醫(yī)學(xué)科研檔案管理文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)措施研究

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)學(xué)科研檔案內(nèi)容復(fù)雜，是在醫(yī)學(xué)研究期間產(chǎn)生和使用的各種文檔和記錄，其中包括實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)分析報(bào)告及成果發(fā)表記錄等相關(guān)內(nèi)容，是醫(yī)院內(nèi)部寶貴的財(cái)富，對(duì)醫(yī)院的市場競爭能力有著直接影響。醫(yī)學(xué)統(tǒng)計(jì)科負(fù)責(zé)檔案管理和文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作，文獻(xiàn)資料來源為內(nèi)部和外部兩個(gè)部分，均來自數(shù)據(jù)庫。為了推動(dòng)科研檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，有序開展文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作，確保文獻(xiàn)資料的可覆蓋性和可用性，對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案管理和文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)措施展開研究。

一、醫(yī)學(xué)科研文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)措施

1.數(shù)據(jù)庫分布

醫(yī)學(xué)科研文獻(xiàn)資料來源于知識(shí)數(shù)據(jù)庫、醫(yī)療數(shù)據(jù)庫，涉及數(shù)據(jù)庫類型包括中國知網(wǎng)、維普、PubMed、WebofScience和Scopus等，每個(gè)數(shù)據(jù)庫中的文獻(xiàn)資料分布差異較大，內(nèi)容不同。其中，文獻(xiàn)數(shù)量和比例最大的數(shù)據(jù)庫為知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫，知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫中的科研文獻(xiàn)覆蓋率較大，模糊檢索所得樣本文獻(xiàn)數(shù)量達(dá)到118篇。統(tǒng)計(jì)所負(fù)責(zé)本院發(fā)表的醫(yī)學(xué)科研文獻(xiàn)和可借鑒的科研文獻(xiàn)。統(tǒng)計(jì)知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫中文獻(xiàn)數(shù)量和占比的實(shí)際情況，具體結(jié)果如圖1所示。

在。因而數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計(jì)結(jié)果側(cè)面印證了醫(yī)學(xué)科研檔案管理中的問題，即檔案資料來源單一，科研檔案文獻(xiàn)研究領(lǐng)域集中，未能得到廣泛關(guān)注。

2.學(xué)科分布

醫(yī)學(xué)科研檔案中的文獻(xiàn)資料統(tǒng)計(jì)，按照數(shù)據(jù)庫中對(duì)學(xué)科的劃分，共計(jì)將其分為9類內(nèi)容。分別為政策與法律法規(guī)、檔案及博物館、醫(yī)學(xué)教育、科學(xué)研究管理、高等教育、基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)、圖書情報(bào)、疾病類和文化經(jīng)濟(jì)。各學(xué)科分布情況存在明顯的差異性，具體統(tǒng)計(jì)結(jié)果如圖2所示。

由圖1可知，在已發(fā)表的文獻(xiàn)資料中，來自學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)的文獻(xiàn)數(shù)量達(dá)到 90% 以上，來自特色期刊、會(huì)議和報(bào)紙等數(shù)據(jù)庫的文獻(xiàn)資料總占比為 9% 。醫(yī)學(xué)科研檔案主要集中在期刊，博士、碩士類型的科研成果基本上不存

由圖2可知，在數(shù)據(jù)庫的樣本文獻(xiàn)中，涉及醫(yī)藥方針政策的文獻(xiàn)數(shù)量達(dá)到 45% 以上，檔案館、博物館文獻(xiàn)數(shù)量達(dá)到 37% 以上，其余學(xué)科的分布數(shù)量均比較少。在樣本數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)存在文獻(xiàn)資料學(xué)科交叉的情況，主要表現(xiàn)在主題研究和內(nèi)容研究的同質(zhì)性方面，交叉數(shù)量大致在8篇左右。統(tǒng)計(jì)結(jié)果表明，醫(yī)學(xué)科研檔案中的文獻(xiàn)資料學(xué)科分布并不均勻，存在研究內(nèi)容同質(zhì)性、研究成果轉(zhuǎn)化不足的情況。很多文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容分為主題性內(nèi)容和理論性內(nèi)容。

