基于精細(xì)化理念的疾控中心檔案管理創(chuàng)新研究

中圖分類號：G633.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

鑒于疾病譜的持續(xù)擴(kuò)展及民眾對健康需求的日益增長，精細(xì)化管理疾控中心檔案顯得尤為關(guān)鍵。精細(xì)化理念是指以精確、細(xì)致和高效為核心，通過優(yōu)化檔案管理，提高疾控工作的質(zhì)量和效率。由于疾控中心檔案管理涉及范圍廣泛，包括疾病監(jiān)測、健康教育及疫情防控等方面，要求疾控中心的管理人員必須全面覆蓋各項(xiàng)工作內(nèi)容，面對海量的數(shù)據(jù)，需要檔案管理人員對這些信息精確分類、整理和存儲，確保信息的可追溯性和準(zhǔn)確性。同時，檔案管理是一個動態(tài)更新的過程，要求實(shí)時反映疾控工作的最新進(jìn)展，以便相關(guān)部門及時調(diào)整防控策略。然而傳統(tǒng)的檔案管理方法主要依靠人工操作，存在效率低下、準(zhǔn)確性不高和信息孤島等問題，難以滿足精細(xì)化管理的需求?；诖?，文章將探索一種新的檔案管理創(chuàng)新模式，對現(xiàn)有疾控中心檔案管理內(nèi)容開展技術(shù)性整合與創(chuàng)新性研究，應(yīng)對日益增長的檔案信息量和不斷提高的管理要求。

一、現(xiàn)階段疾控中心檔案管理的壁壘

1.檔案管理人員培訓(xùn)不足，檔案管理技術(shù)水平較為滯后

疾控中心檔案管理工作復(fù)雜且煩瑣，需要專業(yè)的人才實(shí)行科學(xué)管理。然而，由于培訓(xùn)機(jī)會有限，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識和技能，導(dǎo)致管理人員難以掌握最新的檔案管理技術(shù)和方法。具體表現(xiàn)為，檔案管理人員對最新的檔案管理理念、技術(shù)和方法了解不足，導(dǎo)致其在面對復(fù)雜多變的檔案管理任務(wù)時，缺乏有效的應(yīng)對策略和技巧。同時，檔案管理人員在檔案的收集、整理、分類、存儲、檢索以及利用等環(huán)節(jié)能力不足，導(dǎo)致其無法準(zhǔn)確判斷檔案的價值和重要性，遺漏或錯誤處理關(guān)鍵信息。此外，由于檔案管理人員培訓(xùn)不足，在整理和分類檔案時，缺乏科學(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的操作流程，使得檔案信息的組織和呈現(xiàn)不夠清晰和直觀，進(jìn)一步加劇了檔案管理的風(fēng)險。

2.檔案管理責(zé)任機(jī)制針對性不強(qiáng)，導(dǎo)致管理職責(zé)不明確

在疾控中心檔案管理過程中，未能充分考慮到疾控中心的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，導(dǎo)致各層級、各部門在檔案管理中的具體職責(zé)劃分不清晰。檔案管理人員對自身的職責(zé)范圍、任務(wù)目標(biāo)以及與其他部門的協(xié)作關(guān)系缺乏明確的認(rèn)知，影響檔案管理的連續(xù)性和系統(tǒng)性，同時容易導(dǎo)致關(guān)鍵信息的遺漏或誤傳現(xiàn)象的發(fā)生。此外，由于責(zé)任機(jī)制缺乏明確的指導(dǎo)性和可操作性，使得檔案管理過程中的問題難以被及時發(fā)現(xiàn)和糾正，進(jìn)一步加劇檔案管理的風(fēng)險和不確定性。由于責(zé)任機(jī)制缺乏針對性，難以對檔案管理過程開展有效的監(jiān)督和考核，無法及時發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的管理問題，從而影響檔案管理的整體質(zhì)量和水平。

