數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理發(fā)展的新突破

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中醫(yī)院的檔案主要包括其日常運營過程中產(chǎn)生的各類檔案、員工名單、科學(xué)研究、經(jīng)濟(jì)狀況、疾病記錄以及其他多樣化的存儲檔案，這些構(gòu)成了中醫(yī)院所有業(yè)務(wù)活動的根本支撐。作為確保檔案價值最大化的關(guān)鍵因素，檔案管理的重要性不言而喻。在中醫(yī)院檔案管理過程中，通常會以文字的方式來管理歸檔，然而隨著中醫(yī)院的不斷擴(kuò)張，檔案的內(nèi)容變得越來越煩瑣，導(dǎo)致檔案管理的困難性不斷增加，對中醫(yī)院的管理水平造成了負(fù)面影響。本文將從多個角度探討數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理的革新，目的是通過闡述檔案管理革新的重要性，為檔案管理革新奠定思想基石，以解決數(shù)字化檔案管理所遇到的問題為出發(fā)點，研究中醫(yī)院檔案管理的改善途徑，以便為中醫(yī)院檔案管理的改善和發(fā)展創(chuàng)造環(huán)境。

一、中醫(yī)院綜合檔案管理的特征

中醫(yī)院綜合檔案管理包括中醫(yī)院各職能部門在平時運營過程中搜集和保存的各種檔案的管理，這也構(gòu)成了中醫(yī)院的關(guān)鍵信息傳遞媒介。換句話說，中醫(yī)院的綜合檔案管理擁有四個主要屬性：

1.綜合檔案搜索便捷化

在“互聯(lián)網(wǎng) + ”的背景下，中醫(yī)院的綜合信息系統(tǒng)的數(shù)字化主旨在于實現(xiàn)信息共享。借助互聯(lián)網(wǎng)科技，中醫(yī)院能夠?qū)λ袡n案、病歷等信息歸納和處理，并創(chuàng)建出集成的管理系統(tǒng)。管理者能夠方便無阻地在任何地方查閱和檢索這些信息，從而給醫(yī)務(wù)工作者帶來極大的方便，促進(jìn)了中醫(yī)院綜合信息系統(tǒng)的管理，并推動了其信息系統(tǒng)的發(fā)展。

2.綜合檔案收集豐富化

收集中醫(yī)院的綜合檔案是其管理的基礎(chǔ)。在“互聯(lián)網(wǎng) + ”的背景下，各種領(lǐng)域都已經(jīng)開始大規(guī)模地運用互聯(lián)網(wǎng)科技。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案擁有更多的優(yōu)點，其檔案信息能夠被即時收集和整理，檔案信息的流通和使用能夠開辟出一條全新的路徑。此外，當(dāng)中醫(yī)院對綜合檔案開展數(shù)據(jù)搜集和梳理的過程中，借助網(wǎng)絡(luò)科技能夠提高工作效率，減少工作時長，并且能夠在有限的時間和地點，盡可能地擴(kuò)充綜合檔案的搜索范圍。

3.綜合檔案服務(wù)多元化

隨著“互聯(lián)網(wǎng) + ”的興起，借助互聯(lián)網(wǎng)科技，中醫(yī)院的綜合檔案查詢變得更為高效，檔案信息的覆蓋范圍也變得更為廣大，檔案服務(wù)的種類也變得更為豐富。尤其是中醫(yī)院綜合檔案服務(wù)模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的需求。網(wǎng)絡(luò)化的管理模式是中醫(yī)院重要的信息來源，它可以直接擴(kuò)展整體檔案的信息共享領(lǐng)域，在無意識中提高了檔案服務(wù)的效率。此外，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，中醫(yī)院檔案管理人員能夠通過多種方式獲取檔案信息，充分利用網(wǎng)絡(luò)管理的優(yōu)勢，提高了中醫(yī)院綜合檔案信息的使用效率。

二、中醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的意義

1.實現(xiàn)信息資源共享，助推中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展

自黨的十八大以來，中醫(yī)藥行業(yè)的進(jìn)步已經(jīng)取得了顯著的成就，中醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)量和信息量也有了顯著提高。隨著科技的進(jìn)步，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案，從檔案館內(nèi)的查閱到通過網(wǎng)絡(luò)平臺的搜尋，這種轉(zhuǎn)變已經(jīng)是必然的發(fā)展方向。借助于數(shù)字化的檔案管理，構(gòu)筑集成、層次分明的資源共享系統(tǒng)，不僅保障了檔案的執(zhí)行與傳遞，還推動了醫(yī)學(xué)技術(shù)信息的交流，在提高中醫(yī)院檔案管理水平方面發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。

