信息化時(shí)代背景下科技館檔案歸檔與利用研究

中圖分類號(hào)：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

科技館作為展示科技成就、傳播科學(xué)知識(shí)的重要平臺(tái)，其檔案管理工作不僅承載著記錄歷史、保存記憶的重任，還在推動(dòng)科普教育、服務(wù)社會(huì)公眾方面發(fā)揮著不可替代的作用。然而傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足信息化時(shí)代的需求，紙質(zhì)檔案的保存、查詢與利用均受到諸多限制，而電子檔案的出現(xiàn)則為科技館檔案管理工作帶來(lái)了新的契機(jī)。由于信息技術(shù)的應(yīng)用，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)，還極大地提高了檔案信息的檢索效率與利用價(jià)值。因此，如何在信息化時(shí)代背景下，優(yōu)化科技館檔案的歸檔與利用策略，成為一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。

一、信息化時(shí)代科技館檔案的轉(zhuǎn)變

在信息化時(shí)代背景下，很多科技館的文書(shū)檔案載體、檔案資源及檔案管理模式等都發(fā)生了轉(zhuǎn)變。例如，文書(shū)檔案載體逐步實(shí)現(xiàn)電子化，檔案資源更加豐富、檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。

1.文書(shū)檔案載體逐步電子化

傳統(tǒng)文書(shū)檔案歸檔流程煩瑣、整合利用復(fù)雜，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作難度大。信息化時(shí)代的到來(lái)，很多信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)都與文書(shū)檔案融合，使文書(shū)檔案載體逐步由紙質(zhì)化向電子化演變。此外，信息技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，還能提高檔案信息資料的溝通效率和傳遞速度，在短時(shí)間內(nèi)自動(dòng)記錄和保存重要信息，并逐步生成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料數(shù)字化加工和處理。

2.檔案資源更加豐富

信息時(shí)代，科技館檔案需要?dú)w檔整理的內(nèi)容更加豐富，收集對(duì)象范圍更加廣泛。隨著電子檔案的普及和發(fā)展，檔案整理和歸檔的內(nèi)容不再局限于一些文字資料和書(shū)面材料，而是可以實(shí)現(xiàn)對(duì)視頻、音頻和圖片等多元化內(nèi)容的歸檔存儲(chǔ)，檔案來(lái)源更全面。

3.檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化

在信息化時(shí)代背景下，科技館必定會(huì)走向信息化發(fā)展道路，而加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)則是促進(jìn)科技館信息化發(fā)展的主要途徑。因此，“檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化”是信息化時(shí)代背景下科技館檔案的新轉(zhuǎn)變。

二、信息化時(shí)代科技館檔案歸檔利用工作中存在的問(wèn)題

信息化時(shí)代，很多科技館的檔案管理水平都得到了大幅度提高，對(duì)科技館的管理、改革及發(fā)展等都有著積極的促進(jìn)作用。但實(shí)際的科技館檔案歸檔利用工作中依然存在很多問(wèn)題，如檔案歸檔制度及流程不完善、檔案管理人員信息素養(yǎng)及服務(wù)意識(shí)較弱、檔案管理方式缺乏創(chuàng)新以及檔案信息化建設(shè)投入不足等，都在不同程度上影響了科技館檔案歸檔利用的效率。

1.重視度不高且檔案歸檔制度及流程不完善

有些科技館的檔案管理者并沒(méi)有意識(shí)到檔案歸檔和利用的重要性，對(duì)很多細(xì)節(jié)的歸檔工作也存在片面性認(rèn)識(shí)的問(wèn)題，認(rèn)為歸檔就只是對(duì)文件材料記錄和保存，并沒(méi)有將檔案歸檔及利用與整個(gè)單位發(fā)展和運(yùn)行關(guān)聯(lián)起來(lái)，在實(shí)際歸檔及利用過(guò)程中有的部門(mén)不能很好地配合檔案管理部門(mén)的工作，導(dǎo)致上交的各類信息資料出現(xiàn)了不完整等問(wèn)題，影響后期檔案信息資料的有效整合和利用。通過(guò)調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，部分科技館在檔案歸檔方面尚未形成完善的制度體系，導(dǎo)致歸檔流程不明確、責(zé)任劃分不清晰、檔案格式混亂以及檔案內(nèi)容不完整等問(wèn)題頻發(fā)，不僅增加了后續(xù)檔案利用的難度，還影響了科技館整體管理的規(guī)范化與科學(xué)化水平。