3.檔案信息化程度低，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象

檔案信息化建設(shè)滯后，部分疾控中心的檔案管理仍停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案階段，未能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理。檔案信息化程度低，導(dǎo)致各部門之間的檔案信息無法實(shí)現(xiàn)及時且有效的互通和共享，形成一個個相對獨(dú)立的“數(shù)據(jù)孤島”。這些孤島的存在，使得疾控中心在應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，難以迅速獲取和整合全面的檔案信息，從而影響決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。同時，數(shù)據(jù)孤島導(dǎo)致重復(fù)采集和存儲檔案信息，在浪費(fèi)資源的同時，增加了信息管理的復(fù)雜性和風(fēng)險。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息是寶貴的資源，通過數(shù)據(jù)分析和挖掘可以發(fā)現(xiàn)潛在的公共衛(wèi)生問題和趨勢。然而信息化程度不足，有價值的信息往往被埋沒在海量數(shù)據(jù)中，無法得到有效的利用和開發(fā)。

二、全面貫徹精細(xì)化理念，提升疾控中心檔案管理的專業(yè)性

全面貫徹精細(xì)化理念，提升疾控中心檔案管理的專業(yè)性，是確保疾控工作高效、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)。專業(yè)、高效的檔案管理有助于快速檢索、分析疫情數(shù)據(jù)，為決策提供科學(xué)依據(jù)。同時，精細(xì)化理念能夠規(guī)范工作流程，減少失誤，提升檔案的完整性和可信度。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中，如暴發(fā)疫情等緊急公共衛(wèi)生狀況時，一個良好、管理得當(dāng)?shù)臋n案系統(tǒng)能夠快速提供必要的信息和資料，為疫情防控提供有力支持，保障人民群眾的生命安全和身體健康。因而提升疾控中心檔案管理的專業(yè)性，是推進(jìn)疾控事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵舉措，文章將從以下三點(diǎn)展開詳細(xì)探討。

1.定期開展檔案管理研討會，持續(xù)提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)

為持續(xù)提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，推動疾控中心檔案管理向更高標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)化發(fā)展，需要為檔案管理人員提供一個交流平臺，分享各自在檔案管理過程中的成功經(jīng)驗(yàn)和遇到的挑戰(zhàn)，通過討論和實(shí)踐，促使檔案管理人員掌握更多的專業(yè)知識，提高自我管理水平。

首先，在開展研討會前，需要制定詳細(xì)的研討會規(guī)劃，明確研討會的主題、時間、地點(diǎn)和參與人員。研討會主題應(yīng)緊密圍繞檔案管理的最新理論、技術(shù)、法規(guī)以及實(shí)踐中遇到的難點(diǎn)和熱點(diǎn)問題，確保研討內(nèi)容既有深度又具有實(shí)用性。同時，需要考慮檔案管理人員的日常工作安排，避免與重要業(yè)務(wù)時段沖突，每季度或每半年舉行一次。地點(diǎn)可選擇單位會議室或線上平臺，以適應(yīng)不同規(guī)模和形式的研討會需求。參與人員應(yīng)涵蓋檔案管理部門的全體成員，同時邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者、上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)以及兄弟單位的同行，以拓寬視野，增進(jìn)交流。

其次，相關(guān)人員在設(shè)計(jì)研討內(nèi)容時可將理論與實(shí)踐相結(jié)合，不僅涵蓋檔案管理的理論知識，如檔案分類、編號和保管期限的確定等，還要涉及實(shí)際操作技能，如電子檔案管理系統(tǒng)的使用、檔案數(shù)字化處理流程等。此外，還應(yīng)關(guān)注檔案管理的新趨勢、新技術(shù)，如區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案真實(shí)性保障中的應(yīng)用、人工智能在檔案檢索中的探索等。每次研討會可設(shè)定一個或幾個核心議題，通過專題講座、案例分析及小組討論等形式，深入剖析，激發(fā)思考。

每次研討會結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時整理會議記錄，總結(jié)研討成果，形成書面報(bào)告或會議紀(jì)要，并在單位內(nèi)部分享。疾控中心可將研討中提出的創(chuàng)新思路、改進(jìn)建議或成功案例，應(yīng)用到實(shí)際工作中，形成閉環(huán)反饋機(jī)制。同時，建立檔案管理知識庫，將研討會中的精彩發(fā)言、專家講座視頻及案例研究等資料歸檔保存，供檔案管理人員隨時查閱學(xué)習(xí)，持續(xù)積累和提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

