血站檔案管理對(duì)獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量提升的作用

摘 要：血站檔案管理在提升獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量方面發(fā)揮著重要作用，有利于提高獻(xiàn)血者信息的準(zhǔn)確性，優(yōu)化資源分配效率以及促進(jìn)獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量評(píng)估。然而，當(dāng)前血站檔案管理中仍存在一些問題，包括信息更新滯后、檔案管理系統(tǒng)安全性不足、管理制度不完善等。為了有效應(yīng)對(duì)這些問題，應(yīng)建立實(shí)時(shí)更新機(jī)制、加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)、完善檔案管理制度，以便進(jìn)一步提升獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：血站；檔案管理；獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量；信息更新

引言

血液作為一種特殊的醫(yī)療資源，其供應(yīng)的穩(wěn)定性直接關(guān)系到臨床救治效果以及患者生命安全，所以提升獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量成為血站管理工作的重點(diǎn)。在此背景下，血站檔案管理的作用愈加突出，但現(xiàn)實(shí)中卻存在諸多問題，嚴(yán)重影響獻(xiàn)血服務(wù)的整體質(zhì)量。因此，加強(qiáng)血站檔案管理對(duì)于提升獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量具有重要意義，是實(shí)現(xiàn)血站管理現(xiàn)代化的重要途徑。

1 血站檔案管理對(duì)獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量提升的作用

1.1 提高獻(xiàn)血者信息的準(zhǔn)確性

血站檔案管理，有利于提高獻(xiàn)血者信息的準(zhǔn)確性，直接提升獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量。首先，獻(xiàn)血者信息包括獻(xiàn)血者的個(gè)人資料、獻(xiàn)血?dú)v史、健康狀況等，其準(zhǔn)確性對(duì)保證血液安全非常重要。現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)錄入信息，有利于保證每條數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。其次，血站通過精確記錄每位獻(xiàn)血者的獻(xiàn)血?dú)v史，能夠更好地管理獻(xiàn)血者群體，篩選出適合定期獻(xiàn)血的健康獻(xiàn)血者，可以確保血液供應(yīng)的持續(xù)性和血液質(zhì)量。最后，獻(xiàn)血者現(xiàn)場填寫的個(gè)人信息及健康狀況問卷，直接被錄入信息庫，獻(xiàn)血者會(huì)感到自己得到了重視，這有助于增加獻(xiàn)血者的參與積極性，血站可以獲得穩(wěn)定血液供應(yīng)，有利于提升獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量。

1.2 優(yōu)化資源分配效率

血站檔案管理有利于優(yōu)化資源分配效率，有利于提升獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量。首先，血液資源的管理需要精確的信息支持，而通過血站檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)時(shí)掌握血液的庫存情況、有效期、需求動(dòng)態(tài)，這些信息有助于血站進(jìn)行科學(xué)的血液調(diào)配，避免血液浪費(fèi)。其次，檔案管理系統(tǒng)通過對(duì)獻(xiàn)血者信息的精確記錄，可以合理安排獻(xiàn)血活動(dòng)，優(yōu)化采集流程，還可以精確跟蹤每袋血液的采集、檢測、儲(chǔ)存、使用全過程，保證血液在儲(chǔ)存期內(nèi)能得到有效利用，從而避免浪費(fèi)[1]。再次，檔案管理系統(tǒng)在血液供應(yīng)過程中，每一個(gè)環(huán)節(jié)的信息都可以實(shí)時(shí)記錄，這不僅有助于血站內(nèi)部管理，還為外部監(jiān)管提供有力支持，可以增強(qiáng)各方對(duì)血液供應(yīng)的信任，保障血液質(zhì)量。最后，血站通過信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以減少人工操作，提高工作效率，降低管理成本，還可以通過數(shù)據(jù)分析來不斷優(yōu)化管理流程，提升整體運(yùn)營效率，從而提高獻(xiàn)血的服務(wù)質(zhì)量。

