如何做好企業(yè)的文書檔案管理工作

伏濤

摘 要：本文從企業(yè)文書檔案管理工作的前提、文書規(guī)范管理的主要做法，及制定好文書檔案管理制度、提升文書檔案管理人員素質(zhì)等方面闡述了如何做好文書檔案的保管和利用，對文書檔案管理工作提出了一些思考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；探索

文書檔案是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)、執(zhí)行上級任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一。國有企業(yè)尤其是中央企業(yè)，規(guī)范的文書檔案管理是單位各級黨組織、行政實施領(lǐng)導(dǎo)開展工作的重要依據(jù)，也是單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，文書檔案是一項繁瑣、嚴(yán)密的工作，檔案材料記錄了各項工作制度和相關(guān)工作要求，為今后有序開展工作奠定了堅實的基礎(chǔ)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。在文書檔案已走向網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化形勢下，如何做好文書檔案的管理工作，使之規(guī)范化、程序化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，不斷適應(yīng)辦公室工作變化的需要，也是擺在礦區(qū)物業(yè)服務(wù)企業(yè)面前的一個值得研究和探討的熱門話題。總結(jié)以往的工作實踐，本文就如何進(jìn)一步做好文書檔案管理工作，談幾點粗淺的認(rèn)識和體會。

一、規(guī)范管理是做好文書檔案管理工作的基本條件

我們嚴(yán)格以檔案管理制度為依據(jù)，規(guī)范管理，加強(qiáng)文書檔案材料的收集簽別和歸檔整理工作，具體把好“三關(guān)”。一是把好材料“入口關(guān)”。根據(jù)文書材料分類，及時完善檔案收集網(wǎng)絡(luò)，做好檔案材料收集歸檔工作，提高收集網(wǎng)絡(luò)人員的業(yè)務(wù)知識，將《檔案材料收集歸檔的要求和范圍》印發(fā)給有關(guān)科室和相關(guān)部門，確保了材料能夠及時歸檔，嚴(yán)格按照《檔案材料收集歸檔規(guī)定》確定的收集范圍，認(rèn)真遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則，進(jìn)行材料收集，做到集中收集、主動收集、避免錯收和漏收，對符合歸檔要求的材料方可分類歸檔，不符合歸檔要求的材料不予歸檔，以高度負(fù)責(zé)和嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，把好材料入口關(guān)。二是把好檔案“整理關(guān)”。為了使檔案整理工作做到全面系統(tǒng)，條理清晰，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，做到了分類明確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。 三是把好材料“登記關(guān)”。使檔案的提供利用符合程序。先后建立健全各類登記簿，真實、及時地登記了檔案材料的直借閱等基本信息。做到檔案無特殊情況不出檔案室。對因工作需要查（借）閱的檔案，必須持有本單位的審批單，同時填寫查（借）閱登記冊，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查（借）閱，做到在制度面前人人平等，秉公辦事，堅決維護(hù)了制度的嚴(yán)肅性。

二、創(chuàng)新思維是做好文書檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

我們在實際工作中抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強(qiáng)和提升了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。1、是在收集上下功夫。認(rèn)真研究和制定歸檔范圍，建立健全文件材料收集工作體系，按照誰產(chǎn)生、誰錄入、誰負(fù)責(zé)的原則，將檔案的形成、積累、整理、歸檔、移交等責(zé)任落實到人，使應(yīng)歸檔的文件材料處于受控狀態(tài)。2、是在整理上變思路。隨著檔案管理系統(tǒng)的上線及推廣應(yīng)用，本著簡化整理、提高效率的原則，實現(xiàn)了由繁瑣為簡化的轉(zhuǎn)變。對文書類檔案實行按“件”管理，并采取紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔的方法，大大減輕了整理工作量、提高了整理效率。3、是在保管上謀安全。以滿足“八防”要求為主要內(nèi)容，積極采取有效的防范措施，加強(qiáng)內(nèi)部治安管理，關(guān)鍵部位都安裝了視頻防盜監(jiān)控系統(tǒng)，添置了專用設(shè)備，檔案人員定期做好安全檢查和庫房內(nèi)外溫濕度檢查，不斷改善保管條件；同時積極創(chuàng)造條件，壓縮辦公用房，使檔案庫房、檔案員辦公室分開，定期檢查保密制度落實情況，多年來無失泄密事件的發(fā)生。

三、制度完善是做好文書檔案管理工作的重要保證

我們以《中國石油天然氣集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定》、油田公司《檔案工作實施辦法》為指南，結(jié)合服務(wù)處檔案工作實際，制定了《興慶路綜合服務(wù)處文書檔案管理實施細(xì)則》，對檔案工作的管理職責(zé)、管理內(nèi)容、工作流程、工作要求及考核標(biāo)準(zhǔn)都做了詳細(xì)的規(guī)定。同時，我們始終堅持以規(guī)范化、科學(xué)化和有效利用為目的，從完善和落實檔案管理制度入手，建立了相關(guān)制度和兩項職責(zé)，即：保密制度、檔案收集制度、檔案整理制度、檔案保管制度、檔案銷毀制度、查（借）閱制度等，檔案管理部門工作職責(zé)及檔案工作人員職責(zé)，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，杜絕失密、泄密事件的發(fā)生。

四、平時積累是做好文書檔案管理工作的有效途徑

檔案材料的收集是文書檔案管理工作中最重要的一個環(huán)節(jié)，也是整個文檔整理的第一步，收集要及時、全面，并注意做到以下三點：1、是健全規(guī)章制度，2、是加強(qiáng)催收，對領(lǐng)導(dǎo)忙于其他事務(wù)而容易忘記返還的文件進(jìn)行催收，必要時給領(lǐng)導(dǎo)提個醒；3、是年終歸檔，根據(jù)文檔登記表，檢查是否有缺漏歸檔資料，如有缺漏務(wù)必想法補(bǔ)齊。所以，平時就注意收集，并根據(jù)預(yù)立卷制度將檔案資料整理齊全，按時間順序或文件內(nèi)容歸檔，這樣對歸檔工作具有事半功倍的作用。堅持把服務(wù)作為檔案工作永恒的主題，積極改進(jìn)服務(wù)手段，促進(jìn)檔案利用高效便捷。

結(jié)語：文書檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分，是維護(hù)一個部門歷史真實面貌的一項重要工作，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時期文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導(dǎo)和服務(wù)于管理工作，實現(xiàn)其工作的特有職能。endprint