淺析如何做好機(jī)關(guān)檔案管理升級(jí)后的鞏固提高工作

劉麗梅

[摘 要]本文通過對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理升級(jí)后所需進(jìn)行的鞏固提高工作進(jìn)行了相應(yīng)分析，并提出了解決措施。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；升級(jí)；鞏固提高

卓有成效的檔案管理升級(jí)工作給機(jī)關(guān)檔案工作注入了生機(jī)和活力，使機(jī)關(guān)檔案管理水平得到了進(jìn)一步提高。然而，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及各行各業(yè)對(duì)檔案的需求，又對(duì)檔案工作提出了新的更高的要求。這就表明，某個(gè)年份和時(shí)期檔案管理的升級(jí)，不等于這個(gè)立檔單位的檔案管理會(huì)自然地長(zhǎng)久保持這個(gè)水平，更不可以一勞永逸。事實(shí)上，確有個(gè)別單位在檔案管理升級(jí)之后出現(xiàn)了滑坡現(xiàn)象。這種客觀現(xiàn)實(shí)告誡我們，把檔案管理升級(jí)后的鞏固提高工作不但不能放松，而且必須下功夫繼續(xù)抓好，才能使機(jī)關(guān)檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。那么，如何抓好這項(xiàng)工作呢？當(dāng)然是措施很多，方法各異。而我認(rèn)為，檔案管理升級(jí)后的鞏固提高工作必須圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心來進(jìn)行，從提高思想認(rèn)識(shí)入手，從加強(qiáng)實(shí)體建設(shè)抓起，在強(qiáng)化管理中提高，在開發(fā)利用中發(fā)展，才能抓出成效。具體應(yīng)著力解決好以下幾點(diǎn)問題：

一、切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，是做好檔案管理鞏固提高工作的關(guān)鍵

據(jù)了解，有的單位在檔案管理升級(jí)后，產(chǎn)生了滿足現(xiàn)狀的思想，只求過得去，不求過得硬，致使檔案工作止步不前；還有的單位由于人員變動(dòng)和內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整，使檔案工作的組織機(jī)構(gòu)和檔案工作人員出現(xiàn)了缺口，致使檔案工作很少有人問津。上述驕傲自滿情緒和組織上的不健全，削弱了檔案工作的力度，制約了檔案工作的開展。因此，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，就成了做好檔案管理升級(jí)后鞏固提高工作的關(guān)鍵。要解決好這個(gè)問題，必須抓住如下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

（一）宣傳、貫徹《檔案法》，增強(qiáng)檔案意識(shí)

從社會(huì)的角度來說，《檔案法》是全民的單項(xiàng)法律，要求任何一個(gè)公民都要認(rèn)真遵守和執(zhí)行。所以，機(jī)關(guān)檔案管理升級(jí)后，仍要通過各種形式，繼續(xù)宣傳貫徹《檔案法》，使《檔案法》深入人心，進(jìn)而增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)。

做為一個(gè)單位，至少要把《檔案法》普及到本單位的全體工作人員當(dāng)中去，使全體工作人員都能掌握這項(xiàng)法律，理解檔案工作的性質(zhì)、內(nèi)容、意義，重視本單位的檔案工作，把檔案工作作為本部門整體工作的重要組成部分，增強(qiáng)保護(hù)檔案、利用檔案、支持檔案工作的自覺性和責(zé)任感，調(diào)動(dòng)各方面的積極因素，創(chuàng)造良好的檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境，這樣才有做好檔案管理鞏固提高工作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，進(jìn)而推動(dòng)檔案工作不斷發(fā)展。

做為一個(gè)檔案工作者，更要堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí)《檔案法》，同時(shí)還要學(xué)習(xí)《檔案法實(shí)施辦法》、《檔案管理規(guī)定》等一系列檔案管理的法規(guī)條例，以保證檔案工作沿著法制軌道逐步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的方向發(fā)展。

（二）調(diào)整充實(shí)力量，完善組織機(jī)構(gòu)

調(diào)整和充實(shí)檔案管理人員，不斷完善組織機(jī)構(gòu)，是做好檔案管理升級(jí)后鞏固提高工作的又一必要前提。在人員調(diào)整時(shí)，要注意專業(yè)素質(zhì)的考核，做到配置的合理性。從這一點(diǎn)來講，綏化市道路運(yùn)輸管理處的做法是很值得借鑒的。幾年來，這個(gè)單位主管常務(wù)和檔案工作的副處長(zhǎng)因組織調(diào)動(dòng)和工作需要先后調(diào)整了三人次，具體負(fù)責(zé)檔案工作的秘書科長(zhǎng)調(diào)整了兩人次；還培養(yǎng)選撥了兩名專職檔案員，使檔案工作沒有因?yàn)槿藛T的變化而受到影響。通過這些努力，不但保證了檔案工作組織機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定性與連續(xù)性，而且還較好地適應(yīng)了行業(yè)管理工作的需要。從而，使檔案管理升級(jí)后的鞏固提高工作有了可靠的組織保證。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，做到有章可循

