謹(jǐn)而不失靈活；在降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，也提高了采購(gòu)工作效率。在合同履行過程中，應(yīng)隨時(shí)關(guān)注合同執(zhí)行進(jìn)度，適時(shí)行使自己的合法權(quán)利，嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行，確保合同得到全面、適當(dāng)?shù)穆男?，以減少執(zhí)行合同的風(fēng)險(xiǎn)。最后企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)采購(gòu)合同的后期管理，通過對(duì)合同的歸檔分析，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，可以進(jìn)一步降低以后出現(xiàn)的合同風(fēng)險(xiǎn)，提高合同管理水平。

作者簡(jiǎn)介：苗 靜（1982-），女，漢族，陜西省子洲縣，兵器工業(yè)衛(wèi)生研究所，會(huì)計(jì)師，經(jīng)濟(jì)學(xué)學(xué)士，研究方向：金融學(xué)，采購(gòu)管理，資產(chǎn)管理。