加強(qiáng)新時代會計檔案創(chuàng)新性管理的實(shí)踐與探索

摘 要：新時代，高質(zhì)量發(fā)展成為各項事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)要求，檔案工作對黨和國家各項事業(yè)的基礎(chǔ)性、支撐性作用更加突出，會計檔案作為反映經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要憑證，在價值日益凸顯的同時對其創(chuàng)新性管理的要求也日益提高，特別是數(shù)字政府和數(shù)字社會建設(shè)目標(biāo)任務(wù)的提出，推動信息化手段與檔案工作高度融合，成為檔案創(chuàng)新性管理的重要抓手。文章從會計檔案管理制度沿革著眼，分析管理現(xiàn)狀，給出管理轉(zhuǎn)型升級思路與見解。

關(guān)鍵詞：會計檔案；制度沿革；創(chuàng)新；信息化；“三合一”制度

十九大報告指出，中國特色社會主義進(jìn)入了新時代，并首次提出高質(zhì)量發(fā)展的表述。新時代，傳統(tǒng)發(fā)展模式難以為繼，貫徹新發(fā)展理念是關(guān)系全局的深刻變革，二十大報告進(jìn)一步明確，高質(zhì)量發(fā)展是全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家的首要任務(wù)。在新形勢下，會計檔案管理工作也應(yīng)以高質(zhì)量發(fā)展為目標(biāo)，創(chuàng)新管理方式，不斷推動檔案工作轉(zhuǎn)型升級。

1 會計檔案概述

1.1 會計檔案管理制度沿革

在檔案工作實(shí)踐中，將會計檔案歸于專門檔案。會計檔案是會計工作領(lǐng)域的原始記錄，涵蓋了如會計憑據(jù)、賬本和財政報表等多種會計核算材料，是記載并揭示單位經(jīng)濟(jì)活動的原始憑證。

黨和政府歷來重視會計檔案管理工作。自1984年6月財政部和國家檔案局聯(lián)合頒布《會計檔案管理辦法》后，此辦法先后于1998年10月、2015年12月兩次修訂，以適應(yīng)不斷發(fā)展的市場經(jīng)濟(jì)體制。當(dāng)前正在實(shí)施的《會計檔案管理辦法》，是財政部、國家檔案局令第79號。2022年4月7日，國家檔案局發(fā)布《電子會計檔案管理規(guī)范》等2項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并于同年7月1日起實(shí)施，規(guī)定了電子會計資料從形成到利用處置等工作全過程的要求，規(guī)定了電子會計憑證的采集、組件、歸檔、存儲、統(tǒng)計利用以及相關(guān)系統(tǒng)銜接的要求，為會計檔案管理等工作提供了參考[1] 。

1.2 會計檔案歸檔

會計檔案的管理，檔案人員要遵循檔案管理相關(guān)規(guī)定，同時必須按照會計核算工作的基本原則操作。歸檔是實(shí)施會計檔案管理的首要任務(wù)和根本準(zhǔn)則。因此，我們應(yīng)該盡力保證檔案的及時、完整以及精確性。明確歸檔范圍。會計檔案包括各種賬目、金融報表及財務(wù)數(shù)據(jù)等，應(yīng)列入歸檔范圍，而財務(wù)管理過程中的其他相關(guān)文件，比如政策規(guī)定、預(yù)算規(guī)劃、請示批復(fù)等，則不屬于專門檔案，應(yīng)該按照一般文書檔案的規(guī)定來歸檔。規(guī)定歸檔時限。確定會計檔案歸檔時限需要遵循兩個原則：一是確保會計文件的完備性和安全性；二是要便利財務(wù)團(tuán)隊查找資料。在實(shí)踐中，每一年度產(chǎn)生的會計核算資料，應(yīng)該在該年結(jié)束之后立即整理歸檔。在工作過程中需要注意：一是明晰具體的歸檔期限。檔案管理部門需同會計部門溝通交流，根據(jù)實(shí)際情況來決定會計材料在本部門留置的時長，并納入會計檔案的管理規(guī)章；二是清單先行，增強(qiáng)整體管控能力。盡管會計資料會暫時留在會計部門，但會計部門每年年初都必須提交上一年度的會計檔案存儲清單給檔案管理部門。這便于讓檔案部門掌握會計檔案數(shù)量、類型等基本情況，為后續(xù)歸檔進(jìn)館工作打下基礎(chǔ)。制定歸檔要求。會計文件，其最重要的是原始記錄及直接參考價值。因此，會計檔案的真實(shí)性與精確度是基礎(chǔ)。其歸檔要求：一要確保相關(guān)手續(xù)完備。二要盡量保證原封，對會計賬本、財政報表等的移交過程應(yīng)該采取封閉式操作。三要厘清責(zé)任，根據(jù)會計工作相關(guān)要求，所有的賬目和財報都需要經(jīng)過經(jīng)手人、主管會計或會計機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的簽字蓋章，保證材料的真實(shí)準(zhǔn)確。此外，因為會計文件可能牽涉到法律法規(guī)和經(jīng)濟(jì)責(zé)任問題，所以在移交過程中要盡量不拆原封。如果確實(shí)需要拆開再整理，應(yīng)由檔案管理部門和會計部門合作進(jìn)行。保存時要注意保管好全部原件，會計檔案移交進(jìn)館時，會計部門和檔案部門要逐卷清點(diǎn)，嚴(yán)格按照流程辦理交接手續(xù)。檔案載體應(yīng)具有耐久性，歸檔時注意去除金屬物。