對(duì)于機(jī)關(guān)各立檔單位來說，根據(jù)檔案工作的需求，結(jié)合本部門檔案工作的特點(diǎn)，建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，是實(shí)現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)范化的有力手段。各立檔單位，都應(yīng)建立立卷歸檔、檔案保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、銷毀等項(xiàng)制度以及檔案的分類方案、檔案員崗位責(zé)任制等。同時(shí)要把落實(shí)這些制度同貫徹、實(shí)施《檔案法》聯(lián)系起來。在檔案管理制度的執(zhí)行過程中，要批評(píng)有章不循的現(xiàn)象，處理嚴(yán)重違章人員，維護(hù)制度的嚴(yán)肅性。從而，發(fā)揮這些規(guī)章制度在機(jī)關(guān)檔案管理鞏固提高工作中的監(jiān)督和保障作用。

（四）舍得資金投入，加強(qiáng)陣地基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)陣地基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要目的是改善檔案室的管理?xiàng)l例。促進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。在這方面，綏化市道路運(yùn)輸管理處已取得了成功的經(jīng)驗(yàn)。他們采取統(tǒng)籌規(guī)劃，逐年投入，不斷完善的方法，在新建的辦公樓內(nèi)建立綜合檔案室1個(gè)，建立業(yè)務(wù)檔案室共6個(gè)，設(shè)備都是先進(jìn)的密集架，還增設(shè)了錄音機(jī)、電視機(jī)、照像機(jī)、吸塵器、電風(fēng)扇、電話和干濕溫度計(jì)等一系列設(shè)備，為檔案工作的發(fā)展提供了必要的物資保證，使陣地基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷得到加強(qiáng)。

（五）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

培養(yǎng)和選撥優(yōu)秀的檔案工作人才，是加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)，做好檔案管理鞏固提高工作的重要措施。只有建設(shè)一支過硬的檔案工作隊(duì)伍，才能創(chuàng)造過硬的檔案工作質(zhì)量。因此，各立檔單位要采取各種形式培養(yǎng)和選撥優(yōu)秀人才。通?？梢圆扇∫韵聨追N方式：

1、普及檔案知識(shí)、開展全員培訓(xùn)。檔案工作是一項(xiàng)事業(yè)性很強(qiáng)且涉及面較廣的工作。通過開展全員培訓(xùn)，可以全面普及檔案知識(shí)。同時(shí)，也給檔案工作人員提供了深造的機(jī)會(huì)，進(jìn)而可以全面提高檔案工作人員的素質(zhì)。

2、送出去學(xué)習(xí)，培養(yǎng)骨干力量。主要是選送骨干力量到外地學(xué)習(xí)，開拓視野，吸收先進(jìn)的管理辦法和經(jīng)驗(yàn)。

3、開展崗位練兵，提高業(yè)務(wù)技能，科學(xué)管理，精益求精。使檔案工作人員達(dá)到五會(huì)（會(huì)收集、會(huì)立卷、會(huì)整理、會(huì)編檢索工具、會(huì)利用）的要求。

二、不斷豐富檔案內(nèi)容，是做好檔案管理鞏固提高工作的基礎(chǔ)

檔案工作的根本目的是有效利用。收集門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富、數(shù)量充足的檔案資料，是實(shí)現(xiàn)檔案利用工作的重要基礎(chǔ)。也只有滿足各項(xiàng)工作對(duì)檔案提供利用的要求，才能使檔案工作在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步升級(jí)。豐富檔案內(nèi)容，應(yīng)該注意以下兩點(diǎn)：

（一）做好各種資料的收集和征集工作，保證檔案資料收集齊全。每一個(gè)立檔單位都要根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，全面地、分門別類地收集相關(guān)的資料。這樣，不但能豐富檔案資料的內(nèi)容，而且還為輔助檔案提供資料開展利用工作，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。否則，資料殘缺不全，缺檔斷代，不但給利用帶來無法克服的困難，而且檔案工作本身也無法鞏固、提高。

