會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題淺析

薛瓊

摘要：會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)工作的最終表現(xiàn)形式，對(duì)于單位日常財(cái)務(wù)核算有著重要的作用，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的重要證據(jù)及報(bào)銷依據(jù)，具有保存時(shí)間長(zhǎng)，保存必須保密，要有連續(xù)性和完整性的多項(xiàng)要求。但會(huì)計(jì)檔案的保存卻很少受到重視，很多單位會(huì)計(jì)憑證無(wú)人專門管理，會(huì)出現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證遺失，缺乏連續(xù)性。為以后會(huì)計(jì)檔案查閱，會(huì)計(jì)審計(jì)的正常進(jìn)行造成困擾。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；存在問(wèn)題；應(yīng)對(duì)辦法

一、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案是所有經(jīng)濟(jì)實(shí)體在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、和財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)決算等具有保存價(jià)值應(yīng)作為歷史資料長(zhǎng)期保存的專業(yè)材料。由會(huì)計(jì)檔案的定義可以看出，會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)決算等會(huì)計(jì)材料組成。

（一）會(huì)計(jì)資料具有以年度劃分整體性的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)資料是以一個(gè)年度為一個(gè)整體的，從1月到12月產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等相互關(guān)聯(lián)，到年末形成一個(gè)財(cái)務(wù)決算，作為一個(gè)年度的結(jié)束，形成一個(gè)不可分割的整體，保持會(huì)計(jì)檔案的完整性、整體性、不可分割性是會(huì)計(jì)檔案管理好壞的基礎(chǔ)。

（二）會(huì)計(jì)資料的種類的固定性

會(huì)計(jì)資料每一筆的形成都是不同的，內(nèi)容多樣，業(yè)務(wù)量大，但是它的組成形式卻基本相同，主要由會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表三部分組成。

（三）會(huì)計(jì)資料的收集整理具有規(guī)律性

一個(gè)會(huì)計(jì)年度從業(yè)務(wù)的發(fā)生開始，不斷的形成會(huì)計(jì)憑證，記錄會(huì)計(jì)賬簿，月末形成會(huì)計(jì)報(bào)表，年末形成會(huì)計(jì)決算等，能連續(xù)不斷的記錄業(yè)務(wù)每一個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，并進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)分析，能保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)間的相互聯(lián)系，為以后業(yè)務(wù)的開展提供歷史數(shù)據(jù)，這種規(guī)律性是其他檔案所沒(méi)有的。

（四）會(huì)計(jì)資料歸檔特殊性

會(huì)計(jì)檔案是以數(shù)字記錄業(yè)務(wù)發(fā)生的數(shù)字檔案，是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史資料。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)決算都有特定的格式和記錄的內(nèi)容，與其他文字資料不同，會(huì)計(jì)檔案的裝訂樣式、保管形式也與一般文件資料不同，具有特殊性。

二、會(huì)計(jì)檔案存在的重要作用

（一）會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史和重要物證

會(huì)計(jì)檔案是單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要載體。會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿，編制會(huì)計(jì)報(bào)表，年末編制年度決算，形成了一年整體的會(huì)計(jì)檔案，多年會(huì)計(jì)檔案連續(xù)起來(lái)，能夠直接反映每個(gè)歷史時(shí)期單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。使會(huì)計(jì)檔案具有連續(xù)性和制約性的特點(diǎn)。

（二）會(huì)計(jì)檔案是查處打擊經(jīng)濟(jì)問(wèn)題重要依據(jù)

會(huì)計(jì)檔案連續(xù)客觀地記錄了各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)軌跡，在審計(jì)中會(huì)計(jì)檔案為之提供了重要的憑證，可以為查處經(jīng)濟(jì)犯罪的蛛絲馬跡提供可靠的書面證據(jù)。

（三）會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究的重要資料

會(huì)計(jì)檔案記錄了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)展軌跡，記錄了經(jīng)營(yíng)過(guò)程中經(jīng)歷的成功和失敗，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究提供各種精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)和歷年對(duì)比資料，具有重要利用價(jià)值。