1.3 會計電算化材料歸檔

會計電算化是采用計算機(jī)技術(shù)代替人力執(zhí)行財務(wù)任務(wù)的過程。因磁帶儲存的信息具有高密度的特性、僅能由機(jī)器閱讀且高度依賴系統(tǒng)等特征，使得它與傳統(tǒng)的手工記賬方式有所區(qū)別。這種差異主要體現(xiàn)在檔案的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)上。對于電算化的記錄資料來說，需要實(shí)行“雙軌制”的管理模式，即將電子形式的數(shù)據(jù)和紙質(zhì)文字一起保存，同時，會計軟件的相關(guān)文檔和操作流程記錄也應(yīng)作為檔案的一部分。針對會計電算化記錄資料的整理歸檔也有一些特定的要求：首先，所有以磁帶、光盤為載體存儲的電子文件應(yīng)該被加鎖保護(hù)防止篡改；其次，所有的會計核算結(jié)果需提供兩份，一份用于長期保存，另一份則可以隨時取出供人查閱；最后，任何經(jīng)過打印后產(chǎn)生的紙質(zhì)會計記錄都要有相關(guān)工作人員和財務(wù)負(fù)責(zé)人的簽字蓋章，須字跡清晰，方便查閱和利用。

對會計檔案的管理需要結(jié)合其作為會計核算資料的特點(diǎn)與特性來執(zhí)行，在分類歸檔的過程中，需確保這些資料之間的連貫性和完整性，并充分發(fā)揮已有的組織架構(gòu)以滿足保存及使用的需求。同時，按照《會計法》的相關(guān)條款要求，負(fù)責(zé)此項工作的應(yīng)該是財務(wù)管理機(jī)構(gòu)，而非檔案工作人員可以獨(dú)自承擔(dān)會計文檔的整理和組卷等任務(wù)。因此，檔案管理工作必須加強(qiáng)前端控制，積極參與其中，提供必要的業(yè)務(wù)指引、監(jiān)管和審查等服務(wù)。

2 新時代會計檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理呈現(xiàn)新局面

新時代，會計檔案管理現(xiàn)狀呈現(xiàn)出數(shù)字化、信息化、智能化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)，信息化高速發(fā)展，給會計檔案管理增加了助益，各地會計檔案信息化工作逐步開展，并漸成體系。

會計檔案信息化成為主流。2015年，新修訂的《會計檔案管理辦法》首次提出電子會計檔案的概念。隨著數(shù)字化時代的到來，越來越多的生產(chǎn)經(jīng)營活動在信息系統(tǒng)及線上完成閉環(huán)，過程中產(chǎn)生了大量無形的電子信息和數(shù)據(jù)，會計檔案的電子化管理已經(jīng)成為主流趨勢。推動會計檔案信息化建設(shè)和存儲調(diào)用網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，利用聯(lián)網(wǎng)強(qiáng)化檔案的存儲能力，配備專業(yè)職業(yè)化會計檔案信息化團(tuán)隊，建設(shè)會計檔案網(wǎng)絡(luò)，增加遠(yuǎn)程檢索等功能，方便查閱利用，提高會計檔案管理效率。推動紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工與利用，使二者相輔相成，互為印證。

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用廣泛。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的不斷發(fā)展，會計檔案管理也開始向智能化方向發(fā)展，越來越多的單位開始應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)來優(yōu)化會計檔案管理，智能化的會計檔案管理系統(tǒng)可以自動識別、分類、歸檔、檢索、備份等，大大提高了會計檔案管理的效率和精度。各地檔案部門紛紛探索推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等方面的提升。如通過使用電子文件處理軟件來完成所有關(guān)于資料搜集、編目記錄、檢索訪問的使用情況跟蹤及評估工作。利用OCR技術(shù)進(jìn)行光學(xué)字符識別，將紙質(zhì)會計憑證快速轉(zhuǎn)化為電子文檔；借助大數(shù)值運(yùn)算技巧解析財務(wù)報告中的大量資訊并從中找出可用模式或發(fā)展方向以供參考。

