關于加強立檔單位檔案收集工作相關探析

張樹起

摘 要：檔案收集是檔案工作的起點，關系到檔案質(zhì)量和檔案管理的有效開展。在檔案部門工作中，必須重視檔案收集工作，以確保檔案資料的完整性、豐富性、準確性，使檔案能夠滿足使用者的需求，為促進檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展奠定堅實基礎。本文從闡述檔案收集工作的重要性入手，對檔案收集工作存在的問題進行分析，并提出加強立檔單位檔案收集工作的措施建議。

關鍵詞：立檔單位；檔案收集；檔案部門

1 檔案收集工作的重要性

（一）檔案收集是檔案工作的基礎

收集相關的資料和文件是檔案部門開展檔案工作的首要環(huán)節(jié)，如果原始檔案缺失，則會導致后續(xù)的檔案工作無法有序進行。原始檔案收集對檔案工作開展的連續(xù)性具有直接影響，同時還會影響檔案的開發(fā)與利用，若是收集的不全面，可能會造成珍貴的資料丟失，由此會產(chǎn)生出不可彌補的損失。對散存于社會上的檔案及文獻進行征收是獲取檔案的重要渠道，由此可以對分散的文件和原始資料進行科學規(guī)范的管理，從而實現(xiàn)檔案收集工作的制度化。收集作為檔案工作的基礎，它是檔案管理體系建立的保障，從本質(zhì)的角度上講，沒有收集就不會有檔案的形成，檔案工作的開展也就無從談起，由此可見，檔案收集是開展檔案工作的重要基礎，對此必須予以足夠的重視。

（二）檔案收集是保證檔案質(zhì)量的前提

檔案收集的全面性、完整性以及檔案本身的價值高低，是衡量檔案部門檔案工作質(zhì)量的關鍵指標。檔案部門收集的資料和文件越豐富、越珍貴，其歷史價值就越高，從而可以為社會提供更多具有參考價值的數(shù)據(jù)信息。檔案的收集是后續(xù)工作開展的前提，想要提高檔案編研、歷史事件研究、史料出版等工作的質(zhì)量，就必須保證檔案的收集豐富、齊全，不僅如此，收集還是提升檔案歸檔質(zhì)量的有力保證。

2 檔案收集工作存在的問題

（一）檔案收集制度執(zhí)行不力

立檔單位雖然根據(jù)國家發(fā)布的檔案法和相關工作條例制定了檔案收集制度，但是在實際工作中卻存在著制度執(zhí)行不力的問題。尤其在檔案移交環(huán)節(jié)，部分立檔單位未能做到及時向檔案部門移交有價值的文件資料，導致檔案部門無法收集齊全檔案資料。

（二）檔案收集文件不齊全

立檔單位的檔案資料缺損嚴重，一些文件資料有正文無附件、有報告無批復，并且文件材料還存在著錯別字、不規(guī)范、不校對等問題，降低了文件資料的實用價值。同時，部分檔案工作者難以轉(zhuǎn)變被動收集觀念，使得檔案收集工作往往處于被動狀態(tài)，坐等立檔單位移交文件材料，易造成檔案資料收集不齊全。

（三）檔案收集載體形式單一

檔案部門重視公文檔案、紙質(zhì)檔案收集，忽視其他載體形式的檔案收集，如音像、圖片、實物等資料的收集，從而導致檔案收集門類不全，難以立體、全方位地反映各方面的歷史發(fā)展情況。同時，檔案部門的檔案收集手段單一，沒有綜合運用購買、復制、征集等手段保證檔案收集資料的完整性。

（四）檔案工作者素質(zhì)有待提高

檔案工作者是開展檔案收集工作的主體，他們的素質(zhì)和專業(yè)水平高低直接關系到檔案的收集效率和質(zhì)量。然而，受各方面因素的影響和制約，如檔案工作者流動性大、專業(yè)知識更新不及時、管理理念落后等等，加之檔案部門對相關人員的培訓工作重視程度不夠，嚴重影響了檔案收集工作的有序開展。如，有的檔案工作者在進行檔案收集時，工作態(tài)度不端正，從而形成了不交不收的情況，導致很多重要的檔案資料和文獻流失。

