電子文件管理系統(tǒng)的認知

孫大東

2017年1月20日19：30至21：30，《檔案界》論壇展開了關于“電子文件管理系統(tǒng)的認知”的網(wǎng)絡討論，12位高校檔案學專業(yè)和檔案實踐部門的檔案學博士及博士生參與。主要發(fā)言情況如下：

zlx：從當前實踐看，電子文件管理系統(tǒng)還基本難以找到對應的管理主體，它更多的是理論界的一種自娛自樂式的純理論闡釋。因為，電子文件在業(yè)務部門產(chǎn)生以后，一直就在各業(yè)務系統(tǒng)中運行，如會計檔案是在會計電算化系統(tǒng)中運行、教學檔案是在教務系統(tǒng)中運行、電子公文是在公文管理系統(tǒng)中運行等?？偛荒苷f會計電算化系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)等屬于電子文件管理系統(tǒng)吧？它們都是為了辦理上述業(yè)務而存在的管理系統(tǒng)或平臺，而不是為了管理電子文件而存在的系統(tǒng)或平臺。當前學界一般把電子文件管理系統(tǒng)定義為管理電子文件的平臺，而上述系統(tǒng)存在的意義不是為了管理電子文件，而是為了完成相應的業(yè)務活動，因此，上述系統(tǒng)顯然不是“電子文件管理系統(tǒng)”。而電子文件在辦理完成之后，經(jīng)過歸檔又直接進入到“檔案管理系統(tǒng)”里去了，所以這個“電子文件管理系統(tǒng)”在哪里呢？誰在對其進行管理呢？

任越：支持zlx的觀點。電子文件管理系統(tǒng)就是業(yè)務系統(tǒng)，這個系統(tǒng)本身就是單位業(yè)務系統(tǒng)的拓展，只不過檔案學界將這個電子文件管理系統(tǒng)單獨拿出來，其實必要性不強。各位可以上網(wǎng)搜索，哪個學界專家真正開發(fā)過電子文件管理系統(tǒng)并搞過實證研究？電子文件管理系統(tǒng)都是人家科技公司研發(fā)出來的，專家們只不過提供了一些素材和需求罷了。

陳建同學：支持任越的觀點。電子文件管理系統(tǒng)還是要圍繞實踐部門走。電子文件管理國家戰(zhàn)略頂層設計正在全面實施，電子文件管理系統(tǒng)國家標準也已經(jīng)頒布。實踐層面，電子文件管理系統(tǒng)的研發(fā)和應用正在逐步推進。

紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)很尷尬，為什么不是OA呢？或者說是某種業(yè)務系統(tǒng)。我覺得zlx說得有道理，現(xiàn)實生活中其實就是一種特殊的業(yè)務系統(tǒng)而已。管理主體就是文件背后業(yè)務活動的管理者。

simon：我是企業(yè)檔案館的，單位有個部門叫文檔處，負責管理公司文件和檔案。電子文件管理系統(tǒng)主要是管理電子文件的，電子文件系統(tǒng)中有個模塊叫檔案管理模塊。電子文件辦畢后，在線整理歸入檔案管理模塊，變?yōu)殡娮訖n案。所以我們的電子文件概念和現(xiàn)在學界說的電子文件概念不太一樣。我們基本沿用了紙質(zhì)檔案的管理模式，管理主體沒有變化。

一芙：我覺得主體是文件形成單位，電子文件系統(tǒng)的存在是為了單位的業(yè)務而設置的，電子文件是業(yè)務活動中形成的文件。

追夢的少年：立檔單位和業(yè)務部門應該是電子文件管理系統(tǒng)的主體。立檔單位和具體業(yè)務部門是電子文件的具體形成者，他們對電子文件的形成過程、目的、背景等情況了如指掌，可以最大限度地確保電子文件的真實性、完整性和有效性。

