中小企業(yè)ERP項(xiàng)目管理實(shí)踐解析

耿愛(ài)東

【摘要】ERP作為中小企業(yè)開(kāi)展信息化管理的手段，對(duì)提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)績(jī)效具有重要作用。但從當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，中小企業(yè)ERP項(xiàng)目存在較高的失敗率。據(jù)此，本文主要解析中小企業(yè)ERP項(xiàng)目管理的實(shí)踐，以期改善中小企業(yè)ERP的應(yīng)用現(xiàn)狀。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè) ERP 項(xiàng)目范圍管理 項(xiàng)目質(zhì)量管理

ERP是一種基于信息技術(shù)的管理平臺(tái)，目的是為企業(yè)決策層和員工提供決策手段。ERP具有集成性、開(kāi)放性、完整性、先進(jìn)性及統(tǒng)一性的特點(diǎn)，且運(yùn)用ERP可提高企業(yè)的管理能力及為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。但企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)，應(yīng)做到有計(jì)劃、有目的、有組織，從而保障ERP的實(shí)施效果。中小企業(yè)ERP項(xiàng)目管理的內(nèi)容包括項(xiàng)目進(jìn)度與費(fèi)用管理、范圍管理及質(zhì)量管理等。本文以PTW公司的ERP項(xiàng)目為例，分點(diǎn)解析中小企業(yè)ERP項(xiàng)目管理的實(shí)踐。

一、項(xiàng)目進(jìn)度與費(fèi)用管理

項(xiàng)目進(jìn)度管理的任務(wù)是工作分解及對(duì)每項(xiàng)工作工作量的準(zhǔn)備評(píng)估。為了實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，一般采用掙值法。項(xiàng)目費(fèi)用管理是項(xiàng)目管理的核心內(nèi)容。PTW公司計(jì)劃的費(fèi)用為250萬(wàn)元，固定費(fèi)用90萬(wàn)元，項(xiàng)目咨詢顧問(wèn)費(fèi)用150萬(wàn)元。項(xiàng)目咨詢費(fèi)用直接影響到項(xiàng)目的實(shí)施周期，因此采用掙值法可同時(shí)控制項(xiàng)目進(jìn)度與費(fèi)用管理。掙值法是常用的項(xiàng)目管理技術(shù)，主要按以下步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)具體管理：

第一步：按WBS計(jì)算項(xiàng)目進(jìn)度與預(yù)算，即配置任務(wù)的時(shí)間和人力資源→計(jì)算計(jì)劃作業(yè)的預(yù)算成本BCWS、已完成作業(yè)的預(yù)算成本BCWP及實(shí)際成本ACWP→計(jì)算進(jìn)度SV與成本偏差CV，注意人力成本以人天數(shù)為計(jì)算單位（1人天=1人工作8h），以方便計(jì)算。第二步：結(jié)合進(jìn)度與費(fèi)用的績(jī)效指標(biāo)，繪制趨勢(shì)圖。第三步：結(jié)合實(shí)際數(shù)據(jù)，計(jì)算進(jìn)度與費(fèi)用的績(jī)效指標(biāo)。第四步：分析和預(yù)測(cè)進(jìn)度與費(fèi)用的績(jī)效指標(biāo)。例如，1.成本績(jī)效指標(biāo)CPI>1時(shí)，預(yù)算成本比實(shí)際成本高；CPI<1時(shí)，預(yù)算成本比實(shí)際成本低；CPI=1時(shí)，預(yù)算費(fèi)用與實(shí)際成本相等。2.進(jìn)度績(jī)效指數(shù)SPI>1時(shí)，計(jì)劃進(jìn)度比實(shí)際進(jìn)度慢；SPI<1時(shí)，計(jì)劃進(jìn)度比實(shí)際進(jìn)度快；SPI=1時(shí)，計(jì)劃進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度相等。

總之，中小企業(yè)ERP項(xiàng)目采用掙值法來(lái)控制項(xiàng)目時(shí)間和費(fèi)用是可行的，即能為項(xiàng)目決策提供可靠的數(shù)據(jù)及準(zhǔn)確驗(yàn)證相關(guān)應(yīng)對(duì)辦法的有效性。

二、項(xiàng)目范圍管理

項(xiàng)目范圍管理的主要內(nèi)容是范圍評(píng)估與范圍監(jiān)控，而范圍管理的重點(diǎn)工作是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施范圍的過(guò)程和方法進(jìn)行評(píng)估，即：首先，確定范圍管理準(zhǔn)則，即在系統(tǒng)功能選項(xiàng)中利用SPA標(biāo)準(zhǔn)功能模塊完成配置，注意考慮到未來(lái)兩年之內(nèi)可能用到的功能。其次，確定項(xiàng)目目標(biāo)與范圍，即先由項(xiàng)目目標(biāo)分解出相關(guān)指標(biāo)，再由相關(guān)指標(biāo)、產(chǎn)品功能、項(xiàng)目實(shí)施條件及能力，確定項(xiàng)目實(shí)施范圍。本項(xiàng)目的目標(biāo)是降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本、提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率及工作質(zhì)量。在市場(chǎng)、運(yùn)營(yíng)、銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)及客服等工作中，項(xiàng)目目標(biāo)表現(xiàn)為完全不同的指標(biāo)，而對(duì)應(yīng)的需求也僅有部分能被ERP滿足，同時(shí)被滿足的部分也受制于企業(yè)的技術(shù)條件。三是ERP培訓(xùn)及企業(yè)前期準(zhǔn)備階段，各部門對(duì)ERP系統(tǒng)的需求不盡相同，因此部門之間務(wù)必達(dá)成共識(shí)。四是項(xiàng)目實(shí)施階段，重視范圍控制，以免影響到項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用，并以書面文件形式表達(dá)各部門的需求，同時(shí)制定科學(xué)的范圍變更審批流程。