2.檔案管理人員信息素養(yǎng)及服務(wù)意識(shí)較弱

檔案管理人員是科技館檔案管理工作的主要執(zhí)行者，其專業(yè)能力、服務(wù)意識(shí)和信息素養(yǎng)等不僅影響科技館檔案管理工作質(zhì)量及效率，還影響科技館檔案信息化建設(shè)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是檔案管理人員專業(yè)能力、服務(wù)意識(shí)及信息素養(yǎng)越高，科技館檔案管理工作質(zhì)量及信息化水平越高，反之則越低。然而部分科技館檔案管理人員在信息化建設(shè)、檔案歸檔服務(wù)等方面的意識(shí)還比較薄弱，有的甚至還不能熟練掌握信息化檔案管理技術(shù)，檔案管理人員在信息素養(yǎng)方面的短板，使得他們很難適應(yīng)信息化檔案管理的新要求。還有不少檔案管理人員只是被動(dòng)地歸檔整理文件材料，沒(méi)有對(duì)文件材料展開(kāi)有效地梳理和補(bǔ)充，使得存檔的信息資料的質(zhì)量難以保證，導(dǎo)致檔案資源得不到有效開(kāi)發(fā)與利用。

3.檔案管理方式缺乏創(chuàng)新

在信息化時(shí)代背景下，很多高新技術(shù)被應(yīng)用到各領(lǐng)域，推動(dòng)各領(lǐng)域信息化發(fā)展。在該形勢(shì)下我國(guó)科技館檔案管理領(lǐng)域也走向了信息化發(fā)展的道路，科技館檔案管理理念及方式等發(fā)生了轉(zhuǎn)變，為適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的新要求，必須不斷創(chuàng)新檔案管理方式。但是部分科技館為節(jié)省時(shí)間及成本，依然繼續(xù)使用較為傳統(tǒng)的檔案管理方式，很難滿足檔案數(shù)量及類型都不斷增加的歸檔及管理需求，導(dǎo)致檔案歸檔、利用及管理等工作效率難以提升。

4.檔案信息化建設(shè)投入不足

檔案信息化建設(shè)是科技館檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展的必經(jīng)之路，也是推動(dòng)科技館數(shù)字化及信息化發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。但通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)有至少 15% 的科技館會(huì)由于資金、技術(shù)等方面的限制，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的軟硬件投入不足。例如，人工智能技術(shù)投人不足、數(shù)字平臺(tái)搭建資金投入不足等，導(dǎo)致檔案歸檔工作難以高效、有序地開(kāi)展。

三、信息技術(shù)在科技館檔案歸檔中的應(yīng)用

1.電子檔案系統(tǒng)的建立

科技館需要明確電子檔案系統(tǒng)建立的目標(biāo)與需求，包括實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)與管理，提高檔案檢索與利用的效率等。通過(guò)深入調(diào)研與分析，科技館應(yīng)形成一套科學(xué)、合理的系統(tǒng)建設(shè)方案?？萍拣^需依托現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)的整體框架與功能模塊。根據(jù)用戶的不同需求與偏好，提供定制化的檔案信息服務(wù)。例如，為科研人員提供專題檔案匯編服務(wù)，為公眾提供科普教育檔案資源等。建立完善的用戶支持體系，及時(shí)解決用戶在使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題與困難。建立健全電子檔案系統(tǒng)的管理機(jī)制與維護(hù)體系，通過(guò)持續(xù)的系統(tǒng)優(yōu)化與升級(jí)，為科技館的科普教育與學(xué)術(shù)研究提供有力支撐。

