信息時(shí)代文書檔案管理的思考

摘 要：數(shù)字化賦能檔案治理已成為文書檔案管理的新方向，借助大數(shù)據(jù)等技術(shù)文書檔案價(jià)值得到進(jìn)一步彰顯。但是現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)有待提升、檔案治理新模式尚未真正建立起來、信息化管理技術(shù)應(yīng)用水平不高等問題還很突出。按照信息時(shí)代發(fā)展潮流，要以“三合一”制度建設(shè)為新目標(biāo)，著力提高檔案建檔規(guī)范化水平。強(qiáng)化過程管理，助推歸檔文件整理的規(guī)范程序。強(qiáng)化“雙套制”模式，提升文書檔案管理效果；有“智”更有“質(zhì)”，推動(dòng)文書檔案的共享利用。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；文書檔案；治理模式

文書檔案作為機(jī)關(guān)檔案管理的基石，記錄了經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)、民生等發(fā)展，在提升社會(huì)管理效能、服務(wù)群眾生活方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)加速推進(jìn)，文書檔案管理的模式發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變，要順應(yīng)時(shí)代變革，提高文書檔案治理的水平。

1 信息賦能文書檔案管理的新優(yōu)勢(shì)

1.1 文書檔案應(yīng)用價(jià)值提升

目前，機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的文書檔案信息化建設(shè)已取得階段性成效，越來越多的單位文書檔案向著信息化管理應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)大步邁進(jìn)，提升了文書檔案利用的效果。傳統(tǒng)文書檔案管理模式工作效率低。通過圖譜識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別等技術(shù)手段助力文書檔案資源整合，大大提高工作效率。同時(shí)，還可以將檔案資源融入各類數(shù)據(jù)庫(kù)的資源系統(tǒng)。

1.2 文書檔案共享價(jià)值提升

信息化條件下文書檔案管理的重心在由“保管”到“使用”“共享”方向轉(zhuǎn)變。通過文書檔案電子化共享平臺(tái)，打破檔案查詢的空間限制，便捷化成為文書檔案利用的新業(yè)態(tài)。信息技術(shù)也能夠?qū)崿F(xiàn)從查詢者需求出發(fā)，開展精準(zhǔn)服務(wù)的新模式和改變過去的閱覽、展示和咨詢等被動(dòng)工作模式。

1.3 文書檔案安全性提升

文書檔案安全是檔案事業(yè)的根基，必須強(qiáng)化紅線意識(shí)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，文書檔案管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素日益增多，保密性和隱私問題更加凸顯。傳統(tǒng)的文書管理只靠封條保密，容易出現(xiàn)檔案被泄密或遺漏。通過數(shù)字化賦能，引入密碼、人臉識(shí)別、指紋與防火墻技術(shù)和數(shù)字化備份等信息安全相關(guān)技術(shù)手段加密檔案信息，極大提高了檔案的保密安全性。

2 信息時(shí)代文書檔案管理的困境

2.1 現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)有待提升

檔案收集工作是做好文書檔案管理的基礎(chǔ)，但在實(shí)際管理工作中，部分單位的人員缺乏檔案意識(shí)，對(duì)需要整理移交的檔案資料收集不及時(shí)、工作相對(duì)被動(dòng)。對(duì)必須歸檔的文件資料未能做到及時(shí)集中管理，一旦保管不當(dāng)遺失，則會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。在移交環(huán)節(jié)，需要單位檔案管理工作人員催促、提醒、索要才進(jìn)行工作，主動(dòng)意識(shí)較差，質(zhì)量難以保證，不利于對(duì)文書檔案的高效管理。

2.2 檔案治理新模式尚未真正建立起來

有效的制度化管理是做好新時(shí)代文書檔案的基礎(chǔ)。目前，總體來看文書檔案管理制度建設(shè)還停留在傳統(tǒng)階段。隨著社會(huì)分工的細(xì)化，文書業(yè)務(wù)檔案數(shù)量增多且利用率越來越高，但大多數(shù)單位文書檔案管理制度未把新增業(yè)務(wù)檔案納入歸集范圍。指導(dǎo)性的機(jī)關(guān)文書檔案管理制度的缺乏，造成檔案資料收集不齊全、管理不系統(tǒng)、資料凌亂等問題。

