高職院校會計檔案信息化管理思路探析

董靜

摘 要：隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，我國各行各業(yè)都不斷走信息化道路。在高職院校中，檔案信息化發(fā)展的越來越快，內(nèi)容也由以往的單調(diào)變得豐富，順理成章，校園檔案管理工作變得尤為重要。高職院校檔案管理部門應(yīng)追隨這一浪潮，充分利用各類資源，將人才信息資源的價值發(fā)揮到最大程度。此外，高職院校對檔案信息化建設(shè)仍在不斷完善，促進檔案信息化的進程，使得高職院校的會計檔案在社會發(fā)展的整個進程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：信息化管理 會計檔案 思路

引言：隨著信息化的快速發(fā)展，近年來高職院校會計檔案的管理工作也迅速發(fā)展。它是一種新型的載體，檔案管理的相關(guān)人員對這種形式并沒有充分認識及理解，甚至是一片空白，因而人們的重視程度并不高。同樣的，我們現(xiàn)實中面臨的各種檔案狀況是：文件形成過程不完善、文件的管理工作不到位、管理形式繁多、沒有完整的法律、法規(guī)配套，由此可鑒，檔案管理工作仍存在很多問題。高職院校會計檔案信息化是現(xiàn)代化檔案管理的一種便捷方式，因而，學校管理層十分注重檔案信息化管理，并對高職會計檔案管理的方法進行深入探究。但是，目前世界上高職院校會計檔案管理工作仍處于發(fā)展階段，沒有成熟的技術(shù)手段。我們可以充分利用現(xiàn)有的科學技術(shù)和管理制度，對高職院校會計檔案管理工作進行改善，將相應(yīng)的檔案進行完善保存，保存歷史。

一、實現(xiàn)高職院校會計檔案信息化管理的重要性

簡而言之，高職院校會計方案信息化管理是高職院校會計檔案自身發(fā)展的一種信息化建設(shè)，它主要通過對高職院校會計在工作過程中產(chǎn)生的各種信息進行儲存、加工，進而檢索對電子計算機進行高效利用，其主要服務(wù)內(nèi)容是為高職會計檔案提供一切所需。會計檔案信息化管理與以往檔案管理工作的區(qū)別是：高效率、誤差小、采用先進的技術(shù)手段進行管理，提高準確率。在進行社會記錄時，多媒體等先進儀器已代替以往進度緩慢的手寫紙質(zhì)方式，這使得傳統(tǒng)的高職會計檔案工作受到一定的沖擊。在科學技術(shù)高速發(fā)展的今天，需要一種新的高職會計檔案管理制度相對應(yīng)，傳統(tǒng)的高職會計檔案管理模式已與現(xiàn)實社會脫節(jié)，更甚之，一些高職會計檔案出現(xiàn)丟失、失控等現(xiàn)象。而實行高職院校會計檔案信息化管理可以很好地避免這種現(xiàn)象，將現(xiàn)實工作理論與科學技術(shù)進行有機結(jié)合，實現(xiàn)真正的資源共享、管理有序、內(nèi)容豐富等要求。

二、高職院校會計檔案信息化管理思路

1.完善信息化建設(shè)的規(guī)章制度，對相關(guān)法律予以確立

建立檔案管理部門規(guī)章制度不僅能夠確保檔案信息化的進程，也有助于發(fā)揮檔案信息化的重要作用。為了保證檔案信息化的順利進行，高職院校會計檔案管理部門需要制定合理的檔案信息化運行方式、明確檔案信息化建設(shè)的重要性、目的性地指導高職院校會計檔案管理工作的維護，使會計檔案信息化管理呈現(xiàn)出標準化與合格化。一般而言，檔案信息化建設(shè)制度主要包括五大制度：保密制度、安全使用制度、調(diào)查運用制度、合理操作制度和工作人員崗位責任制度。通過對不同的規(guī)章制度進行完善，樹立檔案的權(quán)威性。

