檔案數(shù)字化加工過(guò)程中應(yīng)注意的幾點(diǎn)問(wèn)題

摘 要：檔案數(shù)字化加工過(guò)程不但要兼顧技術(shù)與質(zhì)量還要考慮到信息安全問(wèn)題，這是目前檔案數(shù)字化加工過(guò)程中非常常見(jiàn)的問(wèn)題，也是影響加工過(guò)程效率和質(zhì)量的主要問(wèn)題，本文主要闡述了檔案數(shù)字化加工過(guò)程中技術(shù)問(wèn)題、質(zhì)量問(wèn)題以及安全問(wèn)題，試圖規(guī)避檔案數(shù)字化加工過(guò)程中的隱患，提高工作人員的重視程度。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；加工過(guò)程；問(wèn)題

1 檔案數(shù)字化加工過(guò)程中技術(shù)問(wèn)題

檔案數(shù)字化過(guò)程需要應(yīng)用到多種技術(shù)，在技術(shù)的相互作用下，實(shí)現(xiàn)大量的檔案資料資源共享和共建功能，在這樣的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化處理數(shù)據(jù)則是檔案數(shù)字化過(guò)程的關(guān)鍵，也是值得注意的問(wèn)題之一。一旦一方數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)有偏差，或出現(xiàn)數(shù)據(jù)不規(guī)范現(xiàn)象，對(duì)檔案數(shù)字化加工的整體效果都會(huì)造成巨大的影響，增加資源共享的難度。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)性差和檔案數(shù)字化加工過(guò)程中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)之間有很大的關(guān)聯(lián)，因此，需要技術(shù)人員和相關(guān)檔案數(shù)字化加工工作人員盡量避免這一現(xiàn)象的發(fā)生。

通過(guò)相互能夠兼容的系統(tǒng)進(jìn)行加工，防護(hù)系統(tǒng)之間相互攻擊和排斥。另外，在檔案數(shù)字化過(guò)程中設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，以及我國(guó)中文信息資源標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)字化加工的目的是將地區(qū)檔案館相互貫通，實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案館以及全球檔案館一體化，進(jìn)而達(dá)到資源共享功能。所以，在這樣的要求下，檔案數(shù)字加工過(guò)程中，操作的標(biāo)準(zhǔn)性決定這一目標(biāo)是否能夠完成，按照相應(yīng)數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)資源取舍標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)，才能保障檔案數(shù)字化加工順利進(jìn)行。

2 檔案數(shù)字化加工過(guò)程中質(zhì)量問(wèn)題

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)在社會(huì)上應(yīng)用較長(zhǎng)時(shí)間，但是大部分應(yīng)用企業(yè)或個(gè)人對(duì)檔案數(shù)字化管理并不重視，加上以往數(shù)據(jù)管理模式和企業(yè)管理制度的影響，導(dǎo)致檔案數(shù)字化利用率較低。計(jì)算機(jī)在整個(gè)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中充當(dāng)文字錄入功能和編輯、打印功能，通過(guò)人力輸入，而檔案數(shù)據(jù)不但只有眼前的資料還有網(wǎng)絡(luò)上大量的數(shù)據(jù)檔案，這樣的工作方式不但浪費(fèi)人工資源，還對(duì)開(kāi)發(fā)質(zhì)量造成了較大的影響。

檔案數(shù)字化加工過(guò)程對(duì)質(zhì)量要求較高，因此應(yīng)該選擇適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，工作過(guò)程中不但要將質(zhì)量放在首位，還要保證檔案流失現(xiàn)象的出現(xiàn)，合理選擇數(shù)字化處理設(shè)備和相機(jī)、速拍儀的使用能夠?qū)n案數(shù)字化加工過(guò)程中的質(zhì)量有一定的保證。

當(dāng)實(shí)體檔案便于拆卷和恢復(fù)的情況下，應(yīng)選擇高速文檔掃描儀等設(shè)備，以確保數(shù)字化產(chǎn)品較高的質(zhì)量。

3 檔案數(shù)字化加工過(guò)程中安全問(wèn)題

檔案數(shù)字化加工過(guò)程最為主要的便是安全性，無(wú)論在檔案信息載體安全性上能夠體現(xiàn)，在檔案安全傳輸上也能體現(xiàn)出安全性對(duì)檔案數(shù)字化過(guò)程的重要性。首先，載體安全指的是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，也就是軟件對(duì)信息的存儲(chǔ)功能安全和計(jì)算機(jī)影響對(duì)信息安全的影響。其次傳輸安全主要指的是網(wǎng)絡(luò)防御能力，也就是對(duì)黑客和病毒的防御能力，一旦發(fā)生黑客和病毒便會(huì)泄露信息，嚴(yán)重?fù)p害加工過(guò)程的整體效率。因此，信息安全是保障檔案數(shù)字化加工過(guò)程是否能按時(shí)完成、質(zhì)量完成的基礎(chǔ)。

針對(duì)這一現(xiàn)象，筆者認(rèn)為在檔案數(shù)字化加工過(guò)程中應(yīng)利用技術(shù)和手段設(shè)置密集的防御系統(tǒng)，加強(qiáng)訪問(wèn)控制功能。增強(qiáng)安全意識(shí)，建立章程制度，明確個(gè)人責(zé)任，提高檔案安全保密工作的重視程度。加強(qiáng)檔案搬運(yùn)過(guò)程中安全管理機(jī)制，保障檔案的安全，設(shè)立監(jiān)控系統(tǒng)和防盜系統(tǒng)，設(shè)立監(jiān)督人員，保障檔案的絕對(duì)安全性。做好檔案掃描錢(qián)的準(zhǔn)備工作，合理使用數(shù)字化設(shè)備，保障原件的完好性。嚴(yán)格按照規(guī)范數(shù)字化加工場(chǎng)地進(jìn)行管理，工作人員必須持有有磁卡的工作牌才能進(jìn)入檔案室工作區(qū)域。嚴(yán)格把控?cái)?shù)字化產(chǎn)品的驗(yàn)收和收尾，設(shè)立專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行驗(yàn)收，按照檔案整理-檔案掃描和圖像處理等步驟標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案數(shù)字化加工過(guò)程中需要考慮到方方面面，且需要成熟的管理制度和監(jiān)管制度，注意檔案數(shù)字化加工過(guò)程的安全、質(zhì)量和技術(shù)問(wèn)題，為檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

馮久龍（1976-），男，漢，黑龍江省哈爾濱市，副研究館員，本科，研究方向：檔案管理，檔案信息化建設(shè)。