檔案管理者“勝任特征”的科學內(nèi)涵

何淑敏

[摘 要]通過對檔案管理技能、發(fā)展?jié)撡|(zhì)與知識體系三大基本要素的分析，提出了檔案管理者能夠勝任此項工作的科學內(nèi)涵。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；勝任特征；科學內(nèi)涵

管理技能、發(fā)展?jié)撡|(zhì)與知識體系作為檔案管理者勝任特征的三大基本構(gòu)成要素，蘊涵著豐富的科學內(nèi)涵。根據(jù)檔案管理工作的專業(yè)特點分析，檔案管理者勝任特征的三大基本構(gòu)成要素可以歸結(jié)為檔案信息服務(wù)效益意識、檔案信息服務(wù)與信息開發(fā)能力、個人特質(zhì)、人際關(guān)系處理能力、規(guī)范管理以及心理承受能力等六個“基本因子”并體現(xiàn)如下特點：

1、強調(diào)檔案信息服務(wù)的效益觀念

社會學知識理論告訴我們：任何個人、組織甚至整個社會在進行某種有目的的實踐活動時，總是要求盡可能既快又省地達到預定的目標、獲得一定的有益成果。即人類社會的每一名成員都需要自覺不自覺地遵循效益原則行事，取得“有益的效果”。這已經(jīng)成為具有普遍意義的社會“思維定式”與行為習慣。可以說，人類不僅在經(jīng)濟活動中要講求效益、創(chuàng)造效益，人類的所有活動也都要講求效益、創(chuàng)造效益。檔案信息服務(wù)工作亦不能例外。當然，強調(diào)檔案信息服務(wù)的效益觀念，并不是要求各級檔案管理部門在開發(fā)檔案信息資源、開展檔案信息服務(wù)過程中必須刻意達到“創(chuàng)收”目的、追求某種可以“錢衡”的經(jīng)濟指標。而是要求各級檔案管理部門憑借、利用既有的資源與條件，取得檔案信息服務(wù)最優(yōu)化的業(yè)績。而這種“效益”的獲得更需要檔案管理者具有過硬的專業(yè)知識、嫻熟的專業(yè)技能與敏銳的信息服務(wù)意識作為基本支撐。因而，強調(diào)檔案信息服務(wù)的效益觀念，應當成為檔案管理者必備的工作理念之一。

2、提升檔案信息服務(wù)與開發(fā)的能力

隨著社會的發(fā)展進步，社會公眾的檔案信息利用需求日趨強烈、并呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢。如何從根本上保障社會公眾的信息知情權(quán)，已經(jīng)成為各級檔案管理部門必須認真對待的一項重要內(nèi)容。為此，各級檔案管理部門在提升檔案信息服務(wù)與信息開發(fā)能力方面付出了艱苦努力：不斷改進和完善檔案信息服務(wù)手段與質(zhì)量、重視提升檔案信息資源開發(fā)利用的能力、拓寬檔案信息資源利用傳播渠道等等。而檔案管理者作為聯(lián)系檔案信息與社會各方面檔案利用者的客觀“媒介”，理應具有較強的專業(yè)敏感性與反映力：重視檔案信息服務(wù)與開發(fā)能力的提升，及時積累、開發(fā)、提供社會公眾所需要的檔案信息資源，把握社會各方面檔案信息的需求動態(tài)、加大檔案信息資源利用傳播力度等，并通過自身的努力，為構(gòu)建和諧社會的偉大實踐提供優(yōu)質(zhì)高效檔案信息服務(wù)的目的。

3、講求個體的心理承受能力

不可否認，檔案管理者所處的職業(yè)環(huán)境長期受到“封閉、半封閉”思維及其慣性驅(qū)動的負面影響，與社會聯(lián)系、溝通、交流的渠道相對偏窄，且已經(jīng)成為嚴重影響檔案管理者自我認知能力、人際關(guān)系處理能力以及調(diào)節(jié)自身心理平衡的限制因素。這種現(xiàn)實狀況極易導致檔案管理者產(chǎn)生心理上的“無助感”和“絕望感”：使他們“罹患”上個人情感疏離、對人對事冷漠的“心理頑疾”，并將影響到檔案管理實踐的開展與團隊協(xié)作精神的發(fā)揚。因而，檔案管理者必須勇于接受現(xiàn)實、積極正視各種壓力；善于解剖自己、及時調(diào)整目標要求，增強檔案管理者個體的心理承受能力。這也是保障檔案管理者履行檔案管理實踐的必然要求?？梢?，講求檔案管理者個體具有較強的心理承受能力應當成為檔案管理者勝任職責需要的基本構(gòu)成內(nèi)容。

4、確認人際關(guān)系的處理能力

人際關(guān)系的處理能力對于檔案管理者來說極具重要性。在檔案管理實踐中。檔案管理者對內(nèi)擔負著科學管理檔案實體、合理開發(fā)檔案信息資源、有效服務(wù)社會需要的重任，需要具備較強的溝通能力、協(xié)調(diào)能力和人際關(guān)系處理能力，以形成良好的團隊凝聚力；而檔案管理者對外則面對來自社會各個方面、各個領(lǐng)域的檔案利用者，其一言一行都將關(guān)乎到檔案管理部門的形象、關(guān)乎到檔案管理工作的成效。因此，檔案管理者具備較強的語言表達與社會交往能力是改變檔案工作長期形成的封閉、半封閉狀況，擴大檔案信息服務(wù)領(lǐng)域、拓寬檔案信息服務(wù)渠道的有效途徑之一。在社會發(fā)展進步的今天，隨著社會檔案意識的增強與檔案開放程度的提高，檔案管理者具備較強的溝通能力、協(xié)調(diào)能力和人際關(guān)系處理能力更加突顯其極端重要性。

5、重視管理行為的規(guī)范有序

檔案管理者必須樹立規(guī)范化的管理理念、健全規(guī)范化的管理方法。在檔案管理實踐中實現(xiàn)規(guī)范、有序的管理。這對于保障檔案信息資源的安全、拓寬檔案信息服務(wù)渠道、強化檔案信息服務(wù)手段、履行檔案信息服務(wù)職能均具有特別重要的意義。同時，規(guī)范化、有序化的也是檔案業(yè)務(wù)部門創(chuàng)新檔案管理模式、實施先進管理方法、完善科學管理制度的基本保障，其價值作用是不言而喻的。

6、關(guān)注個人特質(zhì)的發(fā)展完善

隨著社會的發(fā)展，檔案信息服務(wù)工作逐漸摒棄了“封閉、半封閉”的傳統(tǒng)模式，正朝著“公共化”、“社會化”的軌道向前發(fā)展。鑒于此，新的社會歷史條件要求檔案管理者既要努力地完成檔案實體管理任務(wù)、又要認真履行信息服務(wù)職責。而檔案管理者在檔案管理實踐中所表現(xiàn)出來的責任心、使命感、堅韌度、縝密性等個人特質(zhì)都將對檔案管理者個體工作績效的優(yōu)劣程度產(chǎn)生影響，進而決定著整個檔案管理實踐活動的質(zhì)量優(yōu)劣與效益高低。因而，關(guān)注個人特質(zhì)的發(fā)展完善應當成為考核檔案工作人員、尤其是檔案管理者能力素質(zhì)的重要落腳點，務(wù)須引起各級檔案管理部門的極大關(guān)注。