檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問(wèn)題及對(duì)策

劉健

[摘 要]作為國(guó)家發(fā)展的重要組成部分，檔案的重要性不言而喻，近年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展水平有了明顯提高，尤其是在信息技術(shù)的出現(xiàn)后，檔案工作效率有了明顯改善，但從具體工作情況來(lái)看，我國(guó)檔案信息化建設(shè)中仍然存在諸多問(wèn)題亟待完善，下文對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)分析。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化；建設(shè)現(xiàn)狀；問(wèn)題；對(duì)策

前言

“信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的戰(zhàn)略出臺(tái)以來(lái)，國(guó)家信息化建設(shè)水平迅速提高，信息化投入的力度也在不斷加大，檔案部門也調(diào)整發(fā)展角度，加大了對(duì)信息化建設(shè)的重視，緊跟時(shí)代步伐，力求促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，必須要重視發(fā)展中存在的問(wèn)題，解決問(wèn)題，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)水平的提高。

1.檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 各地對(duì)檔案信息化建設(shè)都給予了高度重視

近幾年，各地檔案行政管理部門相繼對(duì)檔案信息化建設(shè)作了部署，獲取了一定的成效。2002年，我國(guó)檔案局網(wǎng)站開通，隨后各省的檔案部門按計(jì)劃也相繼開通了檔案信息網(wǎng)站，計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的推行，檔案數(shù)字化工作水平迅速提高，各地檔案部門也取得了一定的效果，我國(guó)許多檔案館都建立了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，大大提升了檔案工作效率。

1.2 我國(guó)檔案信息化環(huán)境有了明顯改善

隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，信息技術(shù)水平的改善，我國(guó)檔案信息的硬件環(huán)境、軟件環(huán)境等都有了明顯改善，各地的檔案館內(nèi)部建立了局域網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)檔案管理人員的信息化技術(shù)水平迅速提高，政策法規(guī)環(huán)境得到完善，檔案信息資源內(nèi)容豐富，檔案信息化人才有所增加，人員素質(zhì)不斷提高。

2.檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1 信息化建設(shè)中規(guī)則不足

從當(dāng)前檔案系統(tǒng)情況來(lái)看，信息化各自為政，各取所需，沒(méi)有形成完整的統(tǒng)籌安排，協(xié)調(diào)推進(jìn)的狀況，很多檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中都沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，存在著邊出問(wèn)題邊解決的情況，檔案信息化建設(shè)沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使用數(shù)據(jù)與格式不夠統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案信息管理上的局面混亂，影響信息的傳輸、接受工作效率。

2.2 數(shù)字檔案資源短缺，結(jié)構(gòu)不合理

當(dāng)前，我國(guó)多數(shù)檔案館的館藏資料仍以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字檔案資源不夠豐富且單一，這必然會(huì)影響檔案信息化的工作效率。

2.3 在電子政務(wù)中的重要性沒(méi)有得到顯示

當(dāng)前，多數(shù)有效信息仍有政府掌握，而政府中的絕大多數(shù)信息仍有政府掌握，政府的多數(shù)信息則置于檔案館中，檔案信息化的建設(shè)不僅對(duì)檔案管理現(xiàn)代化推動(dòng)有重要意義，但目前在我國(guó)尚未形成政府信息資源開發(fā)的模式，導(dǎo)致其在電子政務(wù)中的作用不夠凸顯。

2.4 專業(yè)型人才較少

盡管近年來(lái)這一問(wèn)題有了一定程度的改善，但從發(fā)展的需求來(lái)說(shuō)，仍然出于供不應(yīng)求的現(xiàn)狀，這在一定程度上制約了檔案數(shù)字化工作的開展。

2.5 相應(yīng)的立法及規(guī)范化管理體系不夠完善

與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)的檔案信息化立法規(guī)范建設(shè)相對(duì)較為緩慢，立法工作較為滯后，影響到我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3.解決檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

3.1 實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一原則

檔案信息化建設(shè)是為了將檔案信息資源整合到一起，實(shí)現(xiàn)資源的共享，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)服務(wù)，這就要求在新時(shí)期做好檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一規(guī)范，避免各自問(wèn)政的情況，加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

3.2 調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，推動(dòng)數(shù)字化檔案館建設(shè)

受到發(fā)展因素等環(huán)境的制約，各級(jí)檔案館保存仍以傳統(tǒng)載體檔案為主，數(shù)字檔案較少，因此，必須要豐富當(dāng)前的數(shù)字館藏，調(diào)整結(jié)構(gòu)，推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的信息化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字信息資源總量。與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館的功能更多，服務(wù)手段、質(zhì)量及信息的廣度與深度都有了一定的提高，檔案利用者也可以不受時(shí)間與空間的限制，迅速且準(zhǔn)確地從網(wǎng)絡(luò)上獲取所需的資源。數(shù)字檔案館的檔案信息資源不僅只是自身檔案的館藏信息，同時(shí)也可將互聯(lián)網(wǎng)上的信息經(jīng)過(guò)整理后將其納入到虛擬館藏中。

3.3 將檔案信息化與電子政務(wù)相結(jié)合

檔案信息資源是電子政務(wù)建設(shè)最重要的公共信息資源，這就要求將其放在國(guó)家政務(wù)建設(shè)的環(huán)境中進(jìn)行考慮，使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)與應(yīng)用相結(jié)合，參與到電子政務(wù)建設(shè)中，形成一體化的管理模式。檔案部門與電子政府建設(shè)部門要多溝通，統(tǒng)籌安排信息化建設(shè)，爭(zhēng)取將檔案信息納入到電子政府中，依托電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，建立網(wǎng)站，發(fā)布信息與資料，積極開展檔案網(wǎng)站服務(wù)，方便用戶查詢與使用，提高檔案利用率。

3.4 加大檔案信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)力度

檔案信息化技術(shù)是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，除了要掌握專業(yè)的檔案知識(shí)外，同時(shí)還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化的技術(shù)，檔案部門要盡快的建立一支現(xiàn)代化信息技術(shù)能力強(qiáng)的專業(yè)人士，滿足檔案信息化建設(shè)的需求。對(duì)此，檔案部門除了要提高對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)外，還必須要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)人員的綜合素質(zhì)，普及計(jì)算機(jī)室知識(shí)，提高檔案工作部門的整體水平；其次是要積極的開展不同方式的技術(shù)培訓(xùn)與交流，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，激發(fā)員工的積極性；最后是要加大人才的引進(jìn)力度，大力引進(jìn)專業(yè)且計(jì)算機(jī)能力較好的復(fù)合型人才，為其創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，促進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)水平的提高。

3.5 加快檔案信息化法制與標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程

加快檔案信息化法制建設(shè)，根據(jù)現(xiàn)有的規(guī)章制度要求，加快研究與制定電子文件，行政規(guī)章，形成有效的激勵(lì)約束機(jī)制，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)水平的提高。同時(shí)要建立并完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，學(xué)習(xí)、宣傳與貫徹檔案局制定的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，制定與完善地方性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與實(shí)施辦法，解決檔案建設(shè)中的問(wèn)題，根據(jù)現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定逐漸完善我國(guó)檔案信息化管理體制，實(shí)現(xiàn)國(guó)際化的發(fā)展目標(biāo)。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化是檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，新時(shí)期的檔案建設(shè)必須要立足實(shí)踐，不斷地完善現(xiàn)有的檔案服務(wù)水平，提高檔案工作的競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提升，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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