1.3 促進(jìn)獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量評(píng)估

質(zhì)量評(píng)估是保證獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量不斷提升的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案可以提供豐富、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，為科學(xué)評(píng)估提供基礎(chǔ)。一方面，檔案管理系統(tǒng)能提供詳盡的數(shù)據(jù)記錄，支持全面的質(zhì)量評(píng)估，通過對(duì)獻(xiàn)血者信息、血液采集、檢測、儲(chǔ)存、使用等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化管理，可以全面掌握獻(xiàn)血服務(wù)的各項(xiàng)指標(biāo)。另一方面，傳統(tǒng)的質(zhì)量評(píng)估往往是事后評(píng)估，而檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)更新以及動(dòng)態(tài)監(jiān)測，這樣有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并采取必要的措施保證血液安全。此外，血站通過對(duì)歷史數(shù)據(jù)的分析可以發(fā)現(xiàn)影響獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵因素，制定有針對(duì)性的改進(jìn)措施。比如通過分析獻(xiàn)血者的反饋數(shù)據(jù)，可以了解獻(xiàn)血者對(duì)服務(wù)質(zhì)量的滿意度，找出服務(wù)流程中的薄弱環(huán)節(jié)，從而改進(jìn)服務(wù)流程。另外，在檔案管理下，不同地區(qū)的血站可以通過共享檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，相互學(xué)習(xí)和借鑒，提高整體的獻(xiàn)血的服務(wù)質(zhì)量，還可以通過數(shù)據(jù)共享來共同應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，從而有利于保障血液供應(yīng)的穩(wěn)定性。

2 血站檔案管理中存在的問題

2.1 信息更新滯后

首先，獻(xiàn)血者信息錄入及更新工作不規(guī)范。獻(xiàn)血者的個(gè)人信息、健康狀況、獻(xiàn)血記錄等數(shù)據(jù)需要經(jīng)過多層次的人工審核和輸入，延誤更新速度。由于缺少統(tǒng)一的信息更新規(guī)范和流程，導(dǎo)致各部門更新信息操作不一致，進(jìn)一步延緩信息更新的速度。又由于血站各個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口不完善，獻(xiàn)血者的健康狀況更新在體檢系統(tǒng)中已經(jīng)完成，但檔案管理系統(tǒng)尚未同步，形成信息斷層。這種系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重制約了信息的及時(shí)更新。其次，血站檔案管理工作不到位。血站人員多為身兼數(shù)職，要承擔(dān)大量的各類管理工作，在獻(xiàn)血高峰期或緊急情況下，人員忙于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，無法及時(shí)更新獻(xiàn)血者的信息，導(dǎo)致檔案信息無法實(shí)時(shí)反映最新情況[2]。血站部分信息系統(tǒng)和硬件設(shè)備較為陳舊，處理數(shù)據(jù)的效率低下，容易發(fā)生系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)延遲，導(dǎo)致各類檔案信息的錄入和更新速度大打折扣。再加上部分血站對(duì)檔案信息更新的重要性認(rèn)識(shí)不足，職責(zé)不清，導(dǎo)致工作人員在信息更新方面缺少積極性和責(zé)任感，從而進(jìn)一步加劇了信息更新滯后的問題。最后，檔案信息安全措施不合理。信息更新的審核環(huán)節(jié)較多，由于審核流程設(shè)置不合理，導(dǎo)致信息更新的周期過長。同時(shí)，部分關(guān)鍵崗位人員因權(quán)限限制而無法及時(shí)更新信息，從而進(jìn)一步延長信息更新的時(shí)間。同時(shí)，血站為了保證信息安全，在信息更新時(shí)設(shè)置了多重保護(hù)措施，雖然提高了信息的安全性，但也增加了信息更新的復(fù)雜性和時(shí)間成本，從而進(jìn)一步導(dǎo)致信息更新滯后。

