煤化工項目進口物資采購管理存在的問題與策略

姚潔

摘要：煤化工是典型的資金和技術(shù)密集型項目，需要采購大量的設(shè)備物資，很多重要設(shè)備物資需要從國外進口，進口物資采購成為煤化工項目管理的重點，貫穿于項目建設(shè)的始終，對項目的成敗發(fā)揮關(guān)鍵作用。隨著煤化工企業(yè)經(jīng)營成本的不斷增加和產(chǎn)品價格的調(diào)整，煤化工行業(yè)面臨著激烈的市場競爭，要想在市場競爭中提高核心競爭力，就需要煤化工企業(yè)不斷提高進口物資采購水平，降低經(jīng)營成本，促進煤化工企業(yè)的長遠健康發(fā)展。文章對煤化工項目進口物資采購管理存在的問題與策略進行了探討，以期對相關(guān)從業(yè)人員有所借鑒意義。

關(guān)鍵詞：煤化工項目；進口物資；采購管理

一、煤化工項目進口物資采購的重要性

近年來，我國煤化工行業(yè)獲得了長足的進步，逐步走向高科技、低污染、低消耗的可持續(xù)性發(fā)展道路，由原來粗放型經(jīng)營模式向節(jié)約型發(fā)展過渡。物資采購工作是煤化工項目管理的核心部分，對于節(jié)約經(jīng)營成本、保證物資質(zhì)量、提高企業(yè)效益有著重要作用。首先，優(yōu)化進口物資采購管理可以保證煤化工項目的順利進行，煤化工生產(chǎn)是一個連續(xù)消耗物資的過程，如果出現(xiàn)設(shè)備物資、材料物資等短缺情況，尤其是一些進口的、重要的物資出現(xiàn)短缺，煤化工企業(yè)很難及時采購，給生產(chǎn)帶來極大的損失。因此煤化工必須重視物資采購工作。其次，降低企業(yè)采購成本。在煤化工項目中，有大約70%的成本來自于物資消耗，提高物資采購水平是煤化工行業(yè)加強成本控制、降低物資消耗、提高企業(yè)利潤的重要措施。第三，降低煤化工企業(yè)的庫存量。隨著市場競爭的日益激烈，煤化工企業(yè)要提高資金運用的效率。以往大量的物資庫存不僅沉淀了大量的資金，降低了資金使用效率。而且也容易導致物資材料的過時和損壞，給企業(yè)帶來不必要的損失。第四，優(yōu)化煤化工項目物資采購是煤化工行業(yè)物資信息化管理的需要。煤化工項目進口物資采購涉及到方方面面，而且環(huán)節(jié)多、流程長，受國際市場影響較大，如果沒有有效的信息化物資管理手段，會造成物資采購的低效率和無序化。最后，有利于企業(yè)形象的維護。煤化工企業(yè)屬于國有企業(yè)，是我國能源產(chǎn)業(yè)的重要組成部分。煤化工項目的進口物資采購需要和國際市場打交道，其物資采購水平代表著中國企業(yè)在國際上的形象。如果煤化工企業(yè)采購無序、水平低下，不僅損害了企業(yè)利益，也嚴重損害了企業(yè)形象。

二、煤化工項目進口物資采購管理中存在的問題

（一）采購計劃制定不合理

采購計劃制定的是否合理直接關(guān)乎到物資采購的效率，煤化工企業(yè)眾多，企業(yè)對進口物資采購的需求存在很大的相似性。但由于缺乏統(tǒng)一的采購計劃，造成各公司獨立采購的現(xiàn)象比較普遍，不能形成規(guī)?；少?，造成物資采購價格居高不下，無法形成價格優(yōu)勢。很多煤化工企業(yè)采購計劃編制方法過時，以保生產(chǎn)為主要目的，沒有兼顧到庫存、采購和供應(yīng)之間的關(guān)系，經(jīng)常導致企業(yè)物資采購不合理，造成企業(yè)庫存增加，降低了資金使用效率。另外，煤化工企業(yè)在制定采購計劃時，沒有進行充分的調(diào)研和論證，大多根據(jù)以往的物資采購計劃來制定，信息來源比較單一，滯后于煤化工行業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實情況，制定的物資采購計劃缺乏科學性和操作性。

