事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)涵與優(yōu)化路徑探究

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

新時(shí)代，我國(guó)社會(huì)各領(lǐng)域均邁入前所未有的發(fā)展階段，科技、經(jīng)濟(jì)、文化及政治等領(lǐng)域都取得了顯著成就，要求各行各業(yè)必須積極融人信息時(shí)代。事業(yè)單位開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理能夠保障公共財(cái)政透明與效率，其管理模式的信息化轉(zhuǎn)型尤為迫切。深入探討事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的深刻內(nèi)涵及其在新時(shí)代的優(yōu)化路徑，通過(guò)理論與實(shí)踐的結(jié)合，為提高檔案管理質(zhì)量與效率，促進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化貢獻(xiàn)力量。

一、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)涵

1.會(huì)計(jì)檔案的定義與分類

會(huì)計(jì)檔案作為財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的核心記錄載體，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿與會(huì)計(jì)報(bào)表等基礎(chǔ)要素，還深藏單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全貌與脈絡(luò)。會(huì)計(jì)憑證分為原始憑證與記賬憑證兩大類，前者是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的最初書面證明，如發(fā)票、收據(jù)等，直接反映交易的真實(shí)性與合法性。后者則是會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證編制的，用于指導(dǎo)記賬的指令性文件，確保會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確分類與記錄。會(huì)計(jì)賬簿則細(xì)分為總賬、明細(xì)賬與日記賬，系統(tǒng)地匯總、分類與序時(shí)記錄了會(huì)計(jì)要素的增減變動(dòng)，是會(huì)計(jì)分析與決策的基石。至于會(huì)計(jì)報(bào)表，作為會(huì)計(jì)周期的總結(jié)性文件，包含月度、季度及年度報(bào)表，以表格形式綜合展現(xiàn)單位的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果與現(xiàn)金流量，為內(nèi)外部利益相關(guān)者提供決策依據(jù)。此外，會(huì)計(jì)檔案還廣泛涉及其他會(huì)計(jì)核算資料，如銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等，共同構(gòu)成單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全面、連續(xù)和系統(tǒng)的歷史記錄。

2.會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的管理，就普遍性而言，所有單位無(wú)論性質(zhì)、規(guī)模如何，其會(huì)計(jì)核算方法均遵循統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則與制度框架，工作程序標(biāo)準(zhǔn)化，所形成的會(huì)計(jì)核算材料，如訂本式賬簿與活頁(yè)式賬簿，文字與表格形式的財(cái)務(wù)報(bào)告等，均展現(xiàn)出高度的一致性與可比性，為跨單位、跨行業(yè)的財(cái)務(wù)分析與監(jiān)管提供了基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史鏡像，其特殊性在于其不可替代的信息價(jià)值與法律地位，是企事業(yè)單位內(nèi)部自我審視、查漏補(bǔ)缺的重要工具，也是外部審計(jì)、稅務(wù)檢查及司法訴訟中判定責(zé)任歸屬、評(píng)估經(jīng)濟(jì)行為合規(guī)性的關(guān)鍵證據(jù)。在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中，深刻把握這些特點(diǎn)，對(duì)于提升管理效能、保障信息安全具有重要意義。

二、當(dāng)前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

1.會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠完善

會(huì)計(jì)檔案管理制度不完備性在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》于2016年引人“電子會(huì)計(jì)檔案”概念后尤為凸顯。電子會(huì)計(jì)檔案的引人，標(biāo)志著會(huì)計(jì)檔案管理向數(shù)字化、無(wú)紙化邁進(jìn)，促進(jìn)了資源節(jié)約與空間優(yōu)化，但其有效運(yùn)作與價(jià)值的最大化實(shí)現(xiàn)，卻需要健全而精細(xì)的制度體系作為支撐。當(dāng)前事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理的制度構(gòu)建上尚顯滯后，未能充分適應(yīng)信息化轉(zhuǎn)型的需求。具體而言，計(jì)算機(jī)已成為會(huì)計(jì)檔案管理的核心工具，并與人工控制相結(jié)合，形成了獨(dú)特的管理模式，但這種模式在缺乏完善制度保障的情況下潛藏著風(fēng)險(xiǎn)。一旦電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)遭遇程序錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)篡改或系統(tǒng)故障，可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的失真與混亂，還可能對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)決策造成影響。因而構(gòu)建既符合信息化時(shí)代特征，又能有效保障會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性、完整性的管理制度體系，需深入剖析信息化背景下會(huì)計(jì)檔案管理的特殊性與復(fù)雜性，明確管理責(zé)任、優(yōu)化管理流程以及強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制，以確保會(huì)計(jì)檔案在數(shù)字環(huán)境中得到妥善保存與高效利用。