3.年度

按照年限統(tǒng)計(jì)文獻(xiàn)資料，統(tǒng)計(jì)每年發(fā)表的醫(yī)學(xué)科研文獻(xiàn)數(shù)量和主題，識(shí)別出哪些領(lǐng)域正在快速發(fā)展或成為研究熱點(diǎn)，有助于研究人員和機(jī)構(gòu)調(diào)整研究方向及資源分配。每年政府及相關(guān)部門均會(huì)發(fā)布新的政策和計(jì)劃，臨床實(shí)踐研究成果會(huì)發(fā)生快速變化，通常年限越近的資料越貼近社會(huì)發(fā)展，研究成果創(chuàng)新性越強(qiáng)。樣本數(shù)據(jù)來自2000年至2023年間發(fā)布的科研文獻(xiàn)資料，具體科研文獻(xiàn)資料統(tǒng)計(jì)結(jié)果，如圖3所示。

由圖3可知，自2000年至2023年，醫(yī)院累計(jì)發(fā)布醫(yī)學(xué)科研資料118篇，整體發(fā)表數(shù)量呈現(xiàn)出先增后減的趨勢，其中發(fā)表數(shù)量的最大差異為7篇。2007年發(fā)表數(shù)量最多為9篇，最少為2篇。從年限變化上能夠看出文獻(xiàn)檔案資料的持續(xù)性和系統(tǒng)性等方面的不足。

4.研究層次

研究層次是指研究文獻(xiàn)的深度和廣度。在醫(yī)學(xué)科研檔案管理研究中，研究層次可以分為基礎(chǔ)研究、轉(zhuǎn)化研究和應(yīng)用研究等內(nèi)容。按照研究層次，可涉及理論研究、方法論研究、實(shí)證研究、應(yīng)用研究和標(biāo)準(zhǔn)研究等層面。理論研究偏向于檔案管理的基本原理、概念框架和模型發(fā)展等內(nèi)容。方法學(xué)研究偏向于信息分類、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)設(shè)計(jì)等內(nèi)容。實(shí)證研究大都基于具體案例或經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)，分析檔案管理實(shí)踐中的問題和挑戰(zhàn)。應(yīng)用研究則關(guān)注在特定領(lǐng)域、特定機(jī)構(gòu)中的檔案管理實(shí)踐方法研究。標(biāo)準(zhǔn)研究則以醫(yī)學(xué)科研檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策導(dǎo)向內(nèi)容為依據(jù)，提出檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的建議。

二、醫(yī)學(xué)科研檔案管理發(fā)展措施

1.標(biāo)準(zhǔn)化分類管理制度

醫(yī)學(xué)科研檔案文獻(xiàn)管理應(yīng)做好標(biāo)準(zhǔn)化的分類工作，即管理人員在管理實(shí)踐中對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案科學(xué)分類和編碼，以便于檢索和管理，研究期間根據(jù)研究主題、項(xiàng)目類型和研究層次等分類，使得文獻(xiàn)檔案的可訪問性和利用效率得到極大程度的提升，信息資料的完整性和一致性也得以保障。

管理人員應(yīng)建立統(tǒng)一的分類體系，使得檔案管理更加系統(tǒng)化。一個(gè)有效的分類體系需要依據(jù)研究的性質(zhì)、內(nèi)容和階段等因素設(shè)計(jì)。對(duì)于醫(yī)學(xué)科研檔案，按照研究類型（基礎(chǔ)研究、臨床試驗(yàn)、流行病學(xué)）、項(xiàng)目階段（立項(xiàng)、實(shí)施、總結(jié)）以及信息載體（文本、圖像、視頻）分類。這種多維度的分類方式有助于研究人員快速定位所需檔案，減少查找時(shí)間，提高工作效率。同時(shí)，統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)還能促進(jìn)不同科研團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作，便于跨機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)共享和交流?？蒲袡n案在整個(gè)科研生命周期中會(huì)經(jīng)歷多次更新與修改，通過標(biāo)準(zhǔn)化的分類和編號(hào)，可以清晰記錄檔案的變更歷史，有效避免版本混淆。此外，在標(biāo)準(zhǔn)化分類的管理制度中，涉及對(duì)檔案命名、格式和存儲(chǔ)要求的規(guī)范，要求檔案在不同存儲(chǔ)介質(zhì)和系統(tǒng)之間保持一致性，防止信息丟失或損壞。在數(shù)字化管理環(huán)境下，管理人員可借助信息技術(shù)手段，利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和電子檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的自動(dòng)化分類和更新，進(jìn)一步提高管理效率和準(zhǔn)確性。