2.拓寬檔案利用途徑，提高檔案利用效率

數(shù)字化檔案是一種將電腦和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融為一體的方法，通過對原始的檔案信息數(shù)字化處理，構(gòu)建綜合的信息目錄。在后續(xù)的查找和使用中，只需輸入關(guān)鍵詞或者重要的信息，就能夠檢索到相關(guān)信息。這種方式深刻地改變了檔案信息的存儲方式與形態(tài)，突破了檔案使用在時間和地點上的限制，進(jìn)而顯著提高了檔案的利用效率。

3.利于檔案自身保護(hù)，促進(jìn)檔案工作發(fā)展

隨著檔案數(shù)字化，可以通過使用先進(jìn)的科學(xué)工具，把傳統(tǒng)的檔案資料轉(zhuǎn)換為電子檔案，以防止對歷史檔案的損害，從而更好地維護(hù)檔案的完整性。在醫(yī)療保健領(lǐng)域的快速進(jìn)步中，眾多關(guān)鍵的文獻(xiàn)信息和醫(yī)療科研已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案管理的主要目標(biāo)。通過數(shù)字化手段，醫(yī)院能夠覆蓋行政、教育和醫(yī)療等領(lǐng)域，以滿足各種特定的需求，有助于推動檔案管理的長期發(fā)展。

三、中醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.中醫(yī)院的檔案管理機制尚未健全

隨著社會的持續(xù)進(jìn)步，檔案管理的方式和范圍也在不斷豐富和多元化。然而現(xiàn)實中仍有部分中醫(yī)院的管理方式過于單一，管理體系不完善，阻礙了中醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。在部分中醫(yī)院，檔案管理所需的資料分散且缺乏相應(yīng)的制度支持，導(dǎo)致管理結(jié)果無法得到嚴(yán)格的評估。管理架構(gòu)不完善或者監(jiān)督不足導(dǎo)致了實際的管理成果無法達(dá)到預(yù)期效果，管理體系變得毫無意義，同樣也對檔案管理的效果產(chǎn)生了影響。在檔案管理過程中，人力資源和物資的濫用已經(jīng)對中醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。此外，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已迅猛發(fā)展，并在眾多領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。然而中醫(yī)院的管理體系尚未完善，使得信息科技在中醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中的影響力未能充分顯現(xiàn)，檔案管理的技術(shù)層次也相對偏低。因而中醫(yī)院應(yīng)積極運用大數(shù)據(jù)、云計算等前沿科技，將這些資料有機融合，以便更加精準(zhǔn)地識別其中的信息，從而確保所收集檔案資料的完整性、真實性和穩(wěn)定性。

2.中醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)備設(shè)施配備不足

隨著新的醫(yī)療體系改革的深化與執(zhí)行，醫(yī)療保險體系的構(gòu)建成效日益顯著，使得中醫(yī)院的檔案環(huán)境日益優(yōu)化，收錄的各種檔案資料的種類也日益增加。然而，現(xiàn)階段的中醫(yī)院對檔案管理設(shè)備設(shè)施的投資卻未能給予足夠的關(guān)注，許多中醫(yī)院的檔案管理設(shè)備設(shè)施已經(jīng)陳舊，存儲檔案資料的空間被嚴(yán)重占用，影響了檔案管理任務(wù)的順利完成。伴隨著社會進(jìn)步和信息科技的迅猛發(fā)展，計算機科學(xué)在檔案處理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用以及對檔案信息化的需求亦呈現(xiàn)出日益增長的趨勢。過去的電腦設(shè)備設(shè)施使得中醫(yī)院在執(zhí)行檔案處理任務(wù)時，依賴人力收集、編排數(shù)據(jù)等，工作效能較低。此外，當(dāng)開展醫(yī)療文獻(xiàn)管理工作時，部分紙質(zhì)文獻(xiàn)的存儲期過久、設(shè)備設(shè)施狀況不佳或者文獻(xiàn)儲藏室過于陳舊等原因，都有可能引發(fā)文獻(xiàn)的損壞或遺失，對文獻(xiàn)的管理品質(zhì)和成效產(chǎn)生極大的負(fù)面影響。