2.2 檔案管理系統(tǒng)安全存在缺陷

在血站檔案管理過程中，檔案管理系統(tǒng)安全性不足的問題較為常見。首先，系統(tǒng)安全防護(hù)設(shè)置不完善。由于血站信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)中的安全防護(hù)存在漏洞，容易受到外界的攻擊和侵襲，極易威脅檔案數(shù)據(jù)的安全性。血站檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和傳輸過程中缺少有效的加密技術(shù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)在傳輸過程中容易被截獲和篡改，從而使信息傳輸通道缺少安全保護(hù)，數(shù)據(jù)的機(jī)密性和完整性得不到保障。其次，系統(tǒng)安全監(jiān)控措施不完善。檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限分配不合理，部分用戶擁有過多權(quán)限，增加了數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，而關(guān)鍵崗位的用戶權(quán)限控制不嚴(yán)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)被未經(jīng)授權(quán)的用戶訪問和修改[3]。血站檔案管理系統(tǒng)缺少有效的安全監(jiān)控手段，無法實(shí)時(shí)監(jiān)測系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)和安全事件，未能對(duì)系統(tǒng)的操作記錄和安全事件進(jìn)行詳細(xì)記錄和分析，導(dǎo)致安全問題難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。再次，系統(tǒng)更新和維護(hù)不及時(shí)。血站檔案管理系統(tǒng)未能及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)補(bǔ)丁和升級(jí)，導(dǎo)致系統(tǒng)長期暴露在安全風(fēng)險(xiǎn)之中，從而系統(tǒng)的安全防護(hù)措施和技術(shù)手段無法跟上新型威脅和攻擊手段的發(fā)展，僅為造成系統(tǒng)安全性難以保障。有關(guān)工作人員的安全意識(shí)和技能培訓(xùn)不足，對(duì)系統(tǒng)安全問題的認(rèn)識(shí)不夠，容易在操作中引發(fā)安全隱患，由于工作人員的安全操作規(guī)范缺少，導(dǎo)致人為因素成為系統(tǒng)安全的薄弱環(huán)節(jié)。最后，第三方軟件和設(shè)備的安全管理不到位。血站檔案管理系統(tǒng)存在多種第三方軟件和設(shè)備，但這些外部資源的安全性未能得到有效控制和管理，容易出現(xiàn)安全漏洞，從而影響到系統(tǒng)整體的安全性。

2.3 檔案管理制度不完善

首先，制度建設(shè)不規(guī)范。血站的檔案管理制度在制定過程中缺少系統(tǒng)的規(guī)劃和整體設(shè)計(jì)，導(dǎo)致檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不統(tǒng)一，不同部門和崗位在執(zhí)行管理制度時(shí)存在較大差異，從而導(dǎo)致檔案管理工作的隨意性和不一致性。血站檔案管理的流程設(shè)計(jì)不合理，缺少清晰的操作指引和流程圖示，導(dǎo)致工作人員在執(zhí)行具體操作時(shí)沒有明確的規(guī)范可循，從而使工作效率低下。檔案管理中各崗位的職責(zé)分工不明確，工作人員在具體工作中缺少明確的責(zé)任劃分，導(dǎo)致任務(wù)執(zhí)行時(shí)推諉扯皮現(xiàn)象頻發(fā)，從而影響檔案管理的整體效果。其次，管理制度的執(zhí)行力度不足。雖然大部分血站制定了一些檔案管理制度，但在實(shí)際執(zhí)行過程中缺少有效的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致制度形同虛設(shè)，從而使制度的實(shí)際執(zhí)行效果大打折扣。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和檔案管理需求的變化，現(xiàn)有的管理制度未能及時(shí)進(jìn)行修訂和完善，導(dǎo)致制度內(nèi)容與實(shí)際需求脫節(jié)，從而影響檔案管理的現(xiàn)代化水平。血站在制度推行過程中，缺少系統(tǒng)的培訓(xùn)和宣傳，導(dǎo)致工作人員對(duì)管理制度的認(rèn)識(shí)和理解不足，從而使制度執(zhí)行的整體水平較低。最后，管理制度的技術(shù)支撐與協(xié)調(diào)能力不足。現(xiàn)有的檔案管理制度在設(shè)計(jì)時(shí)，缺少對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的考慮，制度內(nèi)容未能充分利用信息化手段進(jìn)行管理和監(jiān)控，導(dǎo)致管理制度在實(shí)際執(zhí)行中難以達(dá)到預(yù)期效果，從而使制度的落實(shí)缺少有力的技術(shù)支持。血站檔案管理涉及多個(gè)部門和環(huán)節(jié)，但現(xiàn)有的管理制度在協(xié)調(diào)各部門之間的工作時(shí)，缺少統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致各部門之間的工作銜接不順暢，從而影響檔案管理的整體效能。