然而，項(xiàng)目成員的目標(biāo)較為分散，因此難以確定項(xiàng)目范圍，同時(shí)企業(yè)的職能化結(jié)構(gòu)使各部門均表現(xiàn)出本位主義傾向。以銷售價(jià)格管理為例。銷售部門指出銷售價(jià)格管理是銷售部門的內(nèi)部事宜，采用手工操作即可；市場(chǎng)部門指出當(dāng)前的價(jià)格管理較為混亂，銷售部門只顧銷售額而不顧利潤(rùn)的做法無(wú)法完成產(chǎn)品利潤(rùn)的計(jì)劃，理應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理。除系統(tǒng)功能的選擇以外，系統(tǒng)功能由誰(shuí)使用及使用人員履行何種職責(zé)在部門之間也存在分歧，即都想減少本部門的責(zé)任和工作量。

可見(jiàn)，項(xiàng)目的成功實(shí)施需以明確的項(xiàng)目目標(biāo)和實(shí)施范圍為保障，但對(duì)于項(xiàng)目目標(biāo)分散及項(xiàng)目范圍難確定的問(wèn)題，應(yīng)采取以下辦法來(lái)予以解決：建立共同的項(xiàng)目目標(biāo)評(píng)判依據(jù)；組織企業(yè)工作人員共同參與；項(xiàng)目啟動(dòng)之初完成決策。

三、項(xiàng)目質(zhì)量管理

項(xiàng)目質(zhì)量管理的主要內(nèi)容是建立項(xiàng)目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及編制質(zhì)量控制計(jì)劃。在部署質(zhì)量管理時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：一是與市場(chǎng)口碑較好的顧問(wèn)公司合作，并采取面試和培訓(xùn)的方式考核顧問(wèn)公司的能力；二是編制質(zhì)量控制計(jì)劃，實(shí)施質(zhì)量交由IT部門經(jīng)理及項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)；三是在項(xiàng)目進(jìn)度上設(shè)質(zhì)量檢查點(diǎn)，并就項(xiàng)目交付成果制定專項(xiàng)檢查方法；四是在驗(yàn)收項(xiàng)目時(shí)，邀請(qǐng)母公司參與審核。

然而，項(xiàng)目質(zhì)量管理一般缺乏質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，如此不僅影響到質(zhì)量責(zé)任的確認(rèn)，也使項(xiàng)目工作的開(kāi)展缺少質(zhì)量依據(jù)，即：一是項(xiàng)目關(guān)系人員多，項(xiàng)目質(zhì)量責(zé)任不清。項(xiàng)目質(zhì)量并非項(xiàng)目經(jīng)理可以管控，而是項(xiàng)目參與人和實(shí)施人的共同職責(zé)，但項(xiàng)目參與人與實(shí)施人的人數(shù)眾多且角色復(fù)雜，因此無(wú)法理清各自到底應(yīng)該承擔(dān)哪種質(zhì)量責(zé)任。二是項(xiàng)目的實(shí)施為多人智力勞動(dòng)，因此難以檢查和控制全部參與人員的工作質(zhì)量，且一般在項(xiàng)目上線測(cè)試或報(bào)表階段才會(huì)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，此時(shí)，若進(jìn)行全程重復(fù)檢查和審核，定會(huì)降低效率和增加成本。三是ERP項(xiàng)目的實(shí)施為智力勞動(dòng)，即交付物為無(wú)形的技能、知識(shí)和文件，因此無(wú)法定義項(xiàng)目質(zhì)量的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也無(wú)法判定工作質(zhì)量的好壞。雖然項(xiàng)目管理部門可以借鑒第三方顧問(wèn)的成熟做法，但專業(yè)知識(shí)上的信息不對(duì)稱導(dǎo)致企業(yè)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)無(wú)法準(zhǔn)確判定質(zhì)量的控制效率，外加商務(wù)合同約定的顧問(wèn)責(zé)任僅為咨詢服務(wù)，因此企業(yè)應(yīng)完全掌握項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

四、結(jié)語(yǔ)

上文分別對(duì)中小企業(yè)ERP項(xiàng)目管理中的進(jìn)度與費(fèi)用管理、范圍管理及質(zhì)量管理做了簡(jiǎn)單論述。研究表明，應(yīng)把握好各項(xiàng)內(nèi)容的管理要點(diǎn)。例如，項(xiàng)目范圍管理的要點(diǎn)是評(píng)估和選擇項(xiàng)目范圍及結(jié)合業(yè)務(wù)需求來(lái)考察項(xiàng)目范圍對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目成本的影響，同時(shí)組織各方專家進(jìn)行集體決策；項(xiàng)目質(zhì)量的管理要點(diǎn)是明確ERP產(chǎn)品的特殊性及顧客從服務(wù)的技術(shù)質(zhì)量、功能質(zhì)量上來(lái)認(rèn)識(shí)服務(wù)質(zhì)量。除文中談及的項(xiàng)目進(jìn)度與費(fèi)用管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理三個(gè)方面以外，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理也非常重要，但限于篇幅，本文不做過(guò)多闡釋。

參考文獻(xiàn)：

[1]公雙雷.如何開(kāi)展中小企業(yè)新項(xiàng)目培訓(xùn)——以M企業(yè)ERP項(xiàng)目培訓(xùn)為例[J]. 中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2015.

[2]包根梅. 中小企業(yè)ERP應(yīng)用現(xiàn)狀分析[J]. 開(kāi)發(fā)研究，2011.

[3]李志英，張慶平，張璟. 佛山中小型制造企業(yè)ERP運(yùn)行現(xiàn)狀調(diào)研分析及對(duì)策研究[J]. 順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011.