3.對于中醫(yī)院檔案資源的重要價值認(rèn)知不足

在中醫(yī)院，檔案信息對于所有業(yè)務(wù)有序開展起到了正向的推動力。借助檔案信息的合理運用，可以幫助中醫(yī)院的所有業(yè)務(wù)實現(xiàn)巨大的進(jìn)步，從而帶來更為顯著的社會和經(jīng)濟(jì)效益。近年來，相關(guān)部門已積極展開檔案資料社會及經(jīng)濟(jì)效益的宣傳工作，然而公眾對其重要性的認(rèn)知依然較為淺顯。長期以來，中醫(yī)院往往更多地將重心放在提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量上，疏忽了檔案管理的重要性，造成了檔案管理的過度放任，部分中醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者在檔案管理方面的認(rèn)知相對較弱，并且很容易受到人力、設(shè)備設(shè)施和財政等因素的干擾，在檔案管理上產(chǎn)生了諸多問題。由于沒有足夠的重視和認(rèn)識，使得檔案信息資源的核心價值沒有被完全挖掘出來，直接導(dǎo)致檔案資源的使用成效受損。

四、數(shù)字化時代中醫(yī)院檔案管理發(fā)展的有效策略

1.明確數(shù)字化檔案管理的發(fā)展目標(biāo)

對數(shù)字化檔案管理認(rèn)知的匱乏，已成為阻礙中醫(yī)院數(shù)字化檔案管理方法健康發(fā)展的主要瓶頸。提升中醫(yī)院各科室對數(shù)字化檔案管理方法的認(rèn)識至關(guān)重要，這將奠定構(gòu)建科學(xué)檔案管理體系的基礎(chǔ)。此外，確定數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)是提升數(shù)字化管理意識的有效途徑。以中醫(yī)院的整體提升為核心，構(gòu)建先進(jìn)且數(shù)字化的運營體系，并在各個層面加大對中醫(yī)院各部分檔案管理工作的重視，是推動中醫(yī)院長期穩(wěn)健發(fā)展的關(guān)鍵因素。

2.通過多項途徑提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

在中醫(yī)院的檔案管理工作中，提升管理團(tuán)隊的綜合能力對檔案管理任務(wù)的順利完成起到了至關(guān)重要的作用。由于許多檔案管理者缺乏創(chuàng)新精神，受到思維固化的束縛，仍舊堅持傳統(tǒng)的檔案管理方法，這對檔案管理的效率沒有任何益處，成為阻礙中醫(yī)院檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵難題。因而提升相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)是一條必由之路。首先，提高專業(yè)技能是必須完成的任務(wù)。不論采用何種方法來處理檔案，都必須有專業(yè)知識，并且應(yīng)該有優(yōu)秀的技巧和創(chuàng)造性，才能在實踐操作和職責(zé)執(zhí)行上，有效地提高檔案管理的效率。一旦采納數(shù)字化管理方式，便徹底顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理模式。這種創(chuàng)新的管理策略為管理者帶來了更多挑戰(zhàn)。對于數(shù)字化管理方法展開深人探討，借助先進(jìn)的技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)，這是所有從事檔案管理工作的專業(yè)人員都應(yīng)掌握的核心技能。其次，由于檔案管理任務(wù)的復(fù)雜性，工作內(nèi)容也相應(yīng)地變得煩瑣。高度的責(zé)任感是提高數(shù)字化檔案管理效率的關(guān)鍵因素。中醫(yī)院可以通過思想教育手段增強檔案管理人員的責(zé)任感，同時，中醫(yī)院亦可合理引人科學(xué)的獎懲機制，確保檔案管理人員在強烈的責(zé)任感驅(qū)動下，積極投身于工作之中。因此，中醫(yī)院需要采用多種方法來提高檔案管理人員的綜合能力，為數(shù)字化檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.建設(shè)隊伍，打造內(nèi)部人才梯隊

