新時期檔案的數(shù)字化管理

梁靜

[摘 要]近兩年來隨著計算機技術的發(fā)展，檔案的數(shù)字化管理越來越受歡迎。檔案的數(shù)字化管理有很多優(yōu)點，如提高了經濟效率、辦公效率、增強了對原件的保護等。本研究通過分析檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)點，探索新時期檔案的數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，分析其中存在的一些問題，如網(wǎng)絡黑客對檔案秘密性的威脅等等，并針對性的提出一些措施。

[關鍵詞]檔案數(shù)字化；優(yōu)點；現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不能滿足人們生產和工作的需要，在傳統(tǒng)的檔案管理中存在著很多弊端，如存儲問題，查詢問題等都嚴重影響我國諸多事業(yè)的發(fā)展。近兩年以來隨著以計算機技術和網(wǎng)絡技術為核心的計算機技術的發(fā)展，已經將人們帶入了前所未有的信息社會，而計算機設備的發(fā)展加上檔案工作的繁重等原因促進了新時期檔案數(shù)字化管理事業(yè)的發(fā)展，現(xiàn)今如何促進檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，提高檔案管理的質量是需要解決的核心問題。

1. 檔案數(shù)字化管理的必要性和優(yōu)點

1.1新時期檔案數(shù)字化管理的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理模式因為存在著一些弊端，已經不能適應新時期的發(fā)展要求。傳統(tǒng)社會下的檔案管理的缺點，首先是管理任務的繁重，因為對于數(shù)以百計，數(shù)以萬計的數(shù)據(jù)資料都是要用紙質文本存留下來，當然就需要大量的檔案人員進行謄寫、整理、校對等工作，不僅浪費時間，而且對于人力資源也是極大的浪費。此外對于一些重要的文案的保存也是個問題，尤其是一些歷史性的資料，經過長時間的存儲，難免會損壞，這樣對于歷史研究和人文研究都是個很大的損失。試想大量的文獻都被存儲下來，這樣對于后期的查找也是個問題，如果需要某種資料的話，需要一點一點的翻閱，查找文獻的年份，存儲地點等等，這樣的檢索對于利用者的時間也是極大的浪費。

1.2檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲。檔案的數(shù)字化管理相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式有很多優(yōu)點。第一點，檔案的數(shù)字化管理提高了經濟效益，傳統(tǒng)的管理模式需要大量的檔案人員，存儲空間等等，而現(xiàn)在直接將檔案存儲在電腦里，就大大的減少了存儲空間的利用，而且也不需要很多檔案人員進行謄寫、校對，這樣也節(jié)省了很多不必要的工作人員開支。第二點，檔案的數(shù)字化管理提供了辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。人們可以足不出戶的進行檔案資料的傳送與接受，不同國家的公司企業(yè)之間也可以通過數(shù)字化的檔案交流，這樣就節(jié)省了很多不必要浪費的時間。第三點，增加了對檔案的原件保護，將紙質化的檔案換做數(shù)字化的檔案后，保存起來更加容易，不易損壞。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

2.淺析新時期檔案的數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

2.1檔案數(shù)字化工作的保密性受到威脅

雖然檔案的數(shù)字化管理相比傳統(tǒng)的管理模式有很多優(yōu)點，我國的數(shù)字化管理方面并不是很成熟，因此仍然存在一些本質上的問題。首先就是檔案的保密性工作，因為大量的數(shù)據(jù)都被儲存到網(wǎng)上，而網(wǎng)絡是一個十分復雜的小社會，比如一些黑客的介入和電腦病毒的傳播，都可能導致系統(tǒng)的崩潰，更別提這些數(shù)據(jù)了，而且這些數(shù)字化的檔案往往都沒有紙質檔案作備份，因此，如果遭到侵襲的話，后果是不堪設想的。比如在網(wǎng)上很容易查找到一個人出生年月，進而得到其身份證號碼，這樣的話，個人隱私就很容易泄露了，這樣哪還有什么個人隱私而言。長此以往，人們對檔案的數(shù)字化管理的信譽度也會慢慢降低。此外還存在著一些網(wǎng)絡上的黑色交易，出于對金錢的崇拜，個別人員違背個人原則，而出賣重要的資料，從而對企業(yè)或是單位造成了很嚴重的后果。