（四）會(huì)計(jì)檔案是對(duì)經(jīng)濟(jì)實(shí)體會(huì)計(jì)監(jiān)督的重要資料

會(huì)計(jì)檔案在審計(jì)和工商、稅務(wù)、檢察院等行政機(jī)關(guān)的檢查過(guò)程中有極高的使用效率。各個(gè)行政機(jī)關(guān)首先就會(huì)對(duì)經(jīng)濟(jì)實(shí)體的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等原始資料進(jìn)行審核，綜合評(píng)估被審查單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否依法合規(guī)，會(huì)計(jì)處理是否實(shí)事求是。通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)流程和業(yè)務(wù)處理的審核，發(fā)現(xiàn)單位財(cái)務(wù)處理和內(nèi)部財(cái)務(wù)管理方面的問(wèn)題，從而做出整改建議或處理決定。

三、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案歸檔整理工作的重要性認(rèn)識(shí)不充分

單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，財(cái)務(wù)人員管理意識(shí)淡薄，導(dǎo)致財(cái)務(wù)日常工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。多數(shù)單位只對(duì)會(huì)計(jì)日常核算是否合法重視，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理置之不理，沒(méi)有設(shè)置財(cái)務(wù)檔案管理人員，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的監(jiān)管更是少之又少。會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)中，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的裝訂和保管進(jìn)行培訓(xùn)，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，會(huì)計(jì)人員大多忙于日常會(huì)計(jì)核算，疏于檔案管理工作，對(duì)檔案的基本規(guī)范，檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不明確，使得歸檔整理的會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范，不能達(dá)到科學(xué)歸檔管理的要求。

（二）會(huì)計(jì)檔案資料歸檔不完整

大多數(shù)經(jīng)濟(jì)實(shí)體單位只認(rèn)為會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料應(yīng)該整理歸檔，卻對(duì)會(huì)計(jì)文件材料如：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算，單位制定的財(cái)務(wù)制度等會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，日積月累會(huì)計(jì)檔案的完整性和連續(xù)性受到了嚴(yán)重影響。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)需要進(jìn)一步提高

綜合素質(zhì)的提高是多方面的，思想意思和業(yè)務(wù)水平是提高綜合素質(zhì)的關(guān)鍵。一些單位財(cái)會(huì)人員兼管財(cái)務(wù)檔案缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)，不遵守會(huì)計(jì)法關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，規(guī)章制度不能認(rèn)真落實(shí)，重日常財(cái)務(wù)核算輕會(huì)計(jì)賬務(wù)保存管理，不按法律法規(guī)執(zhí)行，偽造、篡改、更換記錄憑證的現(xiàn)象也個(gè)別出現(xiàn)：也為自設(shè)假賬、自建賬外賬等違規(guī)行為創(chuàng)造了便利條件。造成會(huì)計(jì)核算工作不嚴(yán)謹(jǐn)不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息嚴(yán)重失實(shí)，千里之堤潰于蟻穴，會(huì)計(jì)人員一點(diǎn)點(diǎn)小過(guò)失長(zhǎng)期積累嚴(yán)重影響了國(guó)家宏觀決策、危害極大。

（四）財(cái)務(wù)檔案管理部門設(shè)立不完善、歸檔不規(guī)范

單位設(shè)立財(cái)會(huì)檔案管理部門是當(dāng)代財(cái)務(wù)工作的迫切需要，也是法律法規(guī)的剛性要求，但實(shí)際工作各單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作均重視程度不夠，管理規(guī)范，大多數(shù)段位都沒(méi)有設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案管理部門，財(cái)務(wù)檔案管理工作由會(huì)計(jì)人員兼任。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保管、銷毀工作不受重視，大多單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等，多年來(lái)只歸檔不鑒定，也沒(méi)有按照會(huì)計(jì)法的規(guī)定定期銷毀，由于多種因素導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作無(wú)法完成，造成已經(jīng)過(guò)期的會(huì)計(jì)檔案仍長(zhǎng)期存放無(wú)人管理，嚴(yán)重影響了檔案管理整體工作的質(zhì)量和成果。

（五）存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理沒(méi)有全面展開

許多單位對(duì)于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁介管理還很陌生，只是將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案歸檔，不知道紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁介檔案同步共同管理，有的單位雖然將會(huì)計(jì)信息存入磁性介質(zhì)，但對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于日常管理維護(hù)，磁盤、光盤消磁損壞，造成會(huì)計(jì)信息丟失：會(huì)計(jì)電算化軟件中的賬務(wù)信息沒(méi)有定期做備份處理，一旦會(huì)計(jì)軟件出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失，電算化軟件升級(jí)換代也很快，許多單位沒(méi)有把會(huì)計(jì)正版軟件及相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法正常調(diào)取閱讀。