陳建同學：電子文件管理系統(tǒng)有主體嗎？是管理主體還是開發(fā)主體？這個問題要搞清楚。

任越：支持陳建同學的觀點。電子文件管理系統(tǒng)就是個系統(tǒng)程序，怎么會有主體？主體是程序員。

simon：我們單位管理和開發(fā)都是文檔處統(tǒng)一管理。

wgy0828：系統(tǒng)管理的主體必須是系統(tǒng)管理員。至于誰是系統(tǒng)管理員，是什么級別的管理員，就回到電子文件管理主體的問題了。

simon：系統(tǒng)管理員聽文檔部門的，所以系統(tǒng)管理員只是輔助管理，還是需要按公司統(tǒng)一的文檔管理制度來操作，所以管理主體就是文檔部門。

wgy0828：你說的系統(tǒng)管理員是剛開發(fā)好的初始身份吧，系統(tǒng)移交單位之后的管理員不就是與文件流轉(zhuǎn)相關的人員。

紅旗下的檔棍：其實，電子文件管理系統(tǒng)只是一種業(yè)務系統(tǒng)而已，有時表現(xiàn)為狹義的辦公部門開發(fā)使用的系統(tǒng)，但更多的是其他業(yè)務部門管理的系統(tǒng)，其管理主體多數(shù)情況下為文件背后業(yè)務活動的管理者，管理行為包括需求提出、可研論證、組織設計管理、開發(fā)管理等。

住在春天：電子文件生命周期中一般存在三種類型系統(tǒng)：業(yè)務系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、電子文件長期保存系統(tǒng)。業(yè)務系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)與文件形成單位相對應，電子文件長期保存系統(tǒng)與檔案館相對應。

檔案研究僧：這個討論的主題是不是有歧義?。渴窃谟懻摴芾黼娮游募闹黧w，還是管理電子文件管理系統(tǒng)的主體？電子文件管理系統(tǒng)的主體聽上去感覺有點別扭。一個系統(tǒng)的主體是設計系統(tǒng)的人，還是在運營維護系統(tǒng)的人？

zlx：歧義？誰對它實施管理，誰就是其管理主體，如檔案管理系統(tǒng)的管理主體是檔案管理部門，這個理解有錯？

紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)的客體從形式上看，包括視頻、音頻、電子公文、零散數(shù)據(jù)等。從歸屬上看，按照檔案界發(fā)生型定義的方式，一般為文件形成者。技術層面分清客體很重要，為什么呢？因為這涉及系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量和信息量，進而涉及系統(tǒng)整體的網(wǎng)絡結構、數(shù)據(jù)結構和存儲形式。系統(tǒng)數(shù)據(jù)量和信息量是進行系統(tǒng)可研論證的重中之重。

zlx：電子文件在辦理過程中在各“業(yè)務系統(tǒng)”中運行，辦理完畢后，在檔案管理系統(tǒng)中運行，請問這個“電子文件管理系統(tǒng)”去管哪里的“電子文件”？

simon：管的是檔案管理系統(tǒng)中的電子文件。

zlx：從我國實際狀況看，電子文件管理系統(tǒng)是夾在業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的一個系統(tǒng)，可能就是“畫蛇添足”。電子文件管理系統(tǒng)不是一個筐，什么都能往里裝。電子文件管理系統(tǒng)也不是自由體，各人有各人的邊界，這樣的東西就是個虛的。

一芙：電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務文件流轉(zhuǎn)的平臺，怎么會和業(yè)務系統(tǒng)是分離的呢。

zlx：高見！第一次聽說，電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務文件流轉(zhuǎn)的平臺這種說法，那么，會計電算化系統(tǒng)是算業(yè)務系統(tǒng)還是算電子文件管理系統(tǒng)呢？

田寧寧：電子文件管理系統(tǒng)是不是以電子文件為主體的，電子文件是業(yè)務的載體和內(nèi)容吧。否則，電子文件管理系統(tǒng)里面都是啥內(nèi)容呢？

一芙：電子文件管理系統(tǒng)是對電子文件生成、流轉(zhuǎn)、處置、利用等過程進行管控的平臺，有的包含檔案管理系統(tǒng)，有的與檔案管理系統(tǒng)分離。我這種理解不知對不對。

simon：沒問題的，很符合實際工作部門的管理情況。

wgy0828：那么電子文件管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的功能區(qū)別在哪兒？

一芙：沒區(qū)別啊，都是電子文件管理平臺。電子文件管理系統(tǒng)是一個大的名稱，OA辦公只是其中的一個業(yè)務而已，電子文件系統(tǒng)中還有其他業(yè)務流程。

simon：等于或大于OA。主要是名字所涵蓋的內(nèi)容不同，涵蓋少則與OA同名，涵蓋多則等于OA+檔案管理系統(tǒng)，和實際工作比對就是文檔處只管收發(fā)文及文件辦理管控，或者只管歸檔文件，或者既管OA，又管歸檔文件。