（二）物資采購人員素質(zhì)和能力欠缺

煤化工項目物資采購質(zhì)量與采購人員素質(zhì)和能力有很大關(guān)系。煤化工進口物資采購程序復(fù)雜，尤其涉及到清關(guān)過程，對采購人員報關(guān)知識和經(jīng)驗的要求比較高，但有的煤化工進口物資采購人員大多商務(wù)出身，不具備物資采購的專業(yè)知識，也不熟悉所采購物資的性能，無法甄別所采購物資的質(zhì)量，不了解國際物資市場的價格變化，給采購工作帶來很大阻礙，不能滿足現(xiàn)代進口物資采購的需要；有的煤化工企業(yè)不重視進口物資采購工作，為了節(jié)省企業(yè)人力成本，對采購部門的投入較少，有時一個項目最多配置兩個采購人員，采購人員工作負擔較重，在物資采購時不能做到貨比三家、認真篩選，而是隨意采購距離較近的物資，導致一些價格虛高、質(zhì)量低下的物資被采購進來。

（三）采購信息化程度低

近年來，煤化工行業(yè)加強了物資采購的信息化建設(shè)，開發(fā)了物資采購供應(yīng)管理的信息系統(tǒng)，共享物資供應(yīng)信息，提高了物資采購效率。但整個信息化系統(tǒng)的開發(fā)程度依然比較低，從煤化工項目的物資采購計劃制定到進口物資的采購到最終進口物資的入庫和領(lǐng)用，整個采購流程并不能在信息系統(tǒng)中進行操作，以書面形式提交的用料計劃、采購合同、出庫單等十分普遍，工作人員將書面材料的信息輸入到系統(tǒng)中去，大量的采購數(shù)據(jù)都是采購人員來完成的，整個過程費時、費力，工作效率不高。

（四）供應(yīng)商管理存在問題

首先，煤化工項目生產(chǎn)比較復(fù)雜，需要大量的物資材料。與其他項目物資采購不同，煤化工項目很多關(guān)鍵性設(shè)備都是專利設(shè)備，供應(yīng)商很少，給采購增加了難度。其次，對供應(yīng)商缺乏全面、合理的評價。目前，煤化工企業(yè)普遍缺乏科學、合理的進口物資供應(yīng)商評價體系，評價指標也比較單一，過于重視價格因素，沒有兼顧供應(yīng)商的商業(yè)信譽、服務(wù)水平和交易效率等因素，導致一些實力強、信譽高的供應(yīng)商被拒之門外，卻與一些實力不強、信譽不高、物資價格較低的小供應(yīng)商開展合作關(guān)系，由于小供應(yīng)商實力有限，導致在合作過程中出現(xiàn)難以預(yù)見的困難和問題。最后，煤化工企業(yè)和供應(yīng)商之間缺乏長期合作關(guān)系，二者之間更多的是對立和博弈的關(guān)系，缺乏長期戰(zhàn)略合作意識。

（五）采購部門設(shè)置不到位

首先，煤化工項目管理部門與采購部門的職能存在交叉和混淆的問題，經(jīng)常出現(xiàn)不同部門之間代行職責的現(xiàn)象，出現(xiàn)問題則相互推諉，導致進口物資采購工作出現(xiàn)多頭管理的局面。其次，為了提高采購效率，物資采購部門會將采購權(quán)利下放給各個用料單位，各單位根據(jù)生產(chǎn)實際情況制定采購計劃、實施物資采購，但由于缺乏整體的、統(tǒng)一的規(guī)劃，導致各單位物資采購自成體系，沒有考慮到煤化工項目的整體需要，不能形成物資采購的規(guī)劃效應(yīng)，盲目采購和重復(fù)采購行為仍然難以禁止。最后，煤化工企業(yè)對采購人員缺乏監(jiān)督機制，采購過程不透明，影響采購效率。企業(yè)內(nèi)部也缺乏完善的采購物資抽查和監(jiān)督機制，一些質(zhì)量次、不符合采購標準要求的物資混進來，帶來極大的生產(chǎn)隱患，甚至導致一些惡性事故的發(fā)生。