2.管理人員的能力有待提高

在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)歷從傳統(tǒng)模式向電子化、智能化深度轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，管理人員的能力與素質(zhì)的不足，制約了會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高。盡管電子會(huì)計(jì)檔案管理高度依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，但仍然需要人工操作的配合與管理。由于我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的起步較晚，導(dǎo)致部分檔案管理人員在電算化知識(shí)與實(shí)踐技能上存在明顯短板，難以勝任高效、規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案管理任務(wù)。此外，會(huì)計(jì)檔案信息化管理對(duì)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出更高要求，要求管理者具備扎實(shí)的會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠熟練運(yùn)用各類檔案管理軟件與系統(tǒng)。在現(xiàn)實(shí)情況中，部分事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度不足，導(dǎo)致管理人員配置不合理，往往由非專業(yè)人員兼任，其綜合能力難以滿足信息化管理的需求。這種人員結(jié)構(gòu)的不合理，影響了會(huì)計(jì)檔案管理的效率與質(zhì)量，也制約了會(huì)計(jì)檔案作為重要信息資源在事業(yè)單位決策支持中的作用發(fā)揮。

3.會(huì)計(jì)檔案管理信息化存在安全隱患

在當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程中，盡管信息技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案管理的便捷性與效率，但伴隨而來(lái)的安全風(fēng)險(xiǎn)不容忽視，成為制約事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量提升的重要阻礙。

在信息化環(huán)境下，信息傳輸?shù)募磿r(shí)性為檔案管理帶來(lái)了便利的同時(shí)，也加劇了信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是會(huì)計(jì)檔案作為事業(yè)單位的核心敏感數(shù)據(jù)，其保密性要求極高。當(dāng)前部分事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案信息化管理過(guò)程中，保密意識(shí)尚顯薄弱，缺乏有效的安全防護(hù)機(jī)制與應(yīng)急響應(yīng)措施，一旦遭遇斷電、系統(tǒng)故障、黑客攻擊或病毒感染等突發(fā)事件，極易導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息被泄露或損毀，對(duì)單位運(yùn)營(yíng)安全構(gòu)成嚴(yán)重威脅。會(huì)計(jì)檔案管理軟件的專業(yè)化保障了會(huì)計(jì)檔案信息化管理的水平，但市場(chǎng)上現(xiàn)有的系統(tǒng)往往存在功能單一、通用性差的問(wèn)題，難以精準(zhǔn)對(duì)接事業(yè)單位復(fù)雜多變的會(huì)計(jì)檔案管理需求。這種不匹配降低了檔案管理的效率與準(zhǔn)確性，還可能導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案歸檔不及時(shí)、信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，進(jìn)而削弱了會(huì)計(jì)檔案作為決策支持資源的作用。

4.會(huì)計(jì)檔案利用不足

會(huì)計(jì)檔案作為記錄單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、反映財(cái)務(wù)狀況的重要?dú)v史資料，其潛在價(jià)值巨大，能夠?yàn)閱挝坏臎Q策制定、風(fēng)險(xiǎn)防控及未來(lái)發(fā)展提供有力支撐。然而目前許多事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用停留于表面，未能深入挖掘其內(nèi)在價(jià)值。部分事業(yè)單位仍將會(huì)計(jì)檔案管理視為簡(jiǎn)單的資料保管工作，忽視了其在信息資源開(kāi)發(fā)與利用方面的重要作用，缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)與行動(dòng)。檔案檢索與利用機(jī)制的不完善也限制了會(huì)計(jì)檔案價(jià)值的發(fā)揮。部分事業(yè)單位的檔案檢索系統(tǒng)較為落后，難以滿足快速、準(zhǔn)確獲取檔案信息的需求，加之檔案利用流程煩瑣、權(quán)限設(shè)置不合理，進(jìn)一步降低了檔案資源的可及性與利用率。檔案管理沒(méi)有開(kāi)展有效整理、分類與編研，限制了檔案信息的深度挖掘與廣泛傳播。