3 優(yōu)化血站檔案管理以提升獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量的措施

3.1 建立實(shí)時(shí)更新機(jī)制

血液供應(yīng)的安全依賴于最新的信息記錄，因而為了保證每位獻(xiàn)血者的檔案始終準(zhǔn)確無誤，并能快速響應(yīng)各種需求，建立科學(xué)的實(shí)時(shí)更新機(jī)制顯得尤為必要，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要制定一系列針對(duì)性的措施。第一，血站采用條碼掃描或RFID技術(shù)自動(dòng)記錄獻(xiàn)血者的個(gè)人信息、健康狀況和獻(xiàn)血記錄，這些技術(shù)可以顯著提高信息錄入的速度，保證檔案信息能夠?qū)崟r(shí)更新。第二，血站需要建立一個(gè)集成化的檔案管理系統(tǒng)來保證各個(gè)業(yè)務(wù)模塊的數(shù)據(jù)無縫對(duì)接，以便各部門可以實(shí)時(shí)訪問檔案信息，從而避免信息孤島[4]。第三，血站需要編制詳細(xì)的信息更新手冊，并規(guī)定各類信息的錄入時(shí)間以及更新頻率，還要建立嚴(yán)格的審核機(jī)制，來保證每條信息在更新后都經(jīng)過審核，以便保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第四，血站為提高信息更新的及時(shí)性，需要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，以便保證每位工作人員都熟悉信息更新的流程，從而提高信息更新的效率。第五，血站可以采用云計(jì)算技術(shù)來構(gòu)建高性能的數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，以便支持海量數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳輸，還可以配置高帶寬的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣?，從而避免因網(wǎng)絡(luò)延遲導(dǎo)致的信息更新滯后。第六，血站為了保證實(shí)時(shí)更新機(jī)制的持續(xù)有效運(yùn)行，需要建立完善的維護(hù)體系定期對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，以便及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，從而更好地保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

3.2 加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)

隨著信息技術(shù)的普及，血站檔案管理系統(tǒng)的安全性問題日益突出。因此，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的完整性以及防止數(shù)據(jù)被泄露是提升獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量的基本前提。第一，血站要實(shí)施全面的安全評(píng)估，評(píng)估現(xiàn)有系統(tǒng)中的安全漏洞，并基于評(píng)估結(jié)果制定詳細(xì)的安全策略，以保證每個(gè)環(huán)節(jié)都能有效防護(hù)潛在的安全威脅。第二，血站要對(duì)所有存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)和傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中不被截獲，還要部署防火墻，實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)流量，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)非法訪問。第三，血站要引入多因素認(rèn)證（MFA）機(jī)制來增加登錄系統(tǒng)的安全性，并結(jié)合密碼、指紋、動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼等多種認(rèn)證方式，來保證只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問系統(tǒng)。第四，血站要對(duì)系統(tǒng)的所有操作詳細(xì)記錄，并定期審查日志，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常操作以及潛在的安全威脅。第五，血站要定期更新系統(tǒng)軟件，還要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全掃描，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全問題。第六，血站要制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)對(duì)安全事件的責(zé)任分工，還要設(shè)立應(yīng)急響應(yīng)團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)安全事件的監(jiān)測、響應(yīng)和處理工作，以提高應(yīng)急響應(yīng)的效果。

3.3 完善檔案管理制度

高效的檔案管理離不開完善的管理制度，因而血站在提升獻(xiàn)血服務(wù)質(zhì)量的過程中，必須從制度層面深入優(yōu)化，以便保證每一個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的操作規(guī)范。第一，血站要建立系統(tǒng)化的檔案管理制度框架，明確檔案管理的基本原則、目標(biāo)和范圍，以便保證檔案管理工作有章可循。第二，血站在檔案的錄入環(huán)節(jié)和更新環(huán)節(jié)要明確數(shù)據(jù)的錄入格式、內(nèi)容要求和審核流程，以便保證錄入和更新的信息準(zhǔn)確。第三，檔案管理涉及多個(gè)部門，需要明確各崗位的職責(zé)，以便保證每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，還要設(shè)置合理的權(quán)限管理制度，保證檔案信息的安全[5]。第四，血站要定期對(duì)檔案管理工作的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，還要制定檔案管理工作的考核標(biāo)準(zhǔn)，通過考核來激勵(lì)工作人員提高檔案管理的積極性。第五，隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及管理需求的變化，檔案管理制度需要不斷調(diào)整，為此要建立制度修訂機(jī)制，定期對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行修訂，保證檔案管理制度始終符合實(shí)際需求。第六，血站要建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，規(guī)范檔案管理的流程，減少人工操作的錯(cuò)誤和延遲，從而提高檔案管理的效率。

結(jié)束語

綜上所述，血站通過建立實(shí)時(shí)更新機(jī)制、加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)及完善檔案管理制度，可以有效提升血液管理的安全性，進(jìn)而促進(jìn)血站整體服務(wù)水平的提高。同時(shí)，血站需要繼續(xù)探索先進(jìn)的信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理向精細(xì)化方向發(fā)展，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的獻(xiàn)血服務(wù)。

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作者簡介：孫偉（1972.05—），大學(xué)學(xué)歷，山東省濱州市中心血站副研究館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源開發(fā)與利用等。