2.加強對高職院校會計檔案信息化的安全管理

會計信息系統(tǒng)安全是會計信息安全的關(guān)鍵點。因而，高職院校應(yīng)對學生加強會計信息系統(tǒng)的安全防范意識，提高學生的警惕性，讓學生擁有一個安全的會計信息環(huán)境。主要安全保護方式有：①提高電腦配置、使網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)及財務(wù)軟件系統(tǒng)正版化、硬件專門化，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行安全保護，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等問題，對系統(tǒng)及時升級，降低系統(tǒng)出現(xiàn)死機概率；②機房管理人員要進行專人化，全面安裝攝像頭等先進監(jiān)控儀器，完善機房安全設(shè)施，防止發(fā)生事故發(fā)生。③對效力器做到專人定期修護，對出現(xiàn)的問題及時處理，并予以記載。④對系統(tǒng)設(shè)備做到實時監(jiān)控、安裝安全有效的殺毒軟件、建立獨立的防火墻，形成從外部網(wǎng)到校園網(wǎng)的兩道防線，對一些不必要的端口進行隱藏、關(guān)閉，防止黑客盜取數(shù)據(jù)信息；⑤適當?shù)剡\用通訊加密技術(shù)，對一些重要數(shù)據(jù)進行多層加密，防止被不法人員攔截；⑥對一些重要信息利用先進技術(shù)進行多重備份處理。

3.遵循高職院校會計檔案信息化管理制度

會計信息化，顧名思義，它是將會計行業(yè)與計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行有機結(jié)合，利用先進的技術(shù)改善傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)處理方式。為了創(chuàng)建良好的會計業(yè)務(wù)環(huán)境，需從以下幾方面進行改善：①建立、健全會計崗位。主要設(shè)置有以下崗位：會計主管、系統(tǒng)技術(shù)員、數(shù)據(jù)錄取員、出納、復核、會計信息數(shù)據(jù)分析與處理、會計檔案處理。②會計檔案信息化工作人員必須嚴格按照“責任到人”的原則開展工作，合理分配系統(tǒng)權(quán)限。對于系統(tǒng)操作處理職務(wù)、數(shù)據(jù)處理、審核、維護職務(wù)、數(shù)據(jù)錄取職務(wù)等不相容的職務(wù)應(yīng)分離工作。不同職務(wù)的管理人員間應(yīng)存在相互制約，需要實施多重權(quán)限的交叉配備。如會計主管與系統(tǒng)處理員的相互制約，需要所有工作人員共同操作。對于這些重要事項都要進行合理分配。③堅持日志存檔留底與權(quán)限分配原則。不同崗位的操作人員在開展自身工作時，都會形成系統(tǒng)日志，這些日志中涵蓋了用戶的身份及工作類型、主要參數(shù)等信息。此外，相關(guān)人員還應(yīng)對日志文件定期下載，以便進行審計。

4.加大對檔案管理的資金投入，提高檔案業(yè)務(wù)的軟硬設(shè)備的質(zhì)量

電腦是高職院校會計檔案業(yè)務(wù)運行的主要工作用具。因而，檔案業(yè)務(wù)需要高質(zhì)量的電腦等儀器設(shè)備，但是這是一項投入大、見效遲的工作，學校不能急于求成。此外，學校應(yīng)注重對檔案業(yè)務(wù)的支持，提供一切業(yè)務(wù)服務(wù)，對實現(xiàn)檔案信息化管理給予最低保證。教育部門也不例外，需要大力高職院校會計檔案信息化管理工作，加大對會計檔案業(yè)務(wù)的資金投入，使高校在建設(shè)會計檔案信息化的進程中能夠有可靠資金保障。另外，高校要憑借自身能力進行資金籌集，提升檔案業(yè)務(wù)的軟硬設(shè)備檔次，加大會計檔案信息化的投入力度。檔案管理部門也應(yīng)增加自身的合理收入，將其它部門的支持與自身的積累相互結(jié)合，發(fā)揮高職院校的數(shù)據(jù)資源信息管理能力。

5.注重人才資源的培養(yǎng)，加強人才素質(zhì)能力

高職院校會計檔案管理部門始終以學生為主體，注重對檔案管理人員的素質(zhì)能力培養(yǎng)，提高管理人員的計算機操作技術(shù)的熟練度，讓管理人員充分掌握檔案管理方面的相關(guān)知識，對以下計算機操作能力都要熟練：檔案數(shù)據(jù)信息的錄入及保存、數(shù)據(jù)庫的正確使用、校園網(wǎng)絡(luò)的安全連接、圖像處理等。此外，學校還會定期引進高素質(zhì)人才，不僅具備操作檔案業(yè)務(wù)的能力，又有高效的計算機操作能力。同時，學校應(yīng)對檔案管理人員進行檔案管理培訓，一方面，通過知識講解加強對檔案業(yè)務(wù)的理解，另一方面，通過實踐能力培養(yǎng)等方式加強管理人員操作能力，使檔案數(shù)據(jù)信息更加完整，拓展檔案業(yè)務(wù)的視野，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

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