（二）檔案類型變單一型為多種類型。根據(jù)單位業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同，可以把特點(diǎn)較鮮明，較集中的檔案分離出來，設(shè)立不同的檔案管理區(qū)域，由專人負(fù)責(zé)，在“統(tǒng)一組織形式，統(tǒng)一管理制度，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)”的原則指導(dǎo)下，實(shí)行專門管理，滿足不同崗位對(duì)檔案利用的需要。

三、注重開發(fā)利用，是做好檔案管理鞏固提高工作的途徑

我們黨所確定的檔案工作的方針是，檔案工作必須為黨的中心工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)的文明建設(shè)服務(wù)。搞好檔案信息資源開發(fā)利用工作，對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展至關(guān)重要，也是檔案工作的生命力所在。因此，檔案工作人員在單位檔案管理工作升級(jí)以后，要把加強(qiáng)管理和開發(fā)利用緊密結(jié)合起來，在繼續(xù)提高管理水平的同時(shí)，應(yīng)把檔案工作的落腳點(diǎn)及時(shí)轉(zhuǎn)到開發(fā)利用上來，充分發(fā)揮檔案的綜合效用。所以，檔案工作人員要積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，切實(shí)做好工作，為機(jī)關(guān)工作提供良好服務(wù)。

一是要變“看堆守?cái)偂钡姆忾]式被動(dòng)服務(wù)為開放式服務(wù)。有的檔案管理人員工作比較保守，為了管檔案而管檔案，工作范圍狹窄。這些都不利于檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。所以，檔案工作人員要積極深入到單位的業(yè)務(wù)工作中去，主動(dòng)探求檔案資料的需求信息，從而全面而準(zhǔn)確地提供檔案資料。同時(shí)，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，有針對(duì)性地進(jìn)行相關(guān)檔案資料的編研工作，使這種服務(wù)更直接，更條理，更有效。此外，還應(yīng)按規(guī)定，開放檔案目錄，讓大家都了解檔案室所藏檔案，以方便各行業(yè)對(duì)檔案資料的利用。

二是要抓好年度立卷歸檔工作，對(duì)于各種資料都要定期收集到一起，在年末集中裝訂成卷，使檔案材料門類化、齊全化、規(guī)范化，這樣就能使檔案資料更好地發(fā)揮效用。

三是要結(jié)合本部門本行業(yè)的特點(diǎn)，認(rèn)真開展編研工作，對(duì)于現(xiàn)有檔案史料，進(jìn)行挑選、加工、編排和評(píng)價(jià)，發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

利用的側(cè)重點(diǎn)，應(yīng)從以下三個(gè)方面加以把握：

1、為部門和領(lǐng)導(dǎo)宏觀決策提供必要的依據(jù)。實(shí)踐證明，任何一項(xiàng)決策，要想達(dá)到科學(xué)和正確，只憑主觀良好的愿望是不行的，除了要對(duì)現(xiàn)實(shí)情況作必要的調(diào)查分析外，還必須參考相當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)和以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，而這些只有在檔案資料里才能找到。因此，作為檔案工作者，就應(yīng)當(dāng)在領(lǐng)導(dǎo)決策重大問題時(shí)，提供必要的檔案資料和信息方面的服務(wù)。

2、為部門進(jìn)行重大生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)工作服務(wù)。實(shí)踐證明，一個(gè)企業(yè)要想把生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)搞得紅紅火火、生機(jī)勃勃；一個(gè)工作部門要想把部門的工作搞得井井有條，卓有成效，除了其他因素外，必須有必要的、豐富的檔案資料作參考、作依據(jù)。檔案資料就是企業(yè)和工作部門的重要財(cái)富，它與我們各項(xiàng)事業(yè)的命運(yùn)息息相關(guān)。檔案工作只有在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中和部門的工作中充分發(fā)揮作用，才會(huì)有作為、有生命。

3、為解決各種糾紛和問題、落實(shí)黨和國(guó)家的政策服務(wù)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，尤其是處理各種經(jīng)濟(jì)糾紛，時(shí)時(shí)處處離不開經(jīng)濟(jì)合同檔案、票據(jù)檔案、勞動(dòng)工資檔案等等。檔案工作者應(yīng)當(dāng)通過檔案資料在這些方面發(fā)揮作用。

當(dāng)然，還有其它許多方面的檔案資料大有可用之處，檔案工作者應(yīng)當(dāng)不斷地進(jìn)行研究和探索。

綜上所述，做好機(jī)關(guān)檔案管理升級(jí)后的鞏固提高工作，勢(shì)在必行。只要各單位領(lǐng)導(dǎo)重視，加上檔案工作人員的努力，機(jī)關(guān)檔案管理升級(jí)后的鞏固提高工作就一定能取得成效。