2.數(shù)字化檢索系統(tǒng)構(gòu)建

在醫(yī)學(xué)科研檔案管理中，數(shù)字化檢索模式的構(gòu)建是提高信息獲取效率和質(zhì)量的重要手段。管理人員在檔案管理和文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)期間，應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，提供關(guān)鍵詞檢索功能。數(shù)據(jù)庫的建立是數(shù)字化檢索的基礎(chǔ)。一個(gè)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)需要具備良好的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理能力，以支持海量醫(yī)學(xué)科研檔案的高效存取。數(shù)據(jù)庫應(yīng)采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)，將檔案信息分為多個(gè)數(shù)據(jù)表，根據(jù)檔案的屬性（作者、研究主題及發(fā)表時(shí)間等）分類。在數(shù)據(jù)庫中為每個(gè)檔案添加詳細(xì)的元數(shù)據(jù)信息，包括標(biāo)題、作者、關(guān)鍵詞和摘要等。元數(shù)據(jù)的設(shè)置有助于提高檢索的精準(zhǔn)度和效率。

在數(shù)字化科研檔案文獻(xiàn)檢索系統(tǒng)構(gòu)建過程中，應(yīng)重構(gòu)關(guān)鍵詞。關(guān)鍵詞檢索是實(shí)現(xiàn)快速、精準(zhǔn)信息獲取的關(guān)鍵，也是快速響應(yīng)用戶需求的重要內(nèi)容。選擇能夠準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容的關(guān)鍵詞是實(shí)現(xiàn)高效檢索的前提。關(guān)鍵詞應(yīng)涵蓋檔案的核心主題、研究方法和結(jié)果等重要信息?？梢酝ㄟ^分析文本頻率和專家建議來確定關(guān)鍵詞。信息檢索則需要運(yùn)用智能算法，提升檢索的準(zhǔn)確性和靈活性。在檢索算法中，結(jié)合語義分析技術(shù)，可進(jìn)一步理解用戶查詢的意圖，提供更準(zhǔn)確的檢索結(jié)果。

3.建立標(biāo)準(zhǔn)化的維護(hù)更新制度

在醫(yī)學(xué)科研檔案管理中，標(biāo)準(zhǔn)化維護(hù)和更新制度對(duì)于確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和可用性至關(guān)重要。研究文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作，涉及日常的更新和維護(hù)，新型的文獻(xiàn)資料錄人系統(tǒng)后，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化的維護(hù)和更新措施，避免檔案文獻(xiàn)信息混淆、存儲(chǔ)混亂的情況。在維護(hù)更新期間，所有新入庫的檔案應(yīng)嚴(yán)格遵循既定的分類和編碼標(biāo)準(zhǔn)。定期審核現(xiàn)有的檔案資料，確保其符合最新的分類標(biāo)準(zhǔn)。管理人員也應(yīng)定義數(shù)據(jù)錄入的標(biāo)準(zhǔn)格式，包括日期格式、文本格式和數(shù)值單位等，確保所有相關(guān)元數(shù)據(jù)字段（作者、日期、關(guān)鍵詞）均被正確填寫。技術(shù)人員也應(yīng)定期展開數(shù)據(jù)清理和校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)并糾正錯(cuò)誤或遺漏的數(shù)據(jù)。在每季度開展一次全面的數(shù)據(jù)審計(jì)工作，確保檔案內(nèi)容的完整性。在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，任何更新操作都需要經(jīng)過審批流程，以確保更新的必要性和準(zhǔn)確性。管理人員應(yīng)保留歷史版本以備查驗(yàn)，并確保重要信息不會(huì)因更新而丟失。標(biāo)準(zhǔn)化維護(hù)更新制度落實(shí)，能夠促進(jìn)檔案管理的準(zhǔn)確性和全面性。

4.優(yōu)化科研檔案管理流程

標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程是保障檔案管理工作效率的關(guān)鍵。在整個(gè)檔案管理流程中，涉及對(duì)研究數(shù)據(jù)和文件的系統(tǒng)化保存、檢索和利用等相關(guān)內(nèi)容。在完善的檔案管理流程中，檔案的收集和整理是整個(gè)管理流程的起點(diǎn)。在研究項(xiàng)目開始時(shí)，相關(guān)文件和數(shù)據(jù)，如研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)及倫理審批文件等需要被系統(tǒng)地收集。該階段要求研究人員明確哪些文件需要?dú)w檔，并按照預(yù)先設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)格式整理。為了提高效率，技術(shù)人員可以使用電子表格或檔案管理軟件來記錄和追蹤這些文件。在檔案的存儲(chǔ)與保護(hù)中，檔案可以物理形式（紙質(zhì)文件）和數(shù)字形式（電子文件）存儲(chǔ)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，需要選擇適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，保障檔案的安全和完整，防止損壞或丟失。對(duì)于數(shù)字檔案，則需要使用安全的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)或云存儲(chǔ)服務(wù)保存，并對(duì)檔案定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。無論是哪種形式的檔案，都需要建立訪問權(quán)限管理機(jī)制，確保只有授權(quán)人員才能訪問相應(yīng)檔案。

