檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與弊端

楊艷

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息化設(shè)備逐漸在我國發(fā)展起來?，F(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案在各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)企業(yè)中已經(jīng)是必備之物，深深影響著我們的工作、生活。而檔案數(shù)字化管理也適應(yīng)了時(shí)代需求。利用高科技電子信息技術(shù)結(jié)合計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)共同實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。目前我國對(duì)檔案數(shù)字化管理還處于技術(shù)開發(fā)和應(yīng)用階段，有一定的優(yōu)勢(shì)同時(shí)也存在一些弊端。為此，分析了檔案數(shù)字化的要求，闡述了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和不足。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；管理；優(yōu)勢(shì)；弊端

中圖分類號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.09.023

在全球信息化的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理體系迎來了新的挑戰(zhàn)。面對(duì)日漸增長(zhǎng)的電子信息技術(shù)，人們的工作、生活都實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化，一些日常的工作可以通過互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)來完成，這導(dǎo)致了文件也從紙和筆轉(zhuǎn)變成了電子檔案。大量的紙質(zhì)文件變成了信息數(shù)據(jù)，促進(jìn)了檔案數(shù)字化，而對(duì)檔案數(shù)字化的管理就顯得尤為重要。

1 檔案信息化是時(shí)代趨勢(shì)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫和多媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案信息數(shù)字化逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，成為了眾多企業(yè)、領(lǐng)域的“寵兒”。它是一種伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的分散性和多元性，它可以將信息記錄在不同的載體、不同的地理位置，以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的形式存在于互聯(lián)網(wǎng)中，不受時(shí)間、空間的限制，同時(shí)資源共享，提高了檔案的使用效率。

近些年來，企業(yè)信息化建設(shè)一直以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，堅(jiān)持以應(yīng)用為導(dǎo)向，積極開發(fā)信息技術(shù)，引進(jìn)新科技，從而達(dá)到完善企業(yè)系統(tǒng)的目標(biāo)，推動(dòng)各個(gè)系統(tǒng)向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。一些企業(yè)、事業(yè)單位在信息管理上已經(jīng)完全實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。伴隨著辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，檔案的生成方式迎來一次巨大的改變。這種改變關(guān)系著檔案資料管理逐漸走向數(shù)字化，而檔案數(shù)字化管理也順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的需求。

2 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案立卷是必要的，直到現(xiàn)在檔案室也依然要求所有檔案必須立卷。但是一些單位將零散的材料分批送到檔案室代替立卷，這種現(xiàn)象的存在導(dǎo)致了檔案管理員對(duì)部門工作無法判斷，也無法確定材料是否完整，促使檔案卷質(zhì)量下降。將檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化后，由檔案管理員統(tǒng)為檔案卷整理編碼，統(tǒng)一管理保存，從根本上解決檔案卷無法收齊的問題。有效提高檔案管理員的工作質(zhì)量，確保部門全面落實(shí)立卷制度。

另一方面，檔案數(shù)字化管理不受時(shí)間和空間的限制，改變了傳統(tǒng)管理模式，使檔案資料在管理和利用上都不僅限于上班時(shí)間。在傳統(tǒng)管理模式中，想要翻閱檔案資料需要在特定的場(chǎng)合中，利用辦公用具，經(jīng)過管理人員審批后才可以使用，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，只需要在互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中就可以翻閱。以計(jì)算機(jī)、電腦工作臺(tái)為主要辦公工具，通過檔案編碼就能精確查找。不但節(jié)省了大量的時(shí)間，也降低了檔案管理員的工作難度。在企業(yè)各部門內(nèi)部，大量的電子檔案、文件被整理出來，通過有序的編碼將資料存在硬盤中。這種方式使得電子檔案可以存貯于不同的載體中，同時(shí)易于保存，只需要把檔案、文件進(jìn)行加密處理，就可以提高文件的準(zhǔn)確性。使用者只需要獲得允許，就可以查找所需的資料。有效提高了檔案管理部門的工作效率，立卷部門也只需要將資料、文件輸入到計(jì)算機(jī)中，定期對(duì)文件、資料進(jìn)行更新，再輸送到檔案室就可以了。檔案管理員通過管理系統(tǒng)將檔案卷編目、整理，同時(shí)打印目錄，方便查找。整個(gè)操作流程節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力，也提高了辦事效率，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

在信息時(shí)代，傳統(tǒng)管理模式下需要將檔案明確分類、按照內(nèi)容、時(shí)間順序整理，以保證檔案完整保存，方便及時(shí)查找。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，企業(yè)各部門、各類檔案的電子文件都整理在計(jì)算機(jī)硬盤中，通過電子檔案立卷后，使用計(jì)算機(jī)檢索功能可以查找與之相關(guān)的具有歷史性的文件。方便在查找檔案卷時(shí)了解來龍去脈，同時(shí)也深化了檔案內(nèi)容信息。

3 檔案數(shù)字化管理的弊端

就目前來看我國檔案數(shù)字化管理還處于開發(fā)階段，各項(xiàng)技術(shù)還不是很完善，由于我國生產(chǎn)力水平的限制，科學(xué)技術(shù)相對(duì)受到影響，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理中還存在一些不足。