3 加強立檔單位檔案收集工作的建議

（一）健全檔案收集規(guī)章制度

檔案部門應當按照我國現(xiàn)行《檔案法》及其實施細則的有關規(guī)定要求，并結(jié)合本單位的具體情況，對與檔案收集工作有關的規(guī)章制度加以健全。一方面要制訂科學合理、切實可行的檔案收集工作實施辦法、規(guī)定和制度。另一方面應針對檔案收集和其它環(huán)節(jié)的有關措施進行明確規(guī)定，如檔案收集后的整理、歸檔、保存、利用等，從而使檔案收集工作的開展有制度可依，由此能夠減少并杜絕各種文件資料私存不歸檔的情況發(fā)生，有助于檔案收集質(zhì)量的進一步提升。

（二）采用有效的檔案收集方法

檔案收集要求立檔單位及時向檔案部門移交檔案材料，由檔案部門對材料進行整理立卷。但是受立檔單位自身因素的影響，時常會出現(xiàn)檔案材料移交不及時、不全面的情況，這就要求檔案工作者必須提高主動收集意識，采取適當?shù)氖占椒?，重視對檔案材料的跟蹤收集。首先，采用專題收集法。檔案工作者要根據(jù)工作經(jīng)驗，提前預見重要活動、會議等事件可能產(chǎn)生的檔案材料，而后明確歸檔范圍、要求以及時間，要求立檔單位按照這些要求及時上交檔案材料。其次，采用追蹤收集法。檔案工作者要加強與立檔單位的聯(lián)系，及時了解立檔單位運行中形成的各類文件材料，對文件材料進行跟蹤收集，提高檔案收集的完整性。最后，采用現(xiàn)場收集法。檔案工作者要深入到科研課題、項目設計、基建工程竣工驗收等活動的現(xiàn)場，對文件材料進行現(xiàn)場收集，并提出驗收意見。

（三）拓寬檔案收集途徑

新時期下，檔案部門要調(diào)整檔案收集思路，根據(jù)不同情況采用不同的收集手段，如接收、復制、購買、征集、轉(zhuǎn)讓、捐贈等手段，同時還要拓展檔案資料收集的門類、載體，確保檔案資源的完整性和豐富性。首先，檔案部門要做好傳統(tǒng)檔案的接收工作，包括立檔單位移交的檔案資料，以及專業(yè)檔案、科技檔案、多媒體檔案資料等。其次，鼓勵立檔單位捐贈檔案資料，如檔案部門可主動與圖書館、博物館、科研所等單位加強聯(lián)系，必要時可采取復制、收購等手段收集重要的檔案資料。再次，加大檔案征集力度，檔案部門要靈活運用法律、行政、經(jīng)濟等手段，征集具有地方特色的檔案資料和非公務檔案資料，如名勝古跡、風俗民情、名產(chǎn)名牌等方面的檔案，確保檔案收集工作與社會、現(xiàn)實、生活和檔案利用者相貼近，增強檔案收集的多樣性。再次，擴大檔案收集的影響力，檔案部門應建立起檔案收集網(wǎng)站，提高立檔單位對移交檔案的積極性，并及時對外公布檔案收集工作情況。

（四）建設高素質(zhì)檔案工作隊伍

檔案工作者是檔案收集工作的執(zhí)行者，為此檔案部門要重視高素質(zhì)檔案工作隊伍建設，確保檔案收集工作有序開展。首先，提高檔案工作者的責任意識，要求檔案工作者將被動的檔案收集觀念轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占?，保證檔案資料的完整性。其次，落實檔案收集工作獎懲激勵機制，檔案部門要將檔案收集工作情況納入到檔案工作者個人的年度考核范圍內(nèi)，重點考核檔案資料收集的系統(tǒng)性、完整性、及時性以及準確性，激勵檔案工作者高質(zhì)量完成檔案收集工作。再次，優(yōu)化檔案工作隊伍，積極引進檔案專業(yè)人才，并對在職檔案工作者定期開展專業(yè)培訓，不斷提高檔案工作者的理論水平，使其扎實掌握檔案收集技能。

4 結(jié)論

總而言之，檔案部門要按照反映歷史、突出主體、豐富資源、體現(xiàn)特色、服務社會的原則做好檔案收集工作，全面提升檔案管理水平。作為一名合格的檔案工作者，必須樹立主動的檔案收集觀念，綜合采用多種檔案收集方法和手段，最大限度地收集重要的文件材料，確保檔案資料齊全完整，充分發(fā)揮檔案的利用價值，滿足各方面對檔案信息的需求。

參考文獻

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