2.檔案資源的豐富與多元化

科技館應(yīng)主動(dòng)拓展檔案資源的采集渠道，不只限于內(nèi)部生成的檔案資料，還應(yīng)積極從外部機(jī)構(gòu)、個(gè)人乃至互聯(lián)網(wǎng)上收集相關(guān)資源。通過(guò)合作共建、捐贈(zèng)接收等多種方式，不斷豐富檔案館藏。在采集過(guò)程中，應(yīng)特別注重檔案資源的多元化類型。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔、照片和實(shí)物等，還應(yīng)積極收集電子文檔、音頻及視頻等新型檔案資源。對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、照片等實(shí)體資料實(shí)施數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為電子格式并存儲(chǔ)于電子檔案系統(tǒng)中。打破傳統(tǒng)學(xué)科領(lǐng)域的界限，對(duì)科技館內(nèi)外的檔案資源展開(kāi)跨領(lǐng)域整合。通過(guò)跨學(xué)科、跨機(jī)構(gòu)的合作與交流，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通。制定檔案資源共享的相關(guān)政策與規(guī)范，明確共享的范圍、方式及權(quán)益保障等事項(xiàng)。通過(guò)建立共享平臺(tái)或參與數(shù)字平臺(tái)建設(shè)等方式，推動(dòng)檔案資源在更廣泛的范圍內(nèi)得到傳播。

3.檔案保密與公開(kāi)關(guān)系的處理

科技館應(yīng)對(duì)檔案資源實(shí)行全面梳理，根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感性、重要性及涉密程度，明確檔案的保密等級(jí)。結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和政策要求，劃定檔案的公開(kāi)范圍。對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制其傳播范圍；對(duì)于可公開(kāi)的檔案，則應(yīng)積極向社會(huì)公眾提供查閱和利用服務(wù)。為確保檔案保密工作的有效實(shí)施，科技館應(yīng)建立健全檔案保密制度。加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的監(jiān)督與檢查，確保各項(xiàng)保密措施得到有效執(zhí)行?？萍拣^應(yīng)充分利用加密技術(shù)、防火墻和隔離卡等先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)電子檔案系統(tǒng)實(shí)施全面防護(hù)。建立檔案保密與公開(kāi)的反饋機(jī)制。通過(guò)設(shè)立投訴舉報(bào)渠道等方式，收集社會(huì)公眾對(duì)檔案保密與公開(kāi)工作的意見(jiàn)和建議。對(duì)反饋的問(wèn)題和建議展開(kāi)認(rèn)真分析和研究，及時(shí)采取有效措施加以改進(jìn)和完善。

四、信息化時(shí)代背景下科技館檔案利用的策略

1.提升檔案管理人員素質(zhì)

科技館應(yīng)定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，拓寬檔案管理人員的知識(shí)視野，使他們能夠緊跟時(shí)代步伐，掌握最新的檔案管理理念與技術(shù)手段。鼓勵(lì)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)，掌握電子檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等技能。通過(guò)實(shí)踐操作與案例分析，提高他們的技術(shù)應(yīng)用能力，使之能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)手段開(kāi)展檔案的收集、整理、保存、檢索與利用。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，引導(dǎo)他們樹(shù)立以用戶為中心的服務(wù)理念。鼓勵(lì)檔案管理人員勇于嘗試新方法、新技術(shù)，積極探索檔案資源開(kāi)發(fā)利用的新途徑、新模式。同時(shí)，注重培養(yǎng)檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)合作精神與溝通能力，通過(guò)團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)、工作例會(huì)等方式加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員之間的交流與協(xié)作。

2.主動(dòng)服務(wù)與信息挖掘

科技館檔案管理部門(mén)應(yīng)通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、用戶訪談等方式，精準(zhǔn)把握用戶的信息需求與偏好，構(gòu)建個(gè)性化的檔案服務(wù)體系。在信息技術(shù)的加持下，科技館檔案管理部門(mén)應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，對(duì)檔案資源深人挖掘與分析。注重將挖掘結(jié)果以可視化、互動(dòng)化的形式呈現(xiàn)給用戶，提升用戶體驗(yàn)與滿意度。通過(guò)共享資源、協(xié)同工作等方式，拓展檔案利用的渠道與空間。例如，與科技展覽部門(mén)合作舉辦檔案展覽，與教育機(jī)構(gòu)合作開(kāi)展檔案教育課程，與科研機(jī)構(gòu)合作開(kāi)展檔案研究與開(kāi)發(fā)等。在提供主動(dòng)服務(wù)與實(shí)施信息挖掘的過(guò)程中，科技館檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)與用戶的溝通與互動(dòng)，增強(qiáng)用戶的參與感與歸屬感，構(gòu)建良好的用戶關(guān)系與口碑。