2.3 文書檔案信息化管理技術(shù)應(yīng)用不高

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，文書檔案信息化管理趨向越來越明顯。雖然現(xiàn)代信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于檔案管理，但文書檔案信息化還缺乏完善的管理服務(wù)平臺(tái)，導(dǎo)致大量的數(shù)據(jù)化文書檔案資源處于沉睡狀態(tài)。同時(shí)，文書檔案共享平臺(tái)建設(shè)相對(duì)滯后，檔案資源互聯(lián)互通困難重重，檔案服務(wù)有效供給不足，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。

2.4 文書檔案現(xiàn)代化支持保障體系不完善

一是資金投入不足。相比傳統(tǒng)管理方式，在信息化條件下，事業(yè)單位財(cái)政需要投入更多的資金用于信息化軟硬件設(shè)備的購(gòu)買、定期維護(hù)和設(shè)備升級(jí)，資金高投入難以維持。二是很多單位檔案管理的門檻低、學(xué)歷要求不高，人員年齡總體偏大、信息化觀念無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的要求，且有時(shí)身兼數(shù)職，阻礙了文書檔案信息化工作的進(jìn)一步開展和高效管理。

3 信息時(shí)代文書檔案管理優(yōu)化路徑分析

3.1 以“三合一”制度建設(shè)為新目標(biāo)，著力提升檔案建檔規(guī)范化水平

“三合一”制度是規(guī)范和指導(dǎo)檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項(xiàng)基本檔案制度[1]。推行該制度是提高機(jī)關(guān)文書檔案管理和信息化水平，更好發(fā)揮檔案工作價(jià)值，使檔案服務(wù)面更加廣泛、服務(wù)內(nèi)容更加優(yōu)化的有力抓手，對(duì)于促進(jìn)新時(shí)代機(jī)關(guān)文書檔案高質(zhì)量發(fā)展具有重要作用。要按照國(guó)家檔案局《關(guān)于全面推行機(jī)關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》要求，推動(dòng)制度落實(shí)。一要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范程序。各單位要充分認(rèn)識(shí)全面推行“三合一”制度的重要性，將此項(xiàng)工作作為推進(jìn)本單位檔案工作規(guī)范化管理的重要方面，強(qiáng)化組織保障措施，高質(zhì)量完成編制工作。二要細(xì)化舉措，明確重點(diǎn)。要根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等業(yè)務(wù)規(guī)范要求，全面把握機(jī)關(guān)工作的重點(diǎn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，要將文書檔案作為重中之重，科學(xué)地開展編制工作。

3.2 努力強(qiáng)化過程管理，助推歸檔文件整理的規(guī)范程序

歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等，使之有序化的過程。在這個(gè)過程中，組件、分類、排列、編號(hào)、編目是紙質(zhì)文件與電子文件整理的通用整理流程。具體來說，紙質(zhì)文件的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編頁(yè)、編目、裝盒、排架。與之相對(duì)應(yīng)，電子文件的整理流程包括：組件、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、分類、排列、編號(hào)、編頁(yè)、編目、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等。一般要求在整理流程中，組件、分類、排列、編號(hào)、編目是紙質(zhì)文件與電子文件整理的通用流程，亦即歸檔文件整理的一般要求[2]。同時(shí)，隨著時(shí)代發(fā)展，文書檔案的整理需要以下幾點(diǎn)：一要做好發(fā)文處理程序中的核稿、印刷、存檔工作，在對(duì)文稿的核稿過程中，根據(jù)要求認(rèn)真核稿，并逐一修正。二要做好文件的平時(shí)歸卷工作，加強(qiáng)對(duì)文件的日常管理，防止散失堆積，提供平時(shí)的借閱利用，為年終立卷歸檔打好基礎(chǔ)。三要文書檔案整理做到紙質(zhì)檔案和電子檔案協(xié)調(diào)一致、高度統(tǒng)一。把歸檔管理要求前置，在公文形成或者流程環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，提升管理效果。在歸檔環(huán)節(jié)，要深入細(xì)致地做好電子檔案和紙質(zhì)檔案的雙收集，做到目錄一致、文件匹配。根據(jù)單位實(shí)際，確定紙質(zhì)檔案和電子檔案的保管重點(diǎn)，明確策略方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。