三、優(yōu)化煤化工項目進口物資采購管理的策略

隨著現(xiàn)代物流業(yè)的發(fā)展，煤化工企業(yè)對物資采購的認識不斷提高。煤化工項目需要采購大量的物資，采購金額十分巨大。采購管理在煤化工項目發(fā)展中占據(jù)越來越重要的位置。做好物資采購工作是煤化工項目降低成本、提高經(jīng)濟效益的重要措施。

（一）高層領(lǐng)導的重視與支持

首先，隨著世界經(jīng)濟一體化進程的加快，煤化工企業(yè)之間的競爭已日趨全球化，為了取得更大的競爭優(yōu)勢，煤化工企業(yè)紛紛實行全球范圍內(nèi)的整合戰(zhàn)略，走出國門尋找降低成本的機會，從國際市場引進技術(shù)、采購物料和零件，降低經(jīng)營成本，最大限度地提高競爭力。當然，煤化工企業(yè)實現(xiàn)全球化的采購管理，是一個漸進的過程，不可能一蹴而就，也不是一朝一夕的功夫，需要企業(yè)高層從現(xiàn)在做起，逐步樹立全球化采購管理意識，以獲得長期的核心競爭力。其次，隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的建立，提高煤化工企業(yè)物資采購效率，不僅需要物資采購部門的努力，還需要對企業(yè)業(yè)務(wù)流程進行變革，需要煤化工企業(yè)各個環(huán)節(jié)的配合，從整體上優(yōu)化采購流程。這不僅涉及到企業(yè)管理制度，還與企業(yè)文化、管理思想等有很大關(guān)系，這種變革如果與企業(yè)高層的支持有很大關(guān)系。企業(yè)高層領(lǐng)導的重視和支持是提高物資采購水平的保障，如果沒有公司高層的支持，煤化工企業(yè)的物資采購工作將很難順利進行。尤其是在國有企業(yè)經(jīng)營管理體制下，高層領(lǐng)導是煤化工企業(yè)重大戰(zhàn)略的制定者和決策者，只有高層認識到物資采購工作的重要性，才能從企業(yè)整體績效的角度出發(fā)，有效地理順采購管理中的各種關(guān)系，制定與公司長遠戰(zhàn)略一致的采購戰(zhàn)略，不斷優(yōu)化物資采購方案，為優(yōu)化方案的實施營造良好的變革氛圍，從而保障企業(yè)經(jīng)營利潤的持續(xù)增長。

（二）建立進口物資采購人員培訓制度

隨著煤化工企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)需要的物資采購人員數(shù)量越來越多，對采購人員專業(yè)和能力的要求也越來越高。因此，煤化工企業(yè)要不斷引入高水平、高素質(zhì)的采購人員，建立一支學歷高、年齡結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)性強的采購人員隊伍。為了提高物資采購人員的能力，煤化工企業(yè)要做好以下幾點：一是加強對物資采購人員的入職培訓，物資采購是一項比較復(fù)雜的工作，采購人員不僅要具備采購專業(yè)知識，還要對企業(yè)的管理制度和生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)十分熟悉。為此，企業(yè)要加強對采購人員的入職培訓，培訓內(nèi)容要全面和科學，包括企業(yè)文化、組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)類型、工作流程、采購制度規(guī)定等，讓每一位新入職員工都熟悉公司經(jīng)營狀況，為以后的采購計劃制定和采購方案實施奠定了基礎(chǔ)。為了提高培訓效果，企業(yè)要在培訓后進行考核，只有考核合格的員工才能勝任物資采購崗位。二是加強采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓。作為一名合格的進口物資采購人員，首先具備熟練的外語表達能力和寫作能力，能夠嫻熟的與供應(yīng)商進行外語溝通，能夠看懂外文的采購合同，這樣才能在進口物資采購談判中游刃有余。其次，采購人員要具備供應(yīng)鏈管理知識。采購管理是企業(yè)供應(yīng)鏈中的一個重要環(huán)節(jié)，與生產(chǎn)、營銷等環(huán)節(jié)密切相關(guān)，采購人員要熟悉供應(yīng)鏈管理的相關(guān)知識，了解采購過程中的風險因素，能夠?qū)Σ少忥L險進行駕馭和規(guī)避，及早做好應(yīng)對方案和措施。第三，掌握談判技巧和方法。與國內(nèi)采購市場不同，受地域文化、語言、商業(yè)規(guī)則、法律等各種因素的影響，國際采購市場相對比較復(fù)雜，稍有不慎就會導致采購失敗。為此，采購人員要樹立起正確的談判原則，不能一味的通過壓低價格來獲得采購業(yè)務(wù)，這樣勢必造成對方的反感，導致采購交易的終止。采購人員要做好充足的準備，對國際物資市場的價格比較熟悉，根據(jù)采購物資的特點制定合理的采購價格，既節(jié)約采購成本，又給予對方合理的利潤空間，實現(xiàn)雙贏的結(jié)果。