三、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化路徑

1.完善事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的管理制度

完善其管理制度需根植于現(xiàn)狀的深刻剖析，堅(jiān)持腳踏實(shí)地、實(shí)事求是的原則，確保制度建設(shè)的科學(xué)性與實(shí)用性。制度設(shè)計(jì)應(yīng)緊密圍繞《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》展開(kāi)，確保各項(xiàng)條款與規(guī)定既符合法律要求，又能精準(zhǔn)對(duì)接事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際需求。通過(guò)加大對(duì)該管理辦法的宣傳教育力度，提高全員檔案管理意識(shí)，營(yíng)造依法管檔、科學(xué)用檔的良好氛圍。強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理人員的責(zé)任體系要求，明確界定管理人員的崗位職責(zé)，建立健全內(nèi)部控制機(jī)制，確保會(huì)計(jì)檔案從收集、整理、歸檔到利用、銷毀的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可查。國(guó)家檔案局及事業(yè)單位主管部門應(yīng)發(fā)揮宏觀指導(dǎo)作用，通過(guò)制定指導(dǎo)性文件、開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，提升管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素養(yǎng)與實(shí)操能力，為制度的有效執(zhí)行打下基礎(chǔ)。事業(yè)單位內(nèi)部需構(gòu)建嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理制度的體系，包括明確各崗位間的協(xié)同機(jī)制，確保會(huì)計(jì)檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全與高效。建立定期審查與評(píng)估機(jī)制，跟蹤與反饋制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正偏差。加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，利用數(shù)字化手段提高檔案檢索效率與利用的便捷性，進(jìn)一步挖掘會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值潛力，不斷推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理向規(guī)范化、科學(xué)化和高效化邁進(jìn)。

2.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

人才作為驅(qū)動(dòng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的核心要素，我國(guó)堅(jiān)定實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，深刻認(rèn)識(shí)到人才是構(gòu)筑競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的基石，因而加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，是適應(yīng)信息化發(fā)展需求的必然選擇，也是提升檔案管理效能、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化的關(guān)鍵路徑。構(gòu)建高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案管理人才隊(duì)伍，需從能力與思想兩個(gè)維度同步推進(jìn)。在能力層面，應(yīng)注重專業(yè)知識(shí)與技能的深化與拓展，包括會(huì)計(jì)學(xué)、檔案學(xué)和信息技術(shù)等領(lǐng)域的交叉融合，使管理人員能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案收集、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)的效率與質(zhì)量。同時(shí)，鼓勵(lì)創(chuàng)新思維與實(shí)踐，探索會(huì)計(jì)檔案管理的新模式、新方法，以應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代帶來(lái)的新挑戰(zhàn)。在思想層面，需強(qiáng)化職業(yè)認(rèn)同與責(zé)任感，通過(guò)參與學(xué)習(xí)培訓(xùn)、思想教育活動(dòng)以及深入學(xué)習(xí)社會(huì)主義核心價(jià)值觀等方式，激發(fā)管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理事業(yè)的熱愛(ài)與奉獻(xiàn)精神。認(rèn)識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)，正確的思想觀念能夠引領(lǐng)檔案管理人員以更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度、更加飽滿的熱情投入到工作中，形成嚴(yán)于律己、敬業(yè)奉獻(xiàn)的良好風(fēng)尚。此外，還應(yīng)注重培養(yǎng)管理人員的團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)與溝通能力，促進(jìn)檔案管理部門與其他部門之間的有效協(xié)作，共同推動(dòng)事業(yè)單位整體管理水平的提高。

3.加強(qiáng)信息化會(huì)計(jì)檔案的安全建設(shè)

安全意識(shí)確保了檔案管理流程順利運(yùn)行。理論研究表明，信息安全是技術(shù)層面的防護(hù)，更是管理層與員工共同遵循的價(jià)值觀與行為準(zhǔn)則。提高事業(yè)單位檔案管理人員的安全保密意識(shí)，是對(duì)崗位職責(zé)的基本要求，更是對(duì)國(guó)家財(cái)產(chǎn)安全、個(gè)人隱私保護(hù)的高度負(fù)責(zé)。具體而言，檔案管理人員需深化對(duì)安全保密理論的學(xué)習(xí)，將理論與實(shí)踐緊密結(jié)合，形成行之有效的安全操作規(guī)范。包括物理環(huán)境的安全控制、網(wǎng)絡(luò)安全的防范策略以及檔案數(shù)據(jù)的加密存儲(chǔ)與訪問(wèn)權(quán)限管理等。還應(yīng)建立健全應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對(duì)潛在的安全威脅與突發(fā)事件，確保會(huì)計(jì)檔案在面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)能夠得到及時(shí)有效的保護(hù)。國(guó)家層面亦需加大對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的重視與支持，通過(guò)立法、政策引導(dǎo)及資金投入等多維度措施，為會(huì)計(jì)檔案的信息化管理營(yíng)造一個(gè)安全穩(wěn)定的環(huán)境。特別是在檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)與優(yōu)化方面，國(guó)家應(yīng)鼓勵(lì)技術(shù)創(chuàng)新，推動(dòng)專業(yè)化、通用性強(qiáng)的會(huì)計(jì)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用。這些軟件應(yīng)兼顧數(shù)據(jù)處理的效率與安全性，能夠滿足事業(yè)單位多樣化的管理需求，提高檔案管理工作的智能化、自動(dòng)化水平。加強(qiáng)與國(guó)際先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的交流合作，引入成熟的信息化管理理念與技術(shù)手段，也是提高我國(guó)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理安全性的重要途徑。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)與創(chuàng)新，構(gòu)建既符合國(guó)情又具有國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的會(huì)計(jì)檔案管理體系，為事業(yè)單位的健康發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的信息支撐與安全保障。