四、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

（一）加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，提高財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范程度

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《檔案法實(shí)施辦法》都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，妥善保管，依法保管做出了相關(guān)規(guī)定。由法律可知，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的檔案管理是法律行為，必須嚴(yán)格按照相關(guān)法律執(zhí)行。各單位的領(lǐng)導(dǎo)要有會(huì)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)重要工作的意識(shí)，從法制的層面來(lái)依法加強(qiáng)管理，要將會(huì)計(jì)檔案管理工作作為領(lǐng)導(dǎo)工作考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容，使領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)人員切實(shí)知道會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，用法律法規(guī)來(lái)約束會(huì)計(jì)檔案管理走上正軌。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員和會(huì)計(jì)檔案管理人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德

《檔案法實(shí)施辦法》、《檔案法》對(duì)加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn)、提高檔案管理質(zhì)量、檔案工作人員應(yīng)盡職責(zé)做出了相關(guān)規(guī)定。各單位加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和會(huì)計(jì)檔案歸檔的操作技能，作為會(huì)計(jì)人員上崗前培訓(xùn)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，繼續(xù)教育也是十分重要的，要持續(xù)不斷的強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理在會(huì)計(jì)工作中的重要性，要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員、會(huì)計(jì)檔案管理人員的思想，堅(jiān)持依法管理、增強(qiáng)責(zé)任心、做好工作中的協(xié)調(diào)工作，逐漸捋順工作中的程序，將問(wèn)題消滅在萌芽，使財(cái)務(wù)管理工作在程序和質(zhì)量上都得到質(zhì)的提高和飛躍，對(duì)各個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)力的增強(qiáng)會(huì)起到很強(qiáng)的推動(dòng)作用。

（三）各單位要建立健全財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度

做到財(cái)務(wù)檔案管理有法可依有章可循，要使財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入常規(guī)工作的體系中來(lái)，制定檔案工作管理制度規(guī)定，明確分工，加強(qiáng)管理，建立一套完整的檔案管理制度體系，使檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作都能按照規(guī)章制度執(zhí)行、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有序開展。

（四）對(duì)于超期的會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料鑒定銷毀工作

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作做出了詳細(xì)規(guī)定。依據(jù)以上規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案管理人員會(huì)同會(huì)計(jì)部門，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)檔案的檢定核查工作，對(duì)于保管期限已滿的會(huì)計(jì)檔案，履行正常審批手續(xù)予以銷毀，對(duì)于有債權(quán)債務(wù)等問(wèn)題原始憑證暫時(shí)無(wú)法銷毀的應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷，并在銷毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)及保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)注明，待相關(guān)事宜處理結(jié)束后做銷毀處理。

（五）開發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)軟件，做到會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案與會(huì)計(jì)磁介檔案同步儲(chǔ)存，并將財(cái)務(wù)辦公軟件系統(tǒng)和檔案管理文件的升級(jí)同步

財(cái)務(wù)辦公軟件升級(jí)較快，常出現(xiàn)財(cái)務(wù)辦公軟件查詢會(huì)計(jì)檔案時(shí)打不開檔案管理系統(tǒng)的問(wèn)提。需要將系統(tǒng)恢復(fù)到較低版本才能打開系統(tǒng)，嚴(yán)重影響了工作效率，更嚴(yán)重的還會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)失靈的情況。所以，要做到財(cái)務(wù)辦公軟件系統(tǒng)和檔案管理文件的同步升級(jí)。并做好保存工作，做到磁性儲(chǔ)存介質(zhì)防高溫、防霉、防塵保護(hù)并遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。

綜上所述，會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、艱巨性、責(zé)任性很強(qiáng)的工作，在新的社會(huì)形式下，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作尤為重要，要從觀念上認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于總結(jié)單位經(jīng)濟(jì)工作發(fā)展，防止貪污腐敗，研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展方針策略都起到重要作用，做好會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作中不可缺少的組成部分，要轉(zhuǎn)換舊思維，擴(kuò)展新思路，更好的做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，積極探索新的會(huì)計(jì)檔案管理模式，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作更加合理高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，為單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，社會(huì)和諧助力。