（三）編制合理的采購計劃

成功的采購可以為項目的順利進展提供物質(zhì)保障，通過采購計劃的制定，可以預(yù)估項目建設(shè)過程中所需物資的數(shù)量與時間，保證在需要的時候及時利用這些資源，避免因過度采購導致材料儲存積壓，造成額外的資金損失。在制定采購計劃的過程中，需要注意煤化工行業(yè)建設(shè)的特殊性。煤化工程項目采購一般來說有以下一些特點：一是煤化工項目建設(shè)所需物資種類復(fù)雜，部分專業(yè)物資要求比較高，需要根據(jù)項目建設(shè)需求，針對項目建設(shè)所需要的物資需求進行初步分類，根據(jù)需采購物資的類別、特點制定清晰的計劃。并根據(jù)所需采購對象的性質(zhì)、生產(chǎn)周期長度、市場供應(yīng)情況，制定科學合理的采購計劃。二是采購資金占用量大，其中涉及到的設(shè)備和材料的采購費用會占項目總投資的絕大多數(shù)；三是涉及到制約因素多。在全球化的大趨勢下，國際采購環(huán)境不斷變化。例如鋼材、有色金屬、水泥、油料等價格的波動，對國內(nèi)原材料的價格將產(chǎn)生影響。國內(nèi)外部環(huán)境的影響包括市場季節(jié)性的變化，國家宏觀經(jīng)濟政策的變化，國家財政金融政策的調(diào)整，市場利率及匯率的波動，金融危機的存在等各種因素。因此，制定采購計劃必須充分考慮國內(nèi)外采購環(huán)境對采購的影響，以項目整體計劃為依據(jù)，對整體計劃進行分解。項目分解成任務(wù)，任務(wù)再分解成一項項工作。在制定計劃的過程中，要結(jié)合成本估算、質(zhì)量管理體系等來進行計劃制定。

（四）完善供應(yīng)商管理機制

供應(yīng)商管理是保證物資供應(yīng)資源而建立有效的市場準入機制。煤化工項目生產(chǎn)需要的物資量巨大，而且由于生產(chǎn)的特殊性，工作環(huán)境的危險性比較高，在生產(chǎn)過程中必須更加注重安全生產(chǎn)，提供高于同行業(yè)平的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。因此必須保證采購物資的質(zhì)量，這就需要煤化工企業(yè)加強對供應(yīng)商的管理，在甄選供應(yīng)商時不僅注重其物資產(chǎn)品的質(zhì)量，還要重點關(guān)注供應(yīng)商的企業(yè)信譽、經(jīng)濟實力、技術(shù)水平和經(jīng)營業(yè)績等，綜合各種因素來選擇最適合的供應(yīng)商。為此，煤化工企業(yè)要建立供應(yīng)商評價小組，根據(jù)企業(yè)物資采購的特點，設(shè)置一整套學、合理的供應(yīng)商評價指標，對供應(yīng)商進行評定和管理。堅決堅持優(yōu)勝劣汰的原則，對那些不能通過評估的供應(yīng)商，要取消該供應(yīng)商的供應(yīng)資格。同時進一步擴展供應(yīng)商，積極聯(lián)系一些信譽高、實力強的物資供應(yīng)商，對其進行考核和評定，考核合格后，企業(yè)物資采購部門進行相關(guān)資料存檔，與之建立長期合作關(guān)系，幫助煤化工企業(yè)生產(chǎn)出高于同行業(yè)水平的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。同時，煤化工企業(yè)要加強與供應(yīng)商的合作和交流，如果缺乏互相的信任和支持，供應(yīng)商管理的效果將大打折扣，煤化工企業(yè)與供應(yīng)商之間要增進信任和理解，由于存在文化、管理方式上的差異，供應(yīng)商與煤化工企業(yè)在溝通會遇到很大障礙，影響企業(yè)采購工作的順利進行。為此默契也要尊重對方的文化，了解對方的管理風格，保持與對方的經(jīng)常接觸和交流，實現(xiàn)共贏。