3.3 逐步強(qiáng)化“雙套制”模式，提升文書檔案管理效果

紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢(shì)，但其信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便的弱點(diǎn)，使其難以適應(yīng)不斷進(jìn)步發(fā)展的現(xiàn)代化信息社會(huì)[3]；電子檔案具有體積小、信息量大、檢索迅捷等優(yōu)勢(shì)，但其文字無(wú)個(gè)人字跡特征、無(wú)文件形成過程中的稿本特征，同時(shí)，電子文書檔案具有可轉(zhuǎn)載性，容易導(dǎo)致內(nèi)容失真或者文件全部丟失的風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)檔案“雙套制”管理要求，紙質(zhì)檔案和電子檔案同處于存儲(chǔ)和可利用的狀態(tài)，要把紙質(zhì)檔案和電子檔案放在同等重要位置。一要切實(shí)做好紙質(zhì)檔案的收集整理。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，每年應(yīng)按照國(guó)家檔案局8號(hào)令《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行收集、整理紙質(zhì)文書檔案。二要逐步建立電子檔案管理平臺(tái)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)有序推進(jìn)。三要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件的相互轉(zhuǎn)換。紙質(zhì)文件和電子文件的相互轉(zhuǎn)換包含兩層含義：第一是紙質(zhì)檔案的全文數(shù)據(jù)化。第二是將永久類的電子檔案紙質(zhì)化。

3.4 有“智”更有“質(zhì)”，推動(dòng)文書檔案共享利用

“檔案共享利用服務(wù)民生”是檔案部門轉(zhuǎn)變服務(wù)方式、更好地服務(wù)單位職工科研生活的重要舉措。一要建立電子檔案應(yīng)用共享平臺(tái)。在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上開辟數(shù)據(jù)檢索區(qū)，按不同檔案門類的業(yè)務(wù)類別建立檔案目錄，目錄下按發(fā)生時(shí)間存放相關(guān)電子檔案資料。共享平臺(tái)按角色等設(shè)置查訪權(quán)限，以供自行查詢所需資料，促進(jìn)整體工作效率的全面提高[4]。二要有序做好軟硬件設(shè)備的更新?lián)Q代。信息技術(shù)更迭加快，數(shù)字化進(jìn)程加速推進(jìn)，檔案管理模式日新月異，信息化為文書檔案管理賦予了強(qiáng)勁動(dòng)能。文書電子檔案管理要不斷適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展，有序進(jìn)行“復(fù)制”和“遷移”，更好地適應(yīng)新技術(shù)的要求。在此過程中，要對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)和內(nèi)容加以保存，提升檔案兼容度。三要搭建業(yè)務(wù)檔案和文書檔案綜合管理服務(wù)平臺(tái)。傳統(tǒng)檔案的歸集、保管、使用等具有相對(duì)滯后性，電子檔案具有同步性。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案和文書檔案綜合性管理，搭建數(shù)據(jù)化管理平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)電子化與電子文書檔案全流程形成、管理與使用。

4 信息時(shí)代文書檔案管理保障措施

4.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

信息時(shí)代，文書檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，為保障文書檔案的安全性和有效性，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)是必不可少的保障措施之一。首先，建立檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照職能分工，明確管理部門、業(yè)務(wù)部門和支持部門的職責(zé)，建立健全組織機(jī)構(gòu)，實(shí)行科學(xué)管理，提高工作效率。具體來說，管理部門負(fù)責(zé)檔案管理的規(guī)劃、組織和監(jiān)督，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作。其次，明確各部門、崗位的職責(zé)。建立科學(xué)的文書檔案管理制度，明確各部門、崗位的職責(zé)和工作流程，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。第三，建立健全檔案管理決策機(jī)制。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體制應(yīng)當(dāng)以主管部門為核心，建立科學(xué)的決策機(jī)制，提高決策的科學(xué)性、規(guī)范性和透明度?？梢越n案管理委員會(huì)或者鑒定專家委員會(huì)，制定文書檔案管理的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度。