紅旗下的檔棍：老實說，我眼里只有檔案管理系統(tǒng)和非檔案管理系統(tǒng)，有些術語比較討厭，理論上也不是不能把電子文件管理系統(tǒng)概括得非常大、非常全，甚至包括標準規(guī)章之類的，但這樣只是方便論述而已，有一定的理論意義，但實踐意義也僅是提醒實踐工作者注意考慮問題的全面性，真要是去開發(fā)系統(tǒng)，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作盡可能地分解。我的經(jīng)驗是業(yè)務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)要有一個歸屬，各個業(yè)務系統(tǒng)之間要有一個數(shù)據(jù)中心去調(diào)節(jié)。

追夢的少年：電子文件管理系統(tǒng)是對單位業(yè)務管理系統(tǒng)的集成，同時也是連接檔案管理系統(tǒng)的橋梁和紐帶，三個系統(tǒng)的整合將是優(yōu)化文檔管理系統(tǒng)的一個方向，當然這種整合并非易事，涉及不同的管理主體。

simon：電子文件管理系統(tǒng)是存在的，不論是從OA角度理解電子文件概念，還是從檔案角度理解電子文件，或者從文檔一體化層面上理解電子文件。

紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)其實是從檔案管理的視角對業(yè)務系統(tǒng)的一種觀察，是一種方便從檔案管理認識實踐現(xiàn)象的工具，有了這個命名方便檔案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便檔案管理人員對檔案這一客體的關注。所以，作為一種理論研究的對象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦開始深入地分析，應把它忘掉，讓它消失掉，心里想著怎么用檔案的手段把業(yè)務搞好就行。

zlx：系統(tǒng)存在與否應該是看是否有利于管理流程的優(yōu)化為標準，如果 “畫蛇添足”，還不如不要為好。

wgy0828：如果按學界的說法，一定要將電子文件管理系統(tǒng)與“業(yè)務系統(tǒng)”“數(shù)字（電子）檔案系統(tǒng)”區(qū)分開來，那么它就沒有獨立存在的內(nèi)在驅(qū)動和外在基礎：1.形成主體電子文件意識不強。最近半年調(diào)研的8家事業(yè)單位和9家企業(yè)中，系統(tǒng)開發(fā)時基本上只關注單位業(yè)務系統(tǒng)的便捷性和安全性，強調(diào)數(shù)據(jù)的采集、統(tǒng)計和關聯(lián)，對其憑證性往往患有技術依賴癥，認為在系統(tǒng)里的文件就是默認權威的。2.缺乏明確且強有力的主導者。公文主管部門更多關注文件內(nèi)容、格式和流轉(zhuǎn)，而不是其存在形式，檔案行政管理部門對電子文件的長期保存感興趣，卻從權力和能力上都沒法真正實現(xiàn)“前端控制”。另外從效益上來說，在業(yè)務系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)中間夾個電子文件管理系統(tǒng)，其產(chǎn)出比和響應時間都不劃算。

simon：其實反過來再想想，除去一切電子文件管理系統(tǒng)，回到紙質(zhì)文件時代，事情一樣可以順利處理，只是效率低些，所以電子文件管理系統(tǒng)首先是提升效率的工具。再進一層，電子文件管理系統(tǒng)不光是管理了電子文件，更是一種工作模式的改變，產(chǎn)生了新型的信息溝通管理模式。所以，形式可以千變?nèi)f化，不變的是對文件管理的需要。

住在春天：從理論上來說，如果電子文件管理系統(tǒng)沒有必要存在，除非是它的功能沒有了價值，無需從業(yè)務系統(tǒng)中捕獲電子文件，也無需具有行政有效性和法律證據(jù)性，或者它的功能可以被其他系統(tǒng)取代或覆蓋。

段成蹊：問題討論到現(xiàn)在果真也成了“羅生門”，理論有理論的解讀，實踐有實踐的看法。即使simon是來自實踐的代表，也不過是實踐中的個例。但我以為，“是什么”無需統(tǒng)一觀點，在“為什么是”上達成一致即可，即，無論電子文件管理系統(tǒng)怎么解讀，怎么建設，我們都希望不要“荒了自家的地”，至于實踐中的操作和實現(xiàn)，更多的是檔案界外的事兒了。

（摘自《檔案界》論壇）