標(biāo)準(zhǔn)化管理成為必要。國家出臺了一系列的法律法規(guī)和會計準(zhǔn)則，會計檔案管理也在不斷規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。隨著電子會計檔案的普及，會計數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化變得越來越重要，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，推進(jìn)會計檔案無紙化，推進(jìn)電子單軌制單套制，構(gòu)建高效、規(guī)范的檔案管理體系成為實(shí)現(xiàn)會計檔案創(chuàng)新性管理的必要條件。此外，會計檔案管理不僅是技術(shù)問題，還是管理問題。因此，需要建立規(guī)范的內(nèi)部管理制度，如建立健全適應(yīng)本單位管理實(shí)際的會計檔案管理“三合一”制度，加強(qiáng)對會計檔案的管理和監(jiān)督，確保會計檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

2.2 對檔案工作提出新要求

信息化基礎(chǔ)設(shè)施成為剛需。會計檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是新時代會計檔案管理的重要支撐，需要建立穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和性能足夠的硬件設(shè)備，包括計算機(jī)、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、高速寬帶網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)中心及服務(wù)器等，確保數(shù)據(jù)存儲、處理和傳輸?shù)姆€(wěn)定性和安全性。會計檔案信息系統(tǒng)還需要選擇適合自己業(yè)務(wù)需求的軟件平臺，包括檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)等，支持檔案的電子化管理、數(shù)字化存儲、檢索、利用和鑒定銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和自動化管理。此外，還需要配備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和安全管理軟件，建立完善的安全防護(hù)體系，包括身份認(rèn)證、權(quán)限控制、防火墻和數(shù)據(jù)加密等，要有完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，包括本地備份、異地備份和云備份等，確保數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。

管理制度與時俱進(jìn)，刻不容緩。新時代會計檔案的管理需要制定適應(yīng)新時代會計檔案特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，不斷探索創(chuàng)新管理方式和技術(shù)手段。如采用云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)會計檔案的集中存儲和管理等。在當(dāng)前工作實(shí)踐中，雖然制度層面有《會計檔案管理辦法》作為參考，但各單位會計檔案特點(diǎn)不一，信息化建設(shè)水平參差不齊。因此，各單位會計檔案管理若要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，特別是隨著電子會計憑證的普及和電子化管理的推廣，會計檔案管理制度逐漸轉(zhuǎn)向電子化管理，需要有針對性地制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，探索電子憑證單套制管理，同時加強(qiáng)對電子會計檔案的審核和管理。

管理人員綜合素質(zhì)亟待提升。會計檔案管理的轉(zhuǎn)型升級需要有一支專業(yè)的隊伍來推動，會計檔案管理人員應(yīng)是具備會計領(lǐng)域?qū)I(yè)知識和檔案管理知識的復(fù)合型人才，要具備會計核算、檔案管理、信息技術(shù)等方面的知識和技能。應(yīng)掌握規(guī)范流程，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)制度規(guī)定、歸檔范圍、開放鑒定等。要有較強(qiáng)的職業(yè)道德和責(zé)任感，堅決杜絕偽造、篡改、變換記錄憑證等違法違規(guī)行為。

3 新時代會計檔案管理轉(zhuǎn)型升級策略分析

3.1 解放思想，開拓工作思路

新時代會計檔案管理轉(zhuǎn)型升級首先要從思路上破局，提高會計檔案管理工作的創(chuàng)新，激活數(shù)字化變革能力，激發(fā)檔案工作的創(chuàng)造性。檔案工作轉(zhuǎn)型升級是一項長期而重要的戰(zhàn)略任務(wù)，工作中我們要深入理解黨和國家關(guān)于數(shù)字中國、網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國的重要思想，深入學(xué)習(xí)貫徹黨的二十大精神，統(tǒng)籌謀劃、整體部署、重點(diǎn)突破。當(dāng)今，大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新技術(shù)的應(yīng)用，給檔案工作的對象、環(huán)境、方式等帶來深刻變化，會計檔案管理迫切需要探索新時代的特點(diǎn)規(guī)律，以數(shù)字化思維、信息化技術(shù)手段創(chuàng)新檔案治理、服務(wù)和發(fā)展模式[2] 。