4.2 完善文書檔案管理制度機(jī)制

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，文書檔案管理已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，這對(duì)于文書檔案的管理和利用提出了更高要求。首先，需要制定文書檔案管理規(guī)定和制度。制定文書檔案管理規(guī)定和制度是規(guī)范文書檔案管理的基礎(chǔ)，它是實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的重要手段。文書檔案管理規(guī)定和制度應(yīng)當(dāng)包括檔案管理的基本原則、標(biāo)準(zhǔn)、流程和要求等內(nèi)容，以確保文書檔案管理的全面、規(guī)范和有效。其次，需要明確文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和流程。為了確保文書檔案管理的規(guī)范和有效，需要明確文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和流程。具體來說，需要制定檔案分類和編目標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定和審查標(biāo)準(zhǔn)、檔案保管和利用標(biāo)準(zhǔn)、檔案借閱和復(fù)制標(biāo)準(zhǔn)等，以確保文書檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，需要明確文書檔案管理流程，包括檔案保存、整理、借閱、歸檔和銷毀等流程，以確保文書檔案管理的流程化和標(biāo)準(zhǔn)化。再次，需要規(guī)范文書檔案的保存、利用、借閱和銷毀等方面的工作。文書檔案的保存、利用、借閱和銷毀是文書檔案管理的重要內(nèi)容，需要規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。具體來說，需要制定檔案保存和利用制度、檔案借閱和歸還制度、檔案銷毀和清理制度等，以確保文書檔案管理的規(guī)范和有效。最后，需要建立檔案管理的監(jiān)督機(jī)制。檔案管理的監(jiān)督機(jī)制是確保文書檔案管理的有效性和規(guī)范性的保障措施之一[5]。具體來說，需要建立檔案管理的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，制定監(jiān)督措施和方法，建立監(jiān)督檔案管理的考核和評(píng)價(jià)制度，以確保文書檔案管理的規(guī)范、有效和可持續(xù)發(fā)展。

4.3 加強(qiáng)文書檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

信息時(shí)代的文書檔案管理工作不僅需要先進(jìn)的技術(shù)手段和管理制度機(jī)制，還需要具備高水平的人才隊(duì)伍作為支撐。首先，需要加強(qiáng)人才培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能。當(dāng)前，文書檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，文書檔案管理人員需要掌握先進(jìn)的技術(shù)手段和管理理念。因此，通過加強(qiáng)培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能。具體來說，可以通過開展專業(yè)培訓(xùn)班、技術(shù)交流、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)分享等方式，提高檔案管理人員的技術(shù)水平和專業(yè)素質(zhì)。其次，建立人才激勵(lì)機(jī)制，引導(dǎo)檔案人員扎根檔案一線建功立業(yè)。要暢通人才晉升渠道，打破檔案人才晉升通道，激發(fā)檔案人員工作積極性和主動(dòng)性。人才評(píng)價(jià)、激勵(lì)是建立優(yōu)秀人才隊(duì)伍的基礎(chǔ)。具體來說，可以通過制定人才選拔標(biāo)準(zhǔn)和流程、建立人才評(píng)價(jià)體系、制定激勵(lì)政策等方式，吸引和留住優(yōu)秀的檔案管理人才。同時(shí)，還可以通過設(shè)置崗位晉升和薪酬激勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展空間和薪酬待遇。最后，需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作需要具備較高的綜合素質(zhì)，包括組織協(xié)調(diào)能力、溝通協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)新能力等。因此，需要注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。具體來說，加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)機(jī)制建設(shè)，可以通過與主管部門、高校、兄弟單位合作，采取跟班學(xué)習(xí)與培訓(xùn)班等形式，提升檔案人員內(nèi)功，更好適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：周鳳羽（1983—），博士學(xué)位，中國(guó)科學(xué)院西安光學(xué)精密機(jī)械研究所檔案主管，研究方向：檔案管理與檔案信息化。