4.提高檔案利用的效率

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理是提高檔案利用效率這一目標(biāo)的關(guān)鍵步驟，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的變革，也是信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的必然趨勢(shì)。通過(guò)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子格式，能夠有效解決紙質(zhì)檔案易損、難保存、檢索效率低等問(wèn)題，還能極大地拓寬檔案的利用范圍與深度。在數(shù)字化處理過(guò)程中，需遵循檔案學(xué)的基本原理與原則，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和可用性。應(yīng)采用先進(jìn)的掃描技術(shù)、OCR識(shí)別技術(shù)及數(shù)據(jù)加密技術(shù)等手段，高精度、高效率地轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案。建立科學(xué)的分類體系與索引機(jī)制，便于用戶通過(guò)關(guān)鍵詞、時(shí)間范圍或項(xiàng)目名稱等多種方式快速檢索與定位，極大地提高了檔案的利用效率與用戶體驗(yàn)。在此基礎(chǔ)上，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢與利用的服務(wù)平臺(tái)，提高檔案使用價(jià)值。該平臺(tái)應(yīng)集成用戶認(rèn)證、權(quán)限管理、在線預(yù)覽及下載打印等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程訪問(wèn)與共享。通過(guò)打破時(shí)間與空間的限制，用戶可隨時(shí)隨地獲取所需檔案的信息，為單位的決策支持、審計(jì)監(jiān)督及財(cái)務(wù)管理等工作提供有力支撐。注重檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘與分析，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，智能化地處理與利用檔案信息。通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析、趨勢(shì)預(yù)測(cè)及關(guān)聯(lián)性分析等，揭示隱藏在數(shù)據(jù)背后的有價(jià)值信息，為事業(yè)單位的戰(zhàn)略規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及績(jī)效管理等提供科學(xué)依據(jù)。

5.定期清理和整理檔案

定期清理與整理檔案以維護(hù)檔案完整性、提高管理效率與確保信息價(jià)值得以長(zhǎng)期保存，這是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理實(shí)踐的深化，更是融人現(xiàn)代檔案管理理論與方法的具體體現(xiàn)。制訂詳盡的檔案清理與整理計(jì)劃，基于檔案生命周期管理理論，明確各階段的目標(biāo)、任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及責(zé)任主體，確保清理與整理工作的系統(tǒng)性與有序性。通過(guò)科學(xué)規(guī)劃，可以合理安排資源，避免工作的盲自性與重復(fù)性，提升整體管理效能。實(shí)施定期排查機(jī)制能夠保障計(jì)劃的有效執(zhí)行，通過(guò)定期（如每季度或每年）排查會(huì)計(jì)檔案，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案存儲(chǔ)、分類和標(biāo)識(shí)等方面的問(wèn)題，防止檔案遺失、損壞或信息混亂。在排查過(guò)程中，應(yīng)運(yùn)用檔案鑒定理論與方法，評(píng)估檔案的價(jià)值，區(qū)分需永久保存、定期保存及可銷毀的檔案，為后續(xù)整理工作提供依據(jù)。在清理與整理過(guò)程中，加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)環(huán)境的管理，依據(jù)檔案保護(hù)學(xué)原理，應(yīng)嚴(yán)格控制存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度、光照及防塵、防蟲(chóng)等條件，為會(huì)計(jì)檔案創(chuàng)造一個(gè)安全、穩(wěn)定的保存環(huán)境。還應(yīng)采用先進(jìn)的檔案裝具與存儲(chǔ)設(shè)備，如防磁、防潮、防火的檔案盒與密集架，以提高檔案的物理防護(hù)能力，確保檔案能夠長(zhǎng)期保存而不受損。整合清理與整理成果，優(yōu)化檔案檢索與利用體系，通過(guò)完善檔案目錄、索引與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的快速定位與精準(zhǔn)查詢。

四、總結(jié)

事業(yè)單位應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，將其置于戰(zhàn)略高度予以重視，通過(guò)審視并革新傳統(tǒng)工作模式，引入現(xiàn)代管理理念與技術(shù)手段，加大人力資源和物質(zhì)資源的投入，組建專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，同時(shí)投入資金用于信息化基礎(chǔ)設(shè)施和軟件系統(tǒng)的全面升級(jí)。通過(guò)數(shù)字化發(fā)展路徑，事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的高效存儲(chǔ)、檢索與利用，促進(jìn)信息資源的深度挖掘與智能分析，為單位的科學(xué)決策與精細(xì)化管理提供有力支撐。

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作者單位：包頭市人力資源服務(wù)中心