3.2 把握關(guān)鍵，提升檔案治理效能

以貫徹實(shí)施新修訂的《檔案法》和《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》為重要抓手，不斷加強(qiáng)“四個體系”建設(shè)，強(qiáng)化科技支撐，充分發(fā)揮包括檔案部門在內(nèi)的各方面的積極性、主動性與創(chuàng)造性，將創(chuàng)新性管理擺在更加突出的位置，積極探索適應(yīng)時代發(fā)展的改革舉措，及時總結(jié)可復(fù)制、可推廣的經(jīng)驗做法，共同推動會計檔案創(chuàng)新性管理取得實(shí)效。建立健全檔案治理體系，優(yōu)化檔案管理制度，明確檔案管理的職責(zé)、權(quán)限和流程，加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)督和管理，健全檔案移交制度，加強(qiáng)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等方面的管理，確保檔案工作的規(guī)范和有序進(jìn)行。建立健全檔案利用制度，加強(qiáng)檔案信息的公開和共享，提高檔案利用效率和服務(wù)水平，促進(jìn)檔案信息的價值發(fā)揮。

3.3 數(shù)字化賦能檔案管理推動轉(zhuǎn)型

發(fā)揮信息化對驅(qū)動會計檔案管理的引領(lǐng)作用。在新時代，推動檔案信息化建設(shè)是推動檔案事業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展，推進(jìn)中國式現(xiàn)代化的應(yīng)有之義和必然選擇[3]。

當(dāng)前，新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革深入發(fā)展，數(shù)字技術(shù)日益成為創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的先導(dǎo)力量，順應(yīng)信息革命時代浪潮，搶抓數(shù)字化發(fā)展歷史機(jī)遇加快信息化建設(shè)，才能搶占發(fā)展制高點(diǎn)。要持續(xù)深化會計檔案數(shù)字化改革，推進(jìn)數(shù)字賦能，完善數(shù)字化頂層設(shè)計，突出重大應(yīng)用場景打造和區(qū)域數(shù)字化一體化平臺建設(shè)，不斷探索新的檔案管理模式和方法，規(guī)范化系統(tǒng)化推進(jìn)數(shù)字化改革。引入人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)會計檔案的自動分類、檢索和分析，減少人工操作，提高工作效率，利用區(qū)塊鏈技術(shù)，確保檔案的不可篡改性等。

3.4 建設(shè)高質(zhì)量復(fù)合型人才隊伍

要注重檔案人員綜合能力的鍛造提高。檔案工作轉(zhuǎn)型升級的實(shí)現(xiàn)路徑是新型數(shù)字能力的建設(shè)與提高，包括治理體系、資源體系、利用體系、安全體系中的各種所需的新型數(shù)字能力。堅持實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn)，培養(yǎng)會計檔案管理利用領(lǐng)域后備專家、業(yè)務(wù)骨干和年輕力量，提高檔案工作人員實(shí)操實(shí)戰(zhàn)技能。要密切關(guān)注各相關(guān)行業(yè)部門的最新發(fā)展，利用線上線下課程等多種途徑開展檔案工作者業(yè)務(wù)培訓(xùn)，講授檔案學(xué)領(lǐng)域最新技術(shù)理論信息，分享檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗，從而提高從業(yè)者的專業(yè)素養(yǎng)。積極創(chuàng)造研學(xué)機(jī)會，邀請專家授課，從其他地區(qū)的優(yōu)秀會計檔案管理工作中汲取靈感，培養(yǎng)從業(yè)者的創(chuàng)造力和創(chuàng)新思維，確保檔案服務(wù)能力的提高，有效強(qiáng)化管理效率。要形成指導(dǎo)合力，發(fā)揮專門人才的作用，在會計檔案歸檔時提前介入指導(dǎo)，做好前端控制，規(guī)避歸檔內(nèi)容缺項、工作標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)等問題。

新時代會計檔案創(chuàng)新管理是一個全面、系統(tǒng)的工作，需要各方面綜合考慮、協(xié)調(diào)配合，才能提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。

參考文獻(xiàn)

[1] 神芳艷.高校會計檔案電子化建設(shè)探析[J].中國管理信息化2023，26（04）：89-91.

[2] 李波.踐行“三個走向” 當(dāng)好“六好”示范[J].浙江檔案，2021（06）：8-9.

[3] 鮑永能.以信息化驅(qū)動引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)社會高質(zhì)量發(fā)展 助推新時代陜西追趕超越有新氣象新作為[J].網(wǎng)信軍民融合，2019（10）：40-41.

作者簡介：劉紀(jì)華（1967—）， 檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)學(xué)歷，淄博市中心醫(yī)院副研究館員，主要從事會計檔案管理工作及研究。