獨(dú)立經(jīng)濟(jì)監(jiān)督視域下的檔案數(shù)字化分析

【摘要】21世紀(jì)是全網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，是一個(gè)創(chuàng)新的時(shí)代，我們不僅在教育方式上要加強(qiáng)改革創(chuàng)新，在經(jīng)濟(jì)上也要不斷創(chuàng)新改革。而審計(jì)是一項(xiàng)獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督活動(dòng)，審計(jì)對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)總的來(lái)說(shuō)是非常重要的一環(huán)，為提高我國(guó)經(jīng)濟(jì)總體水平，我國(guó)審計(jì)機(jī)關(guān)需要加強(qiáng)在此方面的創(chuàng)新，建立檔案數(shù)字化系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 ?獨(dú)立經(jīng)濟(jì) ?監(jiān)督視域

為加強(qiáng)審計(jì)機(jī)關(guān)的工作效率，需要在現(xiàn)今不斷變化的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下積極推進(jìn)審計(jì)工作的信息化建設(shè)，充分利用多媒體等高新技術(shù)手段，加強(qiáng)審計(jì)檔案的規(guī)范管理，逐步形成檔案信息高效處理的整體環(huán)境，并改變相關(guān)職工老舊的固有思維方式和傳統(tǒng)觀念，實(shí)現(xiàn)集中管理，提高經(jīng)濟(jì)管理水平。

一、審計(jì)軟件在檔案工作中的應(yīng)用

審計(jì)軟件傳統(tǒng)定義是指利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的輔助功能，編寫相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件，以便輔助審計(jì)工作的進(jìn)行，提高工作效率。而現(xiàn)今主要應(yīng)用的審計(jì)軟件主要分以下兩個(gè)方面：

（一）基于C/S模式下的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)軟件

C/S模式下的檔案管理系統(tǒng)主要是按各種類別：文書、文件、音像、影像等對(duì)各種材料進(jìn)行管理分類，是便于查詢、統(tǒng)計(jì)、管理的綜合信息平臺(tái)。相關(guān)人員在進(jìn)入此平臺(tái)后，能極為便捷的找到自己所需要的審計(jì)資料，而管理人員進(jìn)行檔案管理時(shí)，也能減輕較大的工作負(fù)擔(dān)。另外，由于計(jì)算機(jī)自身可以和云客戶端進(jìn)行聯(lián)系，這在一定程度上保證了相關(guān)資料的完整性和安全性，若存在缺失或者丟失的情況，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份。

（二）基于B/S模式下的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)軟件

基于B/S模式下的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)軟件與C/S模式的區(qū)別就是它有其自身的專用網(wǎng)，和互聯(lián)網(wǎng)是分離的，因此不會(huì)出現(xiàn)檔案泄露等一系列安全問(wèn)題。其優(yōu)點(diǎn)是，它整體上的結(jié)構(gòu)更為清晰，各個(gè)模塊之間是分離的，系統(tǒng)的各個(gè)功能融入審計(jì)之間，能較為方便的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃的建立和安全管理，各種文件的流轉(zhuǎn)，為出差在外的人員提供了一個(gè)信息查詢平臺(tái)。

二、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無(wú)法和現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)發(fā)展相配合，在如此形勢(shì)下，信息化檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，它是管理工作的一次創(chuàng)新，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)檔案具有的檔案收集、鑒別、整理、統(tǒng)計(jì)等基本特性，還具有網(wǎng)上數(shù)字化瀏覽和遠(yuǎn)程查詢等現(xiàn)代化特征，這在極大程度上便利了相關(guān)出差在外人員的工作，充分提高了其工作效率。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)今主要可以分為日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)三大部分。以下是對(duì)這三個(gè)部分的簡(jiǎn)單介紹：

（一）日常業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)

日常業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要是實(shí)現(xiàn)各種人事檔案的管理工作。包括對(duì)相關(guān)人員檔案及材料的收集、鑒別、整理、缺少材料登記、其任前審核、檔案轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等業(yè)務(wù)處理功能。

（二）檔案采集系統(tǒng)

數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)主要進(jìn)行對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集，將紙質(zhì)素材轉(zhuǎn)成數(shù)字化形式?，F(xiàn)今較為常見(jiàn)的檔案采集系統(tǒng)主要有了目錄編輯、檔案采集、數(shù)據(jù)審核這三大功能。并在現(xiàn)今高新的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的服務(wù)下，能夠?qū)崿F(xiàn)單客戶端多人使用、多客戶端多人等運(yùn)行模式，能夠同時(shí)對(duì)多本檔案和材料進(jìn)行采集和數(shù)據(jù)整理，為數(shù)據(jù)的入庫(kù)提供了很大的便利，也便于查閱。

（三）檔案查閱系統(tǒng)

檔案查閱系統(tǒng)是以組織系統(tǒng)專用網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S模式架構(gòu)，系統(tǒng)主要在安全方面進(jìn)行了多方面的考慮：可按日期、時(shí)間等多種方式，判斷是否具有閱讀檔案的權(quán)利，并對(duì)其閱檔的過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。也可以采用信息采用加密信道傳輸?shù)确绞?，確保檔案真實(shí)安全可靠。

三、檔案數(shù)字化替代傳統(tǒng)檔案管理的先進(jìn)性

隨著電子信息化技術(shù)在各個(gè)方面的綜合使用，在審計(jì)檔案管理上也推進(jìn)了信息化建設(shè)，為審計(jì)工作高質(zhì)量、高效率的展開(kāi)提供了保證，主要優(yōu)點(diǎn)分以下三個(gè)方面：

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益

過(guò)去一旦出現(xiàn)檔案管理不夠完善，規(guī)整出現(xiàn)困難的情況，我們一般就會(huì)采用增加辦公人員的方式來(lái)解決問(wèn)題，這就導(dǎo)致了職工人數(shù)過(guò)多，財(cái)政支出相應(yīng)增加，管理成本大幅上漲。

另外一個(gè)方面，數(shù)字化的檔案管理大大節(jié)約了紙張，油墨等物質(zhì)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化成可以重復(fù)使用的電子材料，大大節(jié)約了成本和保護(hù)了環(huán)境，很大程度上節(jié)約了人力物力財(cái)力，提高了經(jīng)濟(jì)效益。

（二）提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理有其自身的特征，能保證使用過(guò)的資料存有記錄，也不會(huì)因?yàn)樗说氖褂脤?duì)后來(lái)人員的使用造成了阻礙。以相關(guān)組織部門為例，干部的聘請(qǐng)和提拔都需要極為詳細(xì)而準(zhǔn)確的檔案信息，檔案數(shù)字化管理是完全可以提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)的。

同時(shí)，數(shù)字化檔案管理真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的流動(dòng)速度快，對(duì)空間沒(méi)有限制等特點(diǎn)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也基本變成了利用方便的信息控制中心，大大提高了辦公效率。

（三）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，也可以防止部分檔案被隨意修改的行為。

四、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)今各種現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展無(wú)疑為檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了便利，審計(jì)機(jī)關(guān)及時(shí)推進(jìn)審計(jì)工作的規(guī)范化，法制化，根據(jù)整體經(jīng)濟(jì)要求，將文件、檔案管理提高到空前的高度，將審計(jì)工作帶入數(shù)字化時(shí)代，并實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：李麗（1970-），女，漢族，河北保定人，本科學(xué)歷，經(jīng)濟(jì)師，政工師，館員，研究方向：經(jīng)濟(jì)或檔案病案。