通過定期舉辦檔案管理研討會，疾控中心不僅能夠及時掌握檔案管理的最新動態(tài)和技術(shù)，還能在實(shí)踐中不斷探索和創(chuàng)新，持續(xù)提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，推動檔案管理向更加專業(yè)化、精細(xì)化的方向發(fā)展。

2.制定檔案管理職責(zé)清單，建立檔案管理流程監(jiān)督機(jī)制

為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的精細(xì)化、規(guī)范化和科學(xué)化，提升疾控中心檔案管理的專業(yè)性和服務(wù)質(zhì)量，需要制定職責(zé)清單，為檔案管理人員和相關(guān)責(zé)任人員提供清晰的工作指引，確保每位員工都能夠了解自己的職責(zé)范圍和任務(wù)要求，減少工作中的推諉和遺漏。同時，還需設(shè)置監(jiān)督機(jī)制，實(shí)時監(jiān)控檔案管理流程的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正管理中的偏差和錯誤，從而提高檔案管理的整體水平。

檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)科室需要通過問卷調(diào)查的形式，了解疾控中心當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀以及各科室對檔案管理的具體需求。收集各方意見和建議，為后續(xù)制定職責(zé)清單提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)?；谡{(diào)研結(jié)果，檔案管理部門需對檔案管理相關(guān)的崗位實(shí)行職責(zé)劃分。具體來講，檔案管理崗位包括檔案管理員、檔案利用人員和檔案審核人員等。每個崗位應(yīng)明確其職責(zé)范圍，如檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管等工作；檔案利用人員負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱及復(fù)制等工作；檔案審核人員則負(fù)責(zé)對檔案的鑒定、銷毀等工作審核。

在明確各崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，檔案管理部門可以進(jìn)一步制定詳細(xì)的檔案管理職責(zé)清單。職責(zé)清單應(yīng)包括崗位名稱、職責(zé)描述、工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任追究等。例如，在檔案管理員的職責(zé)清單中應(yīng)明確該崗位人員需按照檔案分類、編號、裝訂和編目等規(guī)定，確保檔案的有序性和可查性。同時，需定期對檔案展開盤點(diǎn)，確保檔案的完整與安全。

職責(zé)清單制定完成后，檔案管理部門需組織相關(guān)人員審核，確保職責(zé)劃分的合理性與可操作性。審核通過后，將職責(zé)清單正式發(fā)布，并要求各崗位人員嚴(yán)格按照清單執(zhí)行。

為評估督查檔案管理職責(zé)清單的應(yīng)用效果，需要在疾控中心設(shè)立獨(dú)立的檔案管理監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對各崗位檔案管理工作的監(jiān)督和評估，發(fā)現(xiàn)并糾正檔案管理中的問題。監(jiān)督部門應(yīng)定期對檔案管理工作展開巡查和檢查，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)。此外，監(jiān)督部門可委托具備檔案管理領(lǐng)域?qū)I(yè)知識和豐富經(jīng)驗(yàn)的第三方機(jī)構(gòu)，對檔案管理工作展開評估，并將評估結(jié)果作為改進(jìn)工作的依據(jù)。同時，設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，允許公眾和相關(guān)組織舉報(bào)不合規(guī)的檔案管理行為，通過公眾監(jiān)督，增強(qiáng)檔案管理工作的透明度和公信力。

3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字化存儲并管理檔案內(nèi)容

在設(shè)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)時，需遵循獨(dú)立性、完整性、高保真性和可擴(kuò)展性的原則。系統(tǒng)應(yīng)能夠接人局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)，提供檔案信息采集、整理、鑒定、保管、利用及統(tǒng)計(jì)等全方位功能。采集數(shù)據(jù)是構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)的核心，需要對紙質(zhì)檔案實(shí)行收集、分類和排序等預(yù)處理工作，并利用掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像，并存儲在安全的檔案管理系統(tǒng)中。

在構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)時，應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求和工作流程，精心配置系統(tǒng)的各項(xiàng)參數(shù)和功能模塊，以確保檔案管理的高效性和專業(yè)性。系統(tǒng)的核心模塊包括信息采集、檔案歸檔、檔案利用、檔案處置、檔案配置、檔案統(tǒng)計(jì)以及后臺管理。