檔案數(shù)字化管理還處于不斷摸索前進(jìn)的時(shí)期，而電子信息技術(shù)的特點(diǎn)使電子文件的操作方式簡(jiǎn)單，傳遞比較迅速，方便攜帶等特點(diǎn)，同時(shí)也帶來一定的安全隱患問題。在安全方面，受到電子文件形成方式的影響，導(dǎo)致電子文件的保密工作難以控制。電子文件是利用電子編碼技術(shù)，將檔案、資料、文件的內(nèi)容通過有序編碼輸入到計(jì)算機(jī)中，并按照固定的模式存儲(chǔ)。在一定條件下，可以對(duì)電子文件進(jìn)行編輯修改，而且不會(huì)留下任何痕跡，很難保證電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。且電子文件的載體多種多樣。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得一些鑒別文件原始憑證的關(guān)鍵信息也允許更改，這也使得電子文件很難保持其可用性。

一些企業(yè)在檔案管理上實(shí)行“雙套制”保存。就是將相同的文件、檔案、資料在存儲(chǔ)為電子文件的同時(shí)也體現(xiàn)在紙質(zhì)文件上，各個(gè)部門之間在網(wǎng)絡(luò)上傳遞文件、資料，辦完后再輔發(fā)紙質(zhì)文件。這樣就形成了同樣內(nèi)容兩種類型的保存方式，不僅浪費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力，也拉低了辦公室的工作效率。

以現(xiàn)在的科技水平來說，幾乎所有的電子文件對(duì)載體都有很強(qiáng)的依賴性。雖然計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)容量很大，但是在電子文件面前也總有困難的時(shí)候，且，電腦運(yùn)行速度與存儲(chǔ)量是成反比的。在電子文件剛剛形成的時(shí)期，還存在一些軟件與文件之間不兼容的問題，這種問題直至今天仍然存在，軟件更新速度過快，一些歷史性的電子文件會(huì)因?yàn)椴患嫒莸膯栴}，出現(xiàn)無法閱讀或缺失數(shù)據(jù)的情況。再者網(wǎng)絡(luò)安全問題始終是一大難題。電子文件的數(shù)據(jù)受到人為因素影響容易丟失或被病毒感染，這對(duì)電子文件的安全性造成巨大的威脅。由于電子檔案受到載體的制約，一定程度上可以說沒有載體，電子檔案就無法發(fā)揮實(shí)際作用。而對(duì)于載體來說除了網(wǎng)絡(luò)安全問題，還有許多外部因素也威脅著載體的安全。比如：計(jì)算機(jī)損壞，磁盤硬件無法正常工作，造成電子文件丟失，甚至無法找回。一些重要資料的丟失會(huì)給企業(yè)帶來不容忽視的損傷。

就目前我國企業(yè)來看，部門與部門之間的管理軟件不相同，導(dǎo)致各部門之間的文件、資料等無法實(shí)現(xiàn)共享。各個(gè)部門都有自己的特點(diǎn)，所使用的軟件、對(duì)統(tǒng)一內(nèi)容文件記錄形式都產(chǎn)生差異，致使各個(gè)部門各自為政，企業(yè)的發(fā)展受到限制。而同一管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)單位不同，軟件運(yùn)行的環(huán)境也大不相同，在這當(dāng)中一些電子文件很難互相轉(zhuǎn)換，甚至造成部門資料無法立卷等問題。

縱觀我國科技水平，主要受到生產(chǎn)力的影響，而檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)雖然已經(jīng)廣泛應(yīng)用，但是在一些企業(yè)、單位并沒有重視這個(gè)強(qiáng)大的信息庫。甚至一些單位仍然在沿用傳統(tǒng)的管理模式，在檔案管理工作大多還是需要人工檢索。他們沒有將眼光放在長(zhǎng)遠(yuǎn)的科技上，只是注意到了伸手可及的檔案室，忽略了互聯(lián)網(wǎng)帶來的浩瀚寶庫。出現(xiàn)這樣的情況很大一部分原因是決策層沒有正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)的重要性，直接導(dǎo)致檔案數(shù)字化的利用率不高，對(duì)檔案數(shù)字化管理只進(jìn)行了“數(shù)字化”沒有進(jìn)行管理或只進(jìn)行了管理而沒有“數(shù)字化”，使得計(jì)算機(jī)在整個(gè)管理系統(tǒng)中成為了“高檔打字機(jī)”，對(duì)于檔案數(shù)字化管理只作用于形式上，沒有落實(shí)檔案數(shù)字化管理的實(shí)際意義。

4 結(jié)束語

目前，我國在檔案數(shù)字化管理的道路上仍然處于技術(shù)開發(fā)階段，在不斷摸索的道路中，如何解決電子文件安全問題，實(shí)現(xiàn)信息共享，建設(shè)完整的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)仍然是行業(yè)發(fā)展的重要目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]王穎.信息化環(huán)境下招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新[J].黑龍江史志，2015，（2）：60-60.

[2]徐晶晶.“大數(shù)據(jù)”背景下招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理探析[J].決策與信息（中旬刊），2015，（10）：194.

[3]王玉杰.新時(shí)期行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].科技展望，2015，25（33）：177.

[4]姜麗芬.新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理探討[J].黑龍江科學(xué)，2015，6（11）：126.

[5]譚曉蓓.淺析計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用[J].科技風(fēng)，2015，（4）：125-126.

[6]劉小青.對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)性研究[J].華人時(shí)刊（中旬刊），2015，（11）：59.