隨著中醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對人才的綜合素質(zhì)提出了更高要求，檔案管理者除了擁有相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)外，還需要精通計算機和計量統(tǒng)計等領(lǐng)域的知識。為此，中醫(yī)院需要積極招攬多元化人才，以改善現(xiàn)有的檔案管理團(tuán)隊。在這個過程中，中醫(yī)院需要和高校保持良好的協(xié)作，以便更好地引進(jìn)和培養(yǎng)新的人才。同時，中醫(yī)院也應(yīng)積極鼓勵高校計算機及檔案相關(guān)專業(yè)的學(xué)生前來參觀和實踐，以助其更深入地理解和有效應(yīng)用檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。同時，中醫(yī)院也可以按照數(shù)字化檔案管理需求，從社區(qū)招募優(yōu)秀的專業(yè)人士，提升檔案管理的效益。此外，中醫(yī)院還應(yīng)加強員工間的溝通和教育，定時開設(shè)業(yè)務(wù)操作技巧、檔案管理知識等方面的講座和培訓(xùn)課程，提高檔案管理人員的服務(wù)水平。還應(yīng)制定嚴(yán)格的獎懲制度，激發(fā)檔案管理人員的積極性，推動檔案管理工作的數(shù)字化改革。實施檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要多個參與者的協(xié)同，中醫(yī)院需要構(gòu)建多層次的培訓(xùn)機制。中醫(yī)院還可以采用“引進(jìn)”與“走出”的雙向策略，特邀高層檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)蒞臨參觀調(diào)研，以此激發(fā)檔案工作者主動拓寬視野，深入探究其他中醫(yī)院的實際操作經(jīng)驗。中醫(yī)院可以采用“線上 + 線下”相融合的模式，開展各種學(xué)習(xí)活動，如知識講座、培訓(xùn)課程和技術(shù)比賽，并設(shè)立統(tǒng)一的學(xué)習(xí)規(guī)范，讓檔案工作者有機會通過手機App或互聯(lián)網(wǎng)學(xué)習(xí)平臺展開自主學(xué)習(xí)，從而實現(xiàn)線上與線下的優(yōu)勢互補。

4.環(huán)環(huán)相扣，優(yōu)化歸檔流程

為提升檔案管理效能，優(yōu)化管理流程與方法，著力解決過去存儲過程中存在的標(biāo)準(zhǔn)不一、檔案不完整及檢驗標(biāo)準(zhǔn)缺失等問題，借助數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)交與追蹤溯源。對于已存儲的電子檔案，需科學(xué)檢驗內(nèi)容、數(shù)量及整理狀態(tài)。檢驗完成后，需制作詳細(xì)的書面記錄。若在此流程中觀察到檔案管理混亂、檔案內(nèi)容缺失等情況，應(yīng)立即修正，以提升存儲檔案的質(zhì)量。關(guān)于存儲方法，中醫(yī)院應(yīng)采納網(wǎng)絡(luò)化策略。由于中醫(yī)院的檔案分散于多個部門，且各部門的操作方式各異，在存儲和移交過程中引發(fā)了諸多不便。因此，中醫(yī)院應(yīng)搭建平臺以提供支持，并詳盡記錄轉(zhuǎn)交、審核等環(huán)節(jié)，以便于未來的責(zé)任追溯。為達(dá)成此目標(biāo)，中醫(yī)院應(yīng)加大檔案管理資金的投入，吸引優(yōu)秀的專業(yè)人才，并合理調(diào)整其薪資待遇，這將有助于檔案電子化進(jìn)程的順利推進(jìn)。此外，中醫(yī)院還需引入先進(jìn)的數(shù)字設(shè)備設(shè)施和軟件，構(gòu)建一套完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以增強院內(nèi)各部門間的協(xié)同互動。同時，開發(fā)一款適應(yīng)性強的軟件，全面提高中醫(yī)院的檔案數(shù)字化管理水平，實現(xiàn)軟硬件的有機融合。

五、結(jié)語

在新醫(yī)改的背景下，中醫(yī)院應(yīng)嘗試運用大數(shù)據(jù)技術(shù)來優(yōu)化檔案管理的具體實施，以徹底轉(zhuǎn)變檔案存儲、信息檢索以及信息傳播的方法和手段。近年來，中醫(yī)院普遍具備更高的醫(yī)療水平，因而中醫(yī)院亦需致力于管理優(yōu)化，尤其是對內(nèi)部檔案的審查與監(jiān)督工作。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，中醫(yī)院能夠打破傳統(tǒng)限制，并開創(chuàng)全新的檔案管理模式。但目前許多中醫(yī)院還未實際應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理檔案信息，在該領(lǐng)域仍有待進(jìn)一步優(yōu)化。在未來的檔案管理過程中，中醫(yī)院的相關(guān)工作人員需要不斷積累專業(yè)知識，以更高效地提升檔案管理的整體質(zhì)量。

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作者單位：德州市中醫(yī)院