（五）提高采購管理信息化水平

在信息化社會，加強信息化管理對提升煤化工企業(yè)物資采購管理有巨大作用。進入 21 世紀以來，國際化的競爭不斷加強，企業(yè)在全球范圍配置資源的浪潮已經(jīng)勢不可擋，物資采購管理越來越受到國際大型企業(yè)的高度重視。要想實現(xiàn)全球化采購，就需要煤化工企業(yè)提高采購管理的信息化水平。采購管理的信息化是指使用現(xiàn)代的信息技術(shù)來完成采購業(yè)務(wù)的整個流程，從而使采購業(yè)務(wù)的各個階段得到優(yōu)化提升。依據(jù)國內(nèi)外采購管理的相關(guān)成功經(jīng)驗，ERP采購模式被認為是未來公司進行信息化采購的最佳模式。煤化工企業(yè)要應(yīng)盡快引入和完善ERP 系統(tǒng)，ERP 系統(tǒng)既是將企業(yè)財務(wù)、分銷、制造和其它業(yè)務(wù)集合在一起的軟件系統(tǒng)，在這種采購管理模式下采購的信息化管理將實現(xiàn)由執(zhí)行層、戰(zhàn)術(shù)層向戰(zhàn)略層的轉(zhuǎn)變，保證能將關(guān)鍵數(shù)據(jù)在最短的時間傳遞給相關(guān)人員，便于及時了解公司的物資、分銷、制造和其它業(yè)務(wù)的運行情況，大大降低采購流程同步作業(yè)的工作量，節(jié)約信息傳遞成本。煤化工企業(yè)要加強對物資管理信息標準化的工作，加大信息技術(shù)的開發(fā)力度，建立統(tǒng)一規(guī)范的公司全面的物資管理信息標準，同時建立對外的、開放性的物資系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)與供應(yīng)商在信息交流、傳遞各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化建設(shè)，最終提高公司的采購管理的運營水平、工作質(zhì)量和效率。

總之，隨著全球化趨勢的不斷加強，物資采購管理越來越受到大型企業(yè)的重視，進口物資采購管理在一定程度上反映了一個企業(yè)的戰(zhàn)略能力，也是企業(yè)綜合競爭力的一種體現(xiàn)。因此，煤化工企業(yè)要不斷優(yōu)化和改進進口物資采購的采購管理，降低采購成本、提高采購質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)的健康長遠發(fā)展。

參考文獻：

[1]李文昌.企業(yè)采購策略決策[J].科學與科學技術(shù)管理，2011（11）.

[2]霍曉智.企業(yè)采購管理決策[J].中外企業(yè)家，2011（11）.

[3]吳聰.我國大型石油企業(yè)現(xiàn)代物流系統(tǒng)建模研究[J].物流技術(shù)，2009（06）.

[4]龍軍生.供應(yīng)鏈管理的庫存控制[J].物流技術(shù)與應(yīng)用，2010（09）.

[5]王玉臺.大型石化建設(shè)項目的物資釆購管理[J].中國物流與采購，2006（09）.

[6]王兵，徐小斌，鄭洪帖.基于供應(yīng)鏈的采購管理[J].商業(yè)研究，2002（05）.

[7]劉麗文.企業(yè)供應(yīng)鏈管理的基本策略之物料采購管理策略[J].中國管理科學， 2001（03）.

[8]余飛，張黎明.供應(yīng)商管理中供應(yīng)商評價選擇的比較研究[J].當代經(jīng)濟，2009（07）.

（作者單位：神華物資集團有限公司）