3.異地共享與知識(shí)傳播

科技館應(yīng)積極“擁抱”云計(jì)算技術(shù)，構(gòu)建安全、高效的檔案資源云平臺(tái)。通過(guò)該平臺(tái)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)與集中管理，還能打破地域限制，使得全國(guó)各地的用戶能便捷地訪問(wèn)科技館的珍貴檔案。為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的異地共享，科技館必須注重優(yōu)化訪問(wèn)接口的設(shè)計(jì)。通過(guò)簡(jiǎn)潔明了的導(dǎo)航結(jié)構(gòu)、智能化的搜索功能以及友好的用戶界面設(shè)計(jì)，降低用戶獲取檔案資源的門(mén)檻，提升用戶體驗(yàn)。通過(guò)舉辦線上展覽、開(kāi)設(shè)網(wǎng)絡(luò)課堂等形式，將檔案資源知識(shí)以生動(dòng)有趣的方式呈現(xiàn)給公眾。科技館應(yīng)加強(qiáng)與各類機(jī)構(gòu)與平臺(tái)的合作與交流。通過(guò)與其他科技館、博物館等文化機(jī)構(gòu)的合作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互通有無(wú)與共同開(kāi)發(fā)。這種合作與交流的方式，有助于拓展知識(shí)傳播的渠道與空間，形成全社會(huì)共同參與的良好氛圍。

4.提升檔案服務(wù)質(zhì)量與效率

深入剖析當(dāng)前檔案服務(wù)流程中的瓶頸與冗余環(huán)節(jié)，通過(guò)流程再造與技術(shù)創(chuàng)新，減少不必要的環(huán)節(jié)，提升整體流程的流暢度與效率。引入智能化服務(wù)系統(tǒng)，如自助查詢終端等，實(shí)現(xiàn)用戶與檔案資源之間的無(wú)縫對(duì)接，讓用戶在享受便捷服務(wù)的同時(shí)，感受科技的溫暖與力量。在信息化時(shí)代，用戶的需求日益多元化與個(gè)性化。為了更好地滿足用戶的特定需求，應(yīng)當(dāng)充分利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，深入挖掘用戶的興趣偏好與行為模式，為用戶提供個(gè)性化的檔案推薦與定制服務(wù)。這種以用戶為中心的服務(wù)模式，不僅能夠提升用戶的滿意度與忠誠(chéng)度，還能夠進(jìn)一步挖掘檔案資源的潛在價(jià)值。

五、結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代的大潮中，科技館檔案的歸檔與利用工作正經(jīng)歷著深刻的變革與重塑。從紙質(zhì)檔案的單一形態(tài)到電子檔案的多元化呈現(xiàn)，從傳統(tǒng)的封閉管理到現(xiàn)代的開(kāi)放共享，科技館檔案管理模式的每一次創(chuàng)新，都是科技進(jìn)步與時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。未來(lái)，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的不斷成熟與應(yīng)用，科技館檔案的歸檔與利用工作將迎來(lái)更加廣闊的發(fā)展空間。期待看到更多的創(chuàng)新實(shí)踐涌現(xiàn)出來(lái)，推動(dòng)科技館檔案管理工作的智能化、高效化和人性化發(fā)展。希望社會(huì)各界能夠給予更多的關(guān)注與支持，共同推動(dòng)科技館檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展。

總之，信息化時(shí)代為科技館檔案的歸檔與利用帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。相信，在全體檔案管理人員的共同努力下，科技館檔案資源必將煥發(fā)出更加璀璨的光芒，為構(gòu)建學(xué)習(xí)型社會(huì)、提升全民科學(xué)素質(zhì)作出更大的貢獻(xiàn)。

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作者單位：?jiǎn)慰h科技館