2.2檔案人員業(yè)務素質有待提高

除了檔案的秘密性工作之外，檔案人員的業(yè)務素質也需要提高。一方面他們的技術水平需要提高，有時遇到一些很基本的電腦操作問題，就可能會被難住，不知道怎么操作。還有他們搜集信息，處理信息的能力也需要提高，因為在處理檔案之類的工作時，需要對很多資料、數(shù)據(jù)進行分門別類的整理。如果搜集信息的能力差的話，就會影響到整體的工作效率。綜上述，檔案人員存在的本質問題就是實際操作技能的欠缺和實際經驗的不足。當然這與他們接受的教育模式脫不了干系，傳統(tǒng)意義上的教育，過多的強調了書本上的知識，而忽略了實際技能的鍛煉，而這些卻恰恰是當代大學生所缺少的工作技能。另一方面，檔案人員的自身素質需要提高，檔案工作很多都涉及到公司或是單位的機密，因此作為企業(yè)中的一員，應該有責任為公司的機密文件做好保密工作，不能出現(xiàn)上述的因為金錢上的利益誘惑，而違背個人的處事原則，做出出賣重要機密文件的事。

3.提高檔案數(shù)字化管理質量的幾點建議

3.1做好檔案的保密性工作

做好檔案的保密工作是檔案數(shù)字化工作的中心，那么針對上述出現(xiàn)的問題，應該采取哪些針對性措施呢？首先筆者認為，檔案人員要對本公司或單位的文件檔案做好加密工作，開啟防火墻，防止收到網(wǎng)絡黑客或是病毒的侵害，當然這需要一些技術上的支持。此外，要形成嚴格有效的監(jiān)督機制，防止公司或單位內部出現(xiàn)泄露公司檔案機密的事情。此外為了以防萬一，公司要為中國要的檔案做好備份，防治系統(tǒng)癱瘓之類的問題對檔案的儲備產生不良影響。

3.2提高檔案人員的業(yè)務素質

除了做好檔案的保密性工作之外，還要提高檔案人員的自身素質。首先提高他們的專業(yè)知識技能，這要求他們在大學期間，要認真學習課本上的這部分知識，除了這些知識之外，，還要掌握一些基本的計算機技能和資料搜集與處理的能力。當然專業(yè)知識技能僅僅是一部分，實際操作技能的訓練也是一個重要環(huán)節(jié)，這要求檔案人員要合理安排自己的時間，針對性的做些實踐性的訓練。當然企業(yè)也可以對公司的檔案人員進行定期的技能培訓，以提高或更新他們的實踐操作能力。最重要的一個方面，檔案人員要提高自己的業(yè)務素質，嚴格要求自己，檔案工作涉及到機密性的問題，因此他們應該提高自己的責任感，在做好檔案處理工作的同時，也要做好檔案的保密工作，不能受利益的驅使，而做出違背自己職業(yè)要求的事情。此外企業(yè)或是單位也應該做好監(jiān)督工作，包括自上而下的監(jiān)督和自下而上的監(jiān)督工作。

結語

綜上所述，現(xiàn)階段檔案的數(shù)字化管理已經是時代所需，雖然我國新時期檔案數(shù)字化工作取得了很大突破，但是仍然存在著一些問題，因此需要檔案人員和政府管理人員共同協(xié)調，增加技術管理的投入，加強管理的力度，全方位做好我國檔案的數(shù)字化管理工作，一步步的提高檔案管理的質量，到那時，我國的檔案數(shù)字化管理工作也會取得巨大突破的。

參考文獻：

[1]馮東晉.淺談醫(yī)學檔案的管理與應用[j].中國新技術新產品.2011.

[2]《實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設需要注意的問題》金向陽《蘭臺世界》2005年04期.

[3]戴曉波.數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理的復合模式[j].浙江省高等學校檔案優(yōu)秀論文集.2007.