其中，信息采集模塊是檔案管理系統(tǒng)的前端，負(fù)責(zé)接收和管理各類電子文件。該模塊需要具備電子文件接收、館藏檔案數(shù)字化處理和網(wǎng)絡(luò)信息抓取等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的多樣性和完整性。檔案歸檔模塊則承擔(dān)著檔案數(shù)據(jù)的核驗(yàn)、預(yù)覽、歸檔審核和變更歸檔審批等任務(wù)，通過自動化流程提高歸檔效率，減少人為錯誤。

檔案利用模塊是系統(tǒng)的核心，提供檔案查詢、借閱和下載等服務(wù)。檔案處置模塊則負(fù)責(zé)檔案的銷毀、遷移和長期保存等操作，確保檔案在生命周期內(nèi)的合規(guī)性。檔案配置模塊能夠允許管理員根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整系統(tǒng)設(shè)置，而檔案統(tǒng)計(jì)模塊則負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)分析檔案數(shù)據(jù)，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。

后臺管理模塊則是對整個系統(tǒng)實(shí)行維護(hù)和監(jiān)控的關(guān)鍵，包括用戶管理、權(quán)限控制及日志審計(jì)等功能，保障系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。為提高檔案利用的效率，需要在電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)計(jì)一個高效的檢索系統(tǒng)，通過開發(fā)或集成先進(jìn)的檔案管理軟件，建立強(qiáng)大的檔案再利用系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)支持多種檢索方式，包括關(guān)鍵詞、日期和主題等，以適應(yīng)不同用戶的需求。此外，系統(tǒng)還應(yīng)集成全文OCR（光學(xué)字符識別）檢索功能，充許用戶對檔案內(nèi)容展開全文搜索，提高檢索效率和準(zhǔn)確性。同時，還需應(yīng)用自然語言處理和機(jī)器學(xué)習(xí)算法，進(jìn)一步優(yōu)化搜索結(jié)果，為用戶以及管理人員提供更為精準(zhǔn)的相關(guān)檔案推薦。通過集成這些高級功能，電子檔案管理系統(tǒng)不僅能夠提高檔案檢索的速度，還能增強(qiáng)檔案信息的可發(fā)現(xiàn)性和可訪問性，從而提高檔案服務(wù)的整體水平。

確定電子檔案管理系統(tǒng)的功能模塊和高效檢索系統(tǒng)之后，為維持檔案管理的連續(xù)性和質(zhì)量，必須對檔案的內(nèi)容開展持續(xù)的管理和優(yōu)化。對于新增的電子化數(shù)字化檔案，應(yīng)統(tǒng)一展開分類、整理和保管，確保檔案信息的規(guī)范性和一致性。同時，需定期對數(shù)字化檔案實(shí)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)疾控檔案信息規(guī)范化。

目前，檔案的數(shù)字化存儲與管理是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，需要明確目標(biāo)、科學(xué)規(guī)劃及精心實(shí)施，并注重系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)與安全管理。只有這樣，才能確保疾控中心檔案管理的專業(yè)性得到全面提升。

三、結(jié)語

在探討疾控中心檔案管理創(chuàng)新的過程中，文章深入分析了當(dāng)前檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，并提出切實(shí)可行的精細(xì)化管理策略。通過實(shí)施這些策略，旨在增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，明確崗位職責(zé)，提升檔案工作的連續(xù)性和系統(tǒng)性，為疾控工作的決策提供堅(jiān)實(shí)的支持。文章在研究過程中重點(diǎn)探討如何構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲與管理，為檔案信息的長期保存和有效利用奠定基礎(chǔ)。展望未來，相關(guān)研究人員應(yīng)繼續(xù)探索更多智能化手段在檔案管理中的應(yīng)用。同時，持續(xù)提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保檔案管理理論與實(shí)踐的緊密結(jié)合，期望能夠進(jìn)一步推動疾控檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，更好地服務(wù)于公共衛(wèi)生事業(yè)和人民群眾的健康需求。

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作者單位：濰坊市疾病預(yù)防控制中心