在研究過程中，檔案會(huì)隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而不斷更新。管理人員應(yīng)建立嚴(yán)格的更新流程和版本控制機(jī)制，以確保檔案的最新性和準(zhǔn)確性。對(duì)于不再需要的檔案，尤其是含有敏感信息的文件，應(yīng)遵循規(guī)定的流程安全銷毀，以防止信息被泄露。

5.嚴(yán)格落實(shí)科研檔案管理職責(zé)

嚴(yán)格落實(shí)科研檔案管理職責(zé)是保障檔案完整性、安全性和可用性的關(guān)鍵。管理人員應(yīng)明確各角色的具體職責(zé)，檔案管理員、科研人員和技術(shù)支持人員等均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和維護(hù)，確保檔案按照標(biāo)準(zhǔn)化流程管理；管理員需要定期檢查檔案的完整性，更新檔案目錄，并記錄和監(jiān)督檔案的借閱和歸檔行為?？蒲腥藛T在項(xiàng)目開展過程中，負(fù)責(zé)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理相關(guān)文件和數(shù)據(jù)，并按照規(guī)定提交給檔案管理員。在工作中，應(yīng)確保提交材料的真實(shí)性和完整性，并配合檔案員對(duì)文件補(bǔ)充和修改。此外，技術(shù)支持人員負(fù)責(zé)維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，確保數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和備份，防范潛在的數(shù)據(jù)被泄露和丟失風(fēng)險(xiǎn)。管理制度應(yīng)涵蓋檔案生命周期的各階段，從創(chuàng)建、存儲(chǔ)、使用到銷毀，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可循。同時(shí)，需設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，定期審核和評(píng)估檔案管理的各項(xiàng)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。此外，為了增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，管理部門可引入績效考核制度，將檔案管理的成果納入個(gè)人或團(tuán)隊(duì)的績效評(píng)估范圍。

三、醫(yī)學(xué)科研檔案管理文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)未來展望

1.全流程數(shù)字化

未來的科研檔案管理將會(huì)呈現(xiàn)出全流程數(shù)字化的發(fā)展趨勢。全流程數(shù)字化是指將檔案管理的所有環(huán)節(jié)全面轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化操作。在檔案管理中，從檔案的創(chuàng)建、收集到存儲(chǔ)、檢索和更新的全過程，均使用電子檔案系統(tǒng)管理，紙質(zhì)文件被掃描和轉(zhuǎn)換為電子格式。同時(shí)，技術(shù)人員將利用云存儲(chǔ)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程訪問和共享，研究人員能夠隨時(shí)獲取所需數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄人和處理中也使用自動(dòng)化技術(shù)，減少人為錯(cuò)誤。

2.全流程標(biāo)準(zhǔn)化

全流程標(biāo)準(zhǔn)化涉及制定并實(shí)施統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，以確保操作的一致性和高效性。在未來的科研檔案管理中，將會(huì)建立詳細(xì)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、編碼規(guī)則和存儲(chǔ)格式，使每個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的操作指南，切實(shí)提高檔案的準(zhǔn)確性和完整性，減少因操作不當(dāng)導(dǎo)致的信息丟失或錯(cuò)誤。

3.全分類細(xì)致化

全分類細(xì)致化是基于檔案的特性和用途精細(xì)分類，以提高組織和檢索效率。在細(xì)致化的分類體系建設(shè)過程中，管理人員將充分考慮檔案的類型、來源和研究階段以及關(guān)聯(lián)學(xué)科等因素。按照項(xiàng)目類別（臨床試驗(yàn)、基礎(chǔ)研究）、時(shí)間（如年度、季度）或主題關(guān)鍵詞分類。細(xì)致分類使檔案管理系統(tǒng)能夠更加精準(zhǔn)地索引和提供搜索結(jié)果，幫助研究人員快速找到所需信息。

四、結(jié)論

綜上所述，醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作具有復(fù)雜性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)。檔案管理人員的檔案管理和文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作，應(yīng)順應(yīng)未來的發(fā)展要求，融合數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)，推動(dòng)科研檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。未來的科研檔案將會(huì)呈現(xiàn)更加細(xì)致的分類，在檢索、下載和應(yīng)用等方面將會(huì)更加便捷，技術(shù)人員將能夠快速查詢和提取需要的科研文獻(xiàn)資料。

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